Poka yoke técnicas para prevenir errores y defectos

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El Sistema Cero Control de Calidad (ZQC en inglés y CCC en español) es definido por:

CCC = Técnicas Poka Yoke para corregir defectos + Inspección en la Fuente del Origen para prevenir los defectos.

Los principios ingenieriles en que se basa dicho sistema son:

100% de las inspecciones hechas por los operadores en el origen de la fuente en lugar de inspecciones a muestras.

Inmediata retroalimentación de auto revisiones y verificaciones sucesivas de calidad. Empleo de mecanismos Poka Yoke.

El énfasis de este sistema es ir a la causa raíz del defecto o sea ir al origen de la fuente donde y cuando ocurre el defecto, evitando la necesidad de un proceso de control estadístico. Cabe mencionar que el Dr. S. Shingo es especialista en Procesos de Control Estadístico, conocido como el Gurú de la Calidad Japonesa.

Poka Yoke se comenzó implementando mediante el uso de objetos simples como pequeños e ingeniosos accesorios o artefactos sencillos, mecanismos preventivos empleados para prevenir a la gente de cometer errores, aún si ellos trataban deliberadamente de cometerlos. Todos estos mecanismos se conocen en el medio industrial como “mecanismos Poka Yoke” y son empleados para detener una máquina, alertar al operador de algo que está mal, etc.

Poka Yoke no implica tener que saber conceptos científicos elevados o avanzados o ciencias ocultas como las aprendidas en “Hogwarts” por “Harry Potter” –aun cuando a muchos de nuestros hijos les fascinaría, al menos a mi hija Ingrid si -, pero desafortunadamente para ella, yo no practico la magia y si he fabricado algunos pequeños mecanismos Poka Yoke simples, lo cual significa que cualquier simple “muggle” puede hacerlo. La base es conocer el proceso, entender el problema y buscar la solución más sencilla, fundamentada en lógica simple al más bajo costo posible. Los mecanismos Poka Yoke deben contar con las siguientes características:

De fácil uso para cualquier persona lógica { no usé el famoso término “sentido común”, porque a través de los años de vida que tengo, me he percatado que no significa lo mismo para cada persona que he conocido}.

Simples de instalar. No deben requerir de constante atención por parte del operador e idealmente, deben

funcionar adecuadamente aún si alguna persona deseara “sabotear” o mejor dicho probar a ver si realmente funciona el “aparatito”.

Preferentemente muy económico.

Que proporcione inmediata retroalimentación, prevención o corrección y mejor aún todas juntas.

El primer mecanismo Poka Yoke registrado como tal y empleando dicho nombre, surgió en la visita del Dr. S.Shingo a la planta de Yamada Electric en 1961, y consistió en lo siguiente:

Producto: La parte del producto que tenía el problema era un pequeño interruptor con dos botones simples de presión (push buttons) soportados por dos resortes.


Problema: En ocasiones algunos trabajadores en la sección de ensamble olvidaban colocar uno de los resortes debajo de cada uno de los dos botones. Con frecuencia el error no era detectado hasta que el producto llegaba a los Clientes, resultando costoso y muy molesto para la fábrica.

Solución del Dr. S. Shingo: Sugirió que cada trabajador debería tener un plato delante de él, con dos resortes para que no hubiera ninguna posibilidad de olvidar insertar cada uno debajo de cada botón. Y funcionó la más simple lógica!!! No magia. No costosos aditamentos. No complicaciones. Solo simplicidad, economía y facilidad extrema entendible por cualquier persona.

http://www.businesstrainers.net/pdf/TQM_vs_Poka_Yoke.pdf

S. Shingo comentaba: "Las causas de los defectos se encuentran en errores simples, y los defectos son el resultado de no darles importancia a dichos errores”. De lo cual se desprende que,”…no se deben permitir que los errores se conviertan en defectos, lográndose si los errores de operatividad son descubiertos, eliminados de inmediato e informado dejando constancia. Los defectos provienen de los errores que se cometen, y ambos tienen una relación de causa-efecto. ... Sin embargo, los errores no se conviertan en defectos si la retroalimentación y la acción correctiva tiene lugar en la etapa del error mismo ". Poka-Yoke trata de encontrar los errores de un solo vistazo y hacer que se evite cometerlos.

