PRESENTACION AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
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CURSO AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
ISO 9001:2008
MARCO CONCEPTUAL
El requisito de auditoría en los referenciales
Qué se entiende por auditoría?
Para qué hacer auditorías?
Las diferentes clases de auditoría
La auditoría interna a los sistemas de gestión
Quiénes intervienen en el desarrollo de la auditoría?
Contenido
El requisito de auditoría en los referenciales
Marco Conceptual
Qué se entiende por auditoría?
Marco Conceptual
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarías de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Qué se entiende por auditoría?
Co
mp
arar
Co
mp
arar
Lo que se va aauditar
Criterio deauditoría
Informar resultado a quien solicita la auditoría
Establecer si hay concordancia
Qué se entiende por auditoría?
Situación real Referencia
Para qué hacer auditorías?
Marco Conceptual
Para qué hacer auditorías?
Facilitar el control, por parte de la dirección, de las prácticas que puedan tener efectos sobre la satisfacción del cliente
Evaluar la adecuación de estas prácticas a las políticas y objetivos establecidos
Las diferentes clases de auditoría
Marco Conceptual
Las diferentes clases de auditoría
Según el enfoque
Auditoría de producto
Auditoría de proceso
Auditoría de sistemas de
gestión
•AUDITORIA DE SISTEMA:AUDITORIA DE SISTEMA:
Evalúa la capacidad del sistema para desarrollar las políticas, lograr los objetivos y alcanzar el desempeño esperado del sistema.
•AUDITORIA DE PROCESO:AUDITORIA DE PROCESO:
Evalúa la eficacia de las medidas de gestión sobre un determinado proceso.
•AUDITORIA PRODUCTO:AUDITORIA PRODUCTO:
Evalúa la eficacia de las medidas de gestión sobre las características de un determinado producto.
Auditoria combinada: cuando por ejemplo, se auditan sistemas de gestión ambiental, de calidad y S&SO.
Según el enfoque
Las diferentes clases de auditoríaSegún quien solicite la
auditoría
Proveedor ClienteOrganización
Organismo independiente
Primera parte
Segunda parte
Segunda parte
Tercera parte
Auditoria conjunta: cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado
La auditoría EXTERNA es una herramienta para:
Tomar decisiones entre varias alternativas
Iniciar relaciones comerciales /
técnicas
Certificar una organización
Según quien solicite la auditoría
Identificar oportunidades
de mejoramiento
Verificar la solidez del sistema de
gestión
La auditoría INTERNA es una herramienta para:
Según quien solicite la auditoría
La auditoría interna a los sistemas de gestión
Marco Conceptual
Aquella que es realizada por la propia empresa, o contratada por la misma,
con el propósito de establecer la efectividad del sistema de gestión
implementado
Qué se entiende por auditoría interna?
Autoevaluación periódica que permite obtener
información para orientar el sistema de gestión y el
desempeño de la organización
Qué se entiende por auditoría interna?
Ayudar a entender a los responsables de los procesos auditados, dónde funciona el sistema
de gestión y dónde no, así como los riesgos asociados.
También es una fuente para identificar oportunidades de mejora.
Cuál es el propósito de la auditoría interna?
La auditoria interna permite:
• Evaluar si los procedimientos establecidos:– Desarrollan la política y los objetivos– Son suficientes (los que se requieren)– Son adecuados (llevan al logro de resultados)– Se aplican– Se mantienen (se adaptan frente a cambios)
• Determinar si los resultados alcanzados cumplen con los objetivos y el nivel de desempeño definido
La auditoria interna permite:
• Determinar si el sistema implementado:– Tiene enfoque preventivo– Asegura la identificación y control de:
Requisitos y necesidades de los Clientes Requisitos legales y reglamentarios Requisitos de la Organización
– Lleva al mejoramiento del desempeño frente a la satisfacción del cliente
– Asegura el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001
• Identificar proceso y áreas fuertes y débiles
Las prácticasreales
Lo planeado
Los resultados
CompararComparar
Eficacia
Eficiencia
En la auditoria interna se verifica efectividad
Quiénes intervienen en el desarrollo de la
auditoria?
Marco Conceptual
Organización o persona
que solicita una auditoria
Cliente Auditor
Persona con la competencia para llevar a
cabo una auditoria
Auditado
Organización que es
auditada
Quiénes intervienen en la auditoria interna?
