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Santiago de Cali, Colombia de 2011 Estimados clientes: Tengo el honor de presentar a usted un cordial y atento saludo en nombre de la empresa Megagestión Empresarial Ltda. que presido y de los miembros que la conforman. Nuestra filosofía es lograr un buen trabajo en equipo entre ambas partes, acoplándonos y adaptándonos a los requerimientos únicos de cada cliente, quedando bajo nuestra responsabilidad la habilidad de satisfacerlos con alto grado de confiabilidad a la labor encomendada. La base de nuestra labor es el cumplimiento de todas las normatividades archivísticas aplicadas integralmente con el fin de satisfacerle en sus necesidades, encausando su organización hacia mejorar sus procesos internos en gestión documental, entendiéndose esta como, el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo documental de todo tipo en su Organización, permitir la recuperación, determinar el tiempo que los documentos deben ser guardados, eliminar los que ya no sirven y, asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando el principio de racionalización y economía. Contamos con una gran experiencia y una incondicional relación de responsabilidad, seguridad, confianza y compromiso con nuestros clientes, estableciendo la base para hallar la solución correcta en cuanto a contratos, asesorías, capacitaciones, tablas de retención documental, organización de fondos acumulados, software y bodegaje de sus archivos; realizando todas las tareas en forma eficiente y efectiva con prontitud, celeridad y funcionalidad. Para cada labor es asignado un equipo profesional altamente calificado para diseñar las metodologías, planes y programas adecuados y posteriormente ejecutar las tareas de supervisión y realizar las inspecciones físicas y técnicas en una calendarización adecuada. Finalmente queremos extenderles nuestro aprecio por la confianza depositada en nuestra Empresa. Para quienes no están familiarizados con Megagestión Empresarial Ltda, anticipamos la oportunidad de reunirnos y discutir la manera de servirles y resolver sus necesidades más inmediatas generando economía en costos a sus procesos en Gestión Documental. Cordialmente, MAURICIO ISAACS AGUDELO Gerente General. Megagestión Empresarial Ltda.

¿QUIENES SOMOS?

Somos una empresa responsable, seria, moderna e

innovadora. Contamos con un grupo calificado de

colaboradores con alto grado de compromiso que

permanecen en constante capacitación y evolución;

hecho que nos permite prestar servicios de óptima

calidad a todos nuestros clientes.

Ofrecemos soluciones integrales por medio de

asesorías, capacitaciones y asistencia técnica

especializada sobre aspectos legales, técnicos y

metodológicos de la función archivística con base en el

cumplimiento de la Ley General de Archivo.

Como valor agregado a nuestros clientes, ofrecemos un acompañamiento permanente en la

implementación y seguimiento de la función archivística como mecanismo para el mejoramiento

continuo de las empresas.

Nuestra Misión

Somos una empresa dedicada a proveer soluciones profesionales de consultoría en Gestión

Documental y Archivística, con servicios integrales de excelente calidad, orientados siempre al

crecimiento empresarial de sus clientes y al bienestar de sus colaboradores.

Nuestra Visión:

Queremos ser reconocidos como la principal empresa en

Colombia que ofrece servicios integrales y soluciones

profesionales de consultoría en gestión documental y

archivística, gracias al talento y compromiso de sus

colaboradores, en lo referente al conocimiento, calidad,

eficiencia, innovación, tecnología y capacidad de gestión.

Capacitación e Implementación del Programa de Gestión

Documental

egagestión Empresarial Ltda. ofrece sus

servicios en capacitación e implementación

del Programa de Gestión Documental donde

su objetivo es fortalecer los mecanismos de

sensibilización y dar lineamientos sobre el concepto

de gestión documental, planteando directrices

específicas para el desarrollo de las actividades

administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación y manejo de la documentación

producida dentro de las Instituciones, desde que son

originadas hasta su disposición final con el objeto de

facilitar su utilización y conservación total.

El objetivo principal en la Implementación del

Programa de Gestión Documental es el diseño de métodos y pautas al interior de su organización que

permitirán portar adecuadamente la documentación de su interés y servirse de ella en el momento

oportuno que la requiera.

El Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” determina que las Entidades públicas y

privadas que cumplan funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán

observarse los principios y procesos archivísticos como son producción, recepción, distribución,

trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

Elaboración, actualización e implementación de las Tablas de

Retención Documental (T.R.D).

través de la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental,

Megagestión Empresarial Ltda. proporciona un instrumento archivístico esencial a su Entidad

que permitirá la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción

documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos, asignándoles el tiempo de

permanencia en los archivos de gestión, central, e histórico de su Entidad.

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” será

obligatorio para las Entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención

Documental.

M

A

Organización de los archivos de gestión.

l servicio de organización de archivos que brinda Megagestión Empresarial Ltda. garantiza un

ciclo de administración documental exitoso y eficaz, ofreciendo mecanismos prácticos para la

clasificación, ordenación, descripción, preservación y control en la organización de sus

archivos de gestión en conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con

los manuales de procedimientos y funciones de su Entidad, los cuales en caso de no tenerlos serían

elaborados por Megagestión Empresarial Ltda.