Defectos y Errores no es lo mismo. Defectos son resultados. Errores son la causa que origina los resultados o defectos. Defectos son errores recurrentes.

El objetivo de Poka Yoke es reducir los defectos por errores humanos a través de posibles maneras simples y al más bajo costo. Siendo su mejor aplicación cuando previenen errores y no cuando solo los detectan y atrapan, ya que en este último caso tendremos un desperdicio y el objetivo de la manufactura esbelta es eliminar cualquier despilfarro. Los errores humanos se originan normalmente por alguna distracción de la gente, cansancio, confusión, desmotivación, entrenamiento inadecuado, mala actitud, etc. Un buen mecanismo Poka Yoke es el que no requiere ninguna atención del operador y previene el que ocurra el posible error a pesar de que el operador haya contribuido deliberadamente a que surja el error.

El Dr. S. Shingo reconoce tres tipos de inspección:

Inspección de juicio o criterio, Inspección informativa Inspección de la fuente del origen o de la causa raíz.

La Inspección de Criterio la refiere como “Inspección de Calidad” para identificar los defectos que hacen que el producto no sea aceptable. Este tipo de inspección se hace para identificar defectos del producto antes de su distribución, es la inspección tradicionalmente empleada y es el camino más costoso para mantener la calidad de los productos, por lo mismo no es un enfoque adecuado a una correcta administración de gestión de calidad.

La inspección Informativa, también llamada “después del evento”, emplea datos de inspecciones previas para modificar el proceso productivo y prevenir los defectos recurrentes. En cada etapa del proceso se conduce una inspección por “inspectores”, lográndose que al final el producto esté libre de defectos. Aun cuando este tipo tiende más a una mejor adecuación a la gestión de calidad conlleva desperdicios de materiales, tiempos, movimientos, etc.

Finalmente, Inspección en la fuente del origen o en la raíz del problema llamada “antes del evento” determina si existen las condiciones para que se produzca un producto de alta calidad. Deben


existir los mecanismos que aseguren que todas las condiciones sean adecuadas antes de iniciar la producción. Es evidente que la eliminación de los defectos del proceso de producción será más eficaz si las condiciones de funcionamiento y de trabajo son revisados antes de iniciar la producción, eliminando las causas de raíz en la fuente de su origen. En consecuencia, la mayoría de los dispositivos Poka Yoke están diseñados para garantizar las mejores condiciones antes del comienzo de la producción. Prever es el nombre de una correcta administración de la gestión de calidad.

Sin embargo, si no es factible esta última opción, las verificaciones las debe hacer cada trabajador en el momento mismo y sucesivas verificaciones suministrarán retroalimentación para mejora el proceso si no fue posible realizar Inspecciones en el origen del posible error previas al inicio del proceso; o no se realizó debido a que el proceso no es lo suficientemente avanzado y conocido para emplear técnicas de Inspección en el posible origen del error.Los Gurús de la Calidad y Poka−Yoke: ¨ Shigeo Shingo ¨ Juran y Gryna ¨ Nakajo y Kume ¨ Kiyoshi Suzaki ¨ Mohamed Zari Se mencionan con el propósito de adentrarse en los valiosos libros que han escrito sobre estos temas.

Niveles de Poka Yoke Se ha acostumbrado a establecer tres niveles de Poka Yoke:

1. Prevención y Control. Eliminación de derrames, fugas, pérdidas en la raíz del problema o la prevención de un error de ser cometido.

2. Detección de una pérdida o error en el momento cuando ocurre, permitiendo su corrección antes de que llegue a ser un problema serio.

3. Detección de una pérdida o error después que ha ocurrido, justo al momento antes que se convierta en un problema severo o catástrofe.