El administrador del proceso de auditoria
(Gestión de la Calidad)
Quién es el cliente en la auditoria interna?
La alta dirección
El representante de la dirección
El coordinador del sistema de gestión
El administrador del proceso de auditoria a sistemas de gestión
Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el sistema de gestión
Responsabilidades del cliente
Definir los criterios de auditoria
Asignar recursos
Aprobar modificaciones al programa
Recibir resultados de la auditoria como base para la revisión gerencial
Quién es el auditado en la auditoria interna?
Organización
Procesos
Prácticas
Procedimientos
Productos
Resultados
NO SE AUDITAN
PERSONAS
Quién es el auditado en la auditoría interna?
La alta dirección
Responsables por los procesos
Personal con cargos relacionados con el sistema de gestión:
Equipos de trabajo
Personal administrativo
Personal técnico
Personal operativo
Responsabilidades del auditado
Informar al personal a cargo que va a participar en la auditoría
Proveer los recursos necesarios
Cooperar con los auditores y suministrar la información requerida
Definir e implementar acciones correctivas y preventivas
Asegurar la eficacia de las acciones tomadas
Quién es el auditor en la auditoria interna?
Personal de la Empresa
Personal Contratado
Competente para llevar a cabo auditorias a sistemas de gestión
Quién es el auditor en la auditoría interna?
Experto técnico / Auditor en formación / Observador
Grupo Auditor
Auditor Individual
EQUIPO AUDITOR
Pueden estar acompañados por:
Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar.
No es requisito indispensable
Al conformar un EQUIPO AUDITOR, se acostumbra nombrar un:
Competente para dirigir y efectuar auditorías
Auditor Líder o Auditor PrincipalAuditor Líder o Auditor Principal
Quién es el auditor en la auditoría interna?
Responsabilidades del auditor interno
Preparar la auditoría
Recolectar y evaluar evidencia
Elaborar informe de auditoría
Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera
Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría
Realimentar el proceso de auditoría
Etapas de la evaluación de auditores
Inicio
Evaluación inicial
Auditor
Auditoria
Evaluación continua del desempeño
Mantenimiento y mejora de la competencia
Desarrollo de la Competencia
Criterios cumplidos
Criterios cumplidos
Fuente: ISO 19011:2002
Selección del equipo auditor
No seleccionado
Criterios no cumplidos
Criterios no cumplidos
Fuente: ISO 19011:2002
Indicadores para la evaluación de auditores
Tecnólogo
Aspecto
Educación
Experiencia Mínimo 1 ciclo de auditorías
Entrenamiento
(Formación)
•Temas específicos
•Modelo de gestión (16 horas)
•Técnica auditoría (24 horas)
•Procedimiento de auditoría (2 horas)
•4 actividades de auditoría con auditor competente
Requisito
Mente abierta: no tiene dificultad para considerar ideas alternativas o puntos de vista
Diplomático: tiene tacto para concertar con las personas
Objetivo: basa sus conceptos en evidencias reales
Ejemplo
Fuente: ISO 19011:2002
Habilidades (Atributos personales)
Versátil: tiene la capacidad de entender y adaptarse a diferentes situaciones
Tenaz: persistente, enfocado en el logro de objetivos
Analítico: obtiene conclusiones oportunas basado en razonamiento lógico y análisis
Confianza en si mismo: se expresa y actúa con seguridad
Ejemplo
Habilidades (Atributos personales)
Fuente: ISO 19011:2002
Mantenimiento y mejora de la competencia
Práctica activa
Actualización
Desempeño
Encuestas
Evaluación de un auditor más experimentado
Revisión de informes y cumplimiento
Ejemplo
Un equipo administrador?
El representante de la dirección?
Control interno?
El coordinador del sistema?
Otro? Quién?
