PNT 13: Gestión de stocks de medicamentos

Ana Mª Valle Díaz de la Guardia Servicio de Farmacia

Hospital Universitario San Cecilio (Granada)

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

ÍNDICE •  Ges4ón de stocks

– Obje%vos – Factores – Costes – Técnicas

•  Stocks – Definición – Tipos

•  Aprovisionamiento •  Control de calidad

GESTIÓN DE STOCKS: Obje4vos •  Mantener el volumen del stock al más bajo nivel compa%ble con el suministro regular de las necesidades del hospital.

•  Minimizar el importe total del inventario. •  Minimizar las roturas de stocks. •  Procurar una eficiente u%lización de los recursos.

•  Realizar una proyección de la evolución del consumo que permita establecer un programa de compras.

•  ¿Cómo? – Estableciendo una previsiones de consumo – Estudiando los plazos de entrega del proveedor – Realización de inventarios periódicos – U%lizando una aplicación informá%ca de ges%ón que realice análisis de consumos por grupo terapéu%co, p.a., especialidad, servicio, paciente…

GESTIÓN DE STOCKS: Obje4vos

El obje4vo básico es mantener un nivel de stock óp4mo:

Tener suficiente can%dad de medicamentos para sa%sfacer la demanda externa y evitar

roturas de stock

pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable, evitando que haya un exceso

inú%l del mismo.

GESTIÓN DE STOCKS: Obje4vos

•  Controlables Can%dad a pedir Fecha de pedido Coste del pedido Stock de seguridad

•  No Controlables Demanda Plazo de entrega Caducidad de los medicamentos

Espacio en el almacén Costes de ges%ón

GESTIÓN DE STOCKS: Factores

Oltra, Juan V. Gestión de stocks. 2003

GESTIÓN DE STOCKS: Factores

Los costes más importantes asociados a un sistema de ges%ón de stocks se pueden agrupar en:

• Costes de adquisición • Costes de realización de pedidos • Costes de almacenamiento • Costes de ruptura de stock

GESTIÓN DE STOCKS: Costes

•  Para una buena ges%ón logís%ca de stocks hay que controlar:

Entradas

Salidas

GESTIÓN DE STOCKS: Técnicas

•  Este control del flujo de información permi%rá:

• Elaborar correctas propuestas de pedido • Analizar la u%lización de medicamentos • Asignar costes a cada Área, Servicio ó Unidad • Elaborar informes rigurosos

1-‐ Automa%zación de los pedidos del stock de planta, mediante la solicitud del pedido a través del sistema informá%co. Con esto se consiguen varios obje%vos: – La organización del trabajo del Servicio de Farmacia no depende de la llegada del pedido en papel.

– No se produce desplazamiento de personal – Disminuyen los errores de transcripción


2-‐ Controles periódicos de inventario

3-‐ U%lizar sistemas automa%zados de clasificación, almacenaje y dispensación (Kardex®)


4-‐ Realizar clasificación ABC de los medicamentos

•  Es un sistema de clasificación de los ar\culos con objeto de realizar un seguimiento más estrecho de las existencias.

GRUPO A Medicamentos muy importantes desde

el punto de vista económico

GRUPO B Medicamentos

moderadamente importantes desde el

punto de vista económico

GRUPO C Medicamentos poco

importantes desde el punto de vista económico

Técnica ABC

•  GRUPO A: Sus existencias representan un % pequeño respecto al total de medicamentos pero suponen la mayor parte del gasto (70%-‐80%)

•  GRUPO C: Representan un alto % en unidades csicas respecto al total (70%-‐80%) pero suponen muy poco gasto (10%-‐15%)

Clasificación ABC

% arUculos

% gasto

15 30 100

100 85 70

A B C

Clasificación ABC (Diagrama de Pare\o)

•  El grupo A requiere una especial vigilancia, seguimiento y control, porque el coste de almacenaje es muy alto. Su inventario deberá realizarse con más frecuencia que en el resto de los grupos.

•  El grupo C es lo contrario, porque no %ene una incidencia importante sobre el valor total del stock.

Clasificación ABC

•  Conjunto de ar\culos acumulados en espera de su u%lización más o menos próxima. Son las existencias de un determinado producto que permite abastecer a los usuarios.

•  Nivel de stock: can%dad de existencias de un medicamento almacenado en un momento dado.

