Consejo de la Judicatura Julio de 2015

Consejo de la Judicatura Julio de 2015

Reconocimiento a Sentencias y Proyectos de Gestión 2015 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN

Caso:

Oficios Electrónicos

Aprobación del documento:

Elaboración: Ing. Jesús Martin González Rodríguez Director de Informática

Revisión: Lic. Gustavo Adolfo Guerrero Gutiérrez Magistrado Presidente

Aprobación: Consejo de la Judicatura del Estado

Fecha de autorización

13 de julio de 2015

Exposición del caso:

Oficios Electrónicos entre Dependencias

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Oficios Electrónicos

Oficios Electrónicos

Introducción

Ordinariamente, la sustanciación de procesos judiciales requiere de un

intercambio de documentación e información con distintas dependencias

y entidades de gobierno y con empresas del sector privado, las cuales son

requeridas por órganos jurisdiccionales a través de diferentes medios de

comunicación. Uno de estos medios de comunicación es el llamado oficio.

En la Gestión Judicial, la generación, entrega y contestación de este medio

se realiza de manera impresa y con firma autógrafa, lo que hace que su

trámite y ejecución sea indeterminado en tiempo, y además es el

beneficiario de la actividad jurisdiccional (abogado postulante) quien

normalmente realiza la entrega de dicho documento a su destinatario.

Dadas las herramientas tecnológicas existentes y lineamientos del Código de Procedimientos Civiles y el de Procedimientos Penales, el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de Nuevo León ha considerado la implementación de una nueva herramienta tecnológica que permite la generación y envío de oficios por medios electrónicos y autentificados a través de un mecanismo de firma electrónica, permitiendo que la respuesta a dicho oficios se verifique de igual forma, de manera que optimice y acorte los tiempos de los procesos judiciales.

La implementación de este proyecto ha tenido grandes beneficios tanto

para las instituciones públicas y privadas como para el Poder Judicial, como los siguientes:

Eliminación de tiempos muertos del proceso judicial que se generan en

la espera de la solicitud, generación, envío y recepción de oficios.

Transparencia y certeza jurídica en la autentificación de los

documentos.

Eliminación de la gestión personal que realizan, en ocasiones, los

actuarios, abogados litigantes o los interesados en el proceso; y en la

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Dirección de Informática

contestación, los empleados de las instituciones públicas y privadas con

las que se han realizado los convenios de colaboración.

Descripción del proyecto

Convenio de colaboración

Para iniciar con este proyecto, se analizó con qué instituciones se tenía

mayor interacción, con el fin de crear un convenio de colaboración que

estableciera el nuevo mecanismo de comunicación procesal y así expresar la

voluntad entre ambas partes de modernizar el auxilio a la justicia.

De esta manera se detectó que la mayor interacción a través de oficios se

tenía con las siguientes Instituciones:

Comisión Federal de Electricidad

Instituto Mexicano de Seguridad Social

Agua y Drenaje Monterrey

Registro Civil

Gas Natural Monterrey

Instituto de Defensoría Pública

Instituto de Control Vehicular

EL Consejo de la Judicatura del Estado elaboró un convenio donde se

estableció el mecanismo de comunicación denominado Oficios

Electrónicos donde se menciona el objeto de este proyecto y la forma en

que se debe de realizar.

Acuerdo General

Por Acuerdo General en conjunto tanto el Pleno del Tribunal Superior de Justicia como el Pleno del Consejo de la Judicatura (http://www.pjenl.gob.mx/TSJ/Acuerdos/2014/Acuerdo03-II.pdf) establecieron el mecanismo del sistema para el envío y recepción, por vía electrónica, de información procesal con instituciones públicas y privadas,

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Oficios Electrónicos

publicándose en el Boletín Judicial del Estado para su publicidad. Las cláusulas a resaltar son las siguientes:

Artículo 4. Convenio con instituciones públicas o privadas. El Poder Judicial

del Estado podrá celebrar convenios con instituciones públicas o privadas,

con el objeto de permitir y hacer posible la interacción a través de

comunicaciones electrónicas y, así, agilizar el intercambio de información

procesal.

Artículo 5. Generación de comunicaciones electrónicas. Las comunicaciones

electrónicas dirigidas a instituciones públicas o privadas, se deberán generar

y enviar por la autoridad de origen a través del módulo dispuesto para tal

efecto. Al momento de hacer la pre publicación de las resoluciones, la

autoridad de origen tendrá la obligación de señalar y capturar la opción para

la generación de la comunicación o comunicaciones electrónicas

correspondientes.

Artículo 6. Verificación y envío de las comunicaciones electrónicas. Una vez

realizada la generación de la comunicación electrónica correspondiente, la

autoridad de origen deberá verificar que el documento a enviar contenga el o

los acuerdos requeridos y, en su caso, los anexos. De ser así, el funcionario o

funcionarios que deban suscribir el documento, deberán autenticarlo

mediante el uso de la firma electrónica. Hecho esto, se realizará el envío de la

comunicación electrónica a la autoridad destino. En automático, se registrará

el envío de la comunicación electrónica respectiva en el módulo de

“Recepción y Contestación de Comunicaciones Electrónicas” de la autoridad

destino y, además, formará parte del libro electrónico de oficios de la

autoridad de origen.

