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Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 PADA
Ciudad de México a 19 de mayo de 2017
Petróleos Mexicanos
Dirección Corporativa de Administración y Servicios
Subdirección de Servicios Corporativos
Coordinación de Archivos
Índice
Presentación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1. Marco de referencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Antecedentes
Problemática. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Cronología de la organización de los Archivos en Petróleos Mexicanos 2004-2017 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Justificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3. Objetivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4. Planeación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.1 Requisitos y alcances
4.2 Actividades y entregables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4.3 Recursos humanos, materiales y tecnológicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4.4 Implementación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
4.4.I Convenio de Colaboración entre Petróleos Mexicanos y sus EPS para la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA)
4.4.II Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA) de Petróleos Mexicanos y sus EPS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.4.III Continuidad en el desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP) de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias. . . . . . . 12
5. Planificación de comunicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5.1 Administración
5.2 Esquema de distribución de comunicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5.3 Matriz de comunicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
5.4 Reportes de avance y control de cambios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6. Planificación de la Gestión de riesgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
6.1 Identificación, análisis y control de riesgos
Glosario de Términos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Presentación
Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 12, fracción VI de la Ley Federal de Archivos, así como en el
artículo 2 fracción IV de su Reglamento, la Coordinación de Archivos de Petróleos Mexicanos a través de la
Subdirección de Servicios Corporativos presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, en el cual se
contemplan las actividades a realizar durante el presente año para modernizar la administración documental,
promoviendo el uso eficiente de los archivos como fuente de información de la Industria y de soporte en la
transparencia y la rendición de cuentas; así como la conservación de material archivístico con valor histórico,
actividades en las que se involucran las unidades de archivo de trámite, archivo de concentración y archivo
histórico de Pemex.
Con la finalidad de cumplir con las obligaciones establecidas en las materias de transparencia y archivos, el
Plan Anual de Desarrollo Archivístico de Petróleos Mexicanos, contempla los criterios establecidos para su
elaboración por el Archivo General de la Nación y establece las estructuras normativas, técnicas y
metodológicas para la implementación de estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y
conservación documental de la unidades de archivo de la empresa productiva del Estado.
En este contexto, la Subdirección de Servicios Corporativos en términos de lo establecido en la Ley de
Petróleos Mexicanos, y con base en la modificación de la naturaleza jurídica de Pemex como una empresa
productiva del Estado, tendrá a su cargo la conducción estratégica para la organización y administración de los
documentos archivísticos contenidos en cualquier medio, así como la integración del acervo histórico
documental sobre la industria petrolera en el país, orientando su organización actual hacia el cumplimiento de lo
previsto en las normativas de archivo y transparencia, promoviendo una cultura archivística enfocada en la
optimización de los procesos de negocio de Pemex que propicie la eficiencia administrativa y el adecuado
manejo de la información de la que somos depositarios.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 1
1. Marco de Referencia
Antecedentes
Con la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a Información Pública Gubernamental en junio de 2002,
Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios comenzaron a implementar acciones para transparentar la gestión
administrativa y regular la administración de sus archivos. Durante el periodo de 2004 a 2012, la organización y conservación de
los archivos de Pemex Paraestatal fue administrada normativa y estratégicamente al amparo de los Lineamientos Generales para
la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
• En 2004 el Consejo de Administración de Pemex con base en el marco regulatorio administrativo en la materia, autorizó los
“Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos”. Asimismo, las
Direcciones Generales de Pemex y de los extintos Organismos Subsidiarios realizaron los nombramientos de los responsables
de las unidades de archivo (Áreas Coordinadoras, Concentración e Histórico), conforme a la normatividad entonces vigente.
• La “Estrategia General para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos“ se implementó
en 2005, con la autorización del Consejo de Administración de Pemex y posteriormente, ratificada por los cuatro Consejos de
Administración de los Organismos Subsidiarios, a solicitud del Director General en su carácter de Presidente de los mismos.
Sistemas PEMEX PEP PXR PGPB PPQ
Nombre Solución Tecnológica
Documental (STD)
Sistema de Gestión
Archivística
(SGA)
Sistema de Administración
de Archivos y
Documentos (RM_SAAD)
Módulo de Gestión
Archivística (MOGA) X
Plataforma Documentum Documentum Documentum Documentum X
Características
Técnicas
Content Server 5.3
SP1 Webtop 5.2.5
SP1 Records
Manager 5.2.5 SP1
Enterprise Document
Management Web Content
Management Federates &
Archive Services
Content Server 5.3 SP5
Webtop 5.3 SP5 Records
Manager 5.2.5 SP2
Content Server 5.2.5
SP4 Webtop 5.2.5 SP4
Records Manager 4.1.1
X
• En este contexto, la organización de
los archivos también se llevó a cabo
en Petróleos Mexicanos y sus extintos
Organismos Subsidiarios, pero con
enfoques de clasificación archivística
distintos en cada entidad.
