PROCEDIMIENTO GENERAL DE INSPECCIÓN

PROCEDIMIENTO GENERAL DE INSPECCIÓN

P9-V1

PROCEDIMIENTO GENERAL DE INSPECCIÓN P9-V2

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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha de

aprobación Relación de cambios realizados Revisó Aprobó

1 2021-04-20

• Se incluye de forma definida la documentación requerida de RETIE y RETILAP para la ejecución de

los servicios.

• Se incluye el numeral 5.7 MODIFICACIONES Y

CORRECCIONES AL DICTAMEN, en donde se

relaciona que cuando se requiera realizar

modificaciones o correcciones a los dictámenes

de inspección ya emitidos, estos deben

realizarse por medio de la emisión de un

dictamen nuevo que relacione el dictamen

anterior que reemplaza y las actividades de

sustitución en la página web de QControl y las

plataformas DIIE y SICERCO

correspondientemente

Paola Loaiza Byron Betancur

0 2020-09-02 • Emisión inicial del documento Paola Loaiza Byron Betancur


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Contenido

1 OBJETIVO DEL DOCUMENTO ...................................................................................................... 4

2 ALCANCE ..................................................................................................................................... 4

3 RESPONSABILIDAD ...................................................................................................................... 9

4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...................................................................................................... 9

5 DOCUMENTOS RELACIONADOS ................................................................................................ 11

6 PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 12

6.1 PLANEACIÓN DE LA INSPECCION (SELECCIÓN) ............................................................. 12

6.1.1 Selección del inspector y asignación del servicio .................................................. 12

6.1.2 Revisión de la documentación entregada .............................................................. 15

6.1.3 Coordinación logística y de fechas de inspección .................................................. 15

6.2 INSPECCION (in situ) (DETERMINACIÓN) ........................................................................ 17

6.2.1 Actividades en campo (inspección y mediciones técnicas) ................................... 18

6.3 INFORME Y RESULTADOS AL CLIENTE (DETERMINACIÓN Y REVISIÓN) ....................... 20

6.3.1 Generación de acta de resultados in situ ............................................................... 20

6.3.2 Generación de informe de inspección (parcial o definitivo (si no hay

incumplimientos en la instalación) expediente y anexos (Documentos, fotos entre otros) 21

6.3.3 INSPECCION VISITA DE CIERRE DE NO CONFORMIDADES (si aplica) Y

GENERACIÓN DE INFORME DE INSPECCION DEFINITIVO (DETERMINACIÓN Y REVISIÓN) . 22

6.3.4 FINALIZACIÓN DE EXPEDIENTE Y ANEXOS (DOCUMENTOS, FOTOS ENTRE OTROS)

y EMISIÓN DE DICTÁMENES (ATESTACIÓN) ............................................................................ 23

6.4 CARGUE DE DICTÁMENES A DIIE O SICERCO (ATESTACION) ......................................... 24

6.5 ENTREGA DE RESULTADOS AL CLIENTE ......................................................................... 24

6.6 ENTREGA DE REPORTE A LA SIC (aplica para no aprobados en RETIE) ....................... 24

6.7 MODIFICACIONES Y CORRECCIONES AL DICTAMEN ...................................................... 25


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1 OBJETIVO DEL DOCUMENTO

El objetivo principal de este procedimiento es el de definir de forma documentada la metodología

para las actividades necesarias para la prestación de servicios de inspección de Instalaciones

eléctricas bajo el RETIE y de iluminación y alumbrado público bajo RETILAP de acuerdo con los

requisitos de los regulatorios, legales y normativos aplicables de acuerdo con los requisitos de

la ISO/IEC 17020:2012.

2 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a las actividades de inspección que desarrolla QControl S.A.S

en todo su alcance. Comprendido en las inspecciones a instalaciones eléctricas nuevas,

remodelaciones y/o ampliaciones, de:

Código ámbito

de inspección

Actividad de

inspección Documento normativo

Tipo de

organismo

de

inspección

2

Inspección de

Instalaciones

Eléctricas para el

Proceso de

Transformación

(subestaciones) de

Energía Eléctrica en

Media Tensión.

Asociada a uso final.

Requisitos especificados en el Reglamento

Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE:

Resolución 90708 del 30 de agosto de 2013,

90907 del 25 de octubre de 2013, 90795 del

25 de julio de 2014 y 40492 del 24 de abril de

2015, 40157 del 1 de marzo de 2017, 40259

del 29 de marzo de 2017 del Ministerio de

Minas y Energía en los siguientes artículos:

Artículos incluidos en Capítulos 1 a 3 y 9 a 12 del

anexo general RETIE resolución 90708 aplican a

todo tipo de instalaciones y son mandatorios de

acuerdo con su aplicabilidad allí descrita.

• Capítulo 6. Requisitos para el proceso de

Transformación (Subestaciones).

• 23.1 Requisitos generales de

subestaciones.

• 23.2 Distancias de seguridad en

subestaciones exteriores.

A


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• 23.3 Distancias de seguridad en

subestaciones interiores.

• 23.4 Salas de operaciones, mando y control.

