GRUPO DE INTERES GESTION DE PROYECTOS

SESION PRESENCIAL

ENERO 21, 2016

AgendaDESAYUNO

ASUG MEXICO & GRUPOS DE INTERES

MA. ELENA GUTIERREZ L. // ASUG MEXICO, TONY LÓPEZ // SDIIT

SAP ACTIVATE

EDUARDO M. ORTEGA // SAP

GESTION DEL CAMBIO COMO HERRAMIENTA DE ÉXITO

FRANCISCO BRISEÑO // DELOITTE

UN PROYECTO EN TIEMPO Y COSTO – HISTORIA DE ÉXITO GRUPO MEXICO

SALVADOR CARDENAS GONZALEZ // GRUPO MÉXICO

CENTRO DE EXCELENCIA AVANZADO – CASO DE ÉXITO DE CFE

LILIA PARRA HERNANDEZ // CFE

SIGUIENTES PASOS / CIERRE

ASOCIACION DE USUARIOS DE SAP EN MÉXICO

GRUPOS DE INTERES

Asociación de Usuarios de SAP en México

Misión

• Ser una entidad que capitalice la sinergia entre sus miembros, para influenciar la evolución de las soluciones SAP.

• Proporcionar un foro abierto, amigable y profesional en donde los usuarios y los prestadores de servicios puedan interactuar, intercambiar, generar y adquirir conocimiento, herramientas y mejores prácticas sobre el uso de las soluciones SAP, basados en la realidad de una geografía local, pero con acceso a recursos tanto locales, como regionales y globales.

Es una Asociación Civil, sin fines de lucro, independiente de SAP, creada para proporcionar al ecosistema en la región, una plataforma de comunicación, relacionamiento, intercambio de experiencias e información sobre productos y servicios.

¿Qué es un Grupo de Interés? (SIG)

Llamamos SIG a un Grupo de Interés por sus siglas en Inglés – Special Interest Group.

Es la agrupación virtual y/o presencial de miembros de ASUG México que comparten intereses y escenarios

comunes relacionados con las soluciones SAP, ya sea para solucionar un tema funcional, generar mejores

prácticas, ganar conocimiento, experiencia, pero sobre todo para beneficiarse de la oportunidad de influir en

la evolución de la solución SAP que utilizan, así como en los servicios relacionados a ésta, generando

“Focus Topics”.

Un Grupo de Interés interrelaciona a usuarios, proveedores de servicios, proveedores de herramientas

complementarias de SAP, personal de SAP y expertos en las soluciones.

EL ENFOQUE ÁGIL DE IMPLEMENTACIÓN

EDUARDO M ORTEGA, MBA, PMP®

SAP ACTIVATE for Build smart, run simple

SAP Activate is the consumption experience introduced for SAP S/4HANA

SAP Activate is a unique combination of SAP Best Practices, Methodology, and SAP Guided Configuration delivered with a reference solution

SAP Activate enables customers to start fast, build smart, and run simple while continuously innovating with SAP S/4HANA in the cloud and anywhere

Successor of the ASAP and SAP Launch methodology

La evolución a SAP Activate

• Single package

• On premise

• Accelerated SAP

2002SAP Best Practices

2010

• Single package• On premise• Service included• ASAP for Simplified

Rapid-deployment Solution Experience

SAP Rapid-Deployment Solutions

2013

• Pre-configured landscapes / Assemble to order compliance

• Re-use and delivery via many channels: SAP Solution Manager, SAP Service Marketplace

• SAP Launch methodology for cloud deployments

SAP Best Practices and RDS on-premise, cloud and hybrid

2015-16Accelerated Deployment and Continuous Innovation

• End-to-end implementation experience (delivered in SAP S/4HANA)

• Content Lifecycle Management

• One unique methodology SAP Activate for all deployment types

Accelerated Adoption

SAPACTIVATE

START WITH BEST PRACTICESRe-use Knowledge Assets

and Prebuilt Content

PRE-ASSEMBLY & CLOUD READYLeverage the flexibility and speed of the

cloud

MODULAR AND AGILEConfigure the project, deliver the solution

incrementally

QUALITY BUILT-INIdentify risk early with total quality

approach for implementation

PREMIUM ENGAGEMENT READYImplementation and Operations fully supported with ICC/OCC and MCC*