• Como parte de la Estrategia General,
cada entidad implementó sus propios
sistemas automatizados de gestión
archivística, con los cuales se
administraron los expedientes de Pemex
Empresa Paraestatal de 2004 a 2014.
Pemex
Paraestatal
Niveles de Clasificación Total Ejemplos:
Fondo Subfondo Sección Subsección Serie Subserie
PMEX P P P P P P 6 PME-DCADM-011-02-01-02
PEP P P P P P 5 PEP. 1. 5C. 1. 2
PXR P P P P P 5 REF. 300.18300.6C . 6 . 1
PGPB P P P P P 5 PGPB-SAF00-310-02-220
PPQ P P P P P P 6 PPQ –SDYF–02–05–01–01
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 2
Problemática
Petróleos Mexicanos como Entidad Paraestatal de 2004 a 2014 estructuró la organización de sus archivos con base en las
disposiciones emitidas a nivel federal para regular la administración de los archivos gubernamentales, estableciendo las
directrices necesarias para la organización de los archivos de trámite, concentración e histórico de Pemex y sus extintos
Organismos Subsidiarios, implementando los Instrumentos de control y consulta y los sistemas de gestión archivística por cada
entidad para los expedientes producidos hasta la entrada en vigor de la Reforma Energética.
En 2014 con la publicación de la Ley de Petróleos Mexicanos y la modificación de la naturaleza jurídica de Pemex como una
empresa productiva del Estado, inicia también un proceso de reorganización y transformación de la gestión de los archivos de
Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias, desarrollando mecanismos para su identificación, organización y gestión
archivística con base en los procesos de Pemex con el fin de propiciar información administrada institucionalmente que cumpla
tanto con los requerimientos normativos y del negocio en concordancia con la dinámica actual de la industria.
En este contexto, a partir del mes de abril de 2015, se publican los acuerdos de creación de las Empresas Productivas
Subsidiarias y las unidades administrativas que hasta entonces conformaban a los extintos Organismos Subsidiarios transfieren
sus funciones, recursos humanos, materiales y financieros para constituir a las nuevas empresas Productivas Subsidiarias,
proceso que a la fecha no ha concluido
Derivado de lo anterior, así como por la dimensión y complejidad que implica la reorganización de la empresa más importante del
país, hoy Pemex se enfrenta a la problemática de no haber podido concretar la actualización de sus instrumentos de control
archivístico, del Sistema Institucional de Archivos y del Sistema de Gestión Archivística, iniciativas que no obstante que se
encuentran en proceso de implementación, abren una brecha en el cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable para
Petróleos Mexicanos en materia de archivos.
Actualmente únicamente el Sistema de Gestión Archivística del Corporativo de Petróleos Mexicanos (STD) sigue proporcionando
servicio a los usuarios responsables de las unidades administrativas, ya que los archivos resguardados en el mismo están
cumpliendo con sus vigencias operativas y los usuarios tienen la posibilidad de realizar consultas electrónicas de esta
documentación. Los sistemas de los extintos Organismos Subsidiarios fueron cerrados y resguardados por la Dirección
Corporativa de Tecnologías de la Información, en espera de migrarlos sólo para consulta y disposición documental en el nuevo
Sistema de Gestión Archivística (SGAP) que está en proceso de diseño.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 3
Cronología de la organización de los Archivos en Petróleos Mexicanos 2004-2017
Es así como nos estamos transformando en materia de organización de archivos de Pemex Entidad Paraestatal (periodo 2004 a
2014) a Pemex Empresa Productiva del Estado. Las EPS tienen personalidad jurídica y patrimonio propio. Se sujetan a la
conducción estratégica, dirección y coordinación de Petróleos Mexicanos.