Un error ocurre cuando una acción no es llevada a cabo o se desarrolla incorrectamente, o se realiza una acción prohibida, o la información esencial para realizar una acción no está disponible o es mal interpretada. No obstante, un alto porcentaje de errores son previsibles y por lo mismo factibles de eliminar antes de que ocurran. Aun cuando existen diferentes técnicas para reducir y eliminar errores, las características de Poka Yoke hacen que esta técnica en especial sea sumamente atractiva para su uso en los diferentes ámbitos:

Una técnica a prueba de error total requiere 100% de inspección. Desafortunadamente es imposible detectar y controlar eventos al azar que sean poco comunes y que con simples inspecciones de muestreo estadísticos garanticen su confiabilidad al 100%. Aun una inspección al 100% no es infalible para detectar la totalidad de No Conformidades del producto, es sumamente costosa, causando adicionalmente un altísimo consumo de tiempo que haría inviables las entregas a tiempo. Los métodos a prueba de errores basados en Poka Yoke son una solución práctica, económica y totalmente viable para entregas en tiempo.

Una técnica a prueba de errores no debe ser onerosa. Ya que los errores son eventos que no son excesivamente frecuentes pero pueden ser de muy variados tipos que deben ser


controlados. Las compañías no pueden darse el lujo de gastar grandes sumas de dinero en cada mecanismo a prueba de error.

Sin embargo en ocasiones se requieren varios mecanismos a prueba de error en un área reducida. Toyota tiene en promedio 12 mecanismos a prueba de error en cada estación de trabajo y se logra gracias a que normalmente son compactos, sencillos y en ocasiones se pueden interconectar entre sí, dando magníficos resultados globales a costos razonables.

Poder interactuar con el resultado es una de las mejores características de Poka Yoke. La mejor técnica a prueba de errores es la que físicamente previene los errores o detecta cuando un error está próximo a ocurrir, con lo cual se puede bloquear los resultados indeseables en lugar de que los factores causales sean los que controlen el proceso.

Prevención es mejor que detección. Prevenir errores es mejor que solo detectarlos, lo cual es aún mejor que detectar defectos -errores frecuentemente repetidos-. Si un error no es detectado hasta que se ha generado un defecto, será necesario hacer retrabajo para evitar que el resultado final se convierta en chatarra o desperdicio.

Previsión, Control de Paro o Advertencia. Prever es lo mejor, ya que los recursos pueden ser desperdiciados si un proceso es parado. Si no se pueden prever los errores, al menos controlar los errores parando el proceso. El paro suministra una mejor solución del error que solo una advertencia, la cual puede ser ignorada y el desperdicio ser mucho mayor. Los mecanismos Poka Yoke logran el objetivo deseado.

Son importantes iniciativas de calidad las que añaden valor agregado. Solo mecanismos a prueba de errores que controlen efectivamente los posibles errores durante el uso del producto por el Cliente final, las que representan iniciativas de calidad que tienen alto impacto en la percepción de calidad del cliente. Son aquellas por las cuales están dispuesto a pagar. Con Poka Yoke se han logrado incontables aplicaciones que evitan que el Cliente final incurra en errores en el uso del producto. Ver VSM: Value Stream Mapping- Análisis de Cadena de Valor. R. Cabrera.

Poka Yoke: Concepto poco entendido.

Un gran número de personas,- principalmente ingenieros- al escuchar la palabra Poka Yoke pensamos casi siempre en: interruptores de límite –limit switch- o en los sistemas de inspección óptica, pasadores o pins guías, o en efectos de paros y desconexiones automáticos. Se podría decir que todos ellos si lo pueden ser o que pueden formar parte de un Poka Yoke. Sin embargo, el concepto Poka Yoke es bastante más amplio. Detectar el error, o prevenirlo y eliminarlo para dejar fuera la posibilidad de recurrencia y evitar que se conviertan en defectos; son los atributos que pose. Pudiéndose implementar no solo en un ambiente puramente ingenieril o industrial. Su aplicación se extiende a cualquier actividad de la vida de cualquier persona y eso es lo que los hace ser una excelente herramienta para todo mundo.

Poka Yoke: Es una metodología japonesa que suministra mecanismos a prueba de error para evitar No-Conformidades o errores humanos dentro de un proceso, permitiendo la detección y eliminación de los errores de raíz, siendo usados como herramienta de mejora continua y pueden ser implementados en cualquier área o medio. Aseguran que existan las adecuadas condiciones antes de que se lleve a cabo un determinado paso del proceso, previniendo la ocurrencia de defectos en primer lugar y donde no es posible, desarrollando la detección eliminando defectos en el proceso lo más tempranamente posible. Pueden ser eléctricos, mecánicos, de procedimiento (administrativo, financiero, compras, ventas, etc.), visuales, humanos o cualquier otra forma que prevenga una ejecución incorrecta en una etapa determinada de un proceso.


