PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013 y...1 Desarrollo y uso de tableros de control en la gestión de...

1

Desarrollo y uso de tableros de control en la gestión de

proyectos y programas.

Franco González Lecaros, Msc, MBA, PMP.

PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013

2

Franco González Lecaros.

• Ingeniero Civil Industrial de la Universidad de Chile, MBA, Msc,

Master Class Leadership of PMI.

• Amplia experiencia en dirección de proyectos de tecnología y

sistemas de información para la industria financiera y

productiva.

• Profesor y director académico del diplomado en dirección de

proyectos TI.

• Vicepresidente de Finanzas (2008) y Presidente (2009-2010)

del Project Management Institute Santiago Chile Chapter.

Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

3

Información general

• Instalaciones.

• Seguridad.

• Teléfonos y mensajes.

4

Desarrollo y uso de tableros de control en la

gestión de proyectos y programas

5

Objetivos

• Determinar la necesidad de un tablero de control.

• Contexto para el diseño de un tablero de control.

• Clasificación de los proyectos.

• Proyectos exitosos e indicadores.

• Tablero de control, indicadores y metas.

• Interpretando los resultados.

6

Contenido

– Contexto y requisitos.

– Proyectos, Programas y procesos.

– Éxito de un proyecto.

– Tablero de control.

– Resultados de los proyectos.

7

Información

para tomar

decisiones.

Contexto y

requisitos para

el desarrollo de

tableros de

control.

Necesidad

Indicadores de

gestión de

programas y

proyectos.

Desempeño,

situación actual,

Proyección.

Oportunidad

8

Contexto y requisitos.

– Proyectos, Programas y procesos.

– Ciclo de vida de proyectos.

– Estándar y modelo de Dirección de proyecto.

9

Proyecto

Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto,

servicio o resultado único.(*)

(*) Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)

10

Programa

• Es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada

para obtener beneficios que no serían posibles si se gestionan

individualmente.(*)

10

(*) Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)

11

Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades de un proyecto para

satisfacer los requisitos del proyecto.(*)

Es el conjunto de procesos mediante los cuales un

proyecto es definido, iniciado, planificado,

estructurado, controlado y llevado a su conclusión.(*)

(*)Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)

12

Propósito del director de proyectos.

• Incrementar la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante la planificación efectiva.

• Responsable del cumplimiento del proyecto de acuerdo a lo planificado y comprometido.

• Medir el desempeño del proyecto

• Controlar el cambio en los proyectos, midiendo el impacto antes de su autorización.

• Conformar y gestionar equipos de trabajo.

13

Cierre

Iniciación Planificación

EjecuciónControl y

seguimiento

Grupos de procesos de dirección de

proyectosUn Grupo de Procesos incluye los procesos de dirección de proyectos que están vinculados por las

respectivas entradas y salidas, es decir, el resultado o salida de un proceso se convierte en la

entrada de otro.(*)


14

Procesos y áreas de conocimiento.

Presentation Title


15

Nivel de interacción entre los procesos.(*)

Esfu

erz

o

Tiempo del proyecto

IniciaciónPlanificación Ejecución

Control y

Seguimiento Cierre


16

Clasificación de los proyectos

16

17

Ejercicio

• Usted ha sido contratado por una gran compañía

con una significativa cantidad de proyectos.

• Los proyectos están siendo gestionados por

cada equipo con métodos de dirección e

indicadores de gestión particulares.

• Como primera actividad le han solicitado

proponer una clasificación para los proyectos.

18

Respuesta sugerida

Duración delproyecto

Valor que aporta al negocio

Bajo Alto

Menos de 1 año

Más de 1 año

1

2

3

4Complejidad

Presupuesto

Bajo Alto

Bajo

Alta

1

2

3

4

19

¿Cómo utilizar la clasificación de proyectos?

• La clasificación facilita la creación y desarrollo de un marco

metodológico con procedimientos, herramientas y técnicas.

• Consideramos y utilizamos para el desarrollo de marco

metodológico:

– Ciclo de vida de los proyectos.

– Procesos de Dirección de Proyectos.

– Modelo de dirección de proyectos.

– Marco metodológico de dirección de proyectos.

19 19

20

Ciclo de vida del proyecto.

ENTREGASUPERVICIÓN

DE OBRAESQUEMAS

INICIALESANTEPROYECTO

ESTUDIOS

PRELIMINARES

PROYECTO

EJECUTIVO

OPERACIÓNSELECCION DEFINICION

IDENTIFICACION EJECUCIÓN

OPERACIÓNPRUEBASANALISIS DISEÑOLEVANTAMIENTO CONSTRUCCIONDISEÑO INSTALACIÓN

Los ciclos de vida de los proyectos dependen del tipo de industria

= Valor agregado (+) Riesgo

Construcción

Minería

Sistemas

21

Grupos de procesos y los procesos de

dirección de proyectos.