2004 APERTURA de
expedientes Pemex Paraestatal
2015 APERTURA de Expedientes
Pemex y sus EPS
2014 CIERRE de
expedientes Pemex Paraestatal
2007
Manual de Procedimientos Archivo de Concentración ACPM
2009
Manual de Procedimientos de Archivo de Trámite (AAD ACA)
2008
2013
2004 2005
Estrategia General para la Organización, Conservación y
Custodia de los Archivos de Pemex aprobada por el Consejo (CAPEMEX)
Criterios Específicos para la Organización Conservación y Custodia de los Archivos de
Petróleos Mexicanos
2010
2007
2005
2004
2013
• Instrumentos de control y consulta de Pemex
− Cuadro general de clasificación archivística (CUGECA)
− Catálogo de disposición documental (CADIDO)
− Inventarios documentales: General, De transferencia y De baja
− Guía simple de archivos
• Sistemas Institucionales de Archivos
2013
2014
Org
anis
mo
s S
ub
sid
iari
os
Niveles de clasificación archivística
Sistemas
Gestión
5 . PREF
5 . PGPB
6 . PPQ
6 . PEMEX
CUGEGA /
CADIDO
5 . PEP
2016-2017
Actas de transmisiones de bienes,
derechos y obligaciones con motivo
de la reorganización corporativa de
los Organismos Subsidiarios a las
EPS
2015-2016
Reorganización de Pemex. 28 de abril de
2015. Publicación de nuevo EOPEMEX y los
acuerdos de creación de las Empresas
Productivas Subsidiarias (EPS)
Circular en materia archivística para la transición
de Pemex y OS a EPS
2015-2017 / PROPUESTA de Elaboración de
• Instrumentos de control y consulta
• Sistemas Institucionales de Archivos
Plan Anual de Desarrollo Archivístico
PADA 2015-2018
2015 - 2017
2016
2017
2015
EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN
TRANSFORMACIÓN INDUSTRIAL
EP
S LOGÍSTICA
PEMEX SERVICIOS CORPORATIVOS
PERFORACIÓN Y SERVICIOS
COGENERACIÓN Y SERVICIOS
FERTILIZANTES
ETILENO
2016
2017
2014
Ley de Petróleos
Mexicanos y
Leyes Secundarias
2002
Ley Federal
Transparencia
y Acceso
LFTAIPG
2004
Lineamientos
Organización
Archivos
LGOCAAPF
AYER HOY
PEMEX EMPRESA PARAESTATAL PEMEX EMPRESA PRODUCTIVA 28 ABRIL
2015
Publicación en el D.O.F.
ESTATUTO ORGÁNICO DE PEMEX
2012
Ley Federal de
Archivos
LFA
2014
Reglamento
de la LFA
Archivos
2013
Reforma Energética
Pemex se mantiene
como una empresa
productiva del Estado
Normatividad externa en materia de Archivos Termino de vigencia Actualizaciones
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 4
2. Justificación
En cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable a Petróleos Mexicanos en las materias de transparencia y archivos, la
dirección y coordinación estratégica de los archivos a cargo de la Subdirección de Servicios Corporativos prevé establecer las
bases conceptuales, estructurales y funcionales del Sistema Institucional de Archivos de Pemex y sus Empresas Productivas
Subsidiarias (EPS) que asegure la aplicación y homologación de los procesos archivísticos que forman parte del ciclo vital de la
documentación, unificar las clasificaciones existentes de los expedientes generados por Pemex Paraestatal y establecer los
instrumentos de control y consulta de Pemex Empresa Productiva, estableciendo programas, criterios y procedimientos
específicos, programas de formación y capacitación que promuevan una cultura archivística enfocada en la optimización de los
procesos de negocio de Pemex.
En este contexto y con base en el proceso de administración de la información, para Pemex la documentación es un activo
estratégico institucional, considerando que en los archivos se documenta el quehacer institucional, la toma de decisiones, el
cumplimiento de metas y el ejercicio del gasto, entre otros; por lo que en la medida en que la información se encuentre
organizada y clasificada permitirá la eficiencia administrativa, siendo el insumo principal para garantizar la transparencia y la
rendición de cuentas.
Beneficios:
• Pemex y sus EPS contarán con los mecanismos de operación necesarios para el control, seguimiento normativo y operativo
en los archivos de trámite, concentración e histórico.
• Las áreas productoras de la documentación contarán con una herramienta de control archivístico única: Cuadro General de
Clasificación Archivística (CUGECA), que facilite la administración de los documentos que registran el ejercicio de sus
funciones y atribuciones.
• Homologar los procesos archivísticos para garantizar que la información se encuentre administrada institucionalmente,
debidamente catalogada en los expedientes de Pemex y sus EPS, definiendo el ciclo de vida de la documentación y,
• Promover su guarda, uso, custodia, seguridad, disponibilidad, confiabilidad y manejo transparente.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 5
3. Objetivos
El Plan Anual de Desarrollo Archivístico de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias, del periodo de mayo a diciembre de 2017, plantea los siguientes objetivos:
I. Definir la estructura normativa y operativa del Sistema Institucional de Archivos (SIA), de
Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias con base en la Ley de Petróleos Mexicanos,
la modificación de la naturaleza jurídica de la empresa productiva del Estado y con
fundamento en la normatividad aplicable en materia de transparencia y archivos: Ley General
de Transparencia y la Ley Federal de Archivos y su Reglamento.
II. Elaborar Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA), para Pemex y sus
Empresas Productivas Subsidiarias.
