POP13 Procedimiento General de Operaciones

7/21/2019 POP13 Procedimiento General de Operaciones

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001

Procedimiento General de

Operaciones

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Fecha deEmisin:

10/10/2014

1.0 Objetivo:

Definir los distintos tipos de procedimientos de trabajo, los apartados de los mismos, y lainformacin a incluir en cada uno de estos apartados, con el fin de facilitar su entendimiento ymejorar el desempeo del personal en Servicio.

2.0 Alcance:

Actividades correspondientes al personal operativo (Guardia, Instructor, JS, JT, Centro de control ymonitoreo) y gerente de operaciones.

3.0 Definiciones

3.1 Procedimiento general (PG): Describen las operaciones generales y lasactividades relacionadas indirectamente con la elaboracin y control de los

servicios.3.2 JS =Jefe de Servicio3.3 JT = Jefe de Turno3.4 Centro de Control y monitoreo: Central de monitoreo dedicada a atender y dar

posibles soluciones a los reportes de emergencia.3.5 La administracin: Se refiere a la persona fsica o moral que contrata nuestros

servicios, tambin identificada como usuario o favorecedor. El mismo definir lasnecesidades particulares de las tareas a ejecutar.

Nota:En caso de que el administrador as lo solicite, en atencin a sus necesidades, se utilizarnformatos y documentos emitidos por el mismo, que pudieran sustituir y/o ampliar lo sealado en elpresente procedimiento

4.0 Desarrollo del proceso:

Secuencia Actividades ResponsableReferencias

Documentales

Entradas: Guardias Capacitados para montar el servicioProveedor interno: CapacitacinProveedor externo: La Administracin

4.1 Montaje denuevo servicio

4.1.1 Si as requiere el Gerente de Operaciones einstructores apoyan al rea comercial a realizar ypresentar la propuesta de servicio.

4.1.2 El responsable Comercial da aviso al Gerentede Operaciones de la apertura de nuevo serviciomediante el formato FCO05.

4.1.3El Gerente de Operaciones una vez que recibaal personal capacitado debe montar el servicio en lafecha convenida por el rea comercial

4.1.4 Posteriormente se hace el primer recorrido en

Gerente deOperaciones /Instructor / GerenteComercial.

FCO05Notificacin denuevo servicio // FOP19 inicio

de servicio.


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las instalaciones acompaado del cliente para sabersus necesidades y poner la distribucin de loselementos.

4.1.5 El cliente detalla verbalmente o escrita lasfunciones especficas del puesto as como suspolticas internas. Y se instruye al personal en elpuesto de trabajo con estas indicaciones.

4.1.6 Posteriormente Centro de control asigna unnmero de planta al nuevo servicio.

4.1.7El Gerente de Operaciones debe informar a lasdems reas, Facturacin, Capacitacin, Nomina,Personal, Comercial, Direccin que el servicio quedamontado FOP19 Inicio de Servicio al Favorecedor.

4.2 Lineamientos

4.2.1 Los guardias, Jefes de Turno y Jefes deServicio, debern de cumplir sus procedimientoscorrespondientes, POP02 Procedimiento de Controlde registro Acceso, POP03 Procedimiento deObservacin perimetral, POP04 Patrullaje interno,POP05 Procedimiento de Evento de Emergencia,POP11 Gestin del turno.

4.2.2 As como seguir los lineamientos del personaloperativo DGOP01 lineamientos del personaloperativo y las polticas internas y procedimientosasignados por la administracin del servicio.

Guardias / Jefes deturno / Jefes de

Servicio.

DGOP01lineamientosdel personaloperativo/

POP02 Controlde registroAcceso/POP03

Observacinperimetral /

POP04Patrullajeinterno /

POP05 Eventode Emergencia/ POP11

Gestin delturno.

4.3 Instructor

4.3.1El gerente de operaciones coordina las rutas delos instructores FOP11 Formato ruta de Supervisin.

4.3.2 El instructor asignado se presenta al Servicioprogramado, reportndose a Centro de Control.

4.3.3El instructor deber informar a Centro de controlla presencia en su ruta de supervisin.

Instructor / Gerentede operaciones /

Monitorista

FOP11Formato ruta

de Supervisin.

4.4 Centro deControl

4.4.1 El monitorista debe registrar presencia delinstructor al Servicio en FOP03 Reporte denovedades / FOP07 Estado de fuerza.

4.4.2En caso de que el instructor no se encuentre enel servicio programado, el monitorista anotar FOP03la ubicacin del instructor y motivo de cambio de Rutay/o Servicio.

Monitorista

FOP03 Reportede novedades /FOP07 Estado

de fuerza.


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4.5 Instructor

4.5.1 El instructor debe registrar los acontecimientossuscitados durante la inspeccin del servicio en el(FOP13 y FOP06).

4.5.2 Verifica el cumplimiento mediante el FOP14supervisin de lineamientos y levanta Accionescorrectivas FNO16, Acciones Preventivas FNO17 oen su caso Actas Administrativas FOP26, siguiendoFOP25 tabla de sanciones.

4.5.3 En caso de que el servicio necesite algunarequisicin de material o equipo llenar el FOP15,agendando la fecha de entrega.

