E-PROCUREMENT

INTEGRANTES

CORDOVA, GILES

GALARZA LÓPEZ, YESSIRA

LAURA, JORGE

LLAJA, DAVID

ALATA, ENRIQUE

ALBINAGORTA, JOEL

ALIAGA, CARLA

CELIS, MARCO

DEFINICIÓN

Automatización de

procesos internos y externos

Requerimientos

Compra

Suministros

Pago

Control de productos

Utiliza el internet como

medio principal de

comunicación cliente

proveedor.

CRITERIOS

Tecnología

• Tecnología relacionada con la SCM

• Flujo de información en tiempo real

• Acceso desde cualquier punto donde exista internet.

• Acceso restringido a personal autorizado.

Beneficios de inversión

• Disminución en los niveles de inventario. 

• Requisición de materia prima en base a necesidades reales de cliente. 

• Eliminación de excesos. • Cumplimiento de los

planes de producción. • Reducción de gastos

originados por transportación área del material.

Factor Humano

• El factor humano es parte del éxito en la implementación, por lo que los responsables de esta aplicación deben tener los conocimientos y habilidades que permitan tomar decisiones en base a la información compartida

CARACTERÍSTICAS

Facilidad de comunicació

n

Mayor conocimiento

de los productos

Ahorro en Costes

Permiten realizar

seguimiento

CARACTERÍSTICAS

Flujo en tiempo

Real

Acceso desde

cualquier punto

Acceso Restringido al personal

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA NECESARIA

Es importante para ambas empresas (cliente-proveedor) contar con tecnologías de información que le permitan la implementación y funcionamiento adecuado de una herramienta de e-procurement.

EDI, XML, ASCCI  

Pequeños proveedores

Grandes Organizacio

nes

INTEGRACIÓN

Variables importantes que el cliente

debe mostrar a sus proveedores son: 

Proyección de requerimientos futuros. Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos. Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturación Establecimiento de cantidad mínima y máxima de materia prima en

planta (niveles de inventario físico y capacidad de almacenamiento) Información personal del administrador de materiales para verificar

información urgente y facilitar el proceso de comunicación humana.

INTEGRACIÓN

A su vez, el comprador requiere que el proveedor informe sobre: 

Cantidad de material embarcado. Fecha de embarque del material. Medio de transporte seleccionado para embarque (terrestre,

marítimo o aéreo). Promesa en cantidad y fecha de futuros embarques. Problemas de capacidad en el suministro con tiempo de anticipación. Alertas de material defectuoso.

VENTAJAS

La utilización de información de requerimientos, inventarios, material en tránsito, entre otros, desplegados a través de una página de Internet.

El flujo de información se realiza en tiempo real, y permite conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las variables.

Otra de las ventajas del e-Procurement es el acceso a la administración de la cadena de abasto, desde cualquier punto en donde exista servicio de Internet sin importar las distancias geográficas, o estar fuera de las instalaciones de la empresa.

El bajo costo de la tecnología de la información y la cortesía de la Internet es una gran ventaja de la contratación electrónica. Los costos de compra o venta, así como las barreras a la entrada se han reducido considerablemente los costos de operación se reducen.

Los precios son más transparentes, compras aleatorias (las compras que se producen fuera de las directrices de la organización) se evita, las empresas pueden utilizar simplemente las redes de proveedores preferidos, y no hay mejor equilibrio de poder entre el comprador y vendedor ya que la información es mucho más accesible.

Sistemas de e-procurement también permiten una integración más eficaz de las cadenas de suministro y proporcionan una mejor organización y seguimiento de los registros de las transacciones para la adquisición de datos más fácil. Las transacciones pueden ser estandarizados y todas las ofertas de productos y servicios pueden ser controlados con mayor facilidad, lo que permite a los empresarios a utilizar este conocimiento para conseguir un buen precio.

Debido al rápido intercambio de información y la provisión de bienes y servicios, la contratación electrónica también promueve ciclos de desarrollo de producto más cortos.

•Reducción de los costes administrativos. Mediante el aprovisionamiento electrónico, se estima un ahorro en los costes administrativos del proceso de solicitudes de compra de aproximadamente un 70%.

•Reducción de los precios de adquisición de las mercancías y servicios de un 5 a un 10%. Reducción de las solicitudes de compra fuera de contrato; incremento del uso de los proveedores preferidos; mejoras en la negociación con dichos proveedores.•Reducción del tiempo requerido para completar el ciclo de compra. E-procurement reduce significativamente el tiempo requerido para procesar una solicitud de compra en un 50/70%.

VENTAJAS EN NÚMEROS.