III. Dar continuidad al desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP), de Pemex y sus
Empresas Productivas Subsidiarias para la administración, control, conservación y
disposición de archivos en cualquier soporte (papel-electrónico), herramienta tecnológica que
contará con los metadatos establecidos en la normatividad vigente.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 6
4. Planeación
4.1 Requisitos y Alcances
En coordinación con los archivos de trámite, concentración e histórico se realizó la planeación y se definieron las actividades
necesarias y su desarrollo para cumplir los tres objetivos planteados en el PADA, realizándose un análisis previo de la situación de
Petróleos Mexicanos como empresa Paraestatal (hasta 2014) considerando la información registrada, clasificada e identificada
que puede encontrarse vigente, concentrada, para valoración histórica o en proceso de baja, contemplando que deberá estar
homologada en el Cuadro General de Clasificación Archivística en conjunto con las nuevas clasificaciones asignadas para Pemex
y sus Empresas Productivas del Estado.
Objetivos Requisitos Alcance
I. Sistema Institucional de
Archivos (SIA) de Pemex y
sus Empresas Productivas
Subsidiarias
• Se requiere establecer un Convenio de
Coordinación entre Pemex y sus Empresas
Productivas Subsidiarias para asegurar la
aplicación y homologación de los procesos
archivísticos, con base en la Ley de Petróleos
Mexicanos y la normatividad aplicable en materia
de archivos.
Establecer las reglas de
operación de la función
archivística a escala
institucional
II. Cuadro General de
Clasificación Archivística
(CUGECA)
• Participación activa de los Instrumentadores,
Enlaces y Responsables de Archivo de Tramite en
la elaboración y validación de las Fichas Técnicas
de Valoración para la integración del instrumento.
Elaborar un CUGECA que
contemple la clasificación de la
información generada en
Pemex y sus EPS.
III. Sistema de Gestión
Archivística (SGAP) de
Pemex y sus Empresas
Productivas Subsidiarias
• Designación por parte de la Coordinación de
Archivos de un enlace especialista en gestión
archivística y tecnologías de la información para
gestionar y dar seguimiento periódico al desarrollo
del SGAP con la Dirección Corporativa de
Tecnologías de la Información (DCTI).
Lograr que el Sistema de
Gestión Archivística de Pemex
y sus Empresas Productivas
Subsidiarias (SGAP), forme
parte de las prioridades de la
DCTI.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 7
4.2 Actividades y Entregables
Actividades Indicadores Entregables Responsables Tiempo de
Implementación
I. Revisión del Convenio de Colaboración entre Petróleos Mexicanos y EPS en materia archivística
(Coordinación de archivos).
Reuniones de trabajo con
EPS y área jurídica para
la suscripción del
convenio.
Convenio formalizado
Coordinación de Archivos:
Lic. Verónica Magaña
Ojeda, Titular de la UPIM
/ EPS
Abril-Junio del 2017
II.
Ela
bora
ción
del
Cua
dro
Gen
eral
de
Cla
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n A
rchi
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)
II. 1 Revisión y mapeo de las
funciones y procesos de la
unidades administrativas de
Pemex y sus EPS, para la
elaboración de la propuesta del
Cuadro General de Clasificación
Archivística (CUGECA)
Solicitud a la DCTI de acceso al Sistema de Gestión por Procesos
con Modelos de la Cadena de valor de PM hasta cuarto nivel y su
diccionario de datos.
Solicitud de consulta especifica a la DJ para aplicación de la
normatividad en materia de archivos vigente en Petróleos
Mexicanos.
Reuniones diarias del grupo de trabajo autorizado para la
elaboración del CUGECA.
Número de fichas
técnicas de Valoración
Documental
homologadas de acuerdo
al mapeo realizado
Propuesta del Cuadro
General de
Clasificación
Archivística
Coordinación de Archivos:
Grupo de Trabajo
CUGECA.
Lic. Lucina Peralta Arias,
Coordinación Técnica de
Planeación y
Organización de Archivos
Mayo-Agosto del 2017
II. 2 Consulta interna y externa
para la aplicación de la
propuesta del Cuadro General
de Clasificación Archivística
Presentación de la propuesta de CUGECA al Titular de la
Coordinación de Archivos, Lic. Antonio E. Carrillo Liceaga para su
autorización.
Presentación al Archivo General de la Nación del Cuadro General
de Clasificación Archivística aprobado por la Coordinación de
Archivos para su Visto Bueno.
Minutas de Trabajo y
Oficios de resolución
Propuesta del Cuadro
General de
Clasificación
Archivística aprobado
Coordinación de Archivos
/ Dirección Jurídica de
Petróleos Mexicanos /
Archivo General de la
Nación
Mayo-Agosto del 2017
II. 3 Presentación de la
propuesta del Cuadro General
de Clasificación Archivística a
Pemex y sus EPS
Reuniones de la Coordinación de Archivos con los
Instrumentadores y Responsables de Archivo de Trámite de las
Unidades Administrativas.