• 24.2 Subestaciones de media tensión tipo

interior o en edificaciones

• 24.3 Subestaciones tipo poste

• 24.4 Subestaciones tipo pedestal o tipo

jardín.

• 24.5 Certificación subestaciones para

instalaciones de uso final.

Requisitos especificados de la NTC 2050: 1998

Código Eléctrico Colombiano – Primera

Actualización. Capítulos 1 al 7 y tablas del

capítulo 9 que le apliquen a este tipo de

instalación.

2

Inspección de

instalaciones para el

Proceso de

Distribución de

Energía Eléctrica.

Asociadas a Uso

Final.





25 de julio de 2014 y 40492 del 24 de abril de

2015, 40157 del 1 de marzo de 2017, 40259







• Capítulo 7. Requisitos para el proceso de

Distribución.

• 25.1 Alcance del sistema de distribución.

• 25.2 Requisitos básicos para sistemas de

distribución.

• 25.3 Puestas a tierra de sistemas de

distribución.

• 25.4 Estructuras de soporte.

• 25.5 Herrajes.

• 25.6 Aislamiento.

• 25.7 Conductores, cables de guarda y cables

de retención.

A


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• 25.8 Mantenimiento.

• 26.1 Cartilla de seguridad.

• 26.2 Información periódica.





instalación.

2

Inspección de

Instalaciones

Eléctricas para Uso

Final de Energía

Eléctrica.

Clasificación:

Instalaciones

Básicas.



Resoluciones 90708 del 30 de agosto de 2013,


25 de julio de 2014, 40492 del 24 de abril de

2015, 40157 del 1 de marzo de 2017, 40259







• 27. Requisitos generales para las


• 28.1 Requisitos específicos según el tipo de

instalación: Instalaciones Básicas.





instalación.

A

2

Inspección de

Instalaciones

Eléctricas para Uso

Final de Energía

Eléctrica.

Clasificación:

Instalaciones

Especiales.





25 de julio de 2014, 40492 del 24 de abril de

2015, 40157 del 1 de marzo de 2017, 40259



A


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• 27. Requisitos generales para las


• 28.3 Instalaciones Requisitos específicos

según el tipo de instalación. Instalaciones

Especiales:

• 28.3.3 Lugares con alta concentración de

personas. NTC 2050 Sección 518(Sitios de

reuniones públicas),

• 28.3.8 Instalación de equipos especiales:

NTC 2050 secciones 605 muebles

(divisiones) de oficinas, 620 (Ascensores,

montacargas, escaleras y pasillos

mecánicos), 625 (Equipos para sistemas de

carga de vehículos eléctricos),

• 28.3.9 Piscinas, Fuentes e instalaciones

similares: NTC 2050 Sección 680.

• 28.3.10 Sistemas integrados y sistemas

solares fotovoltaicos. NTC 2050 Sección

685 (Sistemas eléctricos integrados), 690

(Sistemas solares fotovoltaicos).

• 28.3.11 Sistemas contra incendio: NTC

2050 Sección 695 (Bombas contra

incendio), 760 (Sistemas de alarmas contra

incendio).

• 28.3.12 Sistemas de emergencia. NTC 2050

Sección 700.





instalación.

3

Inspección de

instalaciones de

iluminación interior

Resolución 180540 de marzo 30 de 2010.

Anexo general Reglamento Técnico de

iluminación y Alumbrado Público y sus

A


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modificaciones con la resolución 181568 del 1

de septiembre de 2010, resolución 182544 del

29 de diciembre de 2010, Resolución 180173

del 14 de febrero de 2011, Resolución 91872

del 28 de diciembre de 2012, resolución 90980

del 15 de noviembre de 2013, Resolución

40122 del 8 de febrero de 2016:

• 820.4. Certificado de conformidad de

instalaciones de iluminación y

alumbrado público.

• Capítulo 3. Requisitos de productos para

iluminación y alumbrado público.

• Capítulo 4. Diseños y cálculos de

iluminación interior.

• 210.2.3. Diseño detallado.

• 210.2.4. Uso de software para diseños

de sistema de iluminación.

• Sección 490. Procedimientos para las

mediciones fotométricas en iluminación

interior.

• Sección 470. Alumbrado de

emergencia.

3

Inspección de

instalaciones de

alumbrado público e

iluminación exterior.

Resolución 180540 de marzo 30 de 2010.

Anexo general Reglamento Técnico de

iluminación y Alumbrado Público y sus

modificaciones con la resolución 181568 del 1

de septiembre de 2010, resolución 182544 del

29 de diciembre de 2010, Resolución 180173

del 14 de febrero de 2011, Resolución 91872

del 28 de diciembre de 2012, resolución 90980

del 15 de noviembre de 2013, Resolución

40122 del 8 de febrero de 2016:

• 820.4. Certificado de conformidad de

instalaciones de iluminación y

alumbrado público.

• Capítulo 3. Requisitos de productos para

iluminación y alumbrado público.

• Capítulo 5. Alumbrado público e

iluminación exterior.

A


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• 210.2.3. Diseño detallado.

• 210.2.4. uso de software para diseños

de sistemas de iluminación.

• Capítulo 6. Proyectos de alumbrado

público.

