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IMPRESOS Y DISEOSPUERTO LA CRUZ ANZOTEGUI VENEZUELA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
REVISION 2AO: 2014
PRO-FIN-C-002.1
ELABORADO POR APROBADO POR: AUTORIZADO POR:
MERCEDES RINCONES BELEN YEPEZ MILISAY JARAMILLO
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
FACTURACION Y COBRANZA
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CONTENIDO
INTRODUCCION MARCO JURIDICO OBJETIVO POLITICAS RESPONSABILIDADES
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INTRODUCCION:
El presente manual de polticas y procedimiento ha sido elaborado con el propsito brindar
informacin en forma clara y precisa sobre los procesos internos que actualmente se realizan para
llevar a cabo la facturacin, cobro oportuno, el control y registro de las cuentas con antigedad de
saldos de cada uno de los clientes que nos solicitan impresos para el desarrollo productivo.
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MARCO JURIDICO:
CODIGOS
Cdigo de ComercioLEYES ORDINARIAS
Ley Contra Ilcitos Cambiarios Ley de Arbitraje Comercial
LEYES ORGANICAS
Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos
REGLAMENTOS
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Reglamento de la Ley de Proteccin al Consumidor Reglamento de la Ley sobre el Derecho de Autor Reglamento Parcial del Decreto Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrnicas
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OBJETIVOS:
Normar e integrar en un documento los procedimientos relativos al proceso de emisin defacturas, as como las gestiones administrativas de cobranza.
En caso de cuentas irrecuperables el procedimiento para la creacin de su estimacin y sucancelacin.
Entregar oportunamente las facturas al cliente, tener registro, control, cobros y depsitopuntual de los impresos entregados a los clientes.
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POLITICAS GENERALES DE COBRANZA:
El rea Comercial examinar y realizar una calificacin previa a los clientes potenciales,definindolos como Distribuidores, Sub-distribuidores, Cadenas Comerciales,
Representantes o Mayoristas, en base a su antigedad, historial de crdito, compras al
ao, lealtad, potencial, capacidad de ventas y capacidad de pago.
El Cliente deber llenar un formato de Solicitud de Crdito proporcionada por el reaComercial.
El rea Comercial solicitar al cliente los siguientes documentos:PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS
Cedula de identidad.
Estados financieros con una antigedad no mayor a tres meses.
Estados de cuenta bancarios.
Registro de identificacin fiscal.
Registro mercantil.
Copia de comprobante de domicilio.
Identificacin del representante y/o apoderado legal
Una vez que se determine que el Cliente es sujeto a crdito, recibir una notificacin porparte del rea Comercial junto con el Departamento de Crdito y Cobranzas, en donde se
notificarn los das y monto mximo de lnea de crdito a la que se ver beneficiado.
En caso de que el Cliente no sea sujeto a crdito, la empresa se reserva el derecho deotorgar o no una lnea de crdito, utilizando como base la investigacin que realice elDepartamento de Crdito y Cobranza, y que el rea Comercial determine el valor
potencial del mismo. Se le solicitar al cliente lo siguiente:
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Deber ser Distribuidor autorizado de la empresa por un mnimo de 6 meses, con un buen
movimiento de compras y que durante ese periodo pagar de contado o protegido. Si no se tiene
ningn problema en la cuestin de pagos en este lapso, se podr anticipar este periodo con previa
autorizacin del Director General y/o el Director de Administracin y Finanzas.
El crdito otorgado inicial despus de los 6 meses como Distribuidor autorizado de la empresa
ser de mximo 30 das despus de la fecha de facturacin.
Este monto de crdito tendr un lmite de dinero (promedio de los 6 meses), al ser igualado o
excedido este lmite, tendr que pagar de contado hasta regularizar su lnea de crdito.
Para proyectos especiales en donde el cliente requiera montos superiores a su lmite decrdito, se le solicitar respaldar dicha solicitud con orden de compra de su cliente y copia
de contrato. Este monto adicional al crdito deber ser negociado para su autorizacin
con el Director General y/o Director de Administracin y Finanzas.
La lnea de crdito que se conceda al cliente slo se podr utilizar a partir de la fecha en elque la direccin general la autorice.
La lnea de crdito que se otorgue no puede ser excedida por las compras del cliente. El plazo de pago del crdito que se conceda, comenzar a partir de la fecha en que seemita la factura y ste considerar das naturales y no das hbiles. El cliente con lnea de crdito que necesite ampliacin del monto de crdito o del plazo de
pago, tendr que solicitarlo a travs del formato correspondiente.
El cliente que tenga una lnea de crdito y cambie de razn social, deber solicitar elrespeto de su lnea de crdito, a travs del formato correspondiente. Esto debe de hacerse
de forma inmediata, de otra manera se manejar como cliente nuevo.
El cliente que se atrase en el pago de uno de sus crditos aunque sea por un da, se lesuspender su lnea de crdito, hasta que cumpla por completo con sus compromisosvencidos. Para la reapertura de la lnea de crdito se considerar la morosidad y la
intencin de pago por parte del cliente.
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En caso de que a un cliente se le suspenda su lnea de crdito, slo se le autorizarnnuevas compras de contado, hasta que se ponga al corriente con sus cuentas vencidas,
siempre y cuando el atraso no sea mayor a 15 das.
El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus crditos tendr como consecuencia lasuspensin o cancelacin de la lnea de crdito, de acuerdo al criterio emitido por el
Departamento de Crdito y Cobranza y la Direccin General.
Reporte de fichas de Depsitos de Contado y Crdito
Todos los clientes de contado harn sus Depsitos en una sola cuenta designada por laempresa y tendrn que reportar su Depsito al departamento de cobranza
[email protected], para que este sea tomado como efectivo se tendr que realizar
en firme (No se aceptan depsitos de Efectivo).
Los clientes de crdito reportarn y enviarn sus depsitos al departamento de Crditos alcorreo cobranza [email protected] para que sea aplicado inmediatamente y evitar
alguna suspensin.
RESPONSABILIDADES
El rea Comercial se responsabiliza a examinar a los clientes y recopilar la informacincompleta de acuerdo a los Lineamientos establecidos para que el Departamento de
Crdito y Cobranza pueda armar el expediente del cliente.
El Departamento de Crdito y Cobranza se compromete a recibir y verificar el expedientecompleto de los clientes potenciales.
El Director General y/o Director de Administracin y Finanzas tiene la responsabilidad derecibir por parte del Departamento de Crdito y Cobranza el expediente del cliente
potencial para determinar si este es sujeto de crdito o no.
