POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO

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SUMÁRIO

MISSÃO ...................................................................................................................................... 3

OBJETIVOS GERAIS ..................................................................................................................... 3

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................. 4

PÚBLICOS DE INTERESSE ............................................................................................................. 5

DIRETRIZES DA COMUNICAÇÃO .................................................................................................. 6

GESTÃO DE RISCO DE IMAGEM ................................................................................................... 6

USO DA MARCA ......................................................................................................................... 7

DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES/PROPAGANDA OU ANÚNCIOS ................................................. 8

ATRIBUIÇÕES DA COMUNICAÇÃO ............................................................................................... 8

CANAIS DE COMUNICAÇÃO ...................................................................................................... 10

COMUNICAÇÃO INFORMAL ...................................................................................................... 12

AÇÕES ISOLADAS ...................................................................................................................... 12

GESTÃO DE CRISE ..................................................................................................................... 13

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APRESENTAÇÃO

A Fundação de Previdência do Instituto EMATER – FAPA considera a comunicação uma

ferramenta estratégica que reflete sua cultura organizacional e seus princípios de governança.

Desta forma optou por instituir uma Política de Comunicação tendo como principal objetivo

integrar as ações e estratégias de comunicação, visando tornar pública e transparente sua missão

institucional, sua competência técnica e satisfazer as demandas, necessidades e expectativas dos

seus públicos.

MISSÃO

A missão da FAPA é garantir aos participantes, como funcionários das Patrocinadoras e

participantes assistidos ou vinculados, as suplementações previdenciárias programadas e de risco,

por meio de planos de seguridade adequados aos clientes e ao mercado, contribuindo para sua

segurança e qualidade de vida.

A missão da comunicação é informar os participantes, bem como, promover a disseminação

dos conhecimentos sobre previdência e finanças com transparência e assertividade, utilizando-se

de canais adequados ao perfil do seu público, cabendo a esta Política de Comunicação fornecer

diretrizes para construir um relacionamento efetivo.

OBJETIVOS GERAIS

Estabelecer normas que disciplinem a comunicação da FAPA com seus públicos de

interesse;

Nivelar internamente o entendimento acerca do papel, responsabilidades e objetivos

da comunicação;

Possibilitar a unicidade do discurso e a coerência na linguagem adotada pelos canais e

produtos de comunicação;

Estabelecer normas para a identidade corporativa definindo padrões e critérios para

aplicação e uso da marca.

Uniformizar os processos de comunicação para as áreas da FAPA.

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Monitorar o atendimento às obrigações legais de fornecimento de informações;

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Para público interno

Conscientizar órgãos colegiados, comitês e corpo técnico de que a comunicação eficaz e seu

impacto na imagem institucional são responsabilidade de todos;

Definir critérios e orientações sobre padrões e procedimentos, qualificação da informação,

formato e apresentação das comunicações;

Estabelecer canais de comunicação internos que favoreçam o fluxo e o compartilhamento

das informações e a troca de conhecimento.

Para patrocinadores

Fortalecer a interação e a parceria com os patrocinadores e com as entidades

representativas do segmento.

Para participantes ativos e assistidos

Adequar os canais de comunicação às necessidades e expectativas dos participantes e

assistidos;

Facilitar o acesso às informações e despertar o interesse e a participação na gestão da

entidade;

Contribuir para elevar permanentemente o nível de satisfação dos participantes ativos e

assistidos.

Para órgãos reguladores e fiscalizadores e entidades associativas

Estreitar o relacionamento, criando ambiente propício para esses contatos;

Unificar a área de envio e recebimento de documentos formais;

Estabelecer formas de encaminhamento e respostas padrão das informações;

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PÚBLICOS DE INTERESSE

Os públicos de interesse com os quais a FAPA se relaciona serão assim classificados:

Público Interno Prioritário

Dirigentes;

Conselheiros Deliberativos e Fiscais;

Membros de Comitês;

Colaboradores e estagiários da FAPA;

Público Externo Prioritário

Participantes ativos e assistidos (incluindo pensionistas);

Empregados de patrocinadores não-participantes;

Empregados de patrocinadores que atuem como representantes (agentes ou facilitadores);

Patrocinadores (dirigentes, áreas de Recursos Humanos e de Comunicação);

Previc e outros órgãos reguladores;

Auditores independentes, consultores e outros parceiros e prestadores de serviço.

