UNIVERSIDAD FERMIN TORO

VICERECTORADO ACADEMICO

DECANATO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

Curso: Gestión de Finanzas

Profesor: Manuel Castillo

Integrantes Grupo No.1:

Javier A. Roberti Guzzetta

Luz Marina Rodríguez Linares

Wainhet Yaraima Orozco Almao

Rogger Gregorio Rivas Rizo

JULIO, 2013

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 3

2. CUENTAS POR COBRAR 4

3. CLASIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO 4

4. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE CONCESIÓN

DE CRÉDITOS 5

5. PROCEDIMIENTOS PARA LAS ESTABLECER POLÍTICAS DE CRÉDITO Y

COBRANZA 6

6. CONSIDERACIONES BÁSICAS SOBRE LA POLÍTICA DE CREDITO DE LA

EMPRESA Y RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION 6

7. EVALUACIÓN DEL SOLICITANTE DE CRÉDITO  Y CALIFICACIÓN

CREDITICIA 7

8. CLASIFICACIÓN CREDITICIA 7

9. TIPOS DE PAGADOR 8

10. RECOMENDACIÓN PARA LOGRAR CALIFICACIÓN NORMAL 11

11. LOS ERRORES MÁS COMUNES EN CREDITO Y COBRANZAS 12

12. RECOMENDACIONES 14

13. BIBLIOGRAFIA 14

1. INTRODUCCIÓN

Toda actividad empresarial se maneja bajo políticas o normas que orientan la diversidad de

actividades comerciales que se dan en el mercado desde el punto de vista mercantil; por lo

tanto, considerando que el crédito es un proceso ordenado de pasos y procedimientos

interconectados al desenvolvimiento económico y financiero necesita de políticas para que

dicha actividad se encausen sobre objetivos específicos.

Estas políticas marcarán las pautas para la consecución de estos objetivos a los cuales se

debe llagar en virtud a una administración efectiva del crédito. Para identificar la propuesta

anterior en su verdadera dimensión, los objetivos previamente identificados responden la

pregunta ¿Qué queremos alcanzar en términos de objetivos? Es decir, aplicamos políticas de

crédito con la finalidad de alcanzar los objetivos preestablecidos de la Gerencia con respecto a

la actividad crediticia. Por lo tanto estas políticas indicaran el camino para llegar a esos

objetivos y darán la pauta de cómo actuar para lograrlo.

Las políticas y procedimientos utilizados para la concesión de los créditos, recaudación del

dinero que produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos que utilice la firma para

ejercer un control efectivo sobre los créditos y las cobranzas, y la aversión al riesgo de los

empresarios, entre otras, van a ser las variables que los empresarios con agudeza de visión

financiera tendrán que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de

crédito y cobranzas. Así, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el

volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas periódicas dependen de las ventas a

crédito.

 

2. CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos más importantes de una empresa.

Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesión de crédito, la gran

importancia que para la administración tiene su buen manejo y control en las decisiones

financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación

de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa. Para todos los

fines de la gerencia de crédito se deben considerar dos elementos básicos:

Obtención de la máxima ganancia en operaciones.

Cobrabilidad de las ventas a crédito, minimizando lo más que se pueda el riesgo de las

cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles pérdidas.

Optimización de las ganancias de los accionistas de la firma

3. CLASIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO  

Generalmente se clasifican en: 

Liberales: Cuando las empresas se muestran generosas para otorgar créditos, tanto en el

monto máximo para aprobar como en el grado de riesgo para sumir obviamente en este

saco podría hablarse de ausencia total o temporal de garantías.

Son conservadoras cuando las empresas se muestran restrictivas para otorgar créditos y

para determinar el monto máximo por aprobar, así como para definir lo referente al riesgo

que asumirán. A diferencia de la política liberal, en este caso se exigen garantías sólidas

que aseguren la recuperación de las cuentas por cobrar.

4. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE CONCESIÓN DE

CRÉDITOS

Considerando que la inversión en cuentas por cobrar se hace en términos de riesgo, en el

proceso de concesión de créditos existen cuatro pasos básicos:

1. Desarrollo de una idea sobre la calidad del crédito.

2. Investigación del solicitante del crédito.

3. Análisis del valor del crédito del solicitante.

4. Aceptación o rechazo de solicitud de créditos.

La decisión de conceder crédito va a estar basada en la información que se obtenga del cliente

para tales efectos. A pesar de la existencia de muchas fuentes de información crediticia, es

obvio que se incurra en gastos para obtenerla. En algunos casos, en particular para pequeñas

cuentas, es posible que el costo de obtener la información

sea superior a la rentabilidad potencial de la cuenta;

entonces la firma tendrá que conformarse con una

información muy limitada para fundamentar sus decisiones

en la concesión de créditos. Otro aspecto, además del

costo que la firma debe tomar en consideración, es el

tiempo que requiere investigar al solicitante de crédito. No debe mantenerse en perspectiva a

un cliente por un tiempo muy prolongado, en espera de que se termine una compleja

investigación de sus antecedentes por lo que la cantidad de información de que se disponga

debe ser adecuada al tiempo que se dedique a investigar al cliente y al gasto en que se debe

incurrir en la obtención de información. Consecuentemente, los aspectos costo de la

investigación y tiempo de duración de la misma van a ser los factores que el analista de

créditos deberá considerar y podrá utilizar los siguientes medios de información.

5. PROCEDIMIENTOS PARA LAS ESTABLECER POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA

La política de créditos que es expresada en términos de procedimiento sobre como otorgar

créditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado que obedece a la siguiente

secuencia y que necesariamente debe constar por escrito porque ello favorece a que el

personal tenga plena conciencia del trabajo que realiza.

 A continuación se menciona los pasos para establecer la política de Crédito y Cobranza: 

1. Identificación de los objetivos por alcanzar.

2. Lineamientos previos o borradores de lo que será la política de créditos.

3. Discusión y revisión de esos lineamientos con las personas de las áreas involucradas:

ventas, finanzas, contabilidad, legal etc.

4. Redacción definitiva de las políticas de créditos.

5. Aprobación de la Gerencia.

6. Difusión dentro de la empresa, de la política de créditos entre todos los responsables de

su ejecución.

7. Implementación o puesta en marcha de la política de créditos aprobada y difundida.

8. Control de los resultados para verificar si las políticas están contribuyendo al logro de

los objetivos o para aplicarse las medidas correctivas si fueran necesarias.

6. CONSIDERACIONES BÁSICAS SOBRE LA POLÍTICA DE CREDITO DE LA EMPRESA Y

RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION 

El principal objetivo de la administración de cuentas por cobrar, salvo que las finanzas del

negocio se encuentran altamente limitadas, es hacer que el rendimiento sobre la inversión sea

elevado a su máximo nivel. Este rendimiento permite lograr un equilibrio, que en las

circunstancias propias de una empresa, resulta en una combinación de índices de rotación y

porcentajes de utilidades. En la medida en que se otorguen créditos, se están comprometiendo

fondos y al mismo tiempo la capacidad del negocio para pagar sus obligaciones; no obstante,

se facilitan las ventas de los productos mejorando las utilidades. Por lo tanto, el equilibro debe

existir básicamente entre el beneficio obtenido de la concesión del crédito (rendimiento) y la

capacidad de obtener los fondos suficientes para pagar las deudas (liquidez) de tal manera que

ese beneficio sea un indicador del nivel a que se eleva el rendimiento sobre la inversión.

7. EVALUACIÓN DEL SOLICITANTE DE CRÉDITO  Y CALIFICACIÓN CREDITICIA

La Calificación Crediticia es una evaluación solicitante orientada a indicar si éste es o no un

buen pagador, ya sea en términos efectivos o potenciales. Esta evaluación sobre la capacidad

de pago del solicitante tiene un efecto sobre la tasa de interés

que ha de asignar la entidad financiera a los créditos que

pueda conceder al solicitante: una baja calificación deriva en

una tasa de interés más alta. Conviene entonces ser un buen

pagador, ya que de esta forma el costo de los préstamos se

mantiene en un nivel mínimo, y ello afecta menos a las

utilidades que obtiene la empresa por concepto de sus actividades

comerciales.

La Calificación Crediticia posee varias escalas y tiene como objetivo agrupar a los solicitantes

de crédito de acuerdo a su capacidad de pago. Bancos y empresas comerciales se protegen

del riesgo de su colocación revisando la calificación crediticia de usted. Esta clasificación es

establecida por cada banco. La Superintendencia de Banca y Seguros (SBS) regula estas

clasificaciones y la registra en su base de datos. La Clasificación de Créditos Comerciales

puede ser modificada mensualmente o cada seis meses. Ello depende de la política de cada

banco. En el caso específico de refinanciamientos y reestructuraciones, la clasificación del

solicitante suele ser modificada cada seis meses.

Las Centrales de Riesgos (Infocorp, Certicom) pueden acceder a la base de datos de SBS.

