PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS-REDMINE ...

PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS-REDMINE: FUNCIONALIDADESPara: Plataforma SW Públ ico .

Emergya Ingeniería – Nuevo Tajámar, 555 – Piso 6 – Las Condes – Santiago – Chile.

Tfno. : +562 4273917

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ÍNDICE DE CONTENIDO

1.- PLATAFORMA REDMINE..................................................................................................................................................... 4

1.1.- Cuadro resumen de requerimientos.............................................................................................................................................5

1.2.- Vistazo generales de la herramienta ...........................................................................................................................................7

1.3.- Características particulares y respuesta a requerimientos técnicos.....................................................................................................8

1.3.1 .Usuarios.................................................................................................................................................................................. 8

1.3.2 .Proyectos............................................................................................................................................................................... 10

1.3.3 .Informes................................................................................................................................................................................. 14

1.3.4 .Inicio..................................................................................................................................................................................... 17

1.3.5 .Horas y avance....................................................................................................................................................................... 18

1.3.6 .Buscador global...................................................................................................................................................................... 19

1.3.7 .Preferencias de usuario............................................................................................................................................................. 19

1.3.8 .Administración........................................................................................................................................................................ 20

1.3.9 .Calendario............................................................................................................................................................................. 21

2.- SEGURIDAD DE DATOS.................................................................................................................................................... 22

3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS....................................................................................................................23

3.1.- Funciones y obligaciones del personal ......................................................................................................................................23

3.2.- Registro de incidencias ..........................................................................................................................................................23

3.3.- Control de acceso ................................................................................................................................................................24

Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine

2

3.4.- Identificación y autenticación...................................................................................................................................................24

3.5.- Cifrado de comunicaciones.....................................................................................................................................................24

3.6.- Alta disponibilidad y tolerancia a fallos.....................................................................................................................................25


3

1.- PLATAFORMA REDMINEEmergya, desde su experiencia en la puesta en marcha de solucionespara sus clientes así como en el desarrollo diario de su actividad, confía en la

solución para gestión de proyectos Redmine 1.

Se trata de una solución de código abierto de extendido

uso, tanto en el ámbito público como el privado, y

destinada a facilitar el control y seguimiento de proyectos,

canalizando la comunicación entre los distintos actores

participantes y ofreciendo además un ámplio abanico de

posibilidades de personalización.

1 http://www.redmine.org


4

Proyecto n

Datos básicos

Equipo trabajo

DescripciónDepartamento

Inicio/finPresupuesto

Tareas

Participantes

Roles costo→

Administración

Usuarios

Tipo

Descripción

Esf. estimado

HerramientasForos

Wiki

Documentos

Proyecto 1

GeneradorInformesActividad

Avance

Costos

Regi

stro

activ

idad

Personalizable

Noticias

Calendario

Gantt

Preferencias

Inicio personalizado

Datos usuario

Nivel de notificaciónTodos los proyectos

Mis proyectos

Sólo mis tareas

Nombre completo

Dirección de correo

Contraseña

Cuadro demando

Mis proyectos

Mis tareas

Noticias

Actividad reciente

Idioma

Flujos de trabajo

Tipos de tareasRoles/cargos

Extensiones

http://www.redmine.org/

1.1.- CUADRO RESUMEN DE REQUERIMIENTOS

En la tabla siguiente se listan los requerimientos exigidos a la plataforma de gestión de proyecto. En la columna “Cumple” se observa que todos los

requerimientos son cumplidos por la plataforma de gestión de proyectos que Emergya propone. La columna “Built in” indica si dicha funcionalidad

se encuentra implementada por defecto en la plataforma. La columna “Ext” indica si dicha funcionalidad se implementa como una extensión

(plugin). La columna “Config” indica si dicha funcionalidad es parametrizable mediante configuración en RedMIne.