Principales características del enfoque de implementación de SAP ACTIVATE

VALIDATE SOLUTIONValidation to Best Practices and fit-gap

analysis

* ICC (Innovation Control Center), OCC (Operation Control Center), MCC (Mission Control Center) Premium Engagement only

Entrega incremental de valor

Flujos de trabajo

Flujos de trabajo y entregables

Actividades principales

SAP ACTIVATE

Build Smart, Run Simple

• Value Management: confirm business drivers, goals, & success metrics

• Confirm project scope & schedule

• Establish project team

• Initiate DEV/TST system landscape

• Set-up governance and standards

• Prepare and conduct kickoff

• Execute Quality Gate

• Hold workshops to validate business scenarios

• Document delta requirements and gaps

• Document requirements for solution extensions

• Prepare for integration

• Hold design workshops, if applicable

• Complete level 1 project team enablement

• Execute Quality Gate

• Configure solution (iterative)

• Execute unit testing (iterative)

• Perform solution walkthrough with users (iterative)

• Set-up DEV/TST integration

• Develop solution extensions

• Complete level 2 project team enablement

• Execute Quality Gate

• Execute user acceptance testing of E2E scenarios, including data migration,

integration and solution extensions

• Deploy solution extensions to PROD

• Setup Value Monitoring framework

• Execute Quality Gate

• Plan cutover

• Initiate PROD environment

• Set-up PROD integration

• Execute technical & load testing , if applicable

• Execute cutover to PROD

• Prepare for solution adoption

• Execute Quality Gate

• Go-live

• Execute handover to support / operations

• Closeout project

• Use post go-live support

SAP S4/HANA implemented

Mejores Prácticas SAP, Herramientas, Metodología

Accelerating your transition project with SAP Activate - delivered with SAP S/4HANA

Starting Point

…depending on your transition scenario

SAP S/4HANACloud Edition

SAP S/4HANAOn-premise Edition

New Implementation

Landscape Transformation

System Conversion

Mejores Prácticas SAP S/4HANA

The processes delivered with SAP Best Practices baseline support core industry requirements and cross enterprise priorities and are optimized for SAP S/4HANA

SAP Best Practices baseline support requirements of 11 core industries, not including industry extensionso Consumer Productso Wholesale Distributiono Life Scienceso Chemicalso Mill Products & Miningo Automotiveo High Techo Industrial Machinery & Componentso Aerospace & Defenseo Engineering, Construction & Operationso Professional Services

Business Priority On-premise editionCloud enterprise

editionCloud Project

services editionCloud Marketing

edition

Core Finance x x x

Core Human Resources x x

Streamlined Procure to Pay x x x

Accelerated Plan to Product x x

Optimized Order to Cash x x

Project and Managed Services x x

Enhanced Request to Service

Strategic Marketing x

Integration with Ariba x x x

Integration with SFSF x x

Integration with hybris x

Integration with C4C x

SAP Best Practices base scope for SAP S/4HANA in 2015

HerramientasImplementation Cockpit

Metodología Principales Beneficios

• La metodología SAP Activate está diseñada para reemplazar todas las variantes de ASAP 8 y SAP Launch

• Las diferencias entre los distintas opciones de entrega están reflejadas en las versiones específicas por cada tipo de despliegue. Nuevas implementaciones, Conversiones, Transformación de landscape. On-Premise, cloud, hybrid.

Old Replaced with Main improvements Supported implementations

Ne

w

Imp

lem

en

tati

on ASAP 8

• SAP Activate methodologyfor on premise edition

• Based on use of SAP Best Practices

• Agile project delivery

• Reduced project lifecycle – only 4 phases

• Leverage Guided Configuration

• Solution fit/gap workshops replace detailed Blueprint

• 10 or less key deliverables per phase, thus easier access to key guides and accelerators

• SAP S/4 HANA on premise edition

• SAP Business Suite (ERP, CRM, SRM,…)

SAP Launch• SAP Activate methodology

for cloud edition

• SAP S/4 HANA cloud editions –enterprise, marketing, project services

• SFSF, C4C and Ariba will transition to SAP Activate later in 2016.

