Politica de Compras I

8/8/2019 Politica de Compras I

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PO LÍT IC A D E C O MPRAS

e procederá a diferenciar la actividad estricta de COMPRAS, que consiste en es -

tablecer con proveedores las condiciones de los suministros, de la de Aprovisiona -

mientos, que consiste en hacer aplicaciones dentro del marco contractual al que

haya llegado Compras para que se satisfagan las necesidades de la empresa. (En

Aprovisionamientos incluimos la gestión de existencias).

Estos suministros,según la frecuencia con que se necesiten,pueden ser:

Repetitivos:Se llegará a convenios con proveedores (pedidos o contratos abiertos),general-

mente de 12 meses de duración,que fijen el marco contractual de los mutuos compromisos.

En el marco de estos convenios,Aprovisionaientos gestionará las entregas que sean nece-

sarias, sin intervención de Compras. Compras sólo intervendrá cuando haya incumplimientos

por parte del proveedor o se presente una situación nueva no prevista.

No repetit ivos:Compras efectuará una gestión concreta que fijará las condiciones de pre-

cio, calidad y fecha de entrega (pudiéndose dar, si así conviniese, entregas parciales).

Aprovisionamientos efectuará el seguimiento y activación del pedido. Sólo en caso de in-

cumplimiento grave que no pueda ser resuelto por Aprovisionamientos,intervendrá Compraspara anular el pedido o renegociar si no conviniese la rescisión de éste.

Simplificando, podemos decir que Compras se ocupa de los aspectos comerciales y Apro-

visionamientos de los aspectos logísticos.

Otro caso a tener en cuenta es el de los proveedores “ in situ”, a los que se recurre para

atender necesidades imprevistas (normalmente de poca repercusión económica) y que se sue-

len pagar en efectivo en el momento de la compra.

Ante estas pequeñas compras, la acción a seguir es:

- Negociar con empresas comerciales que dispongan de una amplia cadena de estableci-

mientos.

- En el caso de un trabajo fuera de la empresa, negociar las condiciones de este suministro

con establecimientos más próximos.

Si no se pueden aplicar las dos soluciones anteriores, aceptar el hecho y el sobreprecio

que puede representar, en aras de las ventajas de flexibilidad y simplificación que reporta.

La acción principal de Compras consistirá en establecer convenios con proveedores (pedi-

dos abiertos) que hagan que la casi totalidad de los aprovisionamientos esté cubierta por es-

tos convenios.

31Compras y Existencias N º 138Mayo-Junio 2005

Política de compras, aprovi-sionamientos y almacenes

S

Simón Pallarés MelladoDoctor Ingeniero Industrial



PO LÍTICA D E A PROVISIONAMIENTOS

Los costes totales de los aprovisionamientos

están formados por :

precio pagado al proveedor (responsabi-

lidad de Compras);

costes logísticos,que comprenden todos

los demás costes administrativos, financieros,...

que puedan producirse hasta que el material es-

té instalado.

El objetivo de la empresa es reducir los cos-

tes totales y éste será también el objetivo de

cada uno de los servicios que lo componen.

Para reducir los costes administrativos hay

que reducir el número de operaciones adminis-

trativas, evitando operaciones innecesarias y

duplicidades.

Para reducir los costes financieros hay que

actuar sobre las existencias en almacén, redu-ciéndolas al mínimo compatible con la calidad

de servicios que la empresa debe prestar a sus

clientes.

La situación ideal, que hay que esforzarse en

alcanzar es la siguiente:

a)- Disponer del proveedor que asegure el

mejor precio posible del mercado,con la mejor

calidad de servicios.

Facilitar a este proveedor información

que le permita atender con la mínima demora

las necesidades de la empresa.

Los responsables de talleres/trabajos pi-

den directamente al proveedor lo que necesi-

tan.

Los albaranes del proveedor son confor-

mados a la recepción del mate-

rial y enviados directamente a Contabilidad.

El proveedor envía todos los fines de

mes las facturas correspondientes, desglosadas

por destino, acompañadas de toda la documen-

tació necesaria para conformar la factura. En

ciertos casos,se estudiará la conveniencia de la

autofactura (especialmente frente a pequeños

proveedores).

Política de compras, aprovisionamientos y almacenes

Compras y Existencias N º 138Mayo-Junio 2005

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Reducir los costes financieros implica actuar sobre las existencias en elalmacen y reducirlas al mínimo compatible con la calidad de los serviciosque la empresa debe prestar a los clientes.



En esta situación no son necesarios los AL-

MACENES.

b)- Si no podemos estar en la situación ide-

al antes descrita, porque los plazos de respues-

ta del proveedor no satisfacen las necesidades

del comprador, estudiar la situación,analizar las

causas por las que se produce el hecho y co-

rregir las.Si esto no se consigue, y el proveedor

sigue interesándonos por razones económicas,

buscar proveedores complementarios que pue-

dan atender los aprovisionamientos en que fallael proveedor principal.

Aunque los proveedores complementarios

sean más caros casi siempre,serán más baratos

que la protección con existencias propias.

Simplificando: un proveedor principal, que

sea el fabricante,y otros proveedores alternati-

vos, que san almacenistas-distribuidores.

c)- Si la situación que hemos descrito no

puede alcanzarse (y sólo entonces), crear exis-

tencias de seguridad para atender los fallos del

sistema de aprovisionamiento.

POLÍTICA DE PROVEEDORES

La empresa compra a dos tipos de proveedo-

res:

Fabricantes.

Distribuidores/Almacenistas.