A B C

Definir Aprobación de Inicio R R R

Condiciones de satisfacción R R O

Declaración de Alcance del proyecto R R O

Aprobación de requerimientos R O R

Planificar Sesión de planificación R R O

Aprobación de plan R R R

Preparar propuesta del proyecto R O O

Ejecutar Presentación de Inicio. R O O

Cronograma R R O

Asignación de recursos R R R

Declaración del trabajo R R R

Monitor/Control Reporte de avance R O O

Reuniones del equipo de proyecto R R O

Reuniones del comité directivo R O O

Aprobación de entregables R R R

Cierre Revisión post implementación R R O

Registro documentación del proyecto R O O

Aprobación de cierre R R R

Grupo de Proceso Procesos Tipo de Proyecto

R= Requerido.

O= Opcional

22

Marco metodológico de dirección de proyectos

23

Planificación estratégica.

Proceso de desarrollo e implementación de planes

para alcanzar propósitos u objetivos.

24

CrecimientoInnovación

Vital Desempeño

Infraestructura

Comercial

Tecnología

Escenarios Estrategias

Vital

Crecimiento

Innovación

Desempeño

Mayor Riesgo,

Valor y Tiempo

Presupuesto

Plan estratégico Clasificación de los Proyectos

Prioridad de los Proyectos

Plan

25

Estrategia

Iniciativas

Programas

Proyectos

Planificacción estratégica de la Compañía

Escenario

Normativo Cliente

Normativo Procesos

19

20

26

Dirección estratégica de la Compañía – Balance Scorecard

Normativo

Cliente

Normativo

Procesos

19

20

27

El éxito de un proyecto

Dirección de proyectos: conjunto de procesos mediante los

cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado,

estructurado, controlado y llevado a su conclusión.

28

Ejercicio:

• Determine los factores o indicadores de éxito de un

proyecto.

29

• Cumple con Tiempo, Costo y Alcance.

• Controles de cambio mínimos.

• Satisfacción del Cliente.

• Aceptación de los interesados.

• Cumplimiento de las normas y procesos.

• Felicidad del equipo de proyecto.

Respuesta sugerida

30

Factor de éxito Indicador Meta

1. Cumple con Tiempo, Costo y

Alcance.

2. Controles de cambio mínimos.

3. Satisfacción del Cliente.

4. Aceptación de los interesados.

5. Cumplimiento de las normas y

procesos.

6. Felicidad del equipo de

proyecto.

Tablero de Control.

• Indicador

• Herramienta

• Unidad

• Meta

31

Estos criterios formalizados y aceptados permiten crear

Indicadores para medir el desempeño de un proyecto.

32

¿Cómo mido el éxito del proyecto?

33



Alcance.

2. Controles de cambio mínimos.

3. Satisfacción del Cliente.

4. Aceptación de los interesados.


procesos.


proyecto.

Tablero de Control.

34



Alcance.

Variaciones en alcance,

costo y tiempo

2. Controles de cambio mínimos.Número de controles de

cambio.

3. Satisfacción del Cliente.Aprobación y Encuesta

de satisfacción.

4. Aceptación de los interesados.Porcentaje de

aceptación.


procesos.Nota de cumplimiento


proyecto.Indicador de Felicidad

• Indicador

• Herramienta

• Unidad

• Meta

Tablero de Control.

35



Alcance.


costo y tiempo (CPI y SPI )

CPI > 0,9

SPI > 0,9


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%


procesos.Nota de cumplimiento > 4,3


proyecto.Indicador de Felicidad > 90%

Tablero de Control.

36

Resultados de los proyectos

37

Estrategia

Iniciativas

Programas

Proyectos

Dirección estratégica de la Compañía

Escenario

Normativo Cliente

Normativo Procesos

19

20

38


Normativo

Cliente

Normativo

Procesos

19

20

39

Semáforos

El proyecto va de acuerdo al plan

El proyecto presenta incidencias que pueden ser corregidas.

El proyecto presenta problemas y requiere intervención.