Syst

em

Co

nv.

&

Lan

dsc

ape

Tra

nsf

.

-

• SAP Activate methodology for System Conversion / Landscape Transformation (planned)

• SAP S/4 HANA on premise edition

• SAP S/4 HANA cloud editions –enterprise, marketing, project services

KEY MESSAGE

SAP ACTIVATE – acceso vía SAP JAM

SAP.com/activate http://go.sap.com/services/s4hana-deployment.html

GESTIÓN DEL CAMBIO

HERRAMIENTA DE ÉXITO

Gestión del CambioMediante la gestión del cambio, se busca habilitar a la organización impactada a entender claramente la necesidad de cambio, los impactos de éste en suquehacer diario, a obtener las capacidades necesarias y la motivación.

El enfoque de gestión del cambio debe abordar temas tradicionales como el Análisis de Impacto Organizacional, la Estrategia de Capacitación y el Plan deComunicación, pero también debe desplegar acciones específicas para alinear y obtener apoyo visible de los Líderes Formales e Informales así como generar unesquema de involucramiento sostenido y de aceptación del cambio a través de la medición de efectividad de los esfuerzos realizados por este frente dentro delproyecto, para medir su valor.

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En el proceso de asimilar el cambio, se enfrentan los siguientes retos:

Comprometer al liderazgo en la transmisión de la importancia del cambio para lograr su aceptación en toda la organización

Incrementar la productividad disminuyendo la curva de aprendizaje mediante una transmisión adecuada de conocimiento

Aumentar la rentabilidad de las iniciativas de cambio en la organización

Lograr la colaboración con una visión alineada a los objetivos del negocio

Disminuir costos y riesgos con la ágil adopción en los colaboradores, logrando entiendan su rol e impacto dentro de la organización

Gestión del Cambio – Gestión y Adopción

¿QUÉ PASARÍA SI…

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PROPÓSITO DEL FRENTE

…no se implementaran actividades de este frente?• No se alcanzan los objetivos del proyecto• El personal no se siente tomado en cuenta, no encuentra beneficios

personales para el cambio y se siente solo durante el cambio. No están losuficientemente involucrados por lo que no confían en la solución

… se implementaran actividades de este frente?• Prepara a la organización para el cambio• Genera que las actividades y objetivos del proyecto se desarrollen en un

ambiente de cordialidad, motivación y confianza

El propósito de este frente es evaluar la disposición al cambio de laorganización y plantear e implementar las estrategias que soportarán lamovilización de los grupos de interés clave hacia la adopción y sustentabilidadde la nueva forma de operar, así como identificar adecuada y oportunamenteriesgos o acciones clave que pongan en peligro el éxito del Proyecto.

• Estrategia de Administración del Cambio• Modelo y plan para habilitación del equipo de alto desempeño y

seguimiento a su ejecución• Taller de sensibilización al cambio

Propuesta de Valor

Enfoque y Alcance

Medición

Gestión del Cambio – Liderazgo

¿QUÉ PASARÍA SI…

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PROPÓSITO DEL FRENTE

…no se implementaran actividades de este frente?• El equipo se desmotiva o en caso extremo, aborta su lucha por el cambio

por falta de apoyo e involucramiento de los líderes• Los líderes mandan mensajes equivocados o negativos hacia el proyecto a

sus subordinados

… se implementaran actividades de este frente?• Un liderazgo comprometido al éxito del proyecto• Activa un puente de información en ambos sentidos entre gestión del

cliente y los usuarios finales, por medio de la red de Agentes de Cambio

El propósito de este frente es formar una red de personas clave en laorganización con el fin de generar involucramiento, sentido de pertenencia yapoyo genuino al Proyecto y habilitarlos para transmitir el sentido de urgenciadel cambio al resto de la organización..