El administrador del proceso de auditoría
Responsabilidades del administrador
Definir el procedimiento y mantenerlo
Elaborar el programa de auditoría
Asignar el equipo auditor acorde con el propósito de la auditoría
Coordinar la ejecución del programa de auditoría
Hacer seguimiento al programa y asegurar que se cierre el ciclo
Dirimir conflictos que se presenten en las auditorías
Responsabilidades del administrador
Evaluar los resultados de cada ciclo de auditoría y preparar el informe para la revisión gerencial
Conservar registros de las auditorías
Seleccionar, entrenar y asegurar competencia del equipo auditor
Monitorear y mejorar el proceso de auditoría
Las competencias del auditor interno y:
Conocimiento de la orientación estratégica de la organización
Conocimiento y habilidades para elaborar el programa y definir el objetivo y alcance de la auditoría, basado en la situación de la organización
Habilidad para conformar el equipo auditor, motivarlo y evaluar su desempeño
Competencias del administrador
Competencias del administrador
Habilidad para evaluar información e identificar fortalezas y debilidades del sistema de gestión
Habilidad para resumir los resultados de auditoría para la revisión gerencial
Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al programa de auditoría
Conocimientos para elaborar el presupuesto requerido para desarrollar el programa de auditoría
Habilidad para dirimir conflictos de auditoría
GESTIÓN DEL PROCESO DE
AUDITORÍA INTERNA
Contenido
Las auditorías internas bajo la óptica de un proceso Objetivo del proceso Descripción del proceso (resultados) El control del proceso La asignación de recursos La definición del programa
Gestión del proceso de auditoría interna
Las auditorías bajo la óptica de un proceso
Proceso de auditoría
Calidad del Producto: Evaluación de la eficacia del sistema Identificadas debilidades y riesgos Identificadas fortalezas y
oportunidades Eliminadas las causas de las no
conformidades
Cantidad: Horas, cubrimiento
Oportunidad: Fechas de ejecución de la auditoría Entrega informes Cierre de auditorías
Uso de recursos: Presupuesto ejecutado
Programa: Objeto de la auditoría Fechas de ejecución Auditores asignados Horas de auditoría
El proceso de auditoría
Recursos: Presupuesto gastos Presupuesto capacitación Horas auditores Horas auditados Horas administración proceso
Administración del proceso de auditoría
1.Seleccionar el equipo auditor
2.Entrenar al equipo auditor
3.Evaluar competencia del equipo auditor
4.Elaborar y comunicar el programa de
auditoría
Criterios de selección
Listado personalListado personal seleccionado
Necesidades de entrenamiento
Programa, material y registros
Personal entrenado
Criterios para evaluar competencia
Auditores competentesRegistros competencia
Información para elaborar el programa
Programa de auditoríaComunicación a
auditores y auditados
A
5.Preparar el desarrollo de la
auditoría
6.Desarrollar la auditoría
7.Elaborar el informe de auditoría
8.Comunicar resultado de auditoría
Hallazgos y evidencia que los soporta
Información recibida y comprendida
Hoja de verificación
Documentos, registros, personal
Informe de auditoría
Programa de auditoría Plan de auditoríaDocumentación
requerida
Solicitud de acciones correctivas
B
A
Administración del proceso de auditoría
9.Tomar acciones correctivas
10.Verificar eficacia de acciones correctivas
11.Evaluar proceso de auditoría
12.Preparar informe revisión gerencial
Resultados auditoría
Informe auditoría revisión gerencial
Seguimiento a acciones correctivas
Necesidades entrenamiento auditores
Informe de acciones correctivas
No conformidad eliminada
Solicitud de acciones correctivas Revisión informe de
acciones correctivas
Cierre auditoría
Desempeño auditores Acciones de mejora proceso auditoría
Informe de auditoría
B
Administración del proceso de auditoría
Procedimiento de auditoría establecido y mantenido
Programa de auditorías operando, el cual tiene en cuenta situaciones particulares de la organización
Auditores competentes y mantenida su competencia
Mejoramiento como resultado de la toma de acciones correctivas y preventivas basados en el resultado de las auditorías
Qué significa un proceso de auditoría efectivo?