40


Vital Desempeño

Infraestructura

Comercial

Tecnología

Escenarios Estrategias

Vital

Crecimiento

Innovación

Desempeño

Mayor Riesgo,

Valor y Tiempo

Presupuesto

Plan estratégico Clasificación de los Proyectos


41

Cartera de proyectos – Balance Scorecard


Vital Desempeño

Perspectiva BSC Nro. Nombre Tipo Proyecto Fecha Fin

Duración

(días)

Presupuesto

Total MUS$

Presupuesto

2013 MUS$

Financiera 1 Proyecto 1 Desempeño 2014-03-01 790 800 600

Financiera 2 Proyecto 2 Vital 2014-04-01 821 2.200 1.800

Financiera 3 Proyecto 3 Crecimiento 2014-10-01 1004 1.480 580

Financiera 4 Proyecto 4 Innovación 2014-02-01 762 1.890 1.720

Financiera 5 Proyecto 5 Vital 2014-05-01 851 1.450 1.200

Cliente 6 Proyecto 6 Crecimiento 2014-06-01 882 1.680 1.100

Cliente 7 Proyecto 7 Innovación 2014-07-01 912 2.900 2.300


Cliente 9 Proyecto 9 Desempeño 2014-11-01 1035 3.500 1.900


Procesos 11 Proyecto 11 Crecimiento 2014-07-01 912 2.120 1.690

Procesos 12 Proyecto 12 Desempeño 2015-02-01 1127 3.900 3.000

Procesos 13 Proyecto 13 Crecimiento 2014-08-01 943 1.400 840

Aprendizaje 14 Proyecto 14 Vital 2014-09-01 974 3.200 2.500

Aprendizaje 15 Proyecto 15 Crecimiento 2014-12-01 1065 4.200 3.100


Aprendizaje 17 Proyecto 17 Desempeño 2014-11-01 1035 4.200 3.450


Procesos 19 Proyecto 19 Vital 2013-11-01 670 3.400 3.400

Cliente 20 Proyecto 20 Vital 2013-10-01 639 4.900 4.900

54.290 43.380

42

Tablero de control para todos los proyectos

octubre del 2013

Satisfación del Cliente

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2

(1)

15

(2)

12

(3)

4

(4)

17

(5)

9

(6)

11

(7)

6

(8)

7

(9)

20

(10)

18

(11)

8

(12)

14

(13)

13

(14)

1

(15)

19

(16)

16

(17)

3

(18)

10

(19)

5

(20)

Proyecto

(Posición)

Niv

el d

e S

atisf

ac

ció

n

Aceptación de Interesados

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

6

(1)

3

(2)

7

(3)

9

(4)

11

(5)

8

(6)

2

(7)

16

(8)

18

(9)

15

(10)

20

(11)

14

(12)

1

(13)

17

(14)

13

(15)

19

(16)

5

(17)

10

(18)

12

(19)

4

(20)

Proyecto

(Posición)

Niv

el d

e S

atisf

ac

ció

n

Felicidad del equipo de Proyecto

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

4

(1)

2

(2)

7

(3)

17

(4)

1

(5)

9

(6)

13

(7)

6

(8)

11

(9)

19

(10)

20

(11)

16

(12)

8

(13)

15

(14)

18

(15)

5

(16)

3

(17)

12

(19)

14

(12)

10

(3)

Proyecto

(Posición)

Niv

el d

e S

atisf

ac

ció

n

Nota Cumplimiento Normas/Procesos

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyecto

No

ta

CPI Cost Performance Index

Septiembre 2012

78

-68

117

-120

-152

43

-55 -97

-421 -252

61157

-665

-77

186347

-182 44

-58

233

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

1,40

1,60

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyectos

CPICPI

CC Controles de Cambio - Impacto

20

305

450

197 417

113

257

441

140

120

0

1

2

3

4

5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyecto

Cantidad de CC

MUS$

43

Ejercicio

• Determine el cumplimiento de su proyecto.

• Sume 1 punto por cada indicador que cumple su proyecto.

• Máxima puntuación por proyecto = 7

45

Variación de alcance, Tempo y Costo

Septiembre 2012

78

-68

117

-120

-152

43

-55

-97

-421 -252

61157

-665

-77

186347

-182

44-58

233

0,00

0,10

0,20

0,30

0,40

0,50

0,60

0,70

0,80

0,90

1,00

1,10

1,20

1,30

1,40

1,50

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyectos

%CPI



Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%







Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%





46Presentation Title

19

9

4

3

118

10

15

5 8

11

12

13

617

47Presentation Title

Cuadrante 1

CPI > 1

SPI > 1

Cuadrante 2

CPI < 1

SPI > 1

Cuadrante 3

CPI > 1

SPI < 1

Cuadrante 4

CPI < 1

SPI > 1

19

9

4

3

118

10

15

5 8

11

12

13

617

48

Cantidad de Controles de Cambio - Impacto

20

305

450

197 417

113

257

441

140

120

0

1

2

3

4

5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyecto

Cantidad de CC

MUS$



Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%







Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%





49

Satisfación del Cliente

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

2

(1)

15

(2)

12

(3)

4

(4)

17

(5)

9

(6)

11

(7)

6

(8)

7

(9)

20

(10)

18

(11)

8

(12)

14

(13)

13

(14)