1. Usuarios Cumple Built in Ext. Config. 3. Informes Cumple Built-in Ext. Confi.

1.1Administrador de Directores de Proyectos X X 3.1 Informe de Horas Ingresadas X

1.2 Administrador de proyectos X X 3.2 Informe Resumen y Detalle de Horas X

1.3 Usuarios X X 3.3 Informe de horas consolidadas X

1.4 Stakeholders X X 3.4 Informe de estado tareas y resp. X

2. Proyectos 3.5 Informe avance gral. y detallado X

2.1 Listado de proyecots (Activos/Inactivos/Plantillas) X 3.6 Informe costo por proyecto X

2.2 Detalle de proyecto X 3.7 Gráfico resumen proyecto X

2.3 Añadir Proyecto X 3.8 Gráfico curva avance X

2.4 Equipo del Proyecto X 3.9 Gráfico curva costos X

2.5 Tarea X 3.10 Gráfico disponibilidad Usuarios X

2.5.1 Subtarea X 4. Inicio

2.6 Documentos adjuntos X 4.1 Mis proyectos X

2.7 Minutas de reunión X 4.2 Mis tareas X

2.8 Comunicaciones X 4.3 Mis comunicaciones X


5

2.9 Costos X 4.4 Mis informes X

4.5 Mis notas X

5. Horas y avance Cumple Built in Ext. Config. 7. Preferencias Cumple Built in Ext. Config

5.1 Horas y % de avance X 7.1 Cambiar contraseña X

5.2 Horas y minutos con % avance X 7.2 Notificaciones X

5.3 Tareas/subtareas asignadas, o por proyecto X 8. Administración

5.4 Filtros de despliegue Tareas/Subtareas X 8.1 Administración de usuarios X

6. Buscador Global 8.2 Registro de acceso X

6.1 Proyectos X 8.3 Administración de tipos de tareas X

6.2 Tareas X 8.4 Administración de cargos X

6.3 Usuarios X 9. Calendario

6.4 Documentos X 9.1 Calendario de compromisos X

6.5 Comunicaciones X 9.2 Vista Diarias, Semanal y Mensual X

9.3 Vista de Eventos de múltiples usuarios X

9.4 Manejo de eventos repetitivos X


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1.2.- VISTAZO GENERALES DE LA HERRAMIENTA

La imagen a continuacion recoge un primer vistazo resumen de la herramienta propuesta con información sobre un proyecto real.

A través de esta interfaz se dispone de acceso al resto de herramientas del sistema, así como a un resumen de la información más relevante del

proyecto: miembros y cargos, datos de cliente/colaborador, presupuesto, etc.


7

Datos del proyecto

Participantes y roles

Tareas por tipo

Acceso a módulos funcionales

Vista rápida dedicacióny acceso a informes

Búsqueda y selector de proyecto

1.3.- CARACTERÍSTICAS PARTICULARES Y RESPUESTA A REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

1.3.1 .USUARIOS

Redmine permite asignar distintos miembros y cargos a un proyecto.

Inicialmente se identifican 4 roles principales , sobre los que se modelará la política de permisos y

restricciones de acceso, tanto a información como a herramientas (informes, dedicación, etc). A

continuación se propone un escenario de capacidades que, en cualquier caso, será consensuado con

la Dirección del Proyecto antes de su implantación.

• Adminis t rador de Directores de proyecto: dispone de todos los privilegios de gestión de la plataforma.

◦ Responsable de la administración general del sistema.

◦ Dispone de acceso a datos agregados sobre múltiples proyectos, como dedicación, avance, etc. así como cualquier otro indicador mediante el

módulo de generación de informes.

◦ Puede añadir nuevos proyectos y subproyectos ( i l imi tado)

◦ Puede gestionar (añadir, borrar, habilitar-deshabilitar) usuarios sin l ími te.

◦ Pleno acceso y gestión de parámetros de los proyectos.

◦ Pleno acceso a la gestión de actividades y subactividades de los proyectos.

◦ Pleno acceso a la gestión de privilegios y flujos de trabajo asociados a cada tipo de actividad.