Público Externo Secundário

Órgãos governamentais;

Representantes dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário das três esferas (Federal,

Estadual e Municipal);

Abrapp, Sindapp e ICSS e outras instituições ligadas à Previdência Complementar;

Veículos de comunicação e imprensa e demais profissionais de comunicação;

Formadores de opinião e público em geral;

Bancos, instituições financeiras, auditores independentes, consultores e outros parceiros e

prestadores de serviço.

Entidades de classe, sindicatos e associações (aquelas vinculadas a os participantes).

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DIRETRIZES DA COMUNICAÇÃO

A FAPA informará constantemente seus públicos prioritários sobre o plano de benefícios, os

investimentos e demais informações relevantes na relação com a Fundação. Compromete-se,

ainda:

Valorização da identidade para fortalecer a imagem

A manter um relacionamento ágil, transparente, ético, claro e de credibilidade com seus

públicos de interesse;

A utilizar instrumentos de comunicação adequados aos seus públicos;

A estabelecer relações sem atitudes evasivas ou interesses obscuros, sempre buscando o

melhor relacionamento com o seu público;

A estabelecer padrões estéticos para as ferramentas de comunicação (papelaria, site,

informativos, etc.);

A integrar as ações de comunicação interna e externa;

A disponibilizar mecanismo para avaliação da imagem, das ações empreendidas e da

satisfação dos participantes com os serviços prestados;

A trabalhar em busca da identificação antecipada das necessidades dos públicos de

interesse para o desenvolvimento de ações imediatas e adequadas que atendam às

demandas;

GESTÃO DE RISCO DE IMAGEM

A imagem institucional e a credibilidade são ativos tão importantes para a FAPA quanto o

seu patrimônio. Protegê-los requer responsabilidade e participação de todos, sem distinção de

cargo ou função, pois todo o corpo funcional é parte desse processo.

As práticas preventivas adotadas pela FAPA quanto à instalação de possíveis crises

contemplam a comunicação planejada, que permite estreitar o relacionamento com os públicos

de interesse e a manutenção de um histórico de boas relações com esses públicos.

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Com o objetivo de aprimorar o zelo por sua imagem, os seguintes controles foram

estabelecidos e devem ser observados por todos os colaboradores da FAPA:

Governança corporativa: ao estabelecer critérios de gestão, os órgãos estatutários assumem

o compromisso de observar a transparência no relacionamento com seus públicos de interesse;

Cultura organizacional: é responsabilidade permanente da Diretoria Executiva o

fortalecimento da cultura interna, enfatizando a importância dos controles, com o objetivo de

organizar e monitorar um fluxo de informações reais e corretas sobre a Entidade;

Linguagem e transparência: a comunicação com os participantes deve ser em linguagem

clara e acessível, bem como, deve utilizar os meios de comunicação adequados ao seu perfil;

Divulgação de informações: a divulgação das informações referentes ao plano de benefícios

e à gestão da FAPA deverá priorizar o atendimento às exigências legais e o esclarecimento aos

participantes e à patrocinadora.

As informações disponibilizadas no site da FAPA atenderão aos seguintes critérios:

Livre acesso: composição dos órgãos estatutários, comitês e corpo funcional;

regulamentação da FAPA (Estatuto, Regulamento do Plano, Código de Ética, Manual de

Governança, Regimentos Internos e Políticas), Relatório Anual, Política de Investimentos,

Demonstrativo Atuarial, relatórios gerenciais, educação financeira e previdenciária.

Acesso restrito: Manifestação do Conselho Fiscal, Relatórios de Fiscalização, simuladores de

aposentadoria e empréstimos.

USO DA MARCA

Marca - A marca FAPA é um patrimônio de valor incalculável para a Fundação, portanto,

deve ser tratada com o mesmo cuidado dispensado à imagem da Entidade.

Logomarca - O uso da logomarca da FAPA deve ser feito de maneira criteriosa, respeitando o

Manual de Identidade Visual da Entidade. Cabe ao Diretor Presidente o gerenciamento da

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utilização da marca FAPA e as instruções detalhadas para a sua correta aplicação, que devem ser

rigorosamente obedecidas pelo corpo funcional, bem como, por assessorias externas que prestem

serviços à FAPA. A mesma premissa será estendida a outras marcas eventualmente criadas para

dar identidade a programas, eventos, etc.

Não é permitido agregar o uso de ícones ou símbolos que interfiram na correta aplicação da

marca. Qualquer manipulação que se faça necessária deverá ser submetida à aprovação do Diretor

Presidente que permanecerá com a atribuição de monitorar seu uso, uma vez que a identidade

visual possui grande poder de comunicação.

DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES/PROPAGANDA OU ANÚNCIOS

A divulgação de informações de órgãos representativos do sistema fechado de previdência

complementar, bem como, entidades vinculadas aos participantes e assistidos, tem por objetivo o

engajamento e o fortalecimento da relação com tais públicos, não visando benefícios ou

vantagens lucrativas para a FAPA. Destaque-se que tais órgãos representativos compõem o

público externo cujo relacionamento é de interesse da entidade.

Todo material de divulgação externo e interno deve estar alinhado com esta Política de

Comunicação da FAPA e homologado pela diretoria executiva.

Fica vetado qualquer tipo de propagandas ou anúncios que estejam em desacordo com os

objetivos do negócio da entidade.

ATRIBUIÇÕES DA COMUNICAÇÃO

O Diretor Presidente é responsável pela definição estratégica e pelo gerenciamento das

ações de comunicação da FAPA. Caberá aos profissionais das diversas áreas contribuírem com

sugestões e informações para a comunicação. A operacionalização da comunicação será delegada

à assessoria externa, ou profissional interno da entidade.

Atribuições do Diretor Presidente

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Aprovar os meios de comunicação a serem utilizados pela FAPA de acordo com os perfis de

seus públicos;

Coordenar todas as atividades de comunicação, visando uma ação integrada, evitando a

duplicidade e a dispersão de esforços;

Avaliar e aprovar sugestões e demandas apresentadas pelas áreas, estabelecendo linguagem

e ferramenta adequada;

Coordenar o desenvolvimento de programas internos específicos para os empregados,

visando a sua integração e aperfeiçoamento técnico.

Controlar e orientar sobre a correta aplicação da marca e outras formas de identidade visual

da FAPA

Atribuições conjuntas da Diretoria Executiva

Prever, no orçamento anual da FAPA, os recursos necessários para as ações de comunicação.

Atribuições da assessoria externa ou profissional do quadro próprio

Planejar os programas de comunicação da FAPA de acordo com as mídias utilizadas, além

de publicações especiais e estratégicas;

Planejar, executar e mensurar resultados das campanhas de comunicação e marketing;

Desenvolver e editar publicações da FAPA para informativos, relatórios e notícias

eletrônicas, conforme os critérios definidos pelo Diretor Presidente

Mensurar resultados obtidos em cada ação de comunicação e marketing emitindo

relatórios

Fazer a gestão do conteúdo desde a criação até a sua disponibilização, arquivamento ou

descarte de materiais produzidos;

Realizar pesquisas de satisfação e para diagnóstico junto aos seus públicos.

Atribuições do Corpo Funcional

Propor pautas para os informativos e ações de comunicação;

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Submeter ao Diretor Presidente as ações de comunicação necessárias ao relacionamento

das áreas com seus públicos.

CANAIS DE COMUNICAÇÃO

A FAPA utiliza as seguintes ferramentas oficiais para a comunicação com seus públicos de

interesse: informativo impresso Semear, informativo eletrônico e-Semear, relatório anual de

atividades, site, páginas em redes sociais, palestras e correspondências. Para os participantes,

utiliza, ainda, mensagens em contracheques, atendimento telefônico e por e-mail, além do

sistema de avaliação.

I. Informativo Semear

Periódico impresso, com informações voltadas ao plano de benefícios, aos investimentos e

demais questões relativas à gestão da FAPA.

Periodicidade: trimestral

Coordenação: Diretor Presidente

Execução: Assessoria de Comunicação

Público: Interno e Externo Prioritário

II. Informativo e-Semear

Periódico eletrônico, pautado em fatos relevantes ao dia-a-dia da FAPA disponível no site

da FAPA.

Periodicidade: Quinzenal

Coordenação: Diretor Presidente

Execução: Assessoria de Comunicação

Público: Interno e Externo Prioritário

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III. Relatório Anual de Atividades

Ferramenta definida por critérios legais, para publicação do resumo dos resultados

relevantes e prestação de contas da gestão da FAPA, enviado aos participantes e

disponibilizado no site da Fapa.

Periodicidade: anual

Coordenação: Diretor Presidente

Execução: Assessoria de Comunicação e áreas afins

Público: Todos

IV. Site

Página eletrônica que disponibiliza informações institucionais sobre a entidade, sobre seus

planos de benefícios, investimentos, governança, regulamentação, relatório de fiscalização,

conteúdo educativos sobre finanças e previdência, simuladores, dentre outras.

