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Microsoft Office Excel 2010

Tacna, 2014 Prof. Manuel Mendoza

Nivel Básico

¿QUE ES EXCEL?

Excel es una hoja electrónica de cálculo y es una aplicación integrante de la suite Microsoft Office que permite la gestión de datos en un formato de archivo denominado libro. Al decir hoja de cálculo, quiere decir que se pueden resolver operaciones matemáticas, estadísticas, reportes, cuadros, gráficos y otros cálculos complejos.

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

Esta es la pantalla inicial de Excel, donde podemos observar 6 grandes elementos de la ventana de aplicación. 1. Barra de título. Indica el nombre del libro y nombre de la aplicación. 2. Barra de herramientas de acceso rápido. Muestra los comandos en forma de iconos que con mayor frecuencia se

utilizan, como: guardar, deshacer, rehacer, vista preliminar, etc. 3. Cinta de opciones. Ha sustituido a los menús y barras de herramientas tradicionales. Presenta los comandos

organizados en un conjunto de fichas. Todo ello orientado a labor del documento. Esta cinta tiene a su vez otros elementos:

a. Fichas. Muestran los comandos más importantes y están conformados por grupos de opciones. Ejemplo de fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, etc.

La ficha Archivo con fondo de color verde es aquella que permite realizar la gestión con respecto al archivo como guardar, abrir, cerrar, nuevo, imprimir, salir, etc b. Grupo de opciones. Dividen la ficha en subtareas. Ejemplo: La ficha Inicio tiene los siguientes grupos:

Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, etc. c. Comando. Realizan una tarea específica. Ejemplo el grupo Fuente tiene los siguientes comandos

representado por pequeños iconos, como: Negrita, cursiva, subrayado, Fuente, Tamaño de la fuente, Aumentar tamaño de la fuente, Disminuir tamaño de la fuente, etc.

PRIMERA PRACTICA

OBJETIVOS

Tener nociones fundamentales de Excel Reconocer elementos de la ventana de Excel Conocer la estructura de un archivo de Excel Operaciones iniciales con Excel Ingresar datos a una hoja y guardar y abrir un archivo.

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d. Indicador de cuadro de diálogo. Pequeños iconos que aparecen en la esquina inferior derecha de algunos grupos. Ejemplo si hacemos clic en el icono que está al lado derecho del grupo Fuente, se abrirá un cuadro de diálogo.

Herramientas contextuales. Sólo aparecen cuando se está modificando un tipo de objeto. (aparecen por encima de la cinta de opciones)

4. Cuadro de nombres. Indica el nombre de cada celda que se seleccione o un nombre que represente a una celda o grupo de celdas.

5. Barra de Fórmulas. Muestra el contenido de la celda o las fórmulas y funciones que se han aplicado. 6. Barra de estado. Mantiene información sobre el libro. Cuenta con algunos comandos activado, por ejemplo:

Listo(modo celda), Grabación de macros(sin grabación), Ver accesos directos, Zoom y Control deslizante del Zoom, etc.

ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO DE EXCEL

Así como Word se refiere a sus archivos como un Documento, en Excel se refiere en realidad a un Libro. En la ilustración siguiente se describirán los principales elementos que se distinguen en una hoja de cálculo: Libro: es un conjunto de una o más hojas de cálculo, hojas de gráficos, hojas de macros, hojas de diálogo, hojas de módulos y proyectos en el que existe al menos una hoja de cálculo y un proyecto. Los libros de trabajo son configurables es decir, se pueden renombrar, copiar, mover, eliminar, además se pueden enlazar a otros libros. El libro es el archivo de trabajo y cuando se guarda la aplicación coloca automáticamente la extensión: XLSX. Hoja de cálculo: es la hoja principal de trabajo que utiliza Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de cálculo está formado por celdas organizadas en columnas y filas. Por defecto se muestran 3 hojas. Filas: Componentes horizontales que aparecen a la izquierda. Están etiquetados desde 1 hasta 1048576 filas. Columnas: son componentes verticales que aparecen en la parte superior etiquetadas o rotulados por letras de izquierda a derecha que van desde la A hasta la Z y combinaciones de letras como AA, AB,… hasta XFD, haciendo un total de 16,384 columnas. Celda: es la unidad básica de la hoja de cálculo y se identifican por el encabezado de su columna y fila. Toda celda se lee y/o se escribe haciendo mención primero a la columna y luego a la fila. Ejemplo: celda A1 Hoja de gráficos: es una hoja compuesta de un área que puede contener uno o más gráficos vinculados o no a los datos de una o más hojas de cálculo. Esta área se denomina área de gráfico. Rango: Grupo de celdas adyacentes (unidas entre ellas) que define un área de celdas rectangular. Se refleja identificando las celdas de los extremos separadas por dos puntos; por ejemplo, el rango A1:B12 define un espacio de 24 celdas que van desde la fila 1 hasta la 12 y ocupa las columnas A y B.

Columna activa A Rótulos o etiquetas de columnas

Título del

Libro

Cuadro de división

vertical

Cuadro de división

Horizontal

Rango de celdas

desde C9 hasta D12

Fila Activa 1

Rótulos o

etiquetas

de filas

Hoja activa

Hoja 1 Botones de

desplazamiento

de etiquetas

Barra de división de

etiquetas de hojas

Celda Activa A1

Celdas

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OPERACIONES INICIALES CON EXCEL

DESPLAZAMIENTO EN UNA HOJA CÁLCULO CON TECLADO

Primero ubicar el cursor en la celda A1. En este caso el puntero de la celda está justo en A1. a. Pulse Flecha abajo , ¿Cuál es el puntero de celda o cuál es la celda activa?...................... b. Pulse nuevamente flecha abajo , ¿Cuál es el puntero de celda o qué celda está activa?................... c. Pulse Flecha derecha , qué celda esta activa?................... d. Pulse flecha abajo , qué celda está activa?....................... e. Pulse Flecha arriba , qué celda está activa?................. f. Pulse Flecha izquierda , qué celda está activa?................ g. Para pantalla abajo, pulse AvPág unas 5 veces. ¿En qué celda se encuentra ahora la celda

activa?........................................................ h. Para pantalla arriba, pulse RePág unas 2 veces. ¿Qué celda está activa? …………… i. Pulse CTRL + Inicio, ¿qué celda está activa?................... j. Pulse CTRL + Flecha abajo , Ubica el puntero de Excel en la última fila ¿En qué número de fila se

encuentra la celda activa? ……………….. k. Pulse CTRL + , ubica la celda en la última columna. ¿Qué celda está activa? …………………. l. Pulse CTRL + Flecha arriba , ubica la celda en la primera fila. ¿En que celda se encuentra ahora? ………… m. Pulse CTRL + , ubica la celda en el extremo izquierdo de la región. ¿Qué celda está activa? ………….……… OPERACIONES CON EL MOUSE a) En la etiqueta de hoja:

Selección de una hoja: Clic en la Hoja2, ahora esta hoja es la hoja activa; luego clic en Hoja3 y clic en Hoja1. ¿Cuál es la hoja activa? ………….

Cambiando de nombre a una hoja: Doble clic sobra la etiqueta Hoja1 (esta acción permite editar o cambiar de nombre). escriba inmediatamente “Utiles escolares” y [Enter]

Moviendo hojas: Mantenga pulsado la hoja “Utiles escolares” y arrástrelo después de Hoja2. Luego mueva a su posición original.

b) Insertando nuevas hojas: Apunte al botón o icono que está al lado derecho de la hoja3; haga un clic ¿Qué sucede? …………..;

inserte unas 4 hojas más. ¿Cómo se van insertando las hojas?................ c) Usando los botones de desplazamiento de etiquetas: pulse el botón flecha derecha. ¿Qué

sucede?.................... pulse el botón flecha izquierda¿Qué sucede? ………………….. d) Eliminando Hojas: Botón derecho por ejemplo sobre Hoja4 y Eliminar. Elimina las hojas que insertaste e) Dividiendo la hoja de cálculo

Ubíquese en cualquier celda de la fila 13, luego haga doble clic sobre el “cuadro de división horizontal” ¿Cómo queda la hoja?......................................................

