Preguntas Cap 6 ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESASORGANIZACIÓN Y SISTEMAS IICAPÍTULO 6: PREGUNTAS

II HEMISEMESTREDOCENTE: Ing. María Fernanda RecaldeALUMNA: Verónica Carolina Guerrero Duque

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASCARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

CURSO: AE 6 – 01 ENTREGA: 15/06/2015PREGUNTAS DE REPASO

1. ¿Qué ventaja representa para una organización disponer de manuales administrativos que apoyen su gestión?La ventaja fundamental al disponer y emplear los manuales organizacionales radica en que es una manera de guiar a todos los individuos hacia el cumplimiento de objetivos, políticas, procedimientos, normas que persigue la organización, es decir, todos los relacionados e involucrados comprendan el plan general organizacional y cuál va a ser su función (papel) que desempeñarán para contribuir a su cumplimiento. El hecho de tener un escrito previo de las actividades que cada uno de quienes conforman la organización desempeñarán evita el incómodo momento de solicitar indicaciones para cada actividad a su inmediato superior, por ende las colas por estancamiento de trabajo disminuyen; además que aseguran la continuidad y coherencia entre los procedimientos y normas empleadas a través del tiempo.Considerando esta última ventaja podemos indicar de igual manera que el manual administrativo es un aliado para la inducción de nuevo personal, capacitándolo y poniéndolo en óptimas condiciones para desarrollar sus tareas.El manual administrativo de igual manera nos brinda un gran aporte en la comunicación, autoridad y responsabilidad, pues, Verónica Guerrero D. Página 2


determina claramente la autoridad inmediata de cada puesto y la relación que tendrá con los demás.Al tener preestablecidos los procesos y procedimientos a ejecutar podemos medir el resultado obtenido con el esperado y así determinar en el manual qué actividades necesitan refuerzo, cambio o modificaciones de acuerdo a la necesidad.

2. ¿Cuáles son los manuales administrativos más representativos?POR SU NATURALEZA O ÁREA DE APLICACIÓN

Microadministrativos: corresponden a una sola organización hablando de ella en forma general o de alguna de sus áreas de manera específica. Macroadministrativos: documentación de más de una organización. Mesoadministrativos: información referente a una o más instituciones de un mismo sector de actividad, por lo general del sector público.

POR SU CONTENIDO De organización: información detallada sobre antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión, visión, objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones, directorio de la organización. De procedimientos: documento técnico de la sucesión cronológica y secuencial de las operaciones conectadas entre

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sí, es una guía de cómo hacer el trabajo, determina su tiempo de ejecución, recursos, métodos y control. De gestión de calidad: describen y consignan elementos del sistema de gestión de calidad. Incluye información como el alcance, las exclusiones, directrices, responsabilidad, procesos, recursos, realización, análisis y mejora. De historia de la organización: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma. De políticas: conocidos como normas, marco para realizar acciones. De contenido múltiple: diferentes temas reunidos en un solo manual, instructivo para el nivel directivo, su razones son hacerlo más accesible, económico, integrar la información.

De puestos: manual individual o instructivo de trabajo; identifica las funciones y responsabilidades de cada uno. De técnicas: principios y criterios para emplear herramientas técnicas como apoyo para la ejecución. De ventas: estrategias, descripción de productos y servicios, negociación, políticas, fuerza de ventas, división territorial, evaluación de su desempeño. De producción: sistematiza, dirige y coordina los procesos de producción en todas sus fases. De finanzas: manejo y distribución de los recursos económicos, captación, resguardo, aplicación y control. De personal: reglas del empleado o empleo, condiciones, organización y control, evaluación de puestos, reclutamiento,



capacitación, normativas, seguridad, higiene, prestaciones. De operación: orienta el uso de equipos y funciones altamente especializadas demandantes de conocimientos específicos.