Periodicidade: permanente.

Coordenação: Diretor Presidente

Execução: Assessoria de Comunicação e áreas afins

Público: Todos

V. Redes Sociais

Redes Sociais que disponibilizam informações relativas ao dia-a-dia da FAPA, como

campanhas, notícias, informações institucionais, divulgação de eventos, dentre outras.

Periodicidade: permanente.

Coordenação: Diretor Presidente

Execução: Assessoria de Comunicação e áreas afins

Público: Todos

VI. Fale Conosco

Formulário eletrônico disponível na página eletrônica da FAPA, que possibilita o registro

dos questionamentos dos participantes e público em geral. Operacionalizado pela Área de

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Comunicação, que direciona para área responsável e controla o atendimento dentro do

prazo legal.

Periodicidade: permanente.

Coordenação: Diretor Presidente

Execução: O direcionamento dos e-mails é de responsabilidade Área de Comunicação.

VII. Mensagens em contracheques

Transmissão de mensagens curtas aos participantes assistidos, cujas principais utilizações

consistem no envio de mensagens motivacionais pela FAPA e de divulgação de agenda da

Associação dos Funcionários do EMATER – AFA e Associação dos Aposentados e Pensionistas

do EMATER – AAPER e da própria Fapa.

Periodicidade: Mensal

Coordenação: Diretor Presidente

Execução: Área de Benefícios;

COMUNICAÇÃO INFORMAL

A comunicação informal ocorre continuamente e a despeito dos meios formais por ser fruto

de relações sociais. Pode ser transformada em oportunidade de diálogo e troca de informações,

desde que as pessoas atentem para o tratamento adequado, informando de maneira responsável

e evitando especulações.

Evidentemente, boatos e rumores devem ser desestimulados, e, para isso, as relações

internas devem ser pautadas pela transparência, observando-se os limites de alçadas. Nesse

sentido, a FAPA estimula o contato direto entre os colaboradores de forma a estabelecer relações

baseadas na confiança, cordialidade, transparência e no diálogo.

AÇÕES ISOLADAS

É importante que as áreas não desenvolvam ações isoladas, tais como publicações no site e

comunicados. A aprovação de qualquer ação proposta deve ser submetida, exclusivamente, ao

Diretor Presidente.

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GESTÃO DE CRISE

Qualquer situação que não esteja prevista nos normativos legais, normativos internos, bem

como, nesta Política de Comunicação, e gere incerteza do funcionário quanto à forma de

proceder, deverá observar os seguintes critérios estabelecidos com o objetivo de tratar situações

críticas, relacionadas à comunicação interna ou externa da FAPA:

O profissional da FAPA que tomar conhecimento de situação crítica tem a responsabilidade

de comunicar o Diretor Presidente, informando, na medida do possível o fato gerador

(interno ou externo), os agentes envolvidos e os pontos vulneráveis da entidade;

O Diretor Presidente agilizará respostas, antecipando-se a desdobramentos previsíveis. Em

situações complexas definirá e gerenciará as ações a serem tomadas para solucionar a

questão, tendo como prerrogativa envolver profissionais que possam colaborar com o

caso;

O Diretor Presidente acompanhará, ou designará profissional para acompanhar a reação

dos principais públicos diante do problema, através de mapeamento dos principais canais

de comunicação com esses públicos, mantendo o monitoramento permanentemente da

FAPA nas redes sociais;

O Diretor Presidente designará profissional responsável por manter base histórica das

situações críticas vivenciadas, com o objetivo de reconhecer e disseminar internamente as

falhas e evitar que se tornem recorrentes.

Sinais de atenção

“Bem, talvez apenas desta vez”, “Ninguém ficará sabendo”, “todos fazem isso”, “Ninguém

será prejudicado”, “Que vantagem eu levo”, “Não interessa como fará, simplesmente faça”, “Nem

queira saber”.

Quando estiver em dúvida, pergunte a si mesmo

“Estou sendo justo e honesto?”, “Minhas ações são legais? Eu conheço a lei?”, “Mesmo que

minhas ações sejam legais, elas também estão em conformidade com os padrões de conduta da

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FAPA?”, “As minhas ações passarão no teste do tempo?”, “Eu estaria disposto a ver este assunto

publicado em um jornal?”, “Eu diria a meu filho para agir desta forma?”.

Caso alguma destas questões tenha sido respondida negativamente, reconsidere suas

opções e busque orientação.