• Evaluación de disposición al cambio y alineación de liderazgo• Estrategia y plan de liderazgo y patrocinio• Taller de agentes de cambio• Coordinación de ejecución del plan de liderazgo y patrocinio y generación

de reporte de avance

Gestión del Cambio – Comunicación

¿QUÉ PASARÍA SI…

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PROPÓSITO DEL FRENTE

…no se implementaran actividades de este frente?• Circulan rumores falsos del proyecto, lo cual puede desmotivar o

preocupar a los individuos impactados• Se tiene una percepción negativa del proyecto, lo cual provoca el rechazo

del mismo

… se implementaran actividades de este frente?• El personal asimila el cambio de forma controlada, de acuerdo a la fase

del proyecto• Los usuarios finales están informados, educados y entusiasmados sobre

la transición

El propósito de este frente es generar entendimiento, percepción positiva,conciencia, compromiso, sentido de propiedad y demanda de cambio a travésde la difusión oportuna de mensajes clave en los diferentes medios orientadosa cada audiencia de acuerdo a su rol y la etapa en el proceso deimplementación. Habilitar un modelo de retroalimentación entre el Proyecto yla organización.

• Sesión de kick-off• Identidad del proyecto• Comunicación inicial • Estrategia comunicación y seguimiento a su ejecución• Campaña pre go-live

Gestión del Cambio – Organización

¿QUÉ PASARÍA SI…

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PROPÓSITO DEL FRENTE

…no se implementaran actividades de este frente?• Las nuevas tareas de los individuos crean conflictos con sus descripciones

de puesto, responsabilidades, estatus e incluso sueldos• Al no estar alineados los nuevos comportamientos requeridos a las

métricas de desempeño, el cambio no se sostiene

… se implementaran actividades de este frente?• Los empleados tienen un claro entendimiento de los cambios en los

procesos y sus respectivos roles• Se alinea la estructura para soportar el nuevo modelo de operación

El propósito de este frente es analizar el impacto de la implementacióntecnológica en los procesos de negocio, puestos, perfiles e infraestructuratecnológica y plantear recomendaciones organizacionales para soportar latransición, con el objetivo de sostener e internalizar el cambio derivado delProyecto.

• Análisis de impacto organizacional• Mapeo de rol a puesto• Alineación organizacional• Guías de transición

Gestión del Cambio – Capacitación

¿QUÉ PASARÍA SI…

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PROPÓSITO DEL FRENTE

…no se implementaran actividades de este frente?• Los usuarios finales no saben cómo operar la herramienta el día del Go

Live, poniendo así en peligro la operación real del negocio• El personal no está habilitado para trabajar con los nuevos procesos y

sistema, continúan trabajando como antes o duplicando esfuerzos

… se implementaran actividades de este frente?• Derivado del conocimiento del sistema, hay un aprovechamiento del uso

de la aplicación• Soporta un proceso de arranque estable y un mecanismo de soporte a la

operación controlado

El propósito de este frente es implementar las actividades que permitiráncerrar las brechas de conocimientos derivadas de la implementacióntecnológica. Enseñar a los usuarios finales cómo aplicar en su trabajo diario losnuevos procesos y el nuevo sistema. Transferir el conocimiento a laorganización para sustentar el cambio.

• Estrategia y programa de capacitación a usuarios finales y seguimiento a su ejecución

• Coordinación del desarrollo de materiales• Taller de formación de facilitadores internos• Taller de lecciones aprendidas

UN PROYECTO EN TIEMPO Y COSTO

HISTORIA DE ÉXITO DE GRUPO MÉXICO

PROYECTO INTEGRA

Grupo México: ventas por 10,000 Millones de USD

Tres divisiones

• Mineria

• Infraestructuras

• Transporte

División Minería

• Operaciones en México, Perú y EU

• 4o productor mundial de cobre

• 16,000 empleados

• 30 empresas

PROYECTO INTEGRA

RAZONES PARA ELABORAR PROYECTO

ERP anterior con mal Soporte y pocas posibilidades de crecimiento.

Cada país tenia su´propia version del Sistema

Plataforma tecnológica obsoleta

PROYECTO INTEGRA

OBJETIVOS DEL PROYECTO:

• Una sola plataforma para los tres países.

• Homologación de procesos.

• ERP con Soporte en los tres países.

