PRESENTADO POR RUBEN DARIO

Unidad 2

Planificacioacuten y Preparacioacuten de Auditoriacuteas

1OBJETIVO

Proporcionar metodologiacutea para realizar las auditorias internas con el fin de verificar si el sistema de gestioacuten institucional y el sistema de gestioacuten de la calidadse esta ejecutando adecuadamente si se mantiene actualizado y estaacute acorde con las poliacuteticas administrativas y legales para asegurar el control dlcumpliendo con las actividades de la alcaldiacutea de Sincelejo realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de la alcaldiacutea de Florencia realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento

2 ALCANCE

Contempla desde la planificacioacuten programacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten asiacute como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorias internas del cumplimiento de la gestioacuten y sistema de gestioacuten que Contempla desde la planificacioacuten programacioacuten ejecucioacuten y documentacioacuten asiacute como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoriacuteas

CRITERIOS DE AUDITORIA

Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientalesmiddot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidadmiddot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad

Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones

Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidadmiddot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidadmiddot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc)middot Plan de Gobierno Central

AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS

Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten

RECURSOS NESESARIOS

Se requieren varios pasos para realizar una auditoria El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoria que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoria que deben satisfacer esos objetivos

El proceso de auditoria exige que el auditor de sistemas reuacutena evidencia evaluacutee fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada y que prepare un informe de auditoria que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia Asimismo la gerencia de auditoria debe garantizar una disponibilidad y asignacioacuten adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoria ademaacutes de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia

IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Es comuacutenmente aceptado que las entidades empresariales existen para generar valor a sus grupos de intereacutes Este objetivo soacutelo seraacute alcanzable si se administran adecuadamente las incertidumbres que las rodean o lo que es lo mismo si se gestionan convenientemente aquellas oportunidades y amenazas que en cada momento les pudieran afectar

Para conseguirlo disponemos de diversos protocolos de ellos quizaacute el maacutes utilizado sea el denominado Enterprise Rick Management o COSO II (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) que establece que la gestioacuten de los riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administracioacuten de la entidad su direccioacuten y restante personal aplicable a la definicioacuten de estrategias en toda la empresa y disentildeado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organizacioacuten gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos Este proceso estaacute integrado por 8 componentes ambiente de control establecimiento de objetivos identificacioacuten de eventos evaluacioacuten de riesgos respuesta al riesgo actividades de control informacioacutencomunicacioacuten y supervisioacuten todos ellos de igual importancia si bien el correspondiente a la supervisioacuten es desde nuestra perspectiva en el que subyace una mayor trascendencia

PROSESOS A SER AUDITADOS

El auditor en su proceso de auditoriacutea debe limitarse a observar e informar las diferentes situaciones encontradas en la auditoriacuteaEn el desarrollo de una auditoria el auditor si encuentra anomaliacuteas nunca debe recriminar dar oacuterdenes o decir a las personas auditadas coacutemo se deben hacer las cosas

El trabajo del auditor debe limitarse a observar y evaluar los procedimientos y de encontrar alguna falla o inconsistencia hacer las anotaciones y plasmarlo en su informe

Las correcciones y observaciones lo mismo que las estrategias a seguir seraacuten responsabilidad de la administracioacuten mas no del auditor El auditor soacutelo deberaacute realizar su trabajo y de acuerdo a los resultados presentar a la administracioacuten las anomaliacuteas irregularidades y las sugerencias y alternativas de solucioacuten

Criterios de auditoria y documentacioacuten de referencias

integrar en el Informe de Revisioacuten por la Direccioacuten de forma que nos ahorramos un registro especiacutefico Incluso hay empresas que en el apartado en el que tratan de las auditoriacuteas ya incorporan la planificacioacuten anual de las auditoriacuteas Esto tiene mucho sentido ya que en ese punto se ha analizado la evolucioacuten de los resultados del Sistema de Gestioacuten y las auditoriacuteas

Sobre el Plan de Auditoriacuteas se puede hacer en una hoja de caacutelculo donde cada pestantildea es el Plan de un Departamento o Proceso o Delegacioacuten y asiacute en un soacutelo archivo tenemos todos los Planes de auditoriacutea de todos los Departamentos Procesos Delegaciones

UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea

1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea1049569 Aprobacioacuten y distribucioacuten del informe de auditoriacutea UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea

