5S DIGITAL EN EL

DIRECTORIO TODOS:\ DE LA

INTRANET DE LA EUE DE

VITORIA-GASTEIZAUTORAS: • MERCEDES ORRUÑO• MARIAN PLIEGO• JUANA ARGOMANIZ

• PRESENTACIÓN DEL CENTRO

• JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LA

METODOLOGÍA 5S

• IMPLANTACIÓN 5S DIGITALES

• MANTENIMIENTO / AUDITORIAS

• CONCLUSIONES

UPV/EHUOsakidetza /

Departamento de Salud

CENTRO PÚBLICO

MISIÓN-VISIÓN -VALORES

FORMAR PROFESIONALES DE ENFERMERÍA CON UNA

EXCELENTE PREPARACIÓN

COMUNIDAD EDUCATIVA

CLIENTE

(325 Alumnos)

PERSONAS

Docente Investigador (PDI)

(18 personas a tiempo completo y 90 colaboradores)

Tutor/as de prácticas o Instructor/as

(175 personas)

PERSONAS Administración y Servicio (PAS)

(9 personas)

COMPROMISO CON LA CALIDAD

MAPA DE PROCESOS

2016-2020

ÁRBOL DE PROCEDIMIENTOS

INTRANET PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

DIRECTORIOS DE ACCESO RESTRINGIDO

DIRECTORIO COMPARTIDO CON TODO EL PERSONAL

JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE 5S DIGITALES AL DIRECTORIO TODOS:\

• SISTEMATIZAR LA ORGANIZACIÓN

DE LA INFORMACIÓN EN EL

DIRECTORIO DE USO

COMPARTIDO.

• ADQUIRIR BUENOS HÁBITOS EN

EL TRATAMIENTO Y CUSTODIA DE

LA INFORMACIÓN

• PROTEGER LA INTRANET

• ESTRATEGIA DE DIFUSIÓN DEL

SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA

DE CALIDAD (SGIC)

• PREPARACIÓN DEL PERSONAL

PARA LA ACREDITACIÓN DE LA

IMPLANTACIÓN AUDIT

Gestión de la Intranet: marzo 2012

Experiencia en 5S “físicas”

varios espacios implantados

Aprendizaje 5S digital Febrero 2017: Enmarcado en el Procedimiento 6.4 Programa 5S

PODER

QUERER

SABER

Sesiones presencialesVisitasPlazos de entrega

Inicio del curso21 febreroFinal con visita24 de mayo

EQUIPO

SITUACIÓN INICIAL DEL DIRECTORIO

28.308 archivos

7.659 carpetas

108 GB

T:\

REPARTO DE TAREAS24 carpetas entre 3

ADAPTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS A CARPETAS

Programa Mark Foldergratuito

1, 2 y 3 dígitos en procedimientos Relleno con “ceros”

4 CARPETAS GENERALES2 herramientas de trabajo

(escáner y agendas)2 implican a varios procedimientos

(normativas y actas)

Dos sistemas de carpetas: Una con la nueva codificación para irasimilando el nuevo formato.

DOCUMENTO GUÍA 5-S DIGITALES

LÉEME

DIFUSIÓN DEL PROYECTO

CORREOS ELECTRÓNICOS INFORMATIVOS

Introducción

Descripción general del sistema de archivado de

la documentación digital

Estructura de archivado de la documentación

Criterios de codificación e identificación de

documentos

Aspectos importantes a tener en cuenta

Sistema de auditoría

Indicaciones básicas de funcionamiento

RESULTADO DEL PROYECTO

12.439 archivos

4.011 carpetas

17,1 GB

T:\

COMPARATIVA

Archivos 28.308 12.439

Nº Carpetas 7.659 4.011

Tamaño (GB) 108 17,1

6 de marzo 3 de mayo

AUDITORIAS• Periodo: Mensual el primer año

• Objetivo del indicador: 80% de cumplimiento

74

96 98 99 100 97 9696

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

01/05/2017 01/06/2017 01/07/2017 01/08/2017 01/09/2017 01/10/2017 01/11/2017 01/12/2017

17-5-17 22-6-17 21-7-17 21-8-17 22-9-17 23-10-17 23-11-17 22-12-17

Objetivo 80 80 80 80 80 80 80 80

Total 74 96 98 99 100 97 96 96

Indicador Auditoría 5S Digital

AUDITORIAS

• RECURSOSTREESIZE

FOCOS DE SUCIEDAD

Identificación

Carpetas con más focos de suciedad

• Escáner

• PDI-PAS. (Traspaso de información)

Creación de carpetas de 1er. o 2º nivel por personas no autorizadas

VALORACIÓN

8,1

7,17,6

8,27,8

8,28,7

8,0

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Nom

bre

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Reducció

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Satisfa

cció

n g

enera

l

1. Organización de la documentación que utiliza todo el Equipo del Centro.

2. Difusión de la terminología de los procedimientos del SGIC.

3. Adquisición de buenos hábitos en el tratamiento y la custodia de la información.

4. Disminución del volumen del directorio, esto facilita la realización de copias de seguridad en el servidor.

CONCLUSIONES

ESKERRIK ASKO