Lista de asistentes
Programa de Trabajo
para la
implementación
Coordinación de Archivos
/ Instrumentadores/
Enlaces y Responsables
Septiembre-Octubre
del 2017
II. 4 Revisión y autorización del
Cuadro General de Clasificación
Archivística.
Reuniones diarias con los responsables de Archivo de Trámite para
la formalización de las fichas técnicas de valoración para su
integración al CUGECA.
Carga de clasificaciones
archivísticas en formatos
Institucionales para su
registro, control y
consulta.
CUGECA autorizado
por los Titulares de
las Unidades
Administrativas de
Pemex y sus EPS
Coordinación de Archivos
/ Titulares de las
Unidades Administrativas
/ Enlaces y Responsables
Septiembre del 2017 -
Enero del 2018
III. Gestión con la DCTI para dar continuidad al desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP), de
Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias
Reuniones de trabajo con
Tecnologías de la
Información
Minutas de trabajo
de revisión de
avances en el diseño
y desarrollo del
SGAP.
Coordinación de Archivos:
Ing. Maricela Portillo
Salazar, Superintendente
de Planeación y
Organización de Archivos
Mayo-Diciembre del
2017
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 8
4.3 Recursos humanos, materiales y tecnológicos
Actividades Recursos Humanos
Recursos Materiales y Tecnológicos Número - Perfil del Personal
I. Revisión del Convenio de
Colaboración entre Pemex y
sus EPS en materia
archivística para la
implementación del Sistema
Institucional de Archivos (SIA)
1 Titular de la UPIM • Estatutos Orgánicos y Manuales de Organización de Pemex y sus EPS.
• Poderes de los Directores Corporativos de Petróleos Mexicanos y sus EPS.
• Red de Instrumentadores.
• 1 equipos de cómputo.
• 1 proyector.
• 1 multifuncional.
• Papelería diversa de apoyo con base en el contrato establecido.
2 Coordinadores
1 Abogado DJ
1 Apoyo administrativo
5 Total
II. Elaboración del Cuadro
General de Clasificación
Archivística (CUGECA)
1 Coordinador
• Estatutos Orgánicos y Manuales de Organización de Pemex y sus EPS.
• Sistema de Gestión por Procesos con Modelos de la Cadena de valor de
Petróleos Mexicanos hasta cuarto nivel y su diccionario de datos.
• Red de Enlaces y Responsables de Petróleos Mexicanos vigente y autorizada.
• Herramienta Modeladora Rummler ARIS ejecutable.
• Base de Datos (MS SQL o MS Acces).
• Gestor de Proyectos MS Project.
• 8 equipos de cómputo.
• 1 proyector.
• 1 multifuncional.
• Papelería diversa de apoyo con base en el contrato establecido.
2
Asesores en análisis normativo
jurídico y en procesos de Pemex y
administración documental
3 Especialistas en archivo en
Pemex
1 Analista- capturista
1 Apoyo administrativo
8 Total
III. Seguimiento del desarrollo
del Sistema de Gestión
Archivística de Pemex y sus
Empresas Productivas
Subsidiarias (SGAP)
1 Coordinador • Avance de clasificaciones autorizadas del CUGECA.
• Establecer reglas de operación del SGAP conforme a las obligaciones
establecidas en normalidad establecida y aplicable a Pemex.
• Red de Enlaces y Responsables de Petróleos Mexicanos vigente y autorizada.
• Herramienta alterna e-room
• Capacitación del personal del área de Planeación y Organización de Archivos
en el uso y administración de la Herramienta alterna y/o SGAP.
• 4 Equipos de Cómputo.
2 Especialistas en TI
2 Analistas
5 Total
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 9
ACTIVIDAD MAYO JUNIO
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V PROYECTO DE CONVENIO CON
JURÍDICO 2 AL 4 DE MAYO
REVISIÓN DEL CONVENIO CON PEP
8 AL 12 DE MAYO
REVISIÓN DEL CONVENIO CON TRI
15 AL 19 DE MAYO
REVISIÓN DEL CONVENIO CON LOGÍSTICA
22 AL 26 DE MAYO
REVISIÓN DEL CONVENIO CON ETILENO
29 DE MAYO AL 2 DE JUNIO
REVISIÓN DEL CONVENIO CON FERTILIZANTES
5 AL 9 DE JUNIO
REVISIÓN DEL CONVENIO CON PERFORACIÓN
12 AL 16 DE JUNIO
REVISIÓN DEL CONVENIO CON COGENERACIÓN
19 AL 23 DE JUNIO
FORMALIZACIÓN DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN
CON EPS 26 AL 30 DE JUNIO
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 10
4.4 Implementación
4.4.I Convenio de Colaboración entre Petróleos Mexicanos y sus EPS para la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA)
4.4.II Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA) de Petróleos Mexicanos y sus EPS
ETAPAS ACTIVIDAD DURACIÓN
2017 2018
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 REVISIÓN Y MAPEO
1.1 Revisión de documentación en acta entrega-recepción por
parte de la Coordinación de Archivos (27-04-2017). 2 semanas
1.2
Revisión de los Instrumentos de Control y Consulta
Archivística utilizados dentro de Petróleos Mexicanos hasta
el año 2015.