DEFINICIÓN DE STOCK

Nivel de stock

Unidades de medicamento

Tiempo

Aprovisionamiento

Nivel de stock

Criterio funcional •  Stock ac%vo •  Stocks máximo y mínimo

•  Stock de seguridad •  Stock de alerta •  Stock estacional •  Stock sobrante

Criterio opera4vo •  Stock óp%mo •  Stock cero •  Stock csico •  Stock neto •  Stock disponible

TIPOS DE STOCK

-‐ Es denominado también stock opera4vo. -‐ Sirve para atender la demanda normal del proceso asistencial.

Unidades

Tiempo

Stock activo

Stock ac4vo

-‐ Stock máximo: límite superior de las existencias. -‐ Stock mínimo: límite inferior.

Stocks máximo y mínimo

Existen aplicaciones informá%cas que establecen para cada ar\culo su stock máximo

y mínimo, basándose en su consumo. Estos valores se van actualizando

periódicamente.

•  Es un volumen de existencias que tenemos en el almacén por encima de lo que normalmente vamos a necesitar, para hacer frente a las demandas inesperadas y retrasos imprevistos en las entregas de los proveedores.

•  Funciona como un «colchón» complementario al stock opera%vo. Ayuda a evitar las roturas de stock.

Stock de seguridad

•  La can%dad de este stock dependerá: •  Variabilidad de la demanda •  Variabilidad en el plazo de entrega •  Riesgo que estemos dispuestos a admi%r en caso de encontrarnos sin existencias

Stock de seguridad

Unidades

Tiempo

Stock de seguridad

¿Cómo se calcula? Varias formas:

Stock de seguridad

a) Consumo máximo mensual x nº de días plazo de seguridad

30 días

b) Stock de seguridad = (Pme -‐ Pe) x Dm Pme= Plazo máximo de entrega en días Pe = Plazo de entrega Dm = Demanda media anual de ar\culo

•  Es una can%dad de existencias situada entre el stock máximo y el mínimo, necesarias para hacer frente a la demanda durante el período de reposición.

•  Cuando las existencias alcanzan este volumen de stock, se ha de realizar un nuevo pedido.

•  Por tanto, el stock de alerta nos indica el punto de pedido.

Stock de alerta

•  ¿Cómo calcularlo?

Stock de alerta/punto de pedido

Stock de seguridad +

(Consumo medio diario x Días obtención pedido)

Consumo previsto durante el período

de entrega del producto

P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega

Tiempo

Existencias

pedido recepción

Stock de alerta

Stock de alerta/punto de pedido

Stock máximo

Stock mínimo

•  Se crea para hacer frente a un aumento esperado del consumo por cambio de estación o temporada. Aunque %ene cierto carácter comercial, existen medicamentos con un consumo estacional, por ejemplo: – Broncodilatadores en primavera – Palivizumab para la prevención del VRS en recién nacidos

– An%virales en período gripal

Stock estacional

•  Son existencias de medicamentos con las que no se contaba al inicio de la ges%ón. Aparecen por: ■ Errores en la emisión del pedido ó en su

transporte. ■ Devoluciones a proveedor no admi%das.

■ Devoluciones de planta porque no se u%liza (por cambio de tratamiento, por alta o exitus)

■ Devoluciones de pacientes externos.

Stock sobrante

•  Es el que compa%biliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.

TIPOS DE STOCK – Criterio opera4vo

1) Stock óp4mo

2) Stock cero •  Consiste en trabajar bajo demanda, es decir, sólo se compra

el medicamento cuando se necesita para atender a un paciente concreto.

•  En los Servicios de Farmacia se emplea para pe%ciones especiales de medicamentos rela%vamente costosos, no incluidos en la GFT.

3) Stock jsico: Es la can%dad de ar\culo disponible en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser nega%vo.

4) Stock neto: Es el stock csico menos la demanda no sa%sfecha. Esta can%dad sí puede ser nega%va.

5) Stock disponible: Es el stock csico, más los pedidos en curso del ar\culo a los proveedores, menos la demanda insa%sfecha.

TIPOS DE STOCK – Criterio opera4vo

•  Disponemos en el almacén del Servicio de Farmacia de 100 unidades de Meronem®1 g, pero recibimos un pedido de planta de 120 unidades. Para corregir la demanda insa%sfecha de esas 20 unidades hacemos un pedido al laboratorio de 50.

¿Cuál es el stock físico? 100 unidades ¿Cuál es el stock neto? 100 – 120 = -20 unidades ¿Cuál es el stock disponible? 100 + 50 – 20 = 130 unidades

Caso prác4co

•  Consiste en adquirir y poner a disposición del hospital los medicamentos necesarios para la a c % v i d a d d i a r i a , g a r a n % z a n d o e l abastecimiento de las can%dades requeridas en término de %empo, calidad y precio.

