PROFA. REYES GUZMÁN

PRESENTACIÓN DE LA DATA ALFABÉTICA

JOB 5

OBJETIVOS

Al finalizar el trabajo cinco, los estudiates podrán:

1. Invertir y ordenar alfabéticamente cada nombre de individuo o institución según aplique la regla.

TÉRMINOS

1. Documents2. Indexing3. Record clerks4. Retrieve5. Store6. surname

TÉRMINOS

1. Documentos2. Indexación (tarjetas guías)3. Secretarios de registro4. Recuperar5. Guardar6. Apellido

TRANSFONDO

Casi todas las posiciones deben poseer conocimientos en el área de presentación de data alfabética. Secretarios, gerentes, supervisores, empleados de almacén, vendedores y propietarios de viviendas. Todos deben presentar los documentos que son importantes para su trabajo o vidapersonal.

TRANSFONDO

El trabajo de la presentación se hace a menudo por los trabajadores especiales llamados vendedores de discos. Los que trabajan con los registro de empleados están capacitados para mantener los datos en forma ordenada. Ellos deben ser capaces de encontrar información rápida y fácilmente cuando se necesita.

TRANSFONDO

El control de registro es importante en cualquier negocio. Las organizaciones son responsables del mantenimiento y manejo de documentos importantes para que no se pierdan, ni sean extraviados o destruidos accidentalmente. Cualquier trastorno en el manejo de estos registros sería costoso, sino desastroso - costoso en términos de tiempo invertido en la búsqueda de un registro fuera de lugar, y tal vez desastroso si los registros se han perdido o destruido en su totalidad.

TRANSFONDO

Las empresas mantienen una amplia variedad de documentos profesionales. Las cartas, las notas, planos y mapas, informes, catálogos de inventario, ventas y registros personal, y las impresiones de computadora son de los tipos de archivos de la oficina. Nuevas tecnologías y equipos de oficina han creado nuevos tipos de registros de la oficina sin la necesidad de utilizar el papel.

APLICACIÓN MATEMÁTICA

Convertilos en números decimales

1. 30%2. 15%3. 50%4. 75%5. 25%

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR ALFABÉTICAMENTE

1. Invertir el nombre (español, inglés o extranjero).

2. Colocarlo en la pestaña o la tarjeta.3. Codificarlo según el abecedario.

CODIFICAR

Es el proceso de decidir el orden apropiado en el que se deben colocar las palabras, números símbolos que forman parte del nombre de un individuo, firma comercial, organización, institución o agencia gubernamental.

Ej. Juan R. Lago RamosLago Ramos,

Juan R.

ALFABETIZAR

Se refiere al proceso de los nombres en estricto orden alfabético.

Luis A. Bones RiveraLuis A. Bermúdez Rivera

Bermúdez Rivera, Luis A.Bones Rivera, Luis A.

UNIDAD CLAVE

Es la primera unidad del nombre de un individuo, institución o asunto, que debe considerarse para decidir el orden alfabético.Ej. Juana del Carmen Rosa Rivera Pedro J. Cáceres

ORDEN UNIDAD

CLAVE

ROSA

CÁCERES

TÉRMINOS

Unidad de archivoCada parte del nombre del individuo de la

firma o de la institución que se usa para codificar.

Ej. Juana del Carmen Rosa Rivera, Pedro J. CáceresORDEN UNIDAD

CLAVE

UNIDAD

2

UNIDAD

3

UNIDAD

4

ROSA RIVERA JUANA DEL CARMEN

CÁCERES PEDRO J

TÉRMINOS

Unidad de archivoCada parte del nombre del individuo de la

firma o de la institución que se usa para codificar.

Ej. Juana del Carmen Rosa Rivera

ORDEN UNIDAD

CLAVE

UNIDAD

2

UNIDAD

3

UNIDAD

4

ROSA RIVERA JUANA DEL CARMEN

CÁCERES PEDRO J

TÉRMINOS

Método por unidadEs la forma de alfabetizar, en la cual

se compara la primera unidad de un nombre con la primera unidad de otro nombre.

Cuando la primera unidad es idéntica, se pasa a la segunda unidad y así sucesivamente.

TÉRMINOS

ORDEN UNIDAD

CLAVE

UNIDAD

2

UNIDAD

3

UNIDAD

4

ROSARIO BENÍTEZ ROSAURA A

ROSARIO BENÍTEZ ROMAN A

Ej. Rosaura A. Rosario Benítez Román A. Rosario Benítez

Los signos de puntuación son eliminados.

TÉRMINOS

Principio “nada precede”

Ej. Luisa Ortiz Roque Luis Ortiz Roque

Orden Unidad

Clave

Unidad

2

Unidad

3

Unidad

4

ORTIZ ROQUE LUISA

ORTIZ ROQUE LUIS

TÉRMINOS

Elemento de Identificación

Se considera para decidir el orden cuando existen dos o más nombres idénticos.