Ubíquese en cualquier celda de la columna G, luego doble clic sobre el “cuadro de división vertical” ¿Cómo queda la hoja?.................................. Para restaurarla pulse doble clic sobre la barra dividida.

INGRESANDO DATOS EN UNA HOJA DE CALCULO

En la hoja de cálculo llamada Hoja 2, proceda a ingresar los siguientes tipos de datos: a) Texto.- Los datos se alinean a la izquierda. b) Número.- Los datos numéricos siempre se alinean a la derecha. Debe tener en cuenta el símbolo

decimal que puede ser el punto (.) o la coma ( , ). Depende de la configuración regiónal. c) Fecha y hora.- se alinean a la derecha y poseen características especiales; se verán más adelante. d) Fórmula.- Son expresiones de cálculo que realizan operaciones principalmente matemáticas.

INGRESO DE DATOS

Escribe así El TEXTO: Resultado

Escribe así el NUMERO Resultado

Escribe así Fecha/Hora

Resultado Fecha/hora

Valor real Fecha/Hora

Escribe las fórmulas Resultado

4800QAA66 4800QAA66 15 15 14-2 14-Feb 14/02/2011 =B1+B2 1515 DJ_MMM10 DJ_MMM10 1500 1500 Abr-4 Abr-04 01/04/2004 =B2-B1 1485 CARLOS CARLOS 0.18 0.18 4-abr 04-Abr 04/04/2011 =B2*B4 285 Juan Juan 19% 19% 4/4/2004 04/04/2004 04/04/2004 =B1+B7 140.75 '0001 0001 0 1/4 1/4 4-4-2004 04/04/2004 04/04/2004

'10000 10000 -204 -204 12/1 12-Ene 12/01/2011

952-404040 952-404040 125.75 125.75 11:4 11:04 11:04:00 a.m.

Título del

Libro

Columna activa A Rótulos de columna

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PASOS, para CORRECCION de datos

a. Coloque el cursor en la celda a corregir b. Pulse la tecla F2, ó haga clic en la barra de fórmulas. c. Realice la corrección y pulse [ENTER] para finalizar.

El resultado de la hoja2 debe quedar similar a la siguiente figura:

En la Hoja llamada "Utiles escolares", ingrese los siguientes datos:

En una carpeta con su nombre, guarde el libro con el nombre de PRACTICA 1 EXCEL. Excel guardará el archivo

adicionando una extensión: XLSX.

AUTOEDICION DE DATOS

Auto completar o autoedición, permite introducir texto ya existente anteriormente en la misma columna. 1. En la Hoja3, cuando ingrese datos en la celda A6, escriba los primeros caracteres, en este caso escriba la letra "m", se rellena automáticamente con datos de texto ya existente en celdas anteriores. 2. Acepte la propuesta pulsando TAB o ENTER. Complete el llenado de los demás datos.

TAREA. En un nuevo libro, ingrese los siguientes datos del cuadro de abajo: Para crear un nuevo libro realice lo siguiente: 1. Clic en el botón de Office, Nuevo, Libro en blanco, Crear

Guardar con el nombre: PRODUCCION GASEOSAS. FIN DE LA PRACTICA

PASOS, para el INGRESO de datos

a. Hacer clic en la celda a ingresar datos (ceda A1) y escriba el dato y pulse [ENTER]

b. Ubicar el cursor en la celda A3 y escriba el dato (1) y pulsa TAB y continúe ingresando los demás datos TAB; cuando termine de escribir el dato (3) de la columna PRECIO pulse [ENTER], automáticamente se ubicará en la celda A4.

c. Siga ingresando los demás datos pulsando siempre TAB, y [ENTER] en el último dato.