Estas Centrales preparan reportes que son comercializados a través de medios electrónicos.

Los interesados en adquirir estos reportes normalmente aprecian que la ventaja de pagar por la

información sobre la capacidad de pago de un potencial cliente de créditos o socio de negocios

es superior al costo que implica su adquisición.

8. CLASIFICACIÓN CREDITICIA

Los rubros a ser considerados en la clasificación crediticia son los siguientes:

Análisis del Flujo de Fondos (entradas y salidas de dinero en efectivo)

Situación Financiera (liquidez de la empresa)

Nivel de Endeudamiento y capacidad de Generación de Utilidades

Cumplimiento en el pago de sus obligaciones

Sistema de información de la empresa

Gestión de la empresa

Potencial del sector económico al que pertenece

Posición de la empresa en el mercado.

De acuerdo a la normativa del mercado financiero establecida por la SBS, el rubro más

importante es flujos de efectivo. No obstante, en su práctica corriente los bancos conceden

especial importancia a las garantías de que disponga el cliente, así como a la velocidad con la

que se pueda ejecutarse estas garantías si ello fuera necesario hacerlo.

Cada rubro recibe un puntaje. De acuerdo a la suma total de puntos.

9. TIPOS DE PAGADOR

La empresa puede caer en cualquiera de los siguientes tipos de pagador:

NORMAL CON PROBLEMAS

POTENCIALES

DEFICIENTE DUDOSO PÉRDIDA

Definición

Sujeto de crédito

con bajo recargo de

interés por riesgo

El préstamo es

riesgoso. Recargo

por riesgo

Fuerte recargo

debido a mayor

riesgo

Préstamo muy

riesgoso. Poco

conveniente

prestar a esta

empresa

Prestar a esta

empresa es una

pérdida segura.

Ella no es sujeto

de crédito.

Análisis del

Flujo de

Fondos

El deudor es capaz

de cumplir

ampliamente todos

sus compromisos.

El flujo no es

susceptible a un

empeoramiento

ante modificaciones

en variables

endógenas o

exógenas.

El deudor puede

cumplir con la

totalidad de sus

compromisos, pero

existen factores

controlables y no

controlables que de

no ser corregidos a

tiempo pueden

comprometer la

capacidad de pago

futuro del deudor. El

flujo tiende a

debilitarse para

afrontar pagos ante

variaciones en

variables relevantes

El deudor tiene

problemas para

atender

normalmente la

totalidad de sus

compromisos

financieros y de

no ser

corregidos

pueden resultar

en una pérdida

para la

empresa. El flujo

de fondos le

permite cubrir

solo los

intereses de sus

deudas. Alta

sensibilidad a

las pequeñas

variaciones en

variables

significativas

Es altamente

improbable que

el deudor pueda

atender la

totalidad de sus

compromisos

financieros, es

insuficiente para

cubrir el pago de

capital e

intereses.

El deudor no

alcanza a cubrir

sus costos de

producción, ha

suspendido pagos

por lo que es

probable que no

pueda cumplir con

el pago de

eventuales

acuerdos de

reestructuración.

Está en estado de

insolvencia

decretada, o ha

pedido su propia

quiebra, o está

obligado a vender

activos

importantes para

su actividad

productiva

Nivel de

Endeudamient

o y Capacidad

Bajo nivel de

endeudamiento

patrimonial y

Moderado

endeudamiento

patrimonial con

Tiene escasa

capacidad de

generar

Muy alto nivel

de

endeudamiento,

de Generación

de Utilidades

adecuada

estructura del

mismo en relación a

su capacidad de

generar utilidades.

Su Patrimonio es

mayor que sus

obligaciones totales.

rentabilidad. utilidades. se ve obligado a

vender activos

de importancia

para la actividad

que desarrolla,

con resultados

negativos en el

negocio.

Cumplimiento

de

obligaciones

Cumplimiento

puntual del pago de

sus obligaciones.

No recurre a nuevas

financiaciones

directas ni

indirectas

Incumplimientos

ocasionales y

reducidos

Incumplimientos

mayores a 60

días y menores

a 120 días.

Tiene créditos

vencidos y/o en

cobranza judicial

por montos

significativos.

Incumplimientos

mayores a 120

días. Tiene

créditos

vencidos y/o en

cobranza judicial

por montos

significativos

Incumplimientos

mayores a 365

días. Sus créditos

han ingresado a

cobranza judicial

por haber cesado

sus actividades.