3 RESPONSABILIDAD

• Director técnico

El director técnico, como responsable de las actividades técnicas que sean desarrolladas en el

organismo de inspección, tiene la responsabilidad de asegurar que los requerimientos de este

procedimiento se cumplan.

• Inspectores

Los inspectores, como ejecutores de las actividades de inspección tienen la responsabilidad de

asegurar que los requerimientos de este procedimiento se cumplan en el desarrollo de las

inspecciones bajo RETIE y RETILAP.

4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

• Proceso. Se define como conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

• Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

• Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Se entiende como registro, a un tipo especial de documento

y/o formato ya diligenciado que evidencia los resultados de un proceso, cuyos resultados

no son modificables en el tiempo.

• SGC: Sistema de Gestión de Calidad

• Versión: Indica la última versión vigente del documento o formato, relacionado en los

listados maestros.


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• Instructivo. Documento que relaciona de forma ordenada y secuencial actividades y

tareas especificas

• Inspección: Examen del diseño de un producto, producto, servicio, o instalación o su

diseño y determinación de su conformidad con requisitos específicos o, sobre la base de

un juicio profesional, con requisitos generales.

• Persona Calificada: Persona natural que demuestre su formación (capacitación

y entrenamiento) en el conocimiento de la electrotecnia y los riesgos asociados a la

electricidad.

• Profesional Competente: Es la persona natural (técnico, tecnólogo o ingeniero

formado en el campo de la electrotecnia), que además de cumplir los requisitos

de persona calificada cuenta con matrícula profesional vigente y que según la

normatividad legal, lo autorice o acredite para el ejercicio de la profesión y ha adquirido

conocimientos y habilidades para desarrollar actividades en este

campo.

• Conformidad: Cumplimiento de un producto, proceso o servicio frente a uno o varios

requisitos establecidos

• Instalación eléctrica: Conjunto de aparatos eléctricos, conductores y circuitos asociados,

previstos para un fin particular: Generación, transmisión, transformación, conversión,

distribución o uso final de la energía eléctrica. La cual, para los efectos del presente

reglamento, debe considerarse como un producto terminado.

• Instalación eléctrica domiciliaria: Instalación eléctrica de uso final en unidades de

vivienda, pequeños comercios, pequeñas industrias o pequeños talleres, así como en

oficinas donde la persona pernocte o permanezca en una jornada de trabajo o más

tiempo. En algunos apartes del reglamento se resume a instalación domiciliaria o

similares, haciendo alusión a esta misma definición5.

• Instalación eléctrica ampliación: Es aquella que implica solicitud de aumento de

capacidad instalada o el montaje adicional de dispositivos, equipos, conductores y

demás componentes.


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• instalación eléctrica nueva: Es toda instalación construida con posterioridad a mayo 1º

de 2005, fecha de entrada en vigencia de la Resolución 180398 del 7 de abril de 2004

por la cual se expidió el RETIE.

• RETIE: Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas.

• RETILAP: Reglamento Técnico de Iluminación y Alumbrado Público.

• Dictamen: Documento mediante el cual se evidencia el cumplimiento o incumplimiento

de los requisitos contemplados en el reglamento que le aplican a esa instalación

eléctrica por parte de un organismo de inspección debidamente acreditado. Bajo RETIE

y RETILAP

• Certificación Plena: Proceso de certificación del cumplimiento de los requisitos

establecidos en el RETIE o RETILAP a una instalación eléctrica, el cual consiste en la

declaración de cumplimiento suscrita por la persona calificada responsable de la

construcción de la instalación, acompañada del dictamen de cumplimiento mediante un

dictamen de inspección, de un organismo de inspección debidamente acreditado.

5 DOCUMENTOS RELACIONADOS

M1 Manual del sistema de gestión de la calidad

P8 GESTIÓN COMERCIAL

L1 Lista maestra de documentos y de registros

L2 Lista maestra de documentos externos

LV14 LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

LV14 LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN,

LV15 LISTA DE VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE PRODUCTO RETIE

LV16 LISTA DE VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE PRODUCTO RETILAP

Instructivos

Listas de verificación RETIE y RETILAP

Formatos aplicables al servicio

F11 orden de servicio

F1 Acta de inspección

F46 control de inspecciones

F47 bitácora de salida de equipos


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6 PROCEDIMIENTO

Como generalidades de este procedimiento general de inspección como actividad marco de la

evaluación del a conformidad a prestar por parte de QControl S.A.S, se enmarcan las siguientes

actividades en concordancia con el enfoque funcional de la evaluación de la conformidad

establecido en la norma ISO/IEC 17000:2020 relacionado en el documento D7 Enfoque

funcional:

6.1 PLANEACIÓN DE LA INSPECCION (SELECCIÓN)

6.1.1 Selección del inspector y asignación del servicio

Completadas las etapas de, Solicitud de la inspección, Revisión y de la solicitud y confirmación

de alcances y capacidad de inspección, Presentación de oferta comercial, Aceptación de la

oferta comercial, se efectúa la solicitud de documentación de la instalación a inspeccionar

requiriendo los siguientes documentos

INSPECCION DE INSTALACIÓN BAJO RETIE

• Declaración de cumplimiento RETIE con firma original del constructor esta se debe

presentar de forma física o de forma escaneada sobre documento original firmado, o en

su defecto con firma digital certificada en el formato establecido por el RETIE, si se

entrega de forma escaneada de igual forma se solicita entregar el documento original

de esta declaración de forma física el día de la visita de inspección al inspector asignado.