4 semanas
1.3 Revisión de las funciones y Procesos dentro de Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias. 6 semanas
1.4 Identificación de la estructura Interna dentro de Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias. 4 semanas
1.5
Entrega de la propuesta del Cuadro General de
Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos y sus
Empresas Productivas Subsidiarias, al Coordinador de
Archivos para su aprobación y presentar al Archivo General
de la Nación.
1 semana
2 CONSULTA INTERNA Y EXTERNA
2.1
Consulta sobre la aplicación de normatividad externa en
materia de archivos dentro de Petróleos Mexicanos y sus
Empresas Productivas Subsidiarias.
2 semanas
2.2
Aplicación de normatividad en materia de archivos en la
elaboración del Cuadro General de Clasificación
Archivística de Petróleos Mexicanos y sus Empresas
Productivas Subsidiarias.
4 semanas
2.3
Coordinar con el Archivo General de la Nación la
presentación de propuesta del Cuadro General de
Clasificación Archivística aprobada por el Coordinador de
Archivos, para su aplicación en Petróleos Mexicanos.
1 semana
3 PRESENTACIÓN DE PROPUESTA
3.1
Presentación de la propuesta de Cuadro General de
Clasificación Archivística por parte del Coordinador de
Archivos.
6 semanas
4 REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
4.1 Revisión y autorización del Cuadro General de Clasificación
Archivística de Petróleos Mexicanos 8 semanas
4.2 Revisión y autorización del Cuadro General de Clasificación
Archivística de las Empresas Productivas Subsidiarias 10 semanas
4.3 Carga de clasificaciones archivísticas en formatos
Institucionales, registro de control y consulta. 22 semanas
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 11
4.4.III Continuidad en el desarrollo del Sistema de Gestión Archivística (SGAP) de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias
ETAPAS ACTIVIDAD DURACIÓN
2017 2018
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Revisión del SGAP y
Herramienta alterna
1.1 Recepción y Revisión de documentación del SGAP por
parte de la Coordinación de Archivos. 2 semanas
1.2
Recepción y Revisión de documentación del la
Herramienta alterna e-room por parte de la Coordinación
de Archivos.
2 semanas
2 Identificación
2.1 Identificación del status y avance en el proceso de
desarrollo que se tiene a la fecha del SGAP (Paquete 1) 4 semanas
2.2 Identificación del alcance y funcionalidad de la
Herramienta alterna e-room. 2 semanas
Capacitación en la administración y operación de la
Herramienta alterna e-room. 4 semanas
3 Inclusión del SGAP
3.1 Acordar con la DCPNTI que incluya al SGAP en sus
sistemas prioritarios. 2 semanas
4 Seguimiento al
desarrollo
4.1
Reuniones de seguimiento con la DCPNTI para la
conclusión de la fase de construcción del paquete 1
(Funcionalidad básica del Archivo de Trámite –
Administración metadatos)
5 semanas
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 12
5. Planificación de Comunicaciones
5.1 Administración
En cumplimiento a la normatividad vigente y aplicable a Petróleos Mexicanos y sus EPS en las
materias de transparencia y archivos, se elabora y presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico
2017 (periodo mayo – diciembre) ante el Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos, el cual
deberá ser publicado en el portal de Internet de Pemex, así como sus respectivos informes de
cumplimiento.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 13
5.2 Esquema de distribución de comunicaciones
PEMEX
Empresa
Productiva
del Estado
Archivos de Concentración Archivos de Trámite
Archivo Histórico de
Pemex
Comité de Transparencia de Petróleos
Mexicanos Archivo General de la Nación (AGN)
Sistema Nacional de Archivos
Instituto Nacional de Transparencia,
Acceso a la Información y
Protección de Datos Personales (INAI)
(SHCP) Subsecretaría de Egresos
Unidad de Contabilidad Gubernamental
Autorización
Emisores
Normativos
Emisores
Normativos
Instrumentador
Enlaces
Ejecutivos
Responsables
(RAC´S)
Unidades de Servicios
Corporativos Regionales
Coordinación de Archivos
Pemex y sus EPS
Transferencias
Secundarias
Acervo
Histórico
PEMEX
Fu
ncio
nes O
pera
tivas
Fu
ncio
nes d
e C
oord
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n -
Superv
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n
Fu
ncio
nes
Norm
ativo
-Estr
até
gic
as
Recibe y/o genera documentos
Los tramita Los custodia