REGLA 1Inversión de nombres de individuos

A. Codificar nombres de personas con inversión de los mismos. (apellidos primero, luego nombre e inicial o segundo nombre).

B. Utilizar las unidades correspondientes hasta lograr establecer un orden.

EJERCICIO

1. Ángel E. Morales Cruz2. Ángela Morales Cruz3. Anabel Montes Colón4. Angélica Montes Morales5. Elisa Montes Colón6. Miguel Mendoza López7. Eric Muñoz Dones8. D A Méndez9. Elizabeth Massó Aponte10. Elizabeth A. Massó Aponte11. Elieser Massó Aponte12. A Montes Colón13. Miguel Mendoza Cora14. Eric Muñoz Lago15. Daniel Méndez

EJERCICIO

1. Alberto Santín2. Ángel Daniel Acevedo3. Luz M. Colón4. Luis Acevedo David5. L. M. Colon6. Abdriel Manuel Acevedo7. David Acevedo8. Mariano Santini9. Daniel L. Acevedo10. Ángel Rafael Acevedo11. Ana Santana Rivera12. Rosa M. Dávila13. Luz María Colón14. Pedro José Santi15. Bernaldo José Berríos Acevedo16. Catalina F. Benítez Santiago17. Jorge Aguirre Santiago18. Estevan Acevedo Santana19. Atilda E. Colón 20. Norman L. Díaz Colón

REGLA 2NOMBRES Y APELLIDOS COMPUESTOS

B. Los apellidos compuestos que parecen ser más de un apellido, se consideran una sola unidad de archivo. Entre estos apellidos están:

Diez de Andino García de la Noceda Gil de Lamadrid o Gil de la Madrid López de Victoria Ramírez de Arellano

Continuación…

Cristina Garcia de la NocedaLuz del Mar Ramírez de Arellano del ValleRamón Enrique Gil de la Madrid D’AcostaJosué Esteban McCormick de la TorreCarmen del Socorro Diez de Andino del Valle

  UNIDAD CLAVE

1

UNIDAD

2

UNIDAD

3

UNIDAD

4

 2 GARCÍA DELA NOCEDA

CRISTINA  

5 RAMÍREZ DEARELLANO

DELVALLE LUZ DELMAR

3 GILDELAMADRID DACOSTA RAMÓN ENRIQUE

4 MCCORMICK DELATORRE JOSUÉ ESTEBAN

1 DIEZDEANDINO DELVALLE CARMEN DELSOCORRO

EJERCICIO

1. Rosa del Carmen D’Acosta del Valle2. Kathy O’Neill-Smith3. Juana de la Cruz de la Rosa4. Esteban L. Dones de los Ríos5. Carmen del Mar Díaz-del Valle6. Ana del Carmen Diez de Andino7. Robert Van Kirk-La Salle8. María de los Ángeles del Valle López de la Victoria9. Carlos R. de la Cruz Gil de la Madrid10. Juana de la Cruz11. Jorge del Toro-Rivera12. Wanda E. López de Victoria13. Rosa del Carmen D’Acosta de la Cruz14. Angela de las Marías Dones de los Ríos15. Carlos R. Dávila del Toro16. María de los Ángeles de la Rosa17. Luis Dones-de la Cruz18. Katherine Mc Arthur Tomisaka19. José Enrique de Alba Ortiz20. John Van Kirk Mc Arthur

ASIGNACIÓN

EJERCICIOS (LIBRO) 5-1 , página 36, 5-2 y 5-3, página 37

REGLA 3TÍTULOS DE PRIORIDAD FAMILIAR,

PROFESIONAL, RELIGIOSOS Y NOBILIARIOS

Cuando se tienen dos o más nombres completamente idénticos, los títulos de prioridad familiar, profesional, religioso o nobiliarios que se anotan antes del nombre de una persona, se consideran elemento de identificación para decidir el orden alfabético. Estos títulos siempre se anotan al final del nombre, tal como aparecen escritos.

TÍTULOS FAMILIARES

PadreMadreHija (o)

Senior (Sr.) significa padreJunior (Jr.) significa hijo

TÍTULOS PERSONALES

Sra.Sr.Srta

Mrs.Mr.MissMs.

NO SE CONSIDERAN UNA UNIDAD DE ARCHIVO.

TÍTULOS PROFESIONALCPADRINGARQMDLIC., LCDO.PROFA.SI EL NOMBRE TIENE TÍTULO FAMILIAR Y

PROFESIONAL EL FAMILIAR SE ESCRIBE PRIMERO EN LA COLUMNA DE ELEMENTO DE IDENTIFICACIÓN

TÍTULOS