• Carta de autorización del constructor (si aplica)

• Documento de identificación y matrícula profesional del constructor eléctrico, del

diseñador y en los casos que aplique, del interventor eléctrico.

• Memorias de cálculo, debidamente firmados por el diseñador. Desarrolladas según el

criterio de diseño aplicable (Diseño simplificado/Diseño detallado). También se puede

agregar otros criterios de diseño aplicables.

• Planos del proyecto AS-BUILT: Planos Eléctricos, debidamente firmados por el

diseñador y constructor (Documento puede ser recibido en físico)

• Certificados de conformidad en RETIE de los materiales eléctricos empleados en la

construcción de las instalaciones eléctricas.

• Constancia de inscripción a la Superintendencia de Industria y Comercio SIC por parte

del constructor (se adjunta guía de inscripción en caso de no tenerla).


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• Dictámenes de otros procesos o RETILAP

INSPECCION DE INSTALACIÓN BAJO RETILAP

• Declaración de cumplimiento RETILAP con firma original del constructor y del diseñador

esta se debe presentar de forma física o de forma escaneada sobre documento original

firmado, o en su defecto con firma digital certificada en el formato establecido por el

RETILAP, si se entrega de forma escaneada de igual forma se solicita entregar el

documento original de esta declaración de forma física el día de la visita de inspección

al inspector asignado.

• Documento de identificación y matrícula profesional del constructor eléctrico, del

diseñador y en los casos que aplique, del interventor eléctrico.

• Certificado de experiencia o formación académica del diseñador y constructor en

materia de iluminación.

• Constancia de inscripción a la Superintendencia de Industria y Comercio SIC por parte

del constructor (se adjunta guía de inscripción en caso de no tenerla).

• Planos del proyecto AS-BUILT: Planos de montaje y distribución de luminarias,

debidamente firmados por el diseñador (Documento puede ser recibido en físico).

• Memorias descriptivas y de cálculos fotométricos, debidamente firmados por el

diseñador.

• Certificados de conformidad en RETIE y RETILAP de los materiales eléctricos empleados

en la construcción de las instalaciones eléctricas de iluminación interior y/o alumbrado

público.

• Certificado de conformidad con el reglamento técnico de instalaciones eléctricas RETIE

(en caso de aplicar)

Luego de recibida la información se realiza la Oficialización del servicio realizando la asignación

del código del servicio el cual es determinado por la siguiente estructura de código:


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QC-INS-SSSS-XXXX—YYYY

En donde:

QC= QCONTROL

SSSS= Reglamento

RETIE = RET

RETILAP = RTLP

XXXX= Consecutivo ej.: 0001, 0002 etc.

YYYY= Año ej. 2020, 2021 etc.

Recepción y revisión inicial Documentos entregados por el cliente determinados en el

procedimiento P8 GESTIÓN COMERCIAL y recibida la F11 orden de servicio del proceso

comercial, el Director Técnico principal y/o Director Suplente verifica que este claramente

definido el alcance de la inspección contratada y el número de visitas ( si aplica) basado en los

parámetros de capacidad establecidos P15 Evaluación De Capacidad De Inspección y su

análisis de tiempos establecido por el organismo para realizar la inspección (que en ningún caso

podrá ser menor a 40 minutos para RETIE en viviendas).

Posterior a esto, realiza la designación del inspector teniendo en cuenta la

calificación y autorización de cada uno de los inspectores verificando la independencia e

imparcialidad del inspector en su declaración de conflictos de intereses y se le consulta

nuevamente al mismo, si puede prestar el servicio y tiene ausencias de sesgos o conflictos de

independencia lo cual queda registrado en la F11 orden de servicio

La orden de servicio incluye la información del cliente, proyecto, planificación de inspección,

equipos y elementos de inspección a utilizar, y es aceptada por parte del inspector, con la

respuesta de aceptación, o rechazada mediante una declaración de impedimento

Se realiza el diligenciamiento del formato F46 control de inspecciones en el área de

programación para seguimiento de inspecciones

El consecutivo de la orden de inspección se mantiene para las diferentes etapas del servicio y

si llegaran a participar diferentes inspectores.


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6.1.2 Revisión de la documentación entregada

Luego de que QControl S.A.S reciba los documentos de la inspección y que se haya hecho la

revisión inicial Documentos entregados por el cliente ( verificación de la totalidad de estos

únicamente, no es una revisión técnica ), y posterior a la asignación de inspector, estos

documentos son entregados al mismo, en donde se verifica el contenido en cumplimiento con

lo requerido con el RETIE y RETILAP, realizando el diligenciamiento del documento LV14 LISTA

DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN RETIE y/o LV24 LISTA DE VERIFICACIÓN DE

DOCUMENTACION RETLAP V0 con los documentos recibidos y, si llegado el caso existe

información faltante por entregar, se realiza el diligenciamiento de las observaciones sobre la

documentación al cliente y se envía por correo electrónico al cliente

Luego de entregada la información faltante y relacionada y las observaciones realizadas a la

documentación del servicio, para esto se requiere que el cliente entregué la documentación que

las solventa en el área de recepción o de forma magnética por correo electrónico como canal

valido para recepción de documentos, Si pasados 30 días no se recibe la documentación

completa se vuelve y notifica al cliente y al constructor por correo electrónico para su pronto

envió.