La asignación de recursos
Gestión del proceso de auditoría interna
La asignación de recursos para la auditoría
Recursos requeridos
Administrador de las auditorías (Coordinador de Calidad)
Auditores internos (competencias, tiempo del personal y presupuesto para formación)
Presupuesto para desplazamientos (cuando aplique)
Disponibilidad de auditados
Herramientas para administrar las auditorías
FASE 1
El programa de auditorías
Gestión del proceso de auditoría interna
Gestión Del Programa De Auditoria
• El programa de auditoria:– Puede incluir una o más auditorias– Incluye todas las actividades necesarias para
planificar y organizar el tipo y número de auditorias– Considera la identificación y asignación de
recursos para realizarlas en forma efectiva dentro de los plazos establecidos
• Se puede establecer más de un programa• Las auditorias pueden tener diversos objetivos
y pueden incluir auditorias combinadas o conjuntas
Objetivos del Programa de Auditoria
• Dirigen la planificación y realización de las auditorias
• Se pueden definir considerando:– Prioridades de la dirección– Requisitos del sistema de gestión– Requisitos legales, reglamentarios y
contractuales– Requisitos del cliente– Necesidades de otras partes interesadas– Riesgos para la organización
Criterios Para Establecer El Programa
• Elementos del sistema de gestión con mayor dificultad en su implementación
• Actividades de alta incidencia en resultados, alto impacto y/o alto riesgo
• Resultados no satisfactorios de auditorias internas y externas (después del primer ciclo)
• Indicadores de desempeño de los procesos con resultados no satisfactorios
Con relación a la organización: • Cambios en los procesos• Nuevos procesos / nuevos productos• Cambios relevantes en requisitos y
normativa legal aplicable• Retiro de personas claves• Fusión / creación / eliminación de cargos• Traslados frecuentes de personal (alta
rotación)
Criterios Para Establecer El Programa
• Cronograma de actividades claves de la organización (vacaciones, paradas de planta, picos de producción, proyectos especiales, etc.)
• Solicitudes de auditoria interna
• Disponibilidad del equipo auditor
• Presupuesto para realizar la auditoría
• Resultado de la evaluación de la eficacia del proceso de auditoria
Criterios Para Establecer El Programa
Implementación del Programa de Auditorias
La implementación considera:• Comunicar el programa a las partes pertinentes• Coordinar la ejecución del programa• Asegurar la selección de los equipos auditores• Suministrar los recursos requeridos• Asegurar la realización de las auditorias de
acuerdo con el programa• Controlar los registros• Asegurar la revisión y aprobación de los
informes, así como su distribución
Sistemas jóvenes
Un ciclo semestral
Sistemas maduros
Un ciclo anual
Con qué frecuencia hacer la auditoría?
El programa de auditoría
Objetivo General:
Mes
Proceso
Área
Alcance
Auditores
Referencial
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Año:
Ejemplo
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
INTERNA
FASE 2.
Preparación de la auditoría
Ejecución de la auditoría interna
Estudiar la información pertinente
Analizar y entender el objetivo de la auditoría
Identificar la relación del objeto de auditoría con los objetivos de la organización
Conceptualizar el objeto a auditar dentro del sistema de gestión
Estudiar la información pertinente
Identificar indicadores, cargos, áreas, normas , registros, procedimientos, especificaciones, instrucciones y comunicaciones, entre otros aspectos que se encuentren asociados al objeto de auditoría
Informes de auditorías anteriores y eventos que puedan afectar el objeto de auditoría
EL PLAN DE AUDITORIA
Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría
Lo define:Lo define:
Responde a las preguntas ¿Qué se espera lograr con esta auditoría? Cuál es el resultado esperado?; Es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus conclusiones.
Objetivo (para qué)Objetivo (para qué)
El Plan de auditoría
Nota 1: Debe ser consistentes con el programa de auditoría.
Nota 2: Puede complementarse con objetivos particulares de solicitudes realizadas por otros interesados.
Establece los límites de la auditoría en términos de: procesos, actividades, áreas, documentos, numerales o secciones de un documento, registros, cargos o roles, periodos de tiempo o una combinación de los anteriores.
Alcance (a qué y hasta dónde)Alcance (a qué y hasta dónde)
Lo define:Lo define:
Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría ó El auditor asignado
Nota 1: Debe permitir que se obtenga la información y las evidencias suficientes para dar respuesta al objetivo de la auditoría.