APROVISIONAMIENTO

¿Cuándo? ¿Cuánto?

n  La importancia terapéu%ca del medicamento n  La frecuencia de u%lización n  El volumen csico que ocupa en el almacén n  El precio unitario del medicamento n  La es%mación del consumo n  Los costes de la ges%ón del pedido

APROVISIONAMIENTO -‐ Factores

•  MODELOS DETERMINISTAS DE GESTIÓN DE STOCKS:

APROVISIONAMIENTO -‐ ¿Cuándo pedir?

1- Por períodos fijos 2- Por punto de pedido

1-‐ Aprovisionamiento por periodos fijos

•  Se realiza mediante un calendario fijo (por ejemplo, todos los primeros de mes)

•  La can%dad de pedido puede ser fija ó variable: a) Pedido de can%dades iguales en fechas fijas b) Pedido de can%dades variables en fechas fijas

a) Pedido de can%dades iguales en fechas fijas

-‐ El periodo de reaprovisionamiento es fijo -‐ La can%dad que llega al almacén siempre es la misma -‐ El stock medio es el resultado de dividir la can%dad de pedido entre 2

b) Pedido de can%dades variables en fechas fijas

•  Consiste en pedir cuando se alcanza el stock de alerta (el punto de pedido)

•  El punto de pedido es el nivel de existencias que exige la realización de un nuevo pedido a fin de sa%sfacer las necesidades de consumo.

•  Las aplicaciones informá%cas facilitan el proceso.

2-‐ Aprovisionamiento por punto de pedido

2-‐ Aprovisionamiento por punto de pedido

P.p. = Stock de seguridad + Consumo previsto durante la entrega

APROVISIONAMIENTO -‐ ¿Cuánto pedir? El cálculo exacto de la cantidad

óptima de pedido requiere conocer:

•  Los consumos o la estimación de las necesidades anuales.

•  El precio unitario de adquisición. •  Los costes de financiación del

inventario inmovilizado. •  Los costes de gestión del pedido.

APROVISIONAMIENTO -‐ ¿Cuánto pedir? ☻ Fórmula de Wilson: Permite definir la can%dad óp%ma de pedido (Q*) a par%r del coste de ges%ón (a), el coste de inmovilización (T), la can%dad anual que debe adquirirse (S) y el precio unitario (u). ☻ Cálculos sencillos

APROVISIONAMIENTO -‐ ¿Cuánto pedir?

Can%dad a pedir = Stock máximo – Stock actual

•  El cálculo de las cantidades a pedir de cada artículo es una operación que debe realizar la aplicación informática, comparando el stock actual con los stocks máximo y mínimo.

► Índice de rotación del stock ► Índice de cobertura ► Número de roturas de stock

CONTROL DE CALIDAD DE LA GESTIÓN DE STOCKS

•  Expresa el grado de renovación de los medicamentos almacenados durante un determinado período de %empo

•  Se calcula dividiendo el importe del consumo entre el importe del inventario.

ÍNDICE DE ROTACIÓN DE STOCK

ÍNDICE DE ROTACIÓN = Consumo (€)

Existencias (€)


Existencias (€)

Consumo: 4.300.000 € Existencias: 4.000.000 €

EJEMPLO: cálculo del índice de rotación de las existencias totales durante 1 mes

Índice de rotación = 1,08 (108%)





•  Calcula el %empo (en días) que el stock disponible es capaz de cubrir la demanda.

•  Se calcula dividiendo las existencias entre el consumo mensual:

ÍNDICE DE COBERTURA


Existencias

Consumo mensual x 30 días =

•  Este índice muestra el %empo promedio que tardan las existencias en agotarse.


Existencias

Consumo mensual x 30 días =


Existencias (€)


Índice de rotación = 1,08 (108%) Índice de cobertura = 28 días





•  Se produce cuando no se puede hacer frente a la demanda de un medicamento por falta de existencias en el almacén.

•  Lo ideal es reducir este número al mínimo •  Supone costes adicionales •  Posibles vías u%lizadas para resolver el problema: – Pedido al laboratorio farmacéu%co fuera del periodo establecido.

– Préstamo de otro hospital – Pedido a un proveedor alterna%vo

Nº DE ROTURAS DE STOCK

MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN

PNT 13: Gestión de stocks de medicamentos

Health & Medicine

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