Esta información es revisada en su presentación completa y registrado en el LV14 LISTA DE

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN RETIE y/o LV24 LISTA DE VERIFICACIÓN DE

DOCUMENTACION RETLAP V0, y para la información de los certificados de producto en LV15

LISTA DE VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE PRODUCTO RETIE y LV16 LISTA DE VERIFICACIÓN

DE CERTIFICADOS DE PRODUCTO RETILAP se envía correo al cliente, informando si la

documentación cumple o presenta no conformidades.

6.1.3 Coordinación logística y de fechas de inspección

De acuerdo con las precisiones del servicio aceptado por parte del área comercial, se realiza la

consulta del calendario de inspecciones para verificar la disponibilidad del inspector asignado

en su más pronta disponibilidad y se ratifica las fechas del servicio.

Una vez determinadas las fechas y bloqueada la agenda del inspector se le envía notificación

por correo electrónico al Cliente informándole las fechas del servicio y confirmando los detalles

de logística necesarios para la recepción de la visita de inspección determinados en

• Fecha y hora de la visita de inspección

• Duración del a inspección (de acuerdo lo registrado en la oferta)

• Permisos requeridos

• Accesos solicitados


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• Viáticos requeridos (si aplica)

PLANIFICACIÓN DE LA INSPECCION

• El inspector antes de ir a la instalación a inspeccionar ejecutara la actividad de

planificación de la inspección la cual está conformada por:

• Verificación de planos y memorias, características y alcance de la instalación

• Revisión técnica documental de planos y memorias

• Verificación de la orden de servicio (enviada por Dirección Técnica)

• Verificación de declaración de cumplimiento, matrículas y certificados

• Selección y alistamiento de listas de chequeo y formatos de medidas

• Alistamiento de equipos de pruebas y EPP

• Confirmación telefónica con el constructor de la inspección, alcance, dirección, fecha de

visita y demás datos técnicos importantes que vea conveniente el inspector verificar

• Cualquier eventualidad, inconsistencia o inquietud que le surja al inspector sobre la

inspección se comunicará al Director Técnico, antes de ir al sitio a realizar la inspección.

• En esta etapa si se determinan aspectos no conformes con el RETIE y RETILAP se

procede a diligenciar el LV14 LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN en donde se

registran No conformidades documentales y se verifica junto con el director técnico, los

aspectos de incumplimiento, para proceder a enviar estas no conformidades al cliente

para su pronta solución.

Nota: Si las no conformidades documentales, infieren inconsistencias sustanciales, se procede

a suspender la inspección (in situ) hasta que se subsanen estas no conformidades

documentales o los aspectos de mayor relevancia que no permiten su realización.

Selección de los equipos y elementos a utilizar

Luego de surtidas las etapas de Selección del inspector y asignación del servicio y Revisión de

la documentación entregada, El director técnico de acuerdo a la disponibilidad de equipos

realiza la asignación de los equipos necesarios para llevar a cabo el servicio de inspección según

el alcance de esta, y registra el estado de estos al momento del a entrega con firma del inspector

en F47 bitácora de salida de equipos de QControl S.A.S.


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Previo a la realización de la inspección en sitio se deben atender los procedimientos y

lineamientos de seguridad que el cliente tenga determinados en el proyecto, para esto y con el

fin de dar protección personal al personal inspector, este debe contar con su dotación mínima:

* Botas dieléctricas

* Guantes de carnaza

* Gafas oscuras con filtro UV (si aplica)

* Casco dieléctrico

* Camisa manga larga

* Jean o pantalón resistente

6.2 INSPECCION (in situ) (DETERMINACIÓN)

Generalidades

En esta sección se determina de manera general y de acuerdo con el enfoque funcional de la

evaluación de la conformidad, las actividades de determinación establecidas en la ejecución de

la inspección en el sitio de la instalación eléctrica y/o de iluminación.

Previo a la visita de inspección, el inspector verifica que posea de forma disponible los formatos

de inspección a ser diligenciados en formato físico según el alcance de la inspección y los que

le sirven como soporte para realizar la inspección en formato digital o físico para su consulta.

Se comprueba por parte del inspector La identificación de las instalaciones eléctricas con los

documentos de orden de servicio, y la ubicación de la instalación en campo en la verificación de

la ubicación de la instalación, dirección del predio y comprobación del alcance de esta con la

descripción solicitada por el cliente, y de forma interna dentro de QCONTROL S.A.S por medio de

un consecutivo de inspección que sea el asignado.

El inspector asignado al servicio determina si la instalación se encuentra lista para recibir la

inspección en términos de acceso a la misma, estado constructivo y cooperación del cliente por

medio de un representante para la realización de esta, identificando que:

El alcance para inspeccionar contratado se encuentre 100 % construido

La instalación corresponda al proyecto contratado y se corresponda a la documentación técnica

soporte entregado por el cliente


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Se provea acceso al personal inspector

En caso de no encontrarse lista para inspeccionar la instalación se informa al director técnico

de la situación para determinación de una nueva fecha de inspección de acuerdo con lo que

establezca el cliente para su adecuación.