• Adminis t rador de proyectos: su ámbito de actuación queda reducido a un proyecto o conjunto de proyectos de los que es responsable.


8

◦ Puede asignar recursos (usuarios) ya existentes a un proyecto

◦ Establece el cargo

◦ Pleno acceso a la generación de informes sobre actividad en el ámbito de los proyectos que le están asignados.

• Usuarios: personal disponible que participa en proyectos con distintos niveles de responsabilidades. En función de las necesidades que se

identifiquen, se modelaran distintos perfiles/cargos de usuario atendiendo al papel que desempeñan en los proyectos.

• Stakeholders

◦ Participan de forma puntual en proyectos.

◦ Cuentan con acceso limitado a la información


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Los perfi les de usuario, permisos y f lujos de trabajo definit ivos se modelan durante laImplantación y pueden ser modificados en cualquier momento por el administrador

1.3.2 .PROYECTOS

El módulo de administarción de Redmine

permite gestionar fácilmente múltiples

proyectos.

A través de una interfaz de usuario sencilla, el

sistema permite archivar eliminar, archivar y

realizar búsquedas sobre el listado de

proyectos, así como dar de alta nuevos

proyectos y subproyectos.

El primer paso para la creación de un nuevo proyecto es la

introducción de los detalles particulares del proyecto. Datos como

cliente/departamento, descripción, presupuesto y miembros que

van a participar son algunos de los ejemplos más claros.

Esta información es suministrada por el Administrador de proyecto

al que a sido asignado y está disponible para su consulta y/o

modificación posterior a través de la pestaña “configuración” (de

acceso está restringido a los perfiles anteriores)

El administrador del proyecto podrá seleccionar además entre el

conjunto de disponibles en la plataforma de forma opcional para

adecuarla a las necesidades del nuevo proyecto.


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Administrador

BuscadorAlta proyecto

Proyectos anidados

Datos básicos

Equipo trabajo

DescripciónDepartamento

Inicio/finPresupuesto

Participantes

Roles costo→

HerramientasForos

Wiki

Documentos

Noticias

Calendario

Gantt

Entre estas herramientas se encuentran:

• Tablón de noticias

• Control de tiempo

• Documentos

• Ficheros

• Cuadro de métricas

El proyecto ya está registrado y dispone de un conjunto de herramientas.

El siguiente paso será incorporar a las personas que participarán de forma directa en la realización de tareas.


11

Encuentra al usuario

Indica el cargo

1

2

Una vez formalizada la creación del nuevo proyecto y configurados los detalles sobre módulos, miembros, etc.se puede dar paso a la creación de

tareas y subtareas que lo componen.

Redmine permite establecer distintas categorías, facilitando así el seguimiento de actividaes al

contar con mayor granularidad, además de permitir la personalización de atributos de

inforamación asociados a cada tipo de actividad.

A continuación se recoge la información básica a cada tarea.


12

El sistema permite además vincular dos o más tareas en base a distintos tipos de relación, concretamente:

• Tarea A es duplicada de B

• A bloquea B

• A es subtarea de B

• A es anterior a B

Cada tarea registra el historial de trabajo a modo de “bitácora”, facilitando el seguimiento y la evaluación de acciones realizadas desde su

creación hasta el cierre.

Redmine ofrece la posibilidad de exportar esta información en formato imprimible

(pdf) así como añadir la información a un canal de feeds.


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Tiempo dedicado

Estado

Notas

Archivos adjuntos

Fecha inicio/fin

% ejecución

Esfuerzo estimado

Tipo actividad

Tareas

1.3.3 .INFORMES

Redmine con una potente herramienta de generación de informes que permitirá sacar el mayor partido a la información recogida en la plataforma.

Distinguimos entre tres tipos de informes:

• Informes de actividad y dedicación al proyecto: tienen como finalidad la de obtener información sobre tiempo

dedicado a las distintas actividades del proyecto de forma sencilla y en base a distintos criterios fácilmente

personalizables.