Artículo 7. Contestación de las comunicaciones electrónicas. Cuando alguna

comunicación electrónica requiera respuesta por parte de la autoridad

destino, esta podrá realizarse a través del módulo de “Recepción y

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Dirección de Informática

Contestación de Comunicaciones Electrónicas”, sujetándose su contestación

a los lineamientos señalados en el artículo inmediato anterior.

La contestación efectuada de esta manera quedará registrada en el

módulo de promociones electrónicas de la autoridad que originalmente

ordenó y envió la comunicación electrónica (de origen); también formará

parte de su libro electrónico de promociones. En este caso, al momento de su

consulta y con el fin de facilitar la emisión de la resolución correspondiente,

el sistema propondrá el formato de actuación respectivo, para su elaboración

y publicación.

Artículo 8. Consulta de la contestación a comunicaciones electrónicas. Los

secretarios o funcionarios designados para revisar el módulo de promociones

electrónicas, a primera hora laboral del día, así como al final de la jornada

laboral, deberán consultar las contestaciones de las comunicaciones

electrónicas que se hayan presentado. El sistema señalará la hora y fecha de

su recepción electrónica, así como el usuario que la presentó.

Artículo 9. De la constancia de envío y/o recepción. Cuando se haya

realizado la entrega de la comunicación electrónica o su contestación, esta se

adjuntará al expediente electrónico, junto con una constancia en la que se

precisará la hora y fecha de su recepción electrónica, así como el usuario que

la presentó. De requerirse, dicha constancia podrá ser impresa por el

secretario o funcionario designado para tal efecto, quien certificará a través

de su firma electrónica las comunicaciones electrónicas o las contestaciones

dadas a las mismas que hayan sido enviadas y/o recibidas por ese medio, a

efecto de que obren en el expediente físico.

Sistema Informático Para la materialización de este nuevo mecanismo de comunicación se ha

diseñado un sistema donde los tribunales, al momento de dictar la

resolución, puedan seleccionar las dependencias a las que se les ordena girar

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Oficios Electrónicos

oficio, para que en forma automática, al momento de terminar su lista de

acuerdos y publicarla en el Boletín Judicial, se generen, firmen y envíen

electrónicamente dichos oficios al portal de internet donde las dependencia

gestionarían su contestación, teniendo las siguientes pantallas:

El proceso inicia cuando el juzgado genera el acuerdo o resolución donde

ordena la comunicación a diferentes dependencias o entidades de gobierno y

que al enlistar el documento para su publicación debe señalarlo en la

siguiente pantalla:

Además, se cuenta con un módulo donde se podrá seleccionar la opción de

generar oficios electrónicos de cualquier acuerdo o resolución que

anteriormente haya sido publicado, en donde se muestra la siguiente

pantalla:

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Dirección de Informática

Seleccionando el botón de acuerdos, se enlistarán los publicados del

expediente electrónico teniendo la oportunidad de seleccionar los acuerdos

o resoluciones que sean necesarios incluir en el oficio.

Al finalizar el proceso, muestra el aviso de generación de oficio con éxito.

Con esto, los oficios son enviados al portal del Tribunal Virtual donde la

dependencia o entidad de gobierno daría la respuesta a dicha solicitud o

petición.

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Oficios Electrónicos

Ahora, por parte de la dependencia, el primer paso es ingresar al portal del

Tribunal Virtual con el usuario que previamente ha registrado en el Poder

Judicial del Estado de Nuevo León en donde también fue generada la Firma

Electrónica con la que se autenticará el documento de respuesta.

Al ingresar al portal, se presentarán los oficios que están pendientes de dar

respuesta, ordenados de forma cronológica, visualizando el juzgado y

número de expediente de quien lo ha remitido y la opción de responder la

petición.

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Dirección de Informática

Al presionar la opción de “Responder” el sistema presentará la pantalla

donde el usuario seleccionará el documento donde se ha plasmado la

contestación al oficio, para después ser cargado a la base de datos del

sistema, donde al terminar de cargar el archivo se procederá a firmarlo

electrónicamente, convirtiéndolo a documento PDF.

Una vez firmado, se tendrá la opción de “enviar y contestar” con lo que

termina el proceso y queda registrado en la base de datos del juzgado como

“Contestado”.

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Oficios Electrónicos

En este mismo portal se tendrá la opción de visualizar los oficios que han

sido contestados igualmente ordenados por fecha de respuesta y la opción

de consulta de documento.

La respuesta de las dependencias al oficio electrónico será recibida como

una promoción y se mostrará en la pantalla de Promociones del Tribunal

Virtual, en la cual, al momento de imprimir, automáticamente se generará la

promoción y el documento en PDF enviado por la dependencia se anexará al

expediente electrónico.

Se cuenta con una consulta en la que se muestran las fechas en que se

realizó cada movimiento (solicitud, generación, envío, contestación,

recepción), así como el número de promoción correspondiente a la recepción

de cada oficio electrónico.

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Dirección de Informática

Estadística del Proyecto

Este proyecto ha tenido gran aceptación, lo que se puede ver en las

siguientes estadísticas:

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2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

14,000

16,000

18,000

CFE IMSS Institutode ControlVehicular

GasNatural

Monterrey

RegistroCivil

Agua yDrenaje

Monterrey

InstitutoDefensoria

8,330

16,925

3,127

1,730

4,608

8,135

856

Oficios Electrónicos realizados

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Consejo de la Judicatura del Estado de Nuevo León

15 de mayo 423 oriente entre Escobedo y Emilio Carranza

Zona Centro Monterrey

México, C.P. 64000