POR SU ÁMBITO Generales: información general de una organización según la naturaleza, sector, giro, estructura, forma, ámbito de operación y personal. Específicos: información de un área o unidad administrativa, incluye la descripción de puestos. Enfoque: información detallada del contenido de los manuales de información, procedimientos y de sistema de gestión de calidad. De uso generalizado.

3. ¿Cómo contribuyen los manuales administrativos a mejorar los productos y servicios de una organización?Al contar con toda la información acerca de los procesos y procedimientos a seguir para la realización de un producto o servicio cualquiera que sea la operación de la empresa es fácil determinar mediante un diagrama de proceso las fases que lo componen de principio a fin.Otro beneficio de contar con el manual de gestión de calidad es que tendremos la descripción de los elementos que lo Verónica Guerrero D. Página 5


componen como pueden ser: el alcance, exclusiones, directrices de calidad, la responsabilidad, autoridad, mapas de procesos, gestión de los recursos, realización del objeto empresarial, medición, análisis y mejora acorde a las referencias normativas preestablecidas con el fin de otorgar satisfacción total al cliente y una excelente relación con los proveedores a través del mejoramiento continuo.La contribución que los manuales realizan para la mejora continua en la oferta de productos, servicios o ambos es que al contar con pasos secuenciales preestablecidos disminuimos el número de errores cometidos en las actividades secuenciales para tener el objeto acabado listo para ofertarse pues la persona que ejecute el mismo tendrá que netamente basarse en los lineamientos, al estar escritos en lenguaje comprensible acorde a la necesidad eliminara las dudas y errores de significación, disminuirá demoras y; al realizar la comparación con el estándar empresarial, lo planificado y el resultado obtenido podemos determinar con claridad en qué parte del proceso para la realización del mismo se encuentra la falla, necesita ajustes, cambios y correcciones de esta manera el proceso no tiene que ser anulado en su totalidad si no se realizará las intervenciones necesarias en puntos exactos. Para esto se requiere igual un aliado importante como es el control previo para poder detectar las necesidades de manera inmediata y de la misma manera aplicar el correctivo logrando así ofertar calidad total.

4. ¿Qué interrelación hay entre los manuales generales de la organización, procedimientos y de gestión de la calidad?Estos manuales se encuentran interrelacionados en que:Verónica Guerrero D. Página 6


Contendrán un conjunto de procesos secuenciales ordenados de manera cronológica y sistemática, los tres serán parte de un objetivo general que es el empresarial.Se interrelacionan por la finalidad de tener establecido claramente las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización y también para ayudar a mejorar cualquier aspecto relacionado con la organización desde todos los niveles y para todos los puestos que la integran.Orientan al nuevo trabajador sin caer en redundancias e ineficiencias en sus labores.5. ¿Cómo inciden los manuales administrativos en el proceso de toma de decisiones de una organización?Los manuales administrativos influyen de manera positiva en la toma de decisiones pues al tener claras todas las funciones, actividades y procesos realizados, en si todo lo referente a la organización las decisiones se tomarán de manera más rápida y acertada debido a que el detalle de los procesos de manera cronológica y secuencial facilita conocer en dónde se tomará la decisión y a qué influirá.Los manuales administrativos son elementos eficaces para la toma de decisiones dentro de la organización, estos facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación necesaria y precisa que requieren todos quienes conforman parte de la organización en cada una de las unidades, departamentos, áreas, procesos de la misma. Fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.Facilitar la descentralización, mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones. Verónica Guerrero D. Página 7


6. ¿De qué manera coadyuvan los manuales administrativos al logro de las ventajas competitivas de una organización?Los manuales administrativos están enfocados a la información de la empresa ya sea de manera integral o a un área, departamento, proceso de la misma; todo esto se ha creado con la finalidad que todas las actividades se realicen en términos óptimos para cumplir el objetivo organizacional.Son de gran ayuda pues como sabemos nuestro principal objetivo y a quien debemos ofertar calidad es al cliente e introduciendo las técnicas de apoyo al análisis de datos contamos con varias herramientas como son el Benchmarking, la Administración de la relación con los clientes, la Autoevaluación, Control de Calidad Total, Empowerment, Ergonomía, Muestreo, Teoría de los Juegos, entre otras que nos permitirán conocer en qué situación se encuentra la competencia y así poder tomar diversas decisiones para superar el impacto que estas tienen en el mismo campo de acción y de esta manera lograr la fidelidad de nuestros clientes. Un cliente satisfecho atrae a más.