La herramienta permite además exportar los resultados a formato de hoja de cálculo (CSV).


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Selecciónb de periodo temporal1

Criterio de consulta2

Resultados3

Exportable hoja de cálculo4

• Informes de si tuación sobre tareas, estado y avance: permite generar informes personalizados en base a cualquier criterio o criterios de

selección. El sistema permite además almacenar El resultado de estos informes puede exportarse


15

Selecciona filtro1

Resultados3

Indica criterio de selección2

Exportable →

4

¿Guardar consulta?

• Cuadro de mando y gráfico resumen de proyecto: proporciona información a alto nivel y de forma gráfica sobre un conjunto de

indicadores clave de proyecto de forma periódica, tales como:

◦ Esfuerzo incurrido

◦ Costos asociados

◦ Gastos

◦ % ejecución

◦ Desvíos con respecto a planificación inicial

◦ Riesgos e incidencias

◦ etc.

La extensión PluginCharts1permite además contar con gráficos asociados a las principales actividades del proyecto, grado de avance y carga de

trabajo.

1 http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/PluginCharts


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El cuadro de mando se basa en un desarrollo realizado por Emergya y liberado como software libre a la comunidad Redmine

http://www.redmine.org/plugins/redmine_cmi

http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/PluginCharts

http://www.redmine.org/plugins/redmine_cmi

1.3.4 .INICIO

La página personal de cada usuario puede ser personalizada fácilmente, añadiendo nuevos bloques de información y organizándolos mediante

“drag & drop”, accediendo a información sobre proyectos, tareas, noticias y comunicaciones, actividad reciente, informes y notas.


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Acceso a “mi página”1

Añade/elimina/mueve bloques2

Información de usuario3

Proyectos en los queparticipo

5

Actividad reciente4

1.3.5 .HORAS Y AVANCE

Redmine permite conocer el avance del proyecto

tomando como punto de partida el esfuerzo estimado

e incurrido a nivel de tarea.

Adicionalmente, gracias a la planificación de tareas

en hitos, podemos acceder los datos agregados de

avance a nivel de hito. Esta información está

disponible a través de la vista de planificación del

proyecto y


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Información agregada en hitos de proyecto3

4 Avance global por hitoResumen tiempos5

Avance multicriterio6

Horas estimadas e incurridas2

% avance tarea 1

3 Hito

1.3.6 .BUSCADOR GLOBAL

El motor de búsqueda facilita la localización de información relativa a proyectos, tareas, usuarios, noticias y documentos.

1.3.7 .PREFERENCIAS DE USUARIO

Las preferencias de usuario (nombre, apellido, dirección de correo a efectos de notificación,

nivel de notificación) son fácilmente configurables a través de “Mi cuenta”.

Las notificaciones llegan de forma automática a través de

correo electrónico, indicando en el asunto el nombre de

proyecto, código de tarea e información sobre la

notificación (cambio de estado, nueva tarea, nuevo

comentario...)


19

Cambio de contraseña1

Personalizar notificaciones2

1.3.8 .ADMINISTRACIÓN

El usuar io adminis t rador dispone de un panel a través del cual gestionar los principales parámetros de la

plataforma, como la gestión de usuarios, grupos y perfiles.

La gestión de usuarios se realiza

a través de un cómodo listado a

través del cual se puede buscar

a un usuario a través del

buscador, modificar sus

preferencias, añadir o eliminar

nuevos usuarios. Este mismo registro muestra la antigüedad de los usuarios, así como el registro

de acceso a la plataforma.

Un mismo usuario puede desempeñar distintas funciones dependiendo del proyecto. Para facilitar la gestión de cargos

Una de las herramientas más versátiles proporcionadas es la de personalización de flujos de trabajo. A través de esta

herramienta es posible modelar de

forma sencilla el proceso de trabajo

en el día a día de los proyectos. Para ello, Redmine

permite asignar flujos de trabajo en base a cargo, tipo de

actividad y estado de las peticiones/tareas.