DESVENTAJAS

Desventajas de la contratación electrónica son en su mayoría en el lado del proveedor. Los compradores obtienen más beneficios que los proveedores tales como ordenar los ciclos más cortos adopción más amplia de las prácticas de "just-in-time" y una mayor participación de los proveedores en el desarrollo de productos.

Por otro lado, Los proveedores se enfrentan a problemas como el alto costo de la educación, la necesidad de hacer frente a más de un mercado, de alto riesgo de compromiso de los datos y completar la reestructuración organizativa en algunos casos. Algunos vendedores utilizan para tratar con los clientes cara a cara pueden encontrar las transacciones en línea incómodas, ya que los proveedores no necesariamente saben que están tratando con la línea. Al igual que las citas en línea, conocer y verificar una organización en Internet es difícil, y el engaño es más fácil de hacer en línea.

Otra desventaja de la contratación electrónica está creciendo rápidamente múltiples estándares. Tanto los compradores como los proveedores no están seguros de qué proveedor de servicios de e-procurement sobrevivirá o llegar a ser obsoletos. Varias directivas también se suman a la confusión acerca de cuál usar y puede aumentar los costos para el vendedor que trata de cumplir con las diferentes normas.

TIPOS DE E-PROCUREMENT

E-procurement simple: referido a la compra de bienes y servicios que requieren un proceso sencillo de compra.

E-procurement complejo: los bienes y servicios de adquisición son de una relevancia tal que se requiere una selección y evaluación previa de los posibles proveedores.

E-procurement estratégico: Solamente se ejercita el sistema con un pequeño grupo de proveedores preseleccionados y evaluados capaces de garantizar un buen precio y poder reaccionar ante una demanda imprevista.

TIPOS DE E-PROCUREMENT

E-transacting: Compras de cantidades pequeñas "día a día" bienes no inventariables.

E-sourcing: Compras de volumen casi siempre centralizadas para toda un área definida (con subasta invertida). También puede ser una subasta normal en la que se puede ofrecer bienes inventariados en desuso.

E-intelligence: es la compra negociada y programada que es posible en la medida en que se ahorre tiempo y esfuerzo en las actividades previamente señaladas.

TIPOS DE E-PROCUREMENT

E. Ordering: Creación y aprobación de pedidos, órdenes de compras, recepción de productos y servicios a través de tecnología WEB.

E- sourcing: Identificar de acuerdo al perfil, los nuevos proveedores para una categoría específica.

E-tendering: Enviar peticiones para información y precios a proveedores y recibir la respuesta de los mismos.

TIPOS DE E-PROCUREMENT

E- subasta inversa: Comprar bienes y servicios de un número de proveedores conocidos o desconocidos.

E información : Es el proceso de consolidación y distribución de información relacionada con el abastecimiento tanto para usuarios internos como externos.

E- sitios mercantiles: Acceder a productos y servicios de proveedores preferidos, crear pedidos, buscar aprobación, emitir recibos de órdenes de compra y procesar facturas.

ARQUITECTURA

ARQUITECTURA

PLATAFORMAS COMMERCE ONE

Fundada en 1994 como Distri-Vision, cambia de nombre por el actual en 1997,dentro de sus soluciones B2B. Commerce One dispone de un servicio completo de e-procurement denominado BuySite, junto a otro llamado MarketSite, el primero automatiza el proceso de compras, desde la petición de los productos hasta su pago. El segundo consigue una conexión completa con la Global Trading Web, donde se ponen en contacto todos los usuarios, constituyendo una comunidad de negocio a nivel mundial.

Esta empresa tiene grandes clientes como General Motors, Endesa etc. Y buenos socios como SAP, Compaq, etc.

PLATAFORMAS

ARIBA

Fundada en 1996, tiene un producto llamado Ariba B2B Comerce Platform. Esta plataforma incluye diversos servicios:

- Ariba Buyer, que satisface las necesidades de compra on-line de las empresas.

- Ariba MarketPlace, que está dirigido a mercados verticales y horizontales, permite crear comunidades comerciales on-line.

- Ariba Dynamics Trade, que proporciona servicios de subastas directas o inversas con mucha configurabilidad.

- Ariba Commerce Service Network, que ofrece transacciones seguras, servicios de pago, y contenidos para vendedores.

Esta empresa tiene como clientes tiene a Telefónica, Cisco Systems etc. Y como socios a Hewlett-Packard, PeopleSoft etc.

EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS

Decidir sobre cual es las aplicaciones de e-procurement es conveniente implementar se basa en determinar cual de ellas contribuye, en mayor medida, a cumplir con los objetivos del sector.

EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS

F5: Seleccionar la herramienta más acorde

• Obtener el puntaje total de la herramienta

F4: Obtener relación herramienta a objetivos

• Valorar la herramienta para cada una de las variables

F3: Valorizar cada variable

• Asignar ponderación a cada variable

F2: Ponderar variables

• Misión• Objetivos• Priorizar

objetivos

F1: Priorizar objetivos estratégicos

CONDICIONES ANTES DE IMPLEMENTAR HERRAMIENTAS E-PROCUREMENT

Políticas de compras:

• contar con las políticas de compras adecuadas que especifiquen de forma correcta quien es el responsable por la utilización del sistema

• A su vez es necesaria una estrecha vinculación con el departamento de legales quien es el responsable de monitorear todos los contratos que firme la empresa.

Proveedores:

• Se debe contar con un sistema que permita la comunicación electrónica con los mismos y que estos sean capaces de responder por la misma vía tanto para recibir invitaciones a licitar, RFx, etc.

Organización y staff:

• Los empleados deben ser correctamente capacitados en la utilización del sistema, conocer correctamente las políticas de compras, y las políticas de la empresa respecto la gestión de abastecimiento.

Procedimientos y métodos:

• deben existir procedimientos claramente definidos sobre como, cuando y quien debe utilizar el sistema.

• A su vez deben existir procedimientos para cada etapa del proceso, ya sea con el contacto con los proveedores, aprobación de órdenes de compra y pedidos, mantenimiento de los sistemas, etc.

Sistemas:

• Es importante evaluar si la información requerida por la implementación ya se encuentra disponible en algún lugar de la empresa o bien es necesario conseguir la misma.

• es necesario determinar si los sistemas serán desarrollados dentro de la compañía o bien adquiridos a terceros en cuyo quien debe ser el proveedor y cual será el monto de la inversión requerida para la implementación.

EJEMPLO

El área de producción en donde diariamente se imprimen los diarios. La principal materia prima es el Papel en diferentes gramajes que se utiliza para su impresión. El papel proviene de diferentes proveedores, nacionales y extranjeros. El papel nacional llega a nuestras instalaciones por carretera y el extranjero en Barco al puerto. Dado que para reducir coste no tenemos un gran almacén en la propia fabrica estos están alojados en zonas logísticas cercanas al puerto. Nuestros proveedores son los que tienen los almacenes y hay un transporte diario de las necesidades de papel a la fabrica. Hasta ahora nuestro personal de fabrica y almacén deben hacer una previsión diaria del consumo necesario para pedir este papel al proveedor, debe controlar su recepción y posteriormente la facturación.

Si implantáramos un sistema e-procurement. Nuestro personal de fabrica al introducir los datos de producción diaria y el sistema de forma automática actualizaría la información de stock en nuestro almacén local, el mismo sistema tendría esta información disponible en algún formato electrónico estándar de forma que el sistema de nuestro proveedor podría saber las necesidades de papel y hacer el envio de forma automática. A su vez se realizaría la facturación. Nuestro personal de almacén solo tendría que controlar que el papel solicitado por el sistema llega nuestras instalaciones.

http://www.edreams.pe/

BENEFICIOS DEL E-PROCUREMENT

CONCLUSIONES

El proceso de compra ocupa una posición importante en la mayor parte de las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos representan entre el 40% y 60% del valor de las ventas del producto final. [Ballou, 2004] En la figura se presenta el porcentaje de gastos sobre ventas para distintas industrias.

CONCLUSIONES Dentro del nuevo y exitoso entorno de negocios electrónicos (e-business), la procuración

electrónica de materia prima (e-procurement) se adapta perfectamente a las tendencias del mercado y a la infraestructura tecnológica desarrollada en Internet para permitir la comunicación negocio a negocio (B2B).

Las aplicaciones de e-procurement permiten la integración de la empresa con sus proveedores, facilitan la administración de un segmento importante de la cadena de suministros y colaboran a la automatización de procesos de procuración de materiales y los procesos de intercambio de información interna y externa mediante el uso de tecnologías de información.

Los beneficios económicos se presentan poco tiempo después de su implementación, adecuándose a una cultura de producción justo a tiempo y de aprovechamiento de espacio para fines productivos y no de almacenamiento. 

Otra de sus características es que cumple con los requerimientos de seguridad en la información y facilita el acceso de las partes involucradas sin necesidad de implementar equipo tecnológico costoso o especializado. Sólo es necesario el acceso a Internet

CONCLUSIONES

La introducción de e-procurement en una organización lleva a esta a una nueva situación en la cual es posible encontrar cambios en procesos, estructuras y organización. Estos cambios en el modelo de gestión de la empresa deben estar relacionados con los objetivos y visión de la misma, caso contrario el ajuste es bajo.