El Plan de auditoría
Busca notificar al auditado:Busca notificar al auditado:
El objetivo de la auditoría
El alcance de la auditoría
Las áreas a evaluar
Personas (cargos) que atenderán la auditoría
Los auditores
Fecha, lugar y hora de la auditoría
Duración prevista para esta actividad
Personas (cargos) a quien entregar el informe
El Plan de auditoría
LA LISTA DE CHEQUEO O VERIFICACIÓN
Un documento de trabajo
Una herramienta para estructurar la auditoría a realizar
Un soporte para realizar entrevistas
Una guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos
Un instrumento para registrar hallazgos
Una base para elaborar el informe de auditoría
La hoja de verificación es:
Al estudiar la documentación identificar:
Actividades relacionadas o de alto impacto frente a los objetivos del sistema de gestión o la legislación aplicable
Interacción con otras actividades
Cargos relacionados con el objetivo y alcance
Afirmaciones en el documento
La hoja de verificación
Registros que se generan
Establecer el volumen de las salidas que se generan en promedio por la actividad o procesos a auditar
Elementos claves para el desarrollo de la actividad
La hoja de verificación
Al estudiar la documentación identificar:
Los resultados o salidas (productos, sub productos) que debe generar la actividad o el proceso a auditar, y sus requisitos
Los controles empleados en entradas, proceso o actividad y salidas, para verificar que las salidas generadas cumplen los requisitos establecidos
La hoja de verificación
Al estudiar la documentación identificar:
Cómo se tiene establecido el ajuste o reproceso de las salidas generadas por la actividad o proceso a auditar que presentan desviaciones frente a los requisitos establecidos
Información relacionada con objetivos e indicadores
La hoja de verificación
Al estudiar la documentación identificar:
Tener en cuenta (especialmente en primer
ciclo): Disponibilidad de procedimientos
documentados
Evaluación del grado de conocimiento
Consistencia de información en registrosPreguntas, actividades o registros,
independiente del orden a ser verificado en campo
La hoja de verificación
Eficacia del Sistema frente a Objetivos Corporativos
Tema a verificar Evidencia
Notas
El proceso ha identificado a cuales objetivos corporativos pueden aportarle?
Se han divulgado en las áreas los objetivos corporativos?
Se han formulado metas a los objetivos propuestos?
Se ha modelado el proceso?
Se han identificado las principales salidas, entradas, recursos y actividades (las más importantes por proceso)?
Se tienen los indicadores definidos?
Se están desarrollando mediciones?
Se vienen desarrollando acciones para el logro de las metas?
A partir de las mediciones realizadas se hacen análisis de los datos y se proponen acciones de mejora?
Las personas entrevistadas se sienten con responsabilidad y claridad para contribuir al logro de los objetivos corporativos?
Conveniencia del Sistema Frente A Clientes Y Otras
Partes InteresadasTema a verificar Evidenci
aNotas
La información de quejas y reclamos llega al proceso?
La información de las encuestas de satisfacción del cliente es desplegada en el proceso?
Se vienen emprendiendo las acciones correctivas y preventivas con la información proveniente de quejas y reclamos, encuestas, sugerencias?
Las acciones implementadas son eficaces?
Las personas son concientes de su incidencia en los resultados, en la calidad de los productos y servicios?
Adecuación Del Sistema Frente A Los Requisitos De
La Norma ISOTema a verificar Evidenci
aNotas
Están definidos los requisitos aplicables al proceso?
En el proceso se planifica y se desarrollan las actividades conforme a lo planificado, se verifican y estudian los resultados y se proponen acciones correctivas, preventivas y de mejora?
El proceso tiene documentado lo necesario para su desempeño?
Los controles que se realizan sobre el proceso son suficientes para evitar la desviación sobre lo esperado?
Las personas auditadas son concientes de las consecuencias de desviarse de las prácticas o procedimientos establecidos para sus procesos?
Se conoce y se aplica el procedimiento de administración de proyectos y cambios?
Recolección de la evidencia
Ejecución de la auditoría interna
Secuencia de actividades:
Reunión de apertura
Desarrollo de entrevistas
Técnicas para la recolección de evidencia
Análisis y calificación de hallazgos
Reunión de cierre
Recolección de evidencia
Con el responsable del tema a auditar y quienes van a participar en la auditoría
Confirmar objeto y alcance
Revisar actividades y duración de la auditoría y confirmar el plan de auditoría
Verificar asignación de recursos
Clarificar inquietudes
Acordar la reunión de cierre
Reunión de apertura
Desarrollo de entrevistas
Tener en cuenta:
Actitud frente al auditado
Estilo social del auditado
Formulación de preguntas
Recolección de evidencia
Actitud frente al auditado
Evitar dar sorpresas
No emitir opiniones personales
No calificar ni descalificar
Basarse en hechos y datos
Ser claro en las explicaciones
Motivar a la mejora frente a las NC
Desarrollo de entrevistas
Respeto
Escucha activa
Cooperación
Motivación
Paciencia
Actitud frente al auditado
Desarrollo de entrevistas
Un auditor no es:
Un juez
Un verdugo
El que manda en la auditoría
Un facilitador, cuya principal labor es ayudar a la Empresa a mejorar su Sistema de Gestión
Actitud frente al auditado
Desarrollo de entrevistas
Un auditor es:
Lo equivocado
Usted tiene algo que esconder o no?