Los depura y envía a los
Archivos de Concentración
Recibe expedientes en
resguardo
Servicio de préstamo y/o consulta
Determinan
su Destino Final Los depura
Los conserva
Instrumentos de Control Archivística de Pemex y sus EPS Cuadro General de Clasificación Archivística (CUGECA) y Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)
Los conserva (CADIDO)
Autorización
Baja
Documental
Los depura y envía al AHP Dictamen
Documental (AGN)
Instrumentador
Enlaces
Ejecutivos
Responsables
(RAT´S)
Unidades de Servicios
Corporativos Regionales
Red de Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y
Responsables de Archivos de Trámite y de
Concentración
ETILENO
FERTILIZANTES
COGENERACIÓN Y SERVICIOS
PERFORACIÓN Y SERVICIOS
LOGÍSTICA
TRANSFORMACIÓN INDUSTRIAL
EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN
PEMEX SERVICIOS CORPORATIVOS
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 14
5.3 Matriz de comunicaciones
Responsable Información generada Intercambia comunicación con: Medios de
comunicación
Comités de Transparencia de
Pemex y sus EPS Objetivos y políticas institucionales
Coordinación de Archivos de Pemex y sus
EPS
Reuniones
Actas
Minutas
Oficios en
soporte papel
y/o electrónicos
Correos
electrónicos
Coordinación de Archivos de
Pemex y sus EPS
Estrategia General en materia de archivos,
objetivos, criterios específicos, políticas,
procedimientos y clasificaciones archivísticas
Informes de seguimiento en el desarrollo del
SGAP
Unidades de Servicios Corporativos
Regionales / Instrumentadores / Enlaces
Ejecutivos / RAT’S / RAC’S / RAH /
DCPNTI
Unidades de Servicios
Corporativos Regionales:
Norte, Sur, Sureste y Centro
Comunica los objetivos, normatividad,
políticas y procedimientos a los
Instrumentadores
Coordinación de Archivos de Pemex y sus
EPS
/ Instrumentadores
Instrumentadores de Archivo Comunica los objetivos, normatividad,
políticas y procedimientos en las EPS
Coordinación de Archivos de Pemex y sus
EPS
/ Unidades de Servicios Corporativos
Regionales/ Enlaces Ejecutivos
Enlace Ejecutivos de Archivo
Observaciones y validación de las Fichas
Técnicas de Valoración
Informes e inventarios
Instrumentadores / RAT´S / RAC’S
Responsables de Archivos de
Trámite de Pemex y sus EPS
(RAT’S)
Observaciones y validación de las Fichas
Técnicas de Valoración
Informes e inventarios
Instrumentador / Enlace / RAC’S
Responsables de Archivos de
Concentración de Pemex y
sus EPS (RAC’S)
Informes e inventarios
Diagnóstico de capacidad proyectada
Instrumentador / Enlace
RAT’S / Histórico
Responsable del Archivo
Histórico de Pemex (RAH)
Observaciones, valoración de archivos y
diagnósticos de capacidad proyectada
Coordinación de Archivos de Pemex y sus
EPS
/ Unidades de Servicios Corporativos
Regionales/ Enlaces Ejecutivos
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 15
5.4 Reportes de avances y control de cambios
Los reportes de avance del PADA se presentarán al Comité de Transparencia de Petróleos Mexicanos bimestralmente, conforme
a las siguientes fechas:
Control de Cambios
El presente Plan Anual de Desarrollo Archivístico, prevé documentar la administración y control de los cambios necesarios
detectados durante su implementación por las áreas que intervienen en su desarrollo:
• Coordinación de Archivos
• Instrumentadores y/o Enlaces de Archivo
• Responsables de Archivo de Concentración
• Responsables de Archivo de Trámite
• Responsable del Archivo histórico de Pemex
Procedimiento
• La Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS recibe la solicitud de cambio, analiza y determina su alcance.
• Evalúa el impacto con las áreas involucradas, define acuerdos con las mismas y formaliza la solicitud.
• Realiza los ajustes en el formato de control de cambios establecido y, en su caso rechaza formalmente la solicitud de cambios.
• Informa al Comité de Transparencia las acciones que permitieron detectar áreas de oportunidad y efectuar ajustes necesarios
para obtener los resultados deseados.
Sesiones del Comité Fecha
18 Presentación del PADA Jueves 11 de mayo de 2017
25 Informe parcial Jueves 29 de Junio de 2017
34 Informe parcial Jueves 31 de Agosto de 2017
42 Informe parcial Jueves 26 de Octubre de 2017
51 Conclusión del PADA Jueves 28 de Diciembre de 2017
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 16
6. Planificación de Riesgos
Acciones Riesgos Nivel de
Riesgo Causas Control
I.