4.5.4Se debe registra en el reporte de supervisin siel Servicio tiene otras necesidades como;

4.5.4.1 Deteccin de necesidades de capacitacin oAcondicionamiento Fsico y debe ser reportado alrea de capacitacin.4.5.4.2 Si el guardia incide en sanciones por imagen,no portar su uniforme correctamente, cometer algunaviolacin al reglamento se hace acreedor al FOP26Acta administrativa, cuando esto de lugar se deberllevar registro y apuntarlo en el reporte en base alformato FOP25 tabla de sanciones4.5.4.3En caso de que los guardias, Jefes de Servicioo Jefes de Turno sean llamados para una juntaoperativa, se deber anotar lo acordado en elreporte de Supervisin e informar al resto del personal

operativo.4.5.4.4 Cuando el guardia cubre vacantes el reapersonal revisa FPE03 Ficha tcnica laboral de losguardias, verificando que todo este correcto. En casode que el guardia sea nuevo se entregara FPE03 a laAdministracin.4.5.4.5 Cuando se proporcionan vacaciones alguardia se debe llenar el formato FPE05, anotandolos cambios pertinentes para cubrir la posicin y seentrega al rea de Nmina.4.5.4.6 El instructor deber realizar cada 3 mesesnimimo un patrullaje interno para verificar todos losrequerimientos de la Administracin y deberproceder en base a lo estipulado en el procedimiento

POP04.4.5.4.6.1En algunos servicios el patrullaje se da pormedio de una Unidad, este recorrido deber procederen base a lo estipulado en el procedimiento POP03 yel supervisor reportar en su FOP06 Reporte deSupervisin anomalas detectadas.

4.5.5 En caso de instruccin y por orden de laAdministracin, el supervisor puede checar todos los

Instructor /jefe deservicio

FOP17 Reportede operaciones

/ FNO16Acciones

correctivas /FNO17

AccionesPreventivas /

FOP06 Reportede supervisin /

FOP13Evidencia desupervisin /

DGOP01Lineamientosdel personaloperativo /

FOP14supervisin delineamientos/

FOP15 Ordende Trabajo /

FOP25 Tablade sancionespor falta al

reglamento dela direccin deoperaciones /

FOP26Acta

Administrativa

/PCA01Procedimiento

deCapacitacin

/FPE03 Fichatcnica/

FPE05Solicitud y

Constancia devacaciones/


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procedimientos y formatos que requiere el guardiapara su correcta funcin.

4.5.6 El Instructor puede cambiar el orden de suinspeccin de manera aleatoria, revisando lo que crearelevante.

4.5.7 Puede ayudar al area de personal a recolectardocumentacion, reclutar y seleccionar personal ascomo entregar credenciales.A la administracin de AP a recoger facturas,contratos o entregar uniformes.Al area comercial a agendar citas con el clientebsqueda y prospectos debe canalizar a los clientesal rea.

4.5.8 Verificar el llenado del Reporte de Operacionesdel FOP17 el cual Mantiene los nmeros de Controlde registro de acceso, Observacin perimetral yPatrullaje interno, en base a lo establecido en losprocedimientos.4.5.8.1 El jefe de servicio con apoyo del instructordebe mandar el reporte de operaciones FOP17 alGerente de operaciones, centro de control y a laAdministracin.

4.5.9 En el caso que la Administracin solicite unanlisis de riesgo para sus instalaciones, se llena elformato FOP02 y este se realizara semestralmente.

4.5.10 El instructor deber hacer revisiones delpuesto constantemente para checar que no hayaincidencias o anomalas en los servicios realizandoAcciones correctivas, Acciones preventivas osanciones.

4.5.11Solicita firma de validacin de la visita realizadaal Jefe de Servicio, Jefe de Turno, Guardia y/orepresentante de la Administracin delservicio(cliente), la cual se plasmar en el (FOP13)

4.5.12 Notifica a Control Monitoreo su salida delservicio.

POP04patrullajeinterno /

POP03Observacinperimetral /

POP02 Controlde registro de

acceso /

FOP02 Controlde informacin

operativa/

FOP19Formato deinforme deinicio de

servicio alFavorecedor.


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4.6 Centro de

Control y

Monitoreo

4.6.1 Registra la salida del Instructor en elReporte de Novedades

4.6.2 Notifica al Instructor en Caso de un evento deEmergencia se proceder a lo estipulado en el(POP05).

4.6.3 Notifica al Gerente de Operaciones lasnovedades de su turno.

4.6.4 En caso de necesitar de apoyo, el Instructorpuede hacer funciones de Monitorista.

Gerente deOperaciones

FOP03 Reportede Novedades /POP05 Eventode emergencia.

4.7 Control de

Gestin

4.7.1Se encarga de vigilar el correcto funcionamientoestablecido en los procedimientos, as como detectarPNO04 productos no conformes o servicio no

conforme.

4.7.2 Levanta Acciones correctivas o Accionespreventivas al personal operativo y posteriormenteinforma al representante de direccin.

Control de gestion

FNO16 Accincorrectiva /

FNO17 AccinPreventiva./

PNO04producto noconforme.

4.8 Gerente de

Operaciones

4.8.1 Coordina al personal operativo para lograr quelos procesos se hagan a tiempo y de acuerdo a losindicadores de desempeo y objetivos de la empresa4.8.1.1Visitas a los clientes para asegurar la calidaddel servicio y desempeo de los elementos4.8.1.2 Coordina la elaboracin de estudios devulnerabilidad y anlisis de riesgos

Gerente deoperaciones

N/A

Salida: Guardias En su puesto.Evidencia: Reporte de NovedadesClientes Internos: Operaciones.


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DISTRIBUCION

NUMERO DE COPIA NUMERO DE CARPETA CARPETA / UBICACIN RESPONSABLE

IDENTIFICACIN DEL CAMBIO

FECHA CAUSA CAMBIO

10/10/2014 Accin Correctiva 27 Documentaractividades deverificacin,

montaje ,Control yGestin

VALID:

ALEJANDRO HERNANDEZ

GERENTE DE OPERACIONESFECHA: 10/10/2014

REVIS:

ARELI GONZALEZ

REPRESENTANTE DE DIRECCIN

FECHA: 10/10/2014

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