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velocidad prefijada, sensores de movimiento oscilatorio/ trepidatorio para evitar que se use en

caso de terremoto, y en caso de suceder falla de corriente eléctrica habiendo personas en el

interior pasando al desembarco inmediato para que las personas puedan salir evitando riesgos

innecesarios, sensores de temperatura para evitar sobrecalentamiento de la máquina, un

amortiguador en el foso como seguridad redundante, cámara de seguridad, aviso de alarma,

cierres con traslape en las puertas y aislamiento interno en el interior de las paredes capaz de

soportar altas temperaturas debido a fuego si fueron solicitados a prueba de fuego, y bastantes

más Poka Yoke a través de su estructura interna. Sin embargo, un inadecuado entrenamiento o

desconocimiento de la finalidad para la cual fueron instaladas las seguridades por el fabricante

original, hacen que personal inexperto las “puenteen” o eliminen durante su “mantenimiento”

ocasionando riesgos que pueden causar verdaderas tragedias. En este punto, otro Poka Yoke sería

incluir avisos con letras e imágenes “el mantenimiento solo puede ser realizado por personal

altamente capacitado o certificado” –preferentemente por la empresa que lo fabricó e instaló‐

adicionalmente de colocar avisos similares en los puntos críticos. En forma similar, se usan

numerosos Poka Yoke en escaleras eléctricas y aceras móviles o pasillos/plataformas deslizantes

de empresas reconocidas a nivel mundial que buscan como una de sus metas la seguridad de los

usuarios y de su propio personal y equipo.

Cuando usar Poka Yoke y Procedimiento.

La ASQ (American Society for Quality) establece como guía general los siguientes criterios para saber cuándo usar Poka Yoke y los procedimientos de que se vale este sistema:

http://asq.org/learn‐about‐quality/process‐analysis‐tools/overview/mistake‐proofing.html

Se recomienda su uso:

Cuando en una etapa de un proceso se ha identificado que un error humano puede causar

que surjan errores o defectos. Especialmente en aquellos procesos en que no se puede

confiar en tener la completa atención del trabajador, o por posible falta de habilidad o

experiencia insuficiente debido a complejidad del proceso u otra causa.

En un proceso de servicio. Donde se interactúa con el cliente y se puede cometer un error

afectando o comprometiendo el resultado.

En una etapa de transferencia dentro de un proceso. Cuando el cliente es transferido a

otro trabajador o empleado en procesos de servicio y se puede cometer un error en la

transferencia por no pasar adecuadamente la “estafeta”.

Cuando un pequeño error al inicio del proceso puede causar serios problemas

posteriormente en el proceso.

Cuando las consecuencias de un error son costosos o peligrosos.


Procedimiento Poka Yoke.

El camino a seguir normalmente es:

1. Conocer el proceso. Obtener o crear un diagrama de flujo del proceso. Revisar cada

paso, pensar acerca de donde y cuando los errores humanos pueden ocurrir. Buscar

entender los posibles problemas que pueden surgir.

2. Para cada potencial error, es necesario revisar en retrospectiva a través del proceso

para encontrar la fuente que puede originarlo, determinar la raíz del posible error.

3. Para cada error, analizar los posibles caminos que hagan imposible que el error ocurra.

Considerar:

3.1 Eliminación. Eliminar la etapa que causa el error.

3.2 Remplazo. Remplazar la etapa con un medio a prueba de error.

3.3 Facilitación. Hacer que la acción correcta sea mucho más fácil de realizar que

cometer el error.

4. Si no se puede hacer que el error sea imposible de que se cometa, analizar los medios para detectar el error y minimizar sus efectos. Considerar: Método de Inspección, Establecer Funciones de Ajuste o Funciones Normativas.