20

Usuarios

Cargos

1.3.9 .CALENDARIO

El módulo de calenario permite consultar las actividades planificadas y

asignadas a cada usuario, así como hitos relevantes del proyecto o cualquier

otro tipo de evento, facilitando la tarea de planificación de tareas y

reuniones, y la gestión más eficiente de los recursos disponibles.

Mediante el uso de la extensión Periodic Tasks1 se incluye la posibilidad de

programar actividades periódicas (reuniones de seguimiento, auditorías, etc),

1 http://www.redmine.org/plugins/periodictasks


21

http://www.redmine.org/plugins/periodictasks

2.- SEGURIDAD DE DATOSLas copias de seguridad se realizarán con periodicidad semanal.

Los mecanismos de recuperación de la información garantizan la reconstrucción del estado de los datos respecto a la

última copia de respaldo realizada minimizando así cualquier pérdida que pudiera producirse.

La copia manual de los datos sólo estará autorizada si hubiera problemas justificados o en los sistemas de información.

Esto es, sistemas inestables, problemas eléctricos que afecten a las máquinas, problemas en la restauración de la copia

de seguridad, etc. Por otra parte, el sistema de respaldo y recuperación será probado con una periodicidad máxima de 6 meses.

Cada recuperación que tenga que darse, como medida de seguridad de nivel medio, supondrá que se dé de alta una incidencia en el registro de

incidencias de soporte definido. Gracias a esto se mantendrá una herramienta centralizada de información que aglutine todo evento excepcional

del sistema de información.


22

3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS3.1.- FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL

Como primera medida básica, se propone realizar una relación de perfiles que por alguna razón justificada, necesiten acceso a los sistemas de

información del proyecto. Es decir, se debe crear una relación de:

Los perfiles o personas que requieran algún tipo de acceso.

La relación de sistemas de información a los que tienen acceso.

El nivel de acceso (acceso de lectura, acceso de modificación, etc.)

3.2.- REGISTRO DE INCIDENCIAS

Se debe garantizar que toda incidencia relacionada con los datos o los sistemas de información que los

alojan, tendrán un soporte canalizado por un registro de incidencias que documentará todo problema

detectado.

Toda incidencia deberá incluir el tipo de incidencia, el momento de la detección, la persona que realiza la

notificación, las personas notificadas, los efectos que se hubieran derivado de la incidencia así como las

medidas correctoras aplicadas.


23

3.3.- CONTROL DE ACCESO

No sólo se deberá tener una relación de los accesos para que los perfiles adecuados tengan claros sus permisos,

también se pondrán los los medios para que los usuarios sólo tengan acceso a los recursos que precisen para el

desarrollo de sus funciones.

3.4.- IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN

El proceso de identificación deberá garantizar tener un nivel de seguridad óptimo. El mecanismo deberá permitir la identificación de forma

inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está

autorizado. Las contraseñas de los sistemas de identificación deberán ser almacenadas, distribuidas y asignadas garantizando

la confidencialidad e integridad. Para tal fin, se utilizarán sistemas de cifrado de contraseñas a la par de conexiones seguras

en el proceso de identificación.

Además, se introducirá una medida de nivel medio que limite el número de posibilidades de introducir la contraseña incorrecta.

Gracias a esta medida se anulará el éxito de cualquier ataque por fuerza bruta.

3.5.- CIFRADO DE COMUNICACIONES

La seguridad en las comunicaciones cliente servidor resulta imprescindible para evitar el robo de información por terceras personas

no autorizadas.

La plataforma de gestión de proyectos contará con un certificado en servidor que garantice el cifrado e integridad de la información.


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3.6.- ALTA DISPONIBILIDAD Y TOLERANCIA A FALLOS

Para garantizar la disponibilidad de la herramienta antes situaciones de (fallas hardware, comunicaciones, etc) se pone a disposición del servicio

una arquitectura hardware redundante alojada en distintas ubicaciones geográficas.


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