Detective
Yo puedo encontrar lo que está mal sin su ayuda
Arrogante
Por qué no lo hace de este modo?Consultor
Actitud frente al auditado
Desarrollo de entrevistas
No conformidades = serios problemas, altos costos
Duro
No conformidades = no es para preocuparse, no son riesgosas
Blando
Te pesqué con las manos en la masa
Malicioso
Desarrollo de entrevistas
Lo equivocado
Actitud frente al auditado
Hacer buenas preguntas
Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema que tienen deficiencias
Cumplir con el propósito de la auditoría
Actitud frente al auditado
Desarrollo de entrevistas
Lo acertado
Estilo social del auditado
Propósito de la auditoría
Propósito de la auditoría
Características y actitud del entrevistado
Características y actitud del entrevistado
Al seleccionar las preguntas,
tener en cuenta:
Al seleccionar las preguntas,
tener en cuenta:
Recolección de evidencia
... tipo de preguntas más
utilizado
Formulación de preguntas
Recolección de evidencia
cerradas cerradas abiertasabiertas
Formulación de preguntas
CerradasCerradassuministran información suministran información
puntual : un responsable, puntual : un responsable, una fecha, un lugaruna fecha, un lugar
SI / NOSI / NO
Formulación de preguntas
abiertasabiertas
permiten obtener permiten obtener descripciones de descripciones de
procesos o procesos o actividadesactividades
Formulación de preguntas
En dónde registra la información?
Cuál procedimiento?
Conoce la política?
Cumple la legislación?
Cómo controla el proceso?
Por qué controla este residuo?
Qué es una no conformidad?
Cerradas
Abiertas
Formulación de preguntas
5W / 1H5W / 1H(who, what, when, where, why, how)
(quién, qué, cuándo, dónde, porqué, cómo, cuanto, cual)
generalizar situacionesgeneralizar situaciones
establecer similitudesestablecer similitudes
Formulación de preguntas
Examinar en los procedimientos aspectos de fondo:
Grado de cubrimiento del tema
Qué, quién, cómo, cuándo, dónde
Coherencia, mantenimiento
Grado de difusión
Capacidad para alcanzar resultados
Técnicas para la recolección
Recolección de evidencia
Examinar en los documentos aspectos de forma:
Si la información es legible
Cumplimiento de criterios de edición
Enmendaduras
Técnicas para la recolección
Recolección de evidencia
Tener en cuenta factores que inciden en:
El logro de objetivos y metas
La satisfacción del cliente
El cumplimiento de la legislación
La prevención de riesgos mayores
Técnicas para la recolección
Recolección de evidencia
Los hechos observados
Los documentos y registros evaluados
Los resultados de las entrevistas
Es conveniente tomar nota de:
No confíe en la memoria: esta puede fallar
Técnicas para la recolección
Recolección de evidencia
Cuando hay alguna desviación, preguntar:
Qué pasó?
Por qué se presenta la desviación?
Qué problema (en el producto o para el SG) se deriva de la desviación?
Técnicas para la recolección
Recolección de evidencia
Cuando observe alguna desviación, asegúrese que el auditado sea conciente de ella en el menor tiempo posible.
Tratar de motivar al entrevistado, para trabajar en conjunto para identificar las causas que motivan el hallazgo
Ser claro, preciso y conciso
Tener en cuenta:
Técnicas para la recolección
Recolección de evidencia
Análisis y calificación de hallazgos
Ejecución de la auditoría interna
Análisis y calificación de hallazgos
Las desviaciones se pueden presentar por:
Las disposiciones están establecidas y no se cumplen porque:
no se conocen
no se aplican
No existen disposiciones al respecto
Generando Hallazgos De Auditoria
Situaciónque presentadesviación
No se sabecuando hay una
desviación
No tiene losconocimientos y
habilidades
No conoce laImportancia, ni
las implicaciones
No sabe cómose hace
No se analiza lainformación
No sabía que elprocedimiento
cambió
No es claro quienhace las cosas
Faltan Recursos físicos
No se tomanacciones frente
a las desviaciones
La situación nohabía sido
considerada
No sabiaLa información no
llega aquí
No se encuentra elinforme
Es una desviación frente a un requisito de los modelos de gestión? Cuál?