1

(15)

19

(16)

16

(17)

3

(18)

10

(19)

5

(20)

Proyecto

(Posición)

Niv

el d

e S

atisf

ac

ció

n



Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%







Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%





50

Aceptación de Interesados

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

6

(1)

3

(2)

7

(3)

9

(4)

11

(5)

8

(6)

2

(7)

16

(8)

18

(9)

15

(10)

20

(11)

14

(12)

1

(13)

17

(14)

13

(15)

19

(16)

5

(17)

10

(18)

12

(19)

4

(20)

Proyecto

(Posición)

Niv

el d

e S

atisf

ac

ció

n



Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%







Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%





51

Felicidad del equipo de Proyecto

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

4

(1)

2

(2)

7

(3)

17

(4)

1

(5)

9

(6)

13

(7)

6

(8)

11

(9)

19

(10)

20

(11)

16

(12)

8

(13)

15

(14)

18

(15)

5

(16)

3

(17)

12

(19)

14

(12)

10

(3)

Proyecto

(Posición)

Niv

el d

e S

atisf

ac

ció

n



Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%







Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%





52

Nota Cumplimiento Normas/Procesos

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyecto

No

ta



Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%







Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 2


de satisfacción.

Satisfacción >

90%


aceptación.>80%





53

Preguntas

• ¿Cómo podría explicar el desempeño de su proyecto?

• ¿Cuál es su mejor proyecto?.

• ¿En que proyectos e indicadores debe poner mayor atención?.

• ¿Cuál es su brecha respecto a la máxima puntuación?

54


Normativo

Cliente

Normativo

Procesos

19

20

Vital

Crecimiento

Innovación

Desempeño

55

Resumen



Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 1


de satisfacción.

Aprobado y

satisfacción >

90%


aceptación.>80%


procesos.

Evaluación de

cumplimiento> 95%





Alcance.


costo y tiempo<10%


cambio.< 1


de satisfacción.

Aprobado y

satisfacción >

90%


aceptación.>80%


procesos.

Evaluación de

cumplimiento> 95%




Septiembre 2012

78

-68

117

-120

-152

43

-55 -97

-421 -252

61157

-665

-77

186347

-182 44

-58

233

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

1,40

1,60

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyectos

CPICPI


20

305

450

197 417

113

257

441

140

120

0

1

2

3

4

5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyecto

Cantidad de CC

MUS$


Septiembre 2012

78

-68

117

-120

-152

43

-55 -97

-421 -252

61157

-665

-77

186347

-182 44

-58

233

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

1,40

1,60

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyectos

CPICPI


20

305

450

197 417

113

257

441

140

120

0

1

2

3

4

5

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Proyecto

Cantidad de CC

MUS$

Estándar Marco Metodológico

Indicadores

Reportes de Gestión

Integración con la

Estrategia de Negocio

Vital

Crecimiento

Innovación

Desempeño

Mayor Riesgo, Valor y Tiempo


Información para tomar decisiones.

Contexto y requisitos para el

desarrollo de tableros de

control.

Necesidad

Indicadores de gestión de programas y proyectos.

Desempeño,situación actual,

Proyección.

Oportunidad

56

Básicos

Avanzados y especializados

Consultoría y asesoría

Estratégicos y gobierno

Básicos

Avanzados y especializados

Consultoría y asesoría

Estratégicos y gobiernoENTREGA

SUPERVICIÓN

DE OBRAESQUEMAS

INICIALESANTEPROYECTO

ESTUDIOS

PRELIMINARES

ESTUDIOS

PRELIMINARES

PROYECTO

EJECUTIVO

ENTREGASELECCION DEFINICIONIDENTIFICACION EJECUCIÓN

OPERACIÓNPRUEBASANALISIS DISEÑOLEVANTAMIENTOLEVANTAMIENTO CONSTRUCCIONDISEÑO INSTALACIÓN

Project Management Office

Dirección de Portafolio, programas y proyectos de la Compañía

Estrategia

Iniciativas

Programas

Proyectos

Dirección estratégica de la Compañía

Proyectos

57

¡Muchas Gracias por su atención!

Atento a vuestras consultas y comentarios.

Franco González Lecaros

e-mail: [email protected]

Linkedin: Franco González Lecaros.

Skype: franco.gonzalez.lecaros

Celular: + (569) 78 558803

58

Bibliografía

• Effective Project Management, Traditional, Agile, Extreme. Robert K.

Wysocki, fifth edition, 2009. ISBN: 978-0-470-42367-7.

• PMBoK 5 ed, Project Managemnet Institute 2013.

PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013 y...1 Desarrollo y uso de tableros de control en la gestión de...

Documents

Transcript of PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013 y...1 Desarrollo y uso de tableros de control en la gestión de...