MEacuteTODOS DE AUDITORIacuteA A UTILIZAR

Para aplicar el meacutetodo deductivo a la auditoriacutea se necesita1049569 Formulacioacuten de objetivos generales o especiacuteficos del examen a realizar1049569 Una declaracioacuten de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacioacuten1049569 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen1049569 Aplicacioacuten de normas generales a situaciones especiacuteficas

1049569 Formulacioacuten de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

RROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR1049569 Elaborar la planificacioacuten anual de la auditoriacutea de acuerdo con el aacutembito asignado en coordinacioacuten con las unidades administrativas correspondientes1049569 Organizar equipos de auditoriacutea para realizar los exaacutemenes programados tomando en cuenta para su integracioacuten entre otros aspectos las condiciones teacutecnicas conocimiento experiencia habilidades y relaciones interpersonales 1049569 Programar las auditoriacuteas a base de los criterios y estaacutendares miacutenimos

• CRITERIOS DE AUDITORIA
• Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientales middot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad middot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad
• Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones
• Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidad middot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad middot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc) middot Plan de Gobierno Central
• AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS
• Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten

CRITERIOS DE AUDITORIA

Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientalesmiddot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidadmiddot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad

Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones

Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidadmiddot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidadmiddot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc)middot Plan de Gobierno Central

AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS

Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten

RECURSOS NESESARIOS

Se requieren varios pasos para realizar una auditoria El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoria que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoria que deben satisfacer esos objetivos

El proceso de auditoria exige que el auditor de sistemas reuacutena evidencia evaluacutee fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada y que prepare un informe de auditoria que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia Asimismo la gerencia de auditoria debe garantizar una disponibilidad y asignacioacuten adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoria ademaacutes de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia

IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Es comuacutenmente aceptado que las entidades empresariales existen para generar valor a sus grupos de intereacutes Este objetivo soacutelo seraacute alcanzable si se administran adecuadamente las incertidumbres que las rodean o lo que es lo mismo si se gestionan convenientemente aquellas oportunidades y amenazas que en cada momento les pudieran afectar

Para conseguirlo disponemos de diversos protocolos de ellos quizaacute el maacutes utilizado sea el denominado Enterprise Rick Management o COSO II (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) que establece que la gestioacuten de los riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administracioacuten de la entidad su direccioacuten y restante personal aplicable a la definicioacuten de estrategias en toda la empresa y disentildeado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organizacioacuten gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos Este proceso estaacute integrado por 8 componentes ambiente de control establecimiento de objetivos identificacioacuten de eventos evaluacioacuten de riesgos respuesta al riesgo actividades de control informacioacutencomunicacioacuten y supervisioacuten todos ellos de igual importancia si bien el correspondiente a la supervisioacuten es desde nuestra perspectiva en el que subyace una mayor trascendencia

PROSESOS A SER AUDITADOS

El auditor en su proceso de auditoriacutea debe limitarse a observar e informar las diferentes situaciones encontradas en la auditoriacuteaEn el desarrollo de una auditoria el auditor si encuentra anomaliacuteas nunca debe recriminar dar oacuterdenes o decir a las personas auditadas coacutemo se deben hacer las cosas

El trabajo del auditor debe limitarse a observar y evaluar los procedimientos y de encontrar alguna falla o inconsistencia hacer las anotaciones y plasmarlo en su informe

Las correcciones y observaciones lo mismo que las estrategias a seguir seraacuten responsabilidad de la administracioacuten mas no del auditor El auditor soacutelo deberaacute realizar su trabajo y de acuerdo a los resultados presentar a la administracioacuten las anomaliacuteas irregularidades y las sugerencias y alternativas de solucioacuten

Criterios de auditoria y documentacioacuten de referencias

integrar en el Informe de Revisioacuten por la Direccioacuten de forma que nos ahorramos un registro especiacutefico Incluso hay empresas que en el apartado en el que tratan de las auditoriacuteas ya incorporan la planificacioacuten anual de las auditoriacuteas Esto tiene mucho sentido ya que en ese punto se ha analizado la evolucioacuten de los resultados del Sistema de Gestioacuten y las auditoriacuteas

Sobre el Plan de Auditoriacuteas se puede hacer en una hoja de caacutelculo donde cada pestantildea es el Plan de un Departamento o Proceso o Delegacioacuten y asiacute en un soacutelo archivo tenemos todos los Planes de auditoriacutea de todos los Departamentos Procesos Delegaciones

UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea

1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea1049569 Aprobacioacuten y distribucioacuten del informe de auditoriacutea UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea

MEacuteTODOS DE AUDITORIacuteA A UTILIZAR

Para aplicar el meacutetodo deductivo a la auditoriacutea se necesita1049569 Formulacioacuten de objetivos generales o especiacuteficos del examen a realizar1049569 Una declaracioacuten de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacioacuten1049569 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen1049569 Aplicacioacuten de normas generales a situaciones especiacuteficas

1049569 Formulacioacuten de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

RROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR1049569 Elaborar la planificacioacuten anual de la auditoriacutea de acuerdo con el aacutembito asignado en coordinacioacuten con las unidades administrativas correspondientes1049569 Organizar equipos de auditoriacutea para realizar los exaacutemenes programados tomando en cuenta para su integracioacuten entre otros aspectos las condiciones teacutecnicas conocimiento experiencia habilidades y relaciones interpersonales 1049569 Programar las auditoriacuteas a base de los criterios y estaacutendares miacutenimos

• CRITERIOS DE AUDITORIA
• Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientales middot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad middot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad
• Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones
• Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidad middot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad middot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc) middot Plan de Gobierno Central
• AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS
• Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten

RECURSOS NESESARIOS

Se requieren varios pasos para realizar una auditoria El auditor de sistemas debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoria que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoria que deben satisfacer esos objetivos

El proceso de auditoria exige que el auditor de sistemas reuacutena evidencia evaluacutee fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la evidencia recopilada y que prepare un informe de auditoria que presente esos temas en forma objetiva a la gerencia Asimismo la gerencia de auditoria debe garantizar una disponibilidad y asignacioacuten adecuada de recursos para realizar el trabajo de auditoria ademaacutes de las revisiones de seguimiento sobre las acciones correctivas emprendidas por la gerencia

IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Es comuacutenmente aceptado que las entidades empresariales existen para generar valor a sus grupos de intereacutes Este objetivo soacutelo seraacute alcanzable si se administran adecuadamente las incertidumbres que las rodean o lo que es lo mismo si se gestionan convenientemente aquellas oportunidades y amenazas que en cada momento les pudieran afectar

Para conseguirlo disponemos de diversos protocolos de ellos quizaacute el maacutes utilizado sea el denominado Enterprise Rick Management o COSO II (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) que establece que la gestioacuten de los riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administracioacuten de la entidad su direccioacuten y restante personal aplicable a la definicioacuten de estrategias en toda la empresa y disentildeado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organizacioacuten gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos Este proceso estaacute integrado por 8 componentes ambiente de control establecimiento de objetivos identificacioacuten de eventos evaluacioacuten de riesgos respuesta al riesgo actividades de control informacioacutencomunicacioacuten y supervisioacuten todos ellos de igual importancia si bien el correspondiente a la supervisioacuten es desde nuestra perspectiva en el que subyace una mayor trascendencia

PROSESOS A SER AUDITADOS

El auditor en su proceso de auditoriacutea debe limitarse a observar e informar las diferentes situaciones encontradas en la auditoriacuteaEn el desarrollo de una auditoria el auditor si encuentra anomaliacuteas nunca debe recriminar dar oacuterdenes o decir a las personas auditadas coacutemo se deben hacer las cosas

El trabajo del auditor debe limitarse a observar y evaluar los procedimientos y de encontrar alguna falla o inconsistencia hacer las anotaciones y plasmarlo en su informe

Las correcciones y observaciones lo mismo que las estrategias a seguir seraacuten responsabilidad de la administracioacuten mas no del auditor El auditor soacutelo deberaacute realizar su trabajo y de acuerdo a los resultados presentar a la administracioacuten las anomaliacuteas irregularidades y las sugerencias y alternativas de solucioacuten

Criterios de auditoria y documentacioacuten de referencias

integrar en el Informe de Revisioacuten por la Direccioacuten de forma que nos ahorramos un registro especiacutefico Incluso hay empresas que en el apartado en el que tratan de las auditoriacuteas ya incorporan la planificacioacuten anual de las auditoriacuteas Esto tiene mucho sentido ya que en ese punto se ha analizado la evolucioacuten de los resultados del Sistema de Gestioacuten y las auditoriacuteas