Es desviación frente a un requisito legal? Cuál?
Es una desviación frente a una disposición del SG? Cuál?
Hay un problema en el SG causado por la desviación? Cuál?
Hay un problema en el producto, el ambiente o en la seguridad causado por la desviación? Cuál?
Análisis y calificación de hallazgos
Al Preparar el Informe Considerar
• Calificación del hallazgo: si es una no conformidad (desviación frente al criterio de auditoria) o una observación (oportunidad de mejora)
• Descripción de la no conformidad o de la observación identificada, precisando el criterio de auditoria con el cual se relaciona (requisito del referencial, norma legal, requisito interno, etc.)
• La evidencia o hechos que llevaron al resultado anterior
DESCRIPCIÓN DE UN HALLAZGO
1 ¿CÓMO? ¿Cómo se identificó el hallazgo?
Registros, evidencias objetivas
2 ¿DÓNDE? ¿Dónde está ocurriendo el efecto?
Identificar dónde se evidencio la situación
3 ¿QUÉ? ¿Cuál es el efecto? Qúe es lo que está mal, qué es lo adverso
4 ¿CUÁNTO?
¿Con qué frecuencia se viene presentando el efecto?
Estimar la frecuencia con que ha aparecido el problema.
5 ¿POR QUÉ?
¿Por qué es un problema?
Qué se está incumpliendo?: Una especificación, un principio, una directriz
6 ¿RIESGO? ¿Qué riesgo está generando?
Para la organización, el “SG”, el logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada
Análisis y calificación de hallazgos
Los hechos observados: describa lo que ha visto / encontrado y las evidencias que lo soportan
El resultado: describa el incumplimiento El elemento del SG de la empresa: cual elemento
ha presentado la no conformidad o la oportunidad de mejoramiento
El requisito del referencial: el elemento de la norma relacionado con el hallazgo
Los riesgos: Para la organización, el “SG”, el logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada.
QUE Y CUANTO
PORQUE
RIESGO
Ejemplo 1
• Al solicitar los registros de la revisión gerencial, se encontró que no se ha realizado seguimiento al estado de las acciones correctivas y preventivas, incumpliendo el requiisto 5.6.2 d), lo que genera riesgo en el cumplimietnto, el mejoramiento y la eficacia del SGC
• Al verificar el conocimiento de la Política y los objetivos de calidad se evidenció que el personal operativo no entiende como se relaciona su actividad diaria con estos conceptos, generando incumplimiento de los requisitos 5.3 d) y 6.2.2 d); lo anterior genera dificultad en el logro de los objetivos de calidad y en los resultados frente a los clientes de la Organización
Ejemplo 2
Es una actividad posterior a la actividad de campo
Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y a la gerencia de la cual depende
Durante los primeros ciclos de auditoría se recomienda efectuar una reunión previa del equipo auditor para obtener consenso sobre no conformidades y observaciones
En la reunión de cierre únicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso del equipo auditor
Reunión de cierre
Debe darse énfasis a la obtención de un acuerdo con los auditados sobre no conformidades y observaciones identificadas por el equipo auditor
Se recomienda presentar un resumen documentado de la auditoria :
Actividad auditada Personas entrevistadas Conclusiones sobre aspectos favorables Conclusiones sobre aspectos desfavorables Documentos consultadosPresentación de observaciones y no conformidades
Reunión de cierre
Elaboración del informe de auditoría
Ejecución de la auditoría interna
Ir al grano
Pensar en quien la recibe
Si se hace a mano, letra legible
Una comunicación escrita breve, clara y precisa es bien recibida por quien la va a
leer
Informe de auditoría
Si yo fuera el responsable del proceso auditado, con el informe que estoy leyendo puedo entender qué está pasando, cuáles son los riesgos y tener elementos para corregir la no conformidad encontrada ?