Cualquier anomalía o situación divergente en la instalación a inspeccionar, sea dada por la

ubicación, alcance o estado de esta es notificada por cada inspector al director técnico con el

fin de establecer si se continua con la misma o se procede a determinar un nuevo alcance

corregido luego de informársele al cliente de la situación presentada.

el inspector asignado a la inspección debe ejecutar la misma en compañía de un representante

del cliente y que el inspector no puede intervenir de ninguna forma en la instalación objeto de

inspección, y que cualquier desconexión requerida y todos los accesos a tableros o a dispositivos

de la instalación deben ser abiertos por él representante del cliente.

6.2.1 Actividades en campo (inspección y mediciones técnicas)

Reunión de apertura (inicio de la inspección)

El inspector asignado realiza una reunión de apertura y diligencia la información relevante para

el inicio de la actividad en F1 Acta de inspección en compañía del cliente (o su representante y

se solicita la identificación de quien atiende la inspección para confirmar si es el constructor

electricista o el autorizado según programación de inspección) y solicita confirmación de la

explicación de la actividad y la reunión de apertura por medio de la firma por parte este y se

hace en primea instancia una confirmación del alcance de la inspección contratado y asignado

en la F11 orden de servicio y se acordará una ruta de inspección a seguir con el cliente; en caso

de existir preguntas por parte del cliente, podrá aclararlas.

Se procede a evaluar y verificar que la instalación se encuentre completamente terminada y que

funcionalmente se encuentra en estado para recibir la inspección. En caso de existan diferencias

en el alcance contratado, el inspector debe reportar al director técnico, y se procede a registrar

en el F1 Acta de inspección.

Si en sitio hay una inconsistencia respecto al alcance de la inspección, esta debe informarse al

director técnico para determinar si da lugar a modificaciones en la oferta comercial y posterior

dictamen.


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Análisis de riesgos

El inspector asignado debe realizar un análisis de los riesgos potenciales de la actividad de

inspección en el alcance objeto contratado por medio de verificación visual para determinar los

riesgos que se pueden presentar y tomar las precauciones del caso o coordinar con el personal

que atiende la visita para eliminar el riesgo.

Si la inspección se encuentra determinada para su realización en varias visitas en diferentes

días o las condiciones donde se realiza la inspección cambien, se deben realizar los análisis de

riesgos que sean pertinentes cuyo resultado se registra en F1 Acta de inspección.

Del resultado del análisis de riesgos el inspector determina si es viable realizar la inspección en

sitio. De no ser posible el inspector informa al director técnico de QControl S.A.S para que se

programe una nueva visita.

Las instalaciones eléctricas de Media tensión MT se deben verificar que estas estén

desenergizadas a menos que no haya ningún riesgo eléctrico para el personal y solo en casos

de un proceso de revisión de instalaciones de acuerdo con el artículo RETIE 35 (instalaciones

existentes).

Las instalaciones de BT en lo posible se deben verificar desenergizadas de modo que no haya

riesgos para el personal.

Si el riesgo no se puede eliminar o mitigar de modo que el inspector considere que es peligroso,

este mismo toma la decisión de abstenerse de realizar la inspección y comunicarlo al director

técnico para que se coordine con el cliente la realización de la inspección bajo condiciones

seguras o realizar una reprogramación

Desarrollo de la inspección

La actividad debe realizar de acuerdo con la ruta de inspección definida por el inspector y

acordada con el cliente para verificar el cumplimiento de los requisitos del RETIE, cumpliendo

con este procedimiento.

La inspección debe realizarse teniendo en cuenta los requerimientos de las listas de verificación

y los formatos de inspección que les aplique y las partes de la instalación que según el juicio

profesional del inspector deben revisarse para determinar conformidad, en ningún caso para

instalaciones bajo RETIE de uso final domiciliarias o similares debe ser menor a 40 minutos

según RETIE 34-3-j.

Para la inspección de cada parte de la instalación se debe llevar a cabo aplicando las guías de

inspección las cuales están clasificados por zonas (ej.: bomba contra incendio, subestación tipo


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aceite, SIPRA, etc.) y aplican según el área donde se encuentre dicha instalación, verificando el

cumplimiento o no, de la instalación de cada aspecto relacionado y diligenciando la conformidad

o no en las listas de verificación y finalmente registrando las no conformidades encontradas en

campo, en el F1 Acta de inspección registrando la descripción de la no conformidad y el sitio

donde se encontró, para que sean confirmadas por el cliente en su presentación y explicación

por parte del inspector.

Se debe diligenciar las listas de verificación y los formatos de forma completa con todos los

datos de la instalación y en su totalidad usando lapicero, no se permite el uso del lápiz en

ninguna parte de los formatos del organismo

Cada formato de medición contiene relacionadas las unidades de medida específicas y de forma

adicional se confirma en campo en la inspección la conformidad y correspondencia de la

documentación presentada y los productos relacionados como utilizados en las instalaciones y

revisados en LV15 LISTA DE VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE PRODUCTO RETIE y LV16 LISTA

DE VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE PRODUCTO RETILAP para luego consolidar el informe de

inspección.