Sistema de

información de

la empresa

Consistente y

actualizado, le

permite conocer

permanentemente

situación económica

y financiera para la

mejor toma de

decisiones. Puede

pronosticar

situaciones

complicadas y

realiza las

correcciones a

tiempo

Consistente, le

permite conocer en

forma oportuna su

situación financiera

presentando

algunos retrasos en

su presentación

Desactualizado,

dificulta conocer

la situación

financiera y

económica en

forma oportuna.

Poco confiable y

desactualizado,

impide conocer

la situación

financiera y

económica de la

empresa

Carece o ya no lo

utiliza, lo que

impide conocer su

situación

económica y

financiera.

Situación

Financiera

Líquida, posee

activos corrientes

que pueden

hacerse

rápidamente

líquidos para

Buena Débil Crítica Crítica

afrontar

obligaciones de

corto plazo.

Dirección de

la empresa

Calificada y técnica,

con apropiados

sistemas de control

interno. Personal

experimentado,

capacitado y

motivado a logros.

Calificada y técnica,

con adecuados

sistemas de control

interno

De poca

capacidad o

experiencia con

sistemas de

control

objetables.

Inadecuada,

existe

descontrol en

los sistemas

internos

Inadecuada,

control interno

nulo

Sector

económico al

que pertenece

Registra una

tendencia creciente

Presenta una

tendencia con

desequilibrios, con

posibilidad de baja

en los ingresos y

aumento de costos.

Tendencia

futura no es

firme, existe la

perspectiva,

disminución de

ingresos y

contracción de

la demanda

Tendencia

decreciente, con

perspectiva

negativa de

ingresos y

utilidades.

En extinción con

graves problemas

estructurales, o

que esté

requiriendo una

reestructuración

generalizada.

Empresa en el

mercado

Es altamente

competitiva

Competitiva Tiene

dificultades para

enfrentar la

competencia y

presenta

problemas en su

relación

crediticia con

proveedores y

clientes

Serios problemas

para enfrentar la

competencia

No se halla en

condiciones de

competir

10. RECOMENDACIÓN PARA LOGRAR CALIFICACIÓN NORMAL

La empresa debe mejorar su flujo de ingresos y egresos, de manera que se fortalezca su

posición de ingresos-egresos. La empresa tiene que protegerse de cualesquiera posibles

alteraciones vinculadas directamente o no a la operatividad económica y financiera de la

empresa. Una posición de ingresos-egresos buena y constante tiene el efecto de reducir la

preocupación de la entidad financiera respecto a la capacidad de pago de la empresa.

La empresa debe mejorar la liquidez de sus activos. Mostrar que los inventarios de

mercadería e insumos pueden ser convertidos velozmente en dinero en efectivo; mostrar

que las cuentas por cobrar y otros activos de tesorería pueden ser fácilmente convertidos

en caja. De esa manera, la empresa podrá afrontar con éxito sus obligaciones de corto

plazo.

En lo patrimonial, la empresa debe fortalecer su capacidad de generar utilidades. El gerente

financiero (o administrador financiero) debe establecer una estructura de endeudamiento

pasivo y patrimonio tal que ambos tipos de financiamiento mantenga un equilibrio. Para ser

considerada como normal, la empresa también debe cumplir puntualmente con el pago de

todas sus obligaciones. Evítense también los nuevos créditos hasta que se termine de

pagar los originales.

En lo relativo al desempeño económico de la empresa: ésta debe invertir en un excelente

sistema de información, que permita registrar con precisión y oportunidad todos los

movimientos de la compañía y que facilite la eficiente elaboración de proyecciones

económicas. Mejórese también su gestión. Para ello, el staff gerencial debe mantenerse al

tanto de las más eficientes y novedosas técnicas de gestión. Adicionalmente, la empresa

tendrá una mejor perspectiva económica siempre que el sector comercial a que pertenezca

muestre ser especialmente dinámico. Entonces, es importante saber qué posibilidades de

desarrollo presenta el rubro económico en que se desempeña la empresa. Finalmente,

mejorar la posición competitiva de la empresa en el mercado a que pertenece.

11. LOS ERRORES MÁS COMUNES EN CREDITO Y COBRANZAS

Informar al que recibió el servicio que habrá gastos e intereses moratorios en caso de que

su cuenta sea asignada a un externo para su recuperación: Dicha política debe ser muy

precisa pero, sobre todo, respetada por la propia empresa al llevarla a cabo sin

excepciones.  