Sobre el Plan de Auditoriacuteas se puede hacer en una hoja de caacutelculo donde cada pestantildea es el Plan de un Departamento o Proceso o Delegacioacuten y asiacute en un soacutelo archivo tenemos todos los Planes de auditoriacutea de todos los Departamentos Procesos Delegaciones

UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea

1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea1049569 Aprobacioacuten y distribucioacuten del informe de auditoriacutea UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea

MEacuteTODOS DE AUDITORIacuteA A UTILIZAR

Para aplicar el meacutetodo deductivo a la auditoriacutea se necesita1049569 Formulacioacuten de objetivos generales o especiacuteficos del examen a realizar1049569 Una declaracioacuten de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacioacuten1049569 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen1049569 Aplicacioacuten de normas generales a situaciones especiacuteficas

1049569 Formulacioacuten de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

RROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR1049569 Elaborar la planificacioacuten anual de la auditoriacutea de acuerdo con el aacutembito asignado en coordinacioacuten con las unidades administrativas correspondientes1049569 Organizar equipos de auditoriacutea para realizar los exaacutemenes programados tomando en cuenta para su integracioacuten entre otros aspectos las condiciones teacutecnicas conocimiento experiencia habilidades y relaciones interpersonales 1049569 Programar las auditoriacuteas a base de los criterios y estaacutendares miacutenimos

• CRITERIOS DE AUDITORIA
• Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientales middot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad middot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad
• Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones
• Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidad middot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad middot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc) middot Plan de Gobierno Central
• AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS
• Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten

PROSESOS A SER AUDITADOS

El auditor en su proceso de auditoriacutea debe limitarse a observar e informar las diferentes situaciones encontradas en la auditoriacuteaEn el desarrollo de una auditoria el auditor si encuentra anomaliacuteas nunca debe recriminar dar oacuterdenes o decir a las personas auditadas coacutemo se deben hacer las cosas

El trabajo del auditor debe limitarse a observar y evaluar los procedimientos y de encontrar alguna falla o inconsistencia hacer las anotaciones y plasmarlo en su informe

Las correcciones y observaciones lo mismo que las estrategias a seguir seraacuten responsabilidad de la administracioacuten mas no del auditor El auditor soacutelo deberaacute realizar su trabajo y de acuerdo a los resultados presentar a la administracioacuten las anomaliacuteas irregularidades y las sugerencias y alternativas de solucioacuten

Criterios de auditoria y documentacioacuten de referencias

integrar en el Informe de Revisioacuten por la Direccioacuten de forma que nos ahorramos un registro especiacutefico Incluso hay empresas que en el apartado en el que tratan de las auditoriacuteas ya incorporan la planificacioacuten anual de las auditoriacuteas Esto tiene mucho sentido ya que en ese punto se ha analizado la evolucioacuten de los resultados del Sistema de Gestioacuten y las auditoriacuteas

Sobre el Plan de Auditoriacuteas se puede hacer en una hoja de caacutelculo donde cada pestantildea es el Plan de un Departamento o Proceso o Delegacioacuten y asiacute en un soacutelo archivo tenemos todos los Planes de auditoriacutea de todos los Departamentos Procesos Delegaciones

UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea

1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea1049569 Aprobacioacuten y distribucioacuten del informe de auditoriacutea UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea

MEacuteTODOS DE AUDITORIacuteA A UTILIZAR

Para aplicar el meacutetodo deductivo a la auditoriacutea se necesita1049569 Formulacioacuten de objetivos generales o especiacuteficos del examen a realizar1049569 Una declaracioacuten de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacioacuten1049569 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen1049569 Aplicacioacuten de normas generales a situaciones especiacuteficas

1049569 Formulacioacuten de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

RROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR1049569 Elaborar la planificacioacuten anual de la auditoriacutea de acuerdo con el aacutembito asignado en coordinacioacuten con las unidades administrativas correspondientes1049569 Organizar equipos de auditoriacutea para realizar los exaacutemenes programados tomando en cuenta para su integracioacuten entre otros aspectos las condiciones teacutecnicas conocimiento experiencia habilidades y relaciones interpersonales 1049569 Programar las auditoriacuteas a base de los criterios y estaacutendares miacutenimos