Mediciones

El inspector de QControl debe realizar, en el desarrollo de las inspecciones las mediciones

requeridas por el RETIE y RETILAP, con los equipos adecuados y en el rango para cada medición

solicitada, así como diligenciar de forma completa los formatos de medición y especificando

claramente los valores obtenidos y las unidades de medida.

En caso de que se evidencie por parte del inspector un incumplimiento al RETIE y/o RETILAP por

medio de una medición, se debe registrar adicionalmente la magnitud del valor medido

adicionalmente en la lista de verificación que contiene el requisito que se está incumpliendo y

su concepto de no conformidad.

6.3 INFORME Y RESULTADOS AL CLIENTE (DETERMINACIÓN Y REVISIÓN)

6.3.1 Generación de acta de resultados in situ

Luego de finalizadas las actividades de inspección en las instalaciones objeto del servicio, por

parte del inspector se procede a consignar los hallazgos presentados y conformidad general de

las instalaciones en el en F1 Acta de inspección y procede a anunciar la reunión de cierre.


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Reunión de cierre

Luego de finalizadas las actividades de inspección en las instalaciones objeto del servicio, por

parte del inspector se procede a citar al cliente nuevamente a participar de una reunión de cierre

de las actividades de inspección, en donde se tratan los siguientes aspectos:

Agradecimientos al cliente y su personal por permitir el desarrollo de la actividad

Confirmación de estado de inspección final a toda la instalación o parcial hasta donde se ejecutó

la actividad (para inspecciones de varios días)

Presentación de no conformidades detectadas en la instalación

Confirmación de plazos para la solución de estas (60 días calendario)

indicación de actividades complementarias para cierre de no conformidades

visita complementaria para evidenciar las correcciones a los incumplimientos encontrados

aporte y revisión en sede de QControl de documentación faltante o no adecuada que genero no

conformidad de carácter documental

indicación del derecho a apelar o instaurar una queja ante el organismo

6.3.2 Generación de informe de inspección (parcial o definitivo (si no hay incumplimientos en

la instalación) expediente y anexos (Documentos, fotos entre otros)

Luego de realizada la visita de inspección (determinación) se procede por el inspector a generar

el informe de inspección de acuerdo con las siguientes situaciones:

Informe parcial (quedando pendiente la visita de cierre de no conformidades y/o el aporte de

información faltante o no conforme)

Informe definitivo (si no hay incumplimientos en la instalación)

En la preparación del informe en cualquiera de los 2 casos, se deben organizar un expediente

de la inspección realizada y adjuntar al mismo:

Documentación de la instalación aportada por el cliente

1. Planos.

2. Memorias de cálculo.

3. Declaraciones

4. Acta de inspección


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5. Listas de verificación

6. Registros de mediciones

7. Registro Fotográfico y de video

El expediente es entregado al director técnico para su revisión de todas la etapas y resultado

técnico del servicio y aprobación del informe para:

Generación de dictamen Aprobado (si no hay incumplimientos en la instalación)

Aceptación y confirmación de No conformidades detectadas y generar visita complementaria de

cierre de No conformidades cuando el cliente solicite.

Determinación de nuevas no conformidades, o determinación de anulación de algunas no

conformidades por interpretación errónea de conceptos técnicos por parte del inspector, y

posterior informe al cliente para su consideración en la visita complementaria de cierre de no

conformidades

6.3.3 INSPECCION VISITA DE CIERRE DE NO CONFORMIDADES (si aplica) Y GENERACIÓN DE

INFORME DE INSPECCION DEFINITIVO (DETERMINACIÓN Y REVISIÓN)

Cuando se presente comunicación por parte del cliente en cuya inspección se detectaron no

conformidades y para lo cual este dispuso de 60 días calendario para corregir los aspectos

técnicos de la instalación que generaron las no conformidades, de que se encuentra con los

incumplimientos corregidos, se procede a agendar una visita de inspección complementaria

para el cierre de no conformidades, la cual en primera instancia se programa con el inspector

que realizo la visita de inspección original o de lo contrario con otro inspector que posea

competencia en el alcance de la instalación y disponibilidad de realización de la misma

Una vez agendada la visita complementaria, esta se realiza con la finalidad de verificar que se

hayan subsanado y corregido los aspectos no conformes de la instalación y se procede a cerrar

las no conformidades, la finalización y presentación del informe definitivo al director técnico para

su revisión y si existe aprobación, para la generación de dictamen de inspección.

Si en la visita solicitada por el cliente no se han subsanado y corregido los aspectos no

conformes de la instalación se procede a informar que la instalación continua no conforme y se

le informa al cliente que debe agendar una nueva visita cuando presente cumplimiento su

instalación y aclararle que de acuerdo a la oferta de servicios y los términos y condiciones de la

inspección el servicio incluyo 2 visitas de inspección y que visitas adicionales requieren de la


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cancelación de costos adicionales los cuales le serán presentados en oferta por el área

comercial.