Tres tipos de Métodos de Inspección suministran una rápida retroalimentación: Inspección sucesiva. Se hace en el siguiente paso del proceso por el siguiente trabajador. Auto inspección. Significa que los trabajadores realizan la comprobación de su propio trabajo inmediatamente después de hacerlo. Inspección en la fuente. Antes de que se proceda a dar el paso donde surge el error en el proceso, se verifica que las condiciones sean correctas dentro del conocimiento que tengan del proceso mismo, si ya tienen experiencia trabajando en él. Funciones de Ajuste son los métodos por los cuales un parámetro o atributo del proceso o del producto se inspeccionan para detectar posibles errores, empleando los métodos descritos previamente: • El Método Físico o de Contacto, comprueba una característica física

como diámetro, temperatura, etc. a menudo mediante un sensor. • El Método de Secuencia, comprueba la secuencia del proceso para

asegurarse que los pasos se realizan en orden. • El Método de Valor Fijo o Método de Recuento, contabiliza las

repeticiones o partes o pesos de un elemento para asegurar que está completo.

• A veces se añade una cuarta función de ajuste: Mejora de la Información. Para asegurar que la información está disponible y se puede consultar cuando y donde se requiera.

Funciones Normativas son señales que alertan a los trabajadores de que un error está ocurriendo:

Funciones de Advertencia: son campanas, zumbadores, luces y otras señales sensoriales. Considere el uso de código de colores, formas, símbolos y sonidos distintivos.

Funciones de Control: impiden que el proceso proceda hasta que se corrija el error (si el error ya ha tenido lugar); o si las condiciones son correctas (pero no se ha concluido la inspección en la Fuente y no se ha producido el error aún).


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Bases para la implantación de la filosofía Poca Yoke.

La filosofía Poka Yoke requiere de bases sólidas de TQM – Administración de Calidad Total- para lo cual se requiere:

Primero. Las organizaciones deben aprender a orientarse a satisfacer las necesidades del Cliente como eje principal para mantener su mercado e incrementarlo. Segundo. Las organizaciones deben promover la calidad en toda su estructura interna, y asegurar una adecuada inversión en capacitación para todo su personal. Alentando siempre un trato digno. Tercero. Se debe hacer un marcado énfasis de la necesidad de lograr una buena calidad siempre y evitar por todos los medios de tener mala calidad. Cuarto. Las organizaciones deben adoptar la filosofía de hacerlo bien a la primera haciendo más con menos, respetando la integridad de las personas. Quinto. Poka Yoke requiere de trabajo en equipo y motivación constante a todo el personal, impulsando siempre la creatividad para logra los resultados deseados en forma expedita.

Mis Recomendaciones para quien quiere elaborar un Poka Yoke.

1ª. No esperes a “mañana” para hacer el perfecto Poka Yoke. Hazlo ahora. Tal como es el lema de Nike: “Just do it”

2ª. Si tu idea para elaborar tu Poka Yoke tiene oportunidad de éxito mayor a 70% Desarróllalo. No dejes de hacerlo. No te desanimes, recuerda el punto 1 anterior. Si es menor a 70% visualiza alternativas, trata de entender mejor el problema y el proceso, corrige tu idea original, busca economía adicionalmente y vuelve a considerar esta 2ª recomendación. No te desanimes, lo vas a lograr.

3ª. Realiza ahora tu Poka Yoke… mejóralo posteriormente.

CONCLUSIÓN

Uno de los puntos más importantes en la implementación de Poka Yoke es el hecho de que la gente en general, a todos los niveles, y a través de todas las funciones y actividades, empieza a pensar mucho más en “MODO DE PREVENSIÓN” en lugar de “después del hecho” y solo usar el modo de detección cuando no se logró impedir el error en relación a los procesos o procedimientos con los que trabajan.

Prever es el nombre de una correcta administración de la gestión de calidad.

Espero que los que hayan leído este artículo por curiosidad, creyendo encontrar nuevas palabras mágicas, sabrán que no es necesario ser mago para lograr excelentes resultados en cualquier rubro de nuestra vida.

Mi personal opinión y conclusión es que Poka Yoke ayuda a prever Amenazas, busca

eliminar Debilidades, detecta Oportunidades e incrementar Fortalezas para lograr el liderazgo en nuestro campo.


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Poka yoke técnicas para prevenir errores y defectos

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