7. ¿Son los manuales administrativos herramientas de estrategia?Si lo son. Los manuales administrativos son medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Al contar con información clara acerca de la organización podemos definir de manera específica estrategias para obtener ventajas competitivas, estas pueden ser aplicadas a diversos procesos, fases o recaer sobre el manual completo, es decir, Verónica Guerrero D. Página 8


nos facilita determinar decisiones segmentadas y conocer los involucrados en el mismo.

8. ¿Cómo inciden los manuales administrativos en la productividad de Blockbuster?Los procesos en la empresa no están documentados, por ende la estrategia

corporativa no tiene sustentación en los mismos.

Los manuales administrativos les dan un orden lógico de operación para

regular la calidad en el servicio de acuerdo a sus objetivos y metas

establecidos.

De igual manera se necesita manejar manuales de Organzación de

Procesos, de Ventas, de Operación que nos permitan automatizar los

procesos que se desarrollan dentro de la misma y crear más compromiso

del personal con la misma y el trabajo en conjunto para llegar a cumplir el

objetivo institucional. Se debe establecer de igual manera la periodicidad de

actualización de los mismos de manera que se sigan ajustando al contexto

global, las necesidades de sus clientes para otorgar satisfacción.

Al encaminar el trabajo en conjunto bajo los manuales administrativos y

ponerlos en ejecución de seguro que la productividad incrementará, el

personal no tendrá tanta rotación, esto será un punto a favor para el

fortalecimiento en grupo y se creará la ventaja competitiva deseada para

poder hacer frente a la competencia.

9. ¿De qué manera pueden los manuales administrativos servir a Blockbuster para convertir las debilidades en fortalezas?Al analizar las Debilidades de la empresa podemos determinar que han sido ocasionados por falta de manuales administrativos, por ejemplo se deben aplicar los siguientes manuales:Verónica Guerrero D. Página 9


- Manual de Organización: debe tener una misión y visión sólida, objetivos, valores, autoridad, responsabilidad, puestos claros para poder encaminar las actividades y tareas que se desarrollen en la misma.- Historia de la Organización: creará la identidad y el compromiso del empleado con la misma. Ponerse la camiseta de la organización y trabajar por su beneficio.

- Gestión de Calidad y De ventas: permitirá suplir el problema de atención al cliente y la capacitación continua para la mejora y prestación de servicios de calidad. Aplicando la creación de manuales podremos disminuir la rotación de clientes pues estos serán seleccionados de manera adecuada al perfil de su puesto (Manual de Puestos), el mismo se sentirá comprometido con la empresa dando lo mejor de sí.Una vez erradicado esto tendremos fortalezas tales como: - Sólido talento humano comprometido con el mismo y con la empresa.- Capacitación constante y mejora continua en atención y servicio.- Misión sólida y actividades encaminadas para su cumplimiento.- Visión clara.- Manuales Administrativos que solidifican el desarrollo organizacional.



10. ¿Son los manuales administrativos un recurso para interrelacionar la planeación, organización, dirección y control en Blockbuster?Si, porque puede garantizar una mejoría en las acciones de la organización

para lograr el objetivo establecido de acuerdo a la planeación que realiza la

dirección pensado en alcanzar una mejoría que se va reflejada en un logro

de servicios de calidad, cada uno de los manuales administrativos que se

aplican dentro de la organización están especificando en forma clara y

concisa cada una de estas etapas del proceso administrativo.


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