Para no conformidades de tipo documental el cliente puede enviar la documentación faltante o

conforme al RETIE y/o RETILAP en cualquier momento de los 60 días calendario otorgados y no

se genera una visita complementaria de inspección, generando si se cumplen todos los aspectos

pendientes en la documentación, la presentación del informe definitivo al director técnico para

su revisión y si existe aprobación, para la generación de dictamen de inspección

6.3.4 FINALIZACIÓN DE EXPEDIENTE Y ANEXOS (DOCUMENTOS, FOTOS ENTRE OTROS) y

EMISIÓN DE DICTÁMENES (ATESTACIÓN)

Luego de terminada la inspección (incluyendo las que tuvieron instancia de visita

complementaria o aporte de documentación adicional) el inspector organiza el expediente final

de la inspección:

1. Planos.

2. Memorias de cálculo.

3. Listas de comprobación.

4. Registro de toma de datos.

5. Registro fotográfico.

6. Cualquier otro documento que aporte algún tipo de información a la evaluación.

incluyendo el concepto de revisión y aprobación por parte del director técnico y genera el

borrador de dictamen de inspección para revisión y aprobación, manteniendo la asignación del

código del servicio el cual el cual fue determinado desde el inicio del servicio y es determinado

por la siguiente estructura de código:

QC-INS-SSSS-XXXX—YYYY

En donde:

QC= QCONTROL

SSSS= Reglamento

RETIE = RET

RETILAP = RTLP

XXXX= Consecutivo ej.: 0001, 0002 etc.


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YYYY= Año ej.: 2020, 2021 etc.

Para luego de ser revisado y aprobado el dictamen, este sea impreso y firmado por el inspector

y el director técnico, siendo relacionado este en el consecutivo de dictámenes emitidos de

QControl

6.4 CARGUE DE DICTÁMENES A DIIE O SICERCO (ATESTACION)

Luego de emitidos los dictámenes y firmados estos por el inspector y el director técnico se

procede por parte del coordinador de inspecciones de realizar el respectivo cargue de

información del dictamen emitido a la plataforma correspondiente:

Para inspecciones de instalaciones eléctricas bajo RETIE, se realiza en DIIE

Para inspecciones de instalaciones de iluminación y alumbrado público bajo RETILAP, se realiza

en SICERCO

QControl realizara posterior al cargue de información del dictamen emitido a la plataforma

correspondiente, la correspondiente subida del dictamen y su información básica a la página

web del organismo de inspección www.qcontrol.com

6.5 ENTREGA DE RESULTADOS AL CLIENTE

Luego de realizado el cargue de información del dictamen emitido a la plataforma

correspondiente, se procede por parte del director técnico o el coordinador de inspecciones del

envío y/o entrega de dictámenes al cliente, previa confirmación que otorga el área

administrativa que este se encuentre a paz y salvo con los pagos correspondiente al servicio de

inspección prestado.

6.6 ENTREGA DE REPORTE A LA SIC (aplica para no aprobados en RETIE)

En caso de que no se reciba solicitud de visita de inspección complementaria por parte del

cliente, cuando el resultado de la inspección original fue que la instalación no cumplía con el

RETIE y/o RETILAP por detectarse incumplimientos y generado no conformidades y el cliente no

subsano dichas no conformidades en los 60 días calendario que se le otorga para la inspección

complementaria y este no solicite de forma extraordinaria otra prorroga sustentada a esta

situación, se realzara el cierre del informe de inspección, indicando que las no conformidades

quedaron sin corrección y se procede a recomendar en el informe la generación del dictamen

con resultado NO APROBADO y su posterior reporte a la superintendencia de industria y

comercio (SIC), dentro de los 10 días hábiles, siguientes a la terminación del plazo dado para

cerrar las no conformidades, en donde se describirá las razones del resultado no aprobado del

dictamen, junto con la identificación de la instalación inspeccionada, dirección, nombre del

constructor y fecha y responsables de inspección

http://www.qcontrol.com/


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6.7 MODIFICACIONES Y CORRECCIONES AL DICTAMEN

Cuando se requiera realizar modificaciones o correcciones a los dictámenes de inspección ya

emitidos, sea por errores de información o información inconsistente en el mismo, estos

cambios deben realizarse por medio de la emisión de un dictamen nuevo con la referencia

adicional al número original de dictamen con la adición del carácter: -V

En donde: V= es el número de corrección al dictamen emitido

Ejemplo:

Dictamen a corregir: QC-INS-RET-0005—2021

Dictamen corregido: QC-INS-RET-0005—2021-1

En donde V = 1 indicando que es la corrección 1 al final del número de dictamen original

Adicionalmente en el área de observaciones del dictamen corregido se relaciona el número de

dictamen anterior que reemplaza y una breve descripción de la motivación de la modificación.

Las actividades de sustitución en la página web de QControl se realizan cargando el nuevo

dictamen corregido eliminando el actual cargado y en las plataformas DIIE y SICERCO

correspondientemente se realiza previa comunicación con la administración de estas

plataformas indicando los cambios y la solicitud de cargue del documento modificado y

eliminación del dictamen anterior

PROCEDIMIENTO GENERAL DE INSPECCIÓN

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