• CRITERIOS DE AUDITORIA
• Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientales middot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad middot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad
• Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones
• Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidad middot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad middot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc) middot Plan de Gobierno Central
• AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS
• Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten

1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea1049569 Aprobacioacuten y distribucioacuten del informe de auditoriacutea UBICACIOacuteN FECHAS TIEMPO ESPERADO Y DURACIOacuteN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIacuteACronogramaSe define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoriaSiguiendo la Norma Teacutecnica Colombiana NTC-19011 2002 Directrices para la Auditoriacutea de los Sistemas de Gestioacuten de la Calidad asiacute como por las buenas praacutecticas institucionales se considera que la secuencia adecuada seriacutea la siguiente1049569 Preparacioacuten del Plan de Auditoriacutea1049569 Asignacioacuten de las tareas al equipo auditor1049569 Preparacioacuten de los documentos de trabajo1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de apertura Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Recopilacioacuten y verificacioacuten de la informacioacuten1049569 Generacioacuten de hallazgos de la auditoriacutea1049569 Preparacioacuten de las conclusiones de la auditoriacutea1049569 Realizacioacuten de la reunioacuten de cierre Fecha prevista para su celebracioacuten1049569 Preparacioacuten del informe de auditoriacutea

MEacuteTODOS DE AUDITORIacuteA A UTILIZAR

Para aplicar el meacutetodo deductivo a la auditoriacutea se necesita1049569 Formulacioacuten de objetivos generales o especiacuteficos del examen a realizar1049569 Una declaracioacuten de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacioacuten1049569 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen1049569 Aplicacioacuten de normas generales a situaciones especiacuteficas

1049569 Formulacioacuten de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

RROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR1049569 Elaborar la planificacioacuten anual de la auditoriacutea de acuerdo con el aacutembito asignado en coordinacioacuten con las unidades administrativas correspondientes1049569 Organizar equipos de auditoriacutea para realizar los exaacutemenes programados tomando en cuenta para su integracioacuten entre otros aspectos las condiciones teacutecnicas conocimiento experiencia habilidades y relaciones interpersonales 1049569 Programar las auditoriacuteas a base de los criterios y estaacutendares miacutenimos

• CRITERIOS DE AUDITORIA
• Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientales middot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad middot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad
• Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones
• Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidad middot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad middot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc) middot Plan de Gobierno Central
• AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS
• Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten

• CRITERIOS DE AUDITORIA
• Suministrar pautas uacutetiles para la evaluacioacuten del manejo de los recursos fiacutesicos humanos y financieros en teacuterminos de economiacutea eficiencia eficacia efectividad equidad excelencia y valoracioacuten de costos ambientales middot Suministrar un medio o herramienta de evaluacioacuten para evaluar el desarrollo de procedimientos administrativos en la entidad middot Construir las bases de evaluacioacuten de la estructura orgaacutenica de la entidad
• Por otra parte cuando no existen criterios el equipo de auditoriacutea los desarrolla seguacuten las circunstancias del caso Ante la ausencia de criterios expliacutecitos el auditor podraacute aplicar su juicio y conocimiento profesional para desarrollar criterios aplicables a situaciones
• Las fuentes de criterio entre otras pueden ser middot Leyes reglamentos instructivos y demaacutes normativa que regule el funcionamiento de la entidad middot Manuales Operativos y de procedimientos de la Entidad middot Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (Libros Tesis Guiacuteas Folletos etc) middot Plan de Gobierno Central
• AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS
• Las actividades preliminares a la realizacioacuten de una auditoriacutea son Planeacioacuten Preparacioacuten Se deben llevar a cabo todos los pasos para asegurar una auditoria exitosa PLANEACIOacuteN DE LA AUDITORIA Aspectos de la fase de planeacioacuten El compromiso de la gerencia y del responsable del SGC Programa de auditoriacuteas Y otros recursos pertinentes para que sea viable la auditoriacutea Planeacioacuten de una Auditoria La Norma ISO 9001 establece que la auditoria interna debe ser realizada de acuerdo con un procedimiento documentado De este modo es mejor disentildear el sistema de auditoriacuteas internas con base en aquellas praacutecticas que se han demostrado son eficaces para realizar auditoriacuteas externas Ver figura 2 Norma ISO 19011 Planeacioacuten planificar una auditoria de cualquier tipo se deben determinar los siguientes aspectos frecuenciatiempo responsabilidad criterios y alcance de duracioacuten