La función de Compras tiene, pues, dos al-ternativas: comprar a Fabricantes o a Distribui-

dores/Almacenistas.En principio, y siempre que

sea económicamente conveniente, la política

será tender a comprar a Fabricantes. Los Dis-

tribuidores/Almacenistas se utilizarán cuando

no sea económico recurrir a Fabricantes (com-

pras muy diversificadas y de pequeño valor) o

cuando necesitemos un proveedor comple-

mentario.

Una herramienta adecuada para tomar estas

decisiones es la creación de “familias de com-pras”, entendiendo por tal una clasificación de

artículos basados en las tecnologías utilizadas

en su producción. El objetivo es que a cada “fa-

milia” de compra se corresponda un grupo de

posibles proveedores.

PO LÍT IC A D E G EST IÓ N D E EX IST EN C IAS

(STOCKS )

La creación y mantenimiento de existenciastiene tres objetivos:

A) Económico: obtener, por compras a fa-

bricantes y en grandes cantidades,mejores pre-

cios finales que los que se pueden conseguir

comprando en pequeñas cantidades a distribui-

dores/almacenistas.

Este objetivo supone ser competitivos (al

menos para consumo propio) con los distribui-

dores/almacenistas que son proveedores de la

empresa.

B) Calidad de servicio: cumplir las condi-

ciones de evitar retrasos o interrupciones en la

producción por alguna de estas causas:

Plazos de entrega por proveedores

superiores a los plazos de realización exigidos

por clientes.



33

Aunque los proveedorescomplementarios seanmás caros casi siempre,

serán más baratos que laprotección con existen-

cias propias.



Errores o imprevistos en el cálculode necesidades.

Incumplimiento por los proveedores

de los plazos de entrega contractuales.

C) Absorber material sobrante de los su-

ministros directos, en condiciones a determi-

nar.

Nota 1.- Recordar que en los suministros di-

rectos se crean,al anticipar las fechas de entre-ga sobre la fecha real de utilización, existencias

pendientes de utilizar (por tanto,inmovilización

de recursos financieros y ocupación de espa-

cio).

Nota 2.-Tener presente que la gestión ade-

cuada de Compras es una alternativa, a veces

más económica y efectiva, para conseguir los

mismos objetivos de la gestión de Stocks:

PO LÍT IC A D E A LM AC ÉN

Para establecer la polít ica de Almacén, hay

que considerar su función en las diversas clases

de flujos de materiales que existen en la em-

presa.

Distinguiremos aprovisionamientos directos

(efectuados para un trabajo determinado) y

aprovisionamientos indirectos (no efectuados

para un trabajo determinado).

En los aprovisionamientos directos existen

dos modalidades según el punto de entrega

asignado al proveedor :

en taller o lugar de ejecución del trabajo.

en almacén.

En el caso de entrega por el proveedor di-

rectamente en taller/obra, no incumbe al Alma-

cén ninguna función,excepto la de actuar como“buzón” de recogida de los correspondientes

impresos y su introducción en el sistema infór-

matico.

Nota: Esta función puede suprimirse si, se

dota a obras importantes de ordenadores por-

tátiles o se asignan estas operaciones a opera-

dores de ordenadores situados en otros pues-

tos.

En el caso de entrega, en Almacén,de apro-

visionamientos directos, corresponden a este

organismo las operaciones de:

Recepción.

Colocación y custodia, hasta su entrega

en obra.

Despacho a obra.

En este caso, los materiales se cargarán di-

rectamente en la cuenta de la obra.En los aprovisionamiento indirectos, hechos

en previsión de necesidades todavía no concre-

tas, que cor responden por tanto a los efectua-

dos en el marco de la política de gestión de



34

Es necesario valorar todas las clases de flujos materiales existentes a lahora de establecer la política del almacen.



existencias,las funciones dealmacén serán las de

re ap rov i s i o n a m i e n-

to,seguimiento,re-

cep ci ó n , col oca-

ción y conser-

vación del ma-

terial y despa-

cho a utiliza-

dores.

Estos ma-

teriales deap r o v i s i o n a-

miento por Alma-

cén se valorarán, a

precios de cesión, que

tengan en cuenta los gastos su-

plementarios que se producen respecto a los

materiales de aprovisionamiento directo.

En el precio de cesión consideramos por

tanto:

costes hasta entrada en almacén:precio

de compra más transporte (si no figurase en el

precio de compra) y costes de recepción (si los

hubiese);estos costes son similares a los que se

producen en aprovisionamientos directos;

gastos financieros deinmovilización de capi-

tal;

gastos ad-

ministrativos de

la gestión de

estas existen-

tias;

eve n-

t u a l m e n t e, l o scostes físicos de

almacenamiento.

En su momento, es-

tos precios de cesión pueden ser-

vir como base para la venta a terceros.

Con esta medida se pretende motivar la

compra directa, aparte de tener un control so-

bre el valor añadido por los aprovisionamientos

indirectos.A s í , la comparación entre los precios de

cesión del Almacén y los de otros distribui-

d o res y almacenistas nos dará un crit erio pa-

ra juzgar la competitividad (ya sea como po-

sitiva o negativa) de estos ap rov i s i o n a m i e n-

t o s .



35

La comparación entrelos precios de cesión del

Alm acén y los de otro sd i st r ib u i d o re s/ alm a c e-

nistas nos dará un crite-rio para juzgar la com-petitividad (positiva o

negativa) de estos apro-visionamientos.

En los aprovisionam ien-tos indirectos, las

funciones de almacénserán las de reaprovisio-namiento, seguimiento,

recepción, colocacióny conservación del

material y despacho autilizadores.

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