No tener una política de crédito y cobranza: Desde un inicio la empresa que provee esta

clase de servicios debe contar con una política de crédito y cobranza por escrito. De esta

forma, el cliente sabrá cuáles son las fechas para realizar su pago, cuándo se considera su

saldo vencido, el proceso de seguimiento, así como las consecuencias en caso que el

crédito se considera en “mora”. 

No enviar sus facturas de inmediato: Las facturas deben enviarse al momento en que su

empresa tenga el comprobante de que el flete o el servicio se llevaron a cabo. Si es una

factura recurrente, como es el caso de la renta de cajas o servicio dedicado, la cuenta

tendrá que mandarse el mismo día mes por mes.

El hecho de no expedir las facturas de inmediato genera un retraso en los pagos y provoca

que los clientes se queden con la percepción de que tiene más días para pagar sus

facturas. Los usuarios, sin duda alguna, le darán prioridad de pago a aquellas empresas

que envían puntualmente sus facturas.

No dar seguimientos meticulosos: Cuando un cliente tiene un retraso en sus pagos, es de

suma importancia que se asigne a alguien más para que le dé seguimiento hasta que se

ponga al corriente. Es importante tener toda la información a la mano (solicitudes de fletes,

cartas porte, facturas, correos electrónicos claves). Los contactos con el cliente deben de

ser constantes, sin bajar la guardia.

No actualizar sus bases de datos: Hay muchas facturas que no se cobran porque que

fueron enviadas a otra dirección o fueron dirigidas a una persona que ya no trabaja en la

empresa y la factura se pierde. Los errores generados por la organización deberán ser

fáciles de corregir al establecer un proceso de actualización de información de sus clientes.

Ser incoherente con el cliente: Uno de los errores más comunes es no hacer lo que se

comentó o aseguró al cliente que haría. Esta incongruencia entre lo que se dice y lo que se

hace genera pérdidas millonarias en la industria. El hecho de que alguien en la compañía le

haya asegurado al cliente que le enviaría alguna información o documento ese mismo día, y

en realidad se la envió 24 horas después o una semana más tarde, es una de las mejores

fórmulas para perder el prestigio y credibilidad de la asociación. 

Por ejemplo, cuando se le informa al cliente que su cuenta está vencida y que si no paga el

saldo, en cinco días su crédito será suspendido y además será asignada a un tercero para

su cobro, ¡hágalo! No hay mejor manera de demostrar la firmeza de las palabras (y política

de cobro) que con la consistencia de sus acciones. 

No considerar la implicación de impuestos. La empresa proveedora de servicios de fletes

podría deducir de impuestos aquellas cuentas incobrables. Es muy importante que se

analice este tema con un contador y se genere así el beneficio fiscal.

Fallar en resolver disputas en etapas tempranas: Es muy común que los pagos se retrasen

cuando los clientes dicen no estar contentos con el servicio de transporte que se le dio, ya

sea por alguna demora en la entrega, daño en la mercancía o disputa de algún cargo. En

este sentido, es de suma importancia que se atienda la inconformidad o queja, y que se

defina por escrito la resolución en un lapso justo para ambas partes. 

Si el cliente se siente ignorado o menospreciado será muy probable que su empresa se

sienta igual y no contestará las llamadas de conciliación o advertencia, ignorará los

comunicados y no pagará sus facturas, ya que percibirá que ha sido culpa de la

organización no querer resolver la situación y tendrá un motivo más para no pagar su

adeudo, sin importar la legalidad.

Aceptar las evasivas: En esta época, debido a la tecnología y estilo de vida, es muy fácil

que los clientes eviten las llamadas, correos electrónicos y otro tipo de comunicación. En

este contexto, no se deben permitir evasivas. Por lo que hay que ser creativo y consistente

hasta que se comunique con la persona clave para poder conversar sobre el saldo vencido

o la problemática en el crédito.  

Hay que escalar las gestiones de cobranza hasta hablar con el dueño o alguien a nivel

dirección de ser posible: Si a este nivel los intentos de cobro son ignorados, o se producen

más omisiones, es una señal clara de que el cliente no tiene intención de pagar y es

recomendable asignar su cuenta a una agencia de cobranza o abogado de inmediato.

12. RECOMENDACIONES

Analizar las prácticas actuales del departamento de crédito y cobranza e identificar las

áreas en que puede implementar mejoras. Si se evita todos o algunos de los errores

mencionados, por ende se podrá minimizar en gran medida los riesgos al otorgar crédito a

nuevos clientes y, de esta forma, mejorará el porcentaje de recuperación en la cobranza.

13. BIBLIOGRAFIA

* CEO / President AFS International, autor de: “Credit & Collections in the Freight Industry

Handbook”.