Revisión de Convenio de
Colaboración entre Petróleos
Mexicanos y EPS en materia
archivística (Coordinación de
Archivos)
Sanción del Jurídico Bajo Comunicación efectiva con la Dirección
Jurídica
Replantear la función archivística
dentro de Pemex y sus EPS
Firma del convenio por parte de las
EPS Alto
Grado de aceptación de cada uno de los
sujetos obligados (EPS)
Notificación al AGN Bajo Justificación de la viabilidad del Convenio de
Colaboración
II.
Coordinación con el Archivo
General de la Nación para
seguimiento y validación del
instrumento archivístico
(CUGECA)
Autorización del Archivo General de la
Nación (AGN) del Cuadro General de
Clasificación Archivística y/o emisión
de observaciones
Bajo
Cumplimiento de la metodológica establecida
por el AGN en el Instructivo para la
elaboración y el diseño del CUGEGA; así
como la justificación de su aplicación en
Pemex y sus EPS
Establecer comunicaciones efectivas
del Coordinador de Archivos con los
directivos del AGN, solicitando las
asesorías y/o realizando las
adecuaciones procedentes al
CUGEGA
Elaboración de las propuestas de
Clasificación Archivística e
implementación del CUGEGA
Personal suficiente para la elaboración
de las propuestas Medio
Insuficiencia presupuestal para autorizar
plazas adicionales a la estructura establecida
y/ recorte de personal
Solicitud de personal de apoyo a otras
áreas de archivo.
Revisión y validación de
propuestas con las Unidades
Administrativas
Escaso compromiso y tiempo por parte
de las Unidades Administrativas Alto
Personal con falta de conocimiento de las
funciones y atribuciones de sus unidades
administrativas y/ o con cargas de trabajo
extraordinarias en las mismas
Proponer el cambio de responsables
de archivo, detectando en las
unidades administrativa el personal
idóneo para realizar las acciones de
archivo programadas.
III
.
Gestión con la DCTI para dar
continuidad al desarrollo del
Sistema de Gestión Archivística
(SGAP), de Pemex y sus EPS
Imposibilidad para desarrollar el
Sistema de Gestión Archivística
(SGAP) y seguir administrando los
archivos con una herramienta alterna
(e-room)
Alto
Apoyo insuficiente por parte de la Dirección
Corporativa de Tecnologías de la Información
(DCTI) para considerar como prioritario el
desarrollo del SGAP
Intervención del Coordinador de
Archivos con la Dirección Corporativa
de Tecnologías de la Información
(DCTI) para priorizar el desarrollo del
SGAP y/o en su caso, analizar la
viabilidad de contratar un externo.
6.1 Identificación, análisis y control de riesgos
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 17
Glosario de términos
Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y
destino final de los documentos de archivo.
Archivo de concentración: La unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria
o baja documental.
Archivo histórico: La unidad responsable de la administración de los documentos de conservación permanente y que son fuente de acceso público.
Archivo de trámite: La unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa,
los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria.
Área coordinadora de archivos: La instancia responsable de administrar la gestión documental y los archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema
Institucional de Archivos.
Clasificación archivística: Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación
archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.
Cuadro general de clasificación archivística: El instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.
Instrumentador: Responsable de representar al titular de su dirección o equivalente en las acciones que en materia archivística establezca el Área Coordinadora de Archivos
Enlaces Ejecutivos: Responsable de apoyar al instrumentador en el establecimiento de las acciones en la materia; así como coordinar y supervisar a los responsables de archivo
de trámite de su dirección o equivalente.
Responsables de Archivo de Trámite: Sus funciones se establecen en los artículos 14 de la Ley de Archivos, 11 de su Reglamento y el Décimo Primero, fracción II de los
Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos vigentes.
Grupo interdisciplinario: El conjunto de personas integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de: planeación
estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes, las áreas responsables de la información, así como el responsable del Archivo histórico, con
la finalidad de participar en la valoración documental.
Metadatos: El conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para
identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la
actualización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual, una vez aprobado por el Comité de Transparencia deberá ser publicado en el sitio de
Internet de cada Dependencia y Entidad, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento.
Sistema de Gestión Archivística (SGAP) de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias: Herramienta informática para la administración, control, conservación y
disposición de los documentos en cualquier soporte desde su creación hasta su destino final que contempla como insumo principal el Cuadro General de Clasificación Archivística
y el Catálogo de disposición documental, involucrando a todas las unidades de archivo y en el cual se establecerán las bases de datos que permitan el control de los documentos
con los metadatos establecidos en el Anexo 1 de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.
Sistema Institucional de Archivos: Conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a través de la
ejecución de la gestión documental.
Unidad administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las dependencias y
entidades.
Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017 18
Petróleos Mexicanos
Dirección Corporativa de Administración y Servicios
Subdirección de Servicios Corporativos
Coordinación de Archivos
Ciudad de México a 19 de mayo de 2017