• Tecnología a nivel mundial

PROYECTO INTEGRA

QUE SE IMPLEMENTÓ:

ERP: AP,AR,AF,GL,TR,LP,TM,IM, PS,MM,IM,WM,PM, PA,OM,TM;BE

SRM

CLM

BPC

Success Factors

BW/HANNA

BO

Comercial: SD,CPE,TSW,Le-tra,QM,MM,GTM

PROYECTO INTEGRA

EQUIPO DE TRABAJO

80 Key users de los tres países.

60 consultores

68 Procesos Homologados

TIEMPO DE PROYECTO

México 16 meses

EU 19 meses

Perú 21 meses

PROYECTO INTEGRA

LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

• Key users seleccionados y 95% de tiempo de participación

• Capacitación a key users antes de empezar el Proyecto.

• Plan de Proyecto detallado con entregables y fechas.

• Revisión semanal de avance.

• Modelo de gobierno claro y eficiente.

• BBP se desarrollaron en los tres países.

• Modelo de colaboración y concenso.

• Limitar al máximo los desarrollos

PROYECTO INTEGRA

LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

• Comité técnico decide desarrollos.

• Reportes después de Go Live

• Capacitación antes, durante y después del Proyecto.

DIFICULTADES Y DESAFIOS

• BBP fue muy poco tiempo lo que presionó al equipo.

• Homologar e implementar dificulta el proceso

• PMO con pocos recursos

PROYECTO INTEGRA

LECCIONES APRENDIDAS Y FACTORES DE EXITO

• DIFICULTADES Y DESAFIOS

• Limpieza de datos y migración compleja, mejorar equipo.

• Cambio de alcance iniciado el Proyecto.

• Change Management muy limitado

• Poco tiempo de transición entre equipo de Proyecto y mesa de Soporte.

• Necesario entrevistar a consultores.

CENTRO DE EXCELENCIA AVANZADO

CASO DE ÉXITO CFE

Agenda

• Proceso de certificación de CFE como Centro de

Excelencia Avanzado (CCOE)

• ¿Cómo transformó CFE su operación a partir de la certificación?

• Beneficios

• Recomendaciones

Proceso de certificación de CFE como

CCOE

Factores críticos de éxito

Leer y entender claramente

las instrucciones

Identificar y nombrar los

Quality Managers adecuados

Asignar tareasclaramente a

todos los miembrosdel equipo

Traducciónsimultánea

Documentar todos los puntos de la

auditoría con evidencias

Definición deKPI’s

Quality Gates

Patrocinio ejecutivo

Primer intento Segundo intento

¿Cómo transformó CFE su operación a

partir de la certificación?

Proyectos basados en metodologías Documentación centralizada Control de cambios eficiente Madurez en la gestión de pruebas Manejo eficiente en desarrollos Z Precisión en el análisis causa raíz Automatización de la operación

Beneficios

Reducción de interrupciones no planeadas

Mejora en el tiempo de respuesta

Confianza del CCOE en nuevas implementaciones

Mayor relación costo/beneficio sobre la inversión

en mantenimiento

Mayor confianza del equipo ejecutivo

Usuarios contentos

Uso

Costo

Recomendaciones

Fortalecer elconocimiento del equipo

Motivar autoaprendizaje

Aprovechar al máximo

Solution Manager

Motivar la transferencia

de conocimiento

Aprovechar losservicios incluidos

en la cuota de mantenimiento

SIGUIENTES PASOS

¿Quién puede participar en un Grupo

de Interés?

Miembros activos** de ASUG México:

* Usuarios

* Proveedores de Servicios y

herramientas

* Colaboradores SAP México y

SAP global

¿Cómo inscribirse?

Consultando en el portal de ASUG México los

Grupos de Interés Abiertos y Programados.

http://asug.mx/

Contactando a ASUG México, o al líder del

SIG

Grupos de Interés disponibles:

HCM-Nómina

Gestión de Proyectos

Transformación Digital

Finanzas-Contabilidad Electrónica (ERP)

** Miembros activos son aquellos que cuentan con una membresía pagada

Consulte detalle sobre las membresías, sus beneficios y cuotas asociadas:

En nuestro portal: http://asug.mx/

Vía correo electrónico:

lourdes.sanchez@asug.mx

malena.gutierrez@asug.mx

Membresías

Únase a la comunidad ASUG México y empiece a recibir beneficios

SIGUIENTES PASOS