Al redactar el informe nos debemos preguntar:
Informe de auditoría
Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre
Recuerda el propósito y alcance de la auditoria
Indica la fecha de la auditoria
Relaciona el equipo auditor
Referencia documentos examinados y hechos observados
Describe las no conformidades y las observaciones
Identifica puntos fuertes y débiles de la actividad auditada
Informe de auditoría
Componentes básicos
Objetivo y alcance de la auditoria
Fecha de ejecución
Fortalezas del proceso
Debilidades del proceso
Relación de Hallazgos (anexo)
Conclusiones con respecto al objetivo del plan y del programa
Informe de auditoría
Toma de acciones correctivas
Ejecución de la auditoría interna
Responsabilidades del auditado
Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones correctivas y preventivas
Definir fechas limite para la implantación de estas acciones
Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas
Toma de acciones correctivas
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVASREPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
AUDITOR PRINCIPALAUDITOR PRINCIPAL
< AÑO >< AÑO > CICLO DECICLO DE
AUDITORIAS No ___ AUDITORIAS No ___
< FECHA >< FECHA > AUDITADOSAUDITADOS
HOJA 1 DE 2HOJA 1 DE 2
SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTESE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE
AUDITORESAUDITORES
OBSOBS NCNC CRITICIDADCRITICIDAD REFERENCIALREFERENCIALDESCRIPCIÓNDESCRIPCIÓN
POSIBLES CAUSASPOSIBLES CAUSAS
11
11
22
33
44
55
22
33
44
55
responsabilidad del auditorresponsabilidad del auditor
responsabilidad del auditadoresponsabilidad del auditado
Toma de acciones correctivas
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVASREPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTAACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA
HOJA 2 DE 2HOJA 2 DE 2
SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTESE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE
RESPONSABLERESPONSABLE FECHA LIMITEFECHA LIMITE
11
22
33
44
55
FIRMA(S) AUDITADO(S)FIRMA(S) AUDITADO(S) FIRMA(S) AUDITOR(ES)FIRMA(S) AUDITOR(ES)
SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVASSEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS
11
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FECHAFECHA AA CC
A : ABIERTA / C : CERRADAA : ABIERTA / C : CERRADA FIRMA(S) AUDITOR(ES)FIRMA(S) AUDITOR(ES)
responsabilidad del responsabilidad del auditadoauditado
responsabilidad del auditor responsabilidad del auditor ó administrador del procesoó administrador del proceso
Toma de acciones correctivas
Seguimiento y verificación de acciones
correctivas
Ejecución de la auditoría interna
Verificación de las acciones tomadas
Auditoría de seguimiento
Programar una auditoría posterior
Tener en cuenta
Seguimiento a acciones correctivas
El proceso de auditoría no termina, hasta tanto no se hayan corregido de
forma eficaz las no conformidades identificadas
No olvidar que...No olvidar que...
ResponsableResponsable AccionesAccionesEtapaEtapa
IniciaciónIniciación
PreparaciónPreparación
EjecuciónEjecución
DocumentaciónDocumentación
SeguimientoSeguimiento
DocumentosDocumentos
Programa de Programa de auditoriaauditoria
Plan de auditoriaPlan de auditoria
Hoja de verificaciónHoja de verificación
Reporte de No Reporte de No Conformidad y Acciones Conformidad y Acciones
CorrectivasCorrectivas
Informe de auditoriaInforme de auditoria
Programa de Programa de seguimiento Reporte de seguimiento Reporte de
No ConformidadesNo Conformidades
Gerente de área Gerente de área Coordinador de Coordinador de
Auditorias Comité Auditorias Comité AdministrativoAdministrativo
Auditor principalAuditor principal
Equipo de auditoriaEquipo de auditoria
Coordinador Coordinador
Comité AdministradorComité Administrador
Auditor internoAuditor interno
Auditor internoAuditor interno
Programa periódicoPrograma periódico
Criterios para programaciónCriterios para programación
Formato estándarFormato estándar
Aprobado por el clienteAprobado por el cliente
Informar a auditados objetivo y Informar a auditados objetivo y alcance. Cómo elaborar el planalcance. Cómo elaborar el plan
Reunión de apertura Reunión de apertura
Evidencia objetiva Evidencia objetiva
Reunión de cierreReunión de cierre
Técnica de indagaciónTécnica de indagación
Definir contenido Definir contenido
Utilizar formatos estándarUtilizar formatos estándar
Seguimiento a no conformidad Seguimiento a no conformidad y acción correctiva propuesta y acción correctiva propuesta
Evaluar efectividadEvaluar efectividad
Equipo de auditoriaEquipo de auditoria
Resumen