Organización de fondos acumulados

y la elaboración y aplicación de

Tablas de Valoración Documental. egagestión Empresarial Ltda. ofrece la

organización de fondos acumulados y la

elaboración y aplicación de las Tablas de

Valoración Documental según criterios archivísticos,

requisitos legales y necesidades particulares de las

Empresas a aquellos archivos que son producto de la

carencia de una política archivística, la cual conlleva a

almacenar de forma desorganizada en sus depósitos

documentación producida por años sin control alguno en

las Entidades.

Organización de Historias Laborales y/o Clínicas conforme a la

normatividad existente

egagestión Empresarial Ltda. brinda asesoramiento en la organización de las historias

laborales y clínicas a través del desarrollo de actos laborales y médicos que van quedando

registrados respondiendo al momento histórico de su ejecución. Esta captación de datos e

información clínica es requerida por el área administrativa y el equipo médico con el fin de optimizar

decisiones y acciones a seguir tanto laboralmente como clínicamente.

Todos estos acontecimientos consecutivos describen la vida laboral y médica, la cual debe estar

regida por parámetros archivísticos y normativos como la circular 004 de 2003, la Resolución 1995 de

1999 y la Ley 594 de 2000.

E

M

M

Asesoría para la conformación e

implementación del Comité de

Archivo.

ado que todas las Empresas deben tener un Comité

de Archivo el cual deberá estar conformado por un

grupo asesor de alta dirección en su Entidad, la

empresa Megagestión Empresarial Ltda. asesorará y dará los

lineamientos y directrices tendientes a la conformación de

éste Comité de Archivo, el cual tiene como objeto definir las

políticas, los programas de trabajo y, la toma de decisiones

en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

dentro de su Institución, cumpliendo de esta manera con lo

estipulado en el Acuerdo 07 de 1994, “Reglamento General de Archivo” que en su Artículo 19

determina que cada Entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto

administrativo correspondiente, como un grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las

políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y

técnicos de los archivos.

Suministro e implementación de software para la Gestión

Documental y archivo electrónico de documentos

egagestión Empresarial Ltda. ofrece un software de correspondencia y manejo de archivo

como herramienta que le ayudará a mantener un flujo eficiente del correo dentro de la

Empresa, garantizando un mayor control de la información y seguimiento de los procesos de

la institución, así como una trazabilidad de la misma en cualquiera de las etapas de los documentos.

El uso del Software brinda una solución tecnológica que permitirá la productividad del personal, la

optimización de los tiempos, de los procesos y la eficiencia y eficacia en la búsqueda de la

información.

El software suministra el procedimiento de scanner donde se ofrece el almacenamiento seguro para

los documentos garantizando la reproducción exacta de la información, gestionando el ciclo de vida

de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia).

Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los

documentos; minimizando costo en copias innecesarias.

D

M

Suministro de insumos, muebles, equipos y adecuaciones

locativas reglamentarias exigidas por la ley General de Archivo.

egagestión Empresarial Ltda. está en la capacidad de suministrar los insumos, muebles y

equipos necesarios para la seguridad, mantenimiento, preservación y conservación

adecuada del patrimonio documental de su Entidad conforme a los lineamientos

establecidos por el Archivo General de la Nación.

Digitalización y microfilmación

documental.

frecemos el servicio de digitalización y

microfilmación como herramienta

indispensable que cambiará sus hábitos y

costumbres en relación al conocimiento y la

comunicación en Gestión Documental.

Cuando hablamos de digitalización ubicamos a su

Empresa en mejorar el tiempo de respuesta al generar menos espacios ocupados vs prontitud y

celeridad en recuperar información original en forma de imágenes digitales sensible o importante

dentro de su Empresa. La digitalización supone un cambio total en el tratamiento de la información

porque permite su almacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño reducido muy

accesibles en tiempos reales.

Al hacer referencia a la microfilmación hacemos alusión a registrar fotográficamente los documentos

en alta resolución que hayan concluido su ciclo vital y por importancia administrativa dentro de su

Empresa se constituyan como actos administrativos o acervos documentales que deben conservarse.

Nuestra Empresa ofrece estas dos alternativas encaminadas siempre a:

1. Ahorro en espacio con respecto al archivo físico.

2. Prueba de existencia del documento original y conservación de la información contenida en

este.

3. Localización y consulta más rápida que en los originales impresos, ya que se tiene mucha

más información en poco espacio.

4. Una vez respaldados, los documentos originales pueden ser almacenados en condiciones

más adecuadas para su preservación, ya que si se desea consultar, podrá hacerse en el

archivo electrónico.

5. Cumplir lo que exige la Ley General de Archivo y las normatividades existentes en lo referente

a la digitalización y microfilmación de documentos.

M

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Servicio de Bodegaje, Administración y Custodia de Archivos

egagestión Empresarial Ltda. aumenta el espacio de su Empresa custodiando y

administrando el archivo de su Entidad. Para ello ofrece servicio de bodegaje que cuenta

con las condiciones físicas óptimas para la conservación de los documentos, además con

una adecuada administración de los archivos, mejora la disponibilidad de la documentación,

reduciendo los costos y aumentando la rentabilidad de su organización.

Mediante la custodia de sus archivos ofrecemos calidad, seguridad, rapidez, comodidad y veracidad

en la integridad física y perdurabilidad de los documentos de su Empresa.

Contáctenos www.megagestionempresarial.com.co

gestiondocumental@megagestionempresarial.com.co

Celular: 3016005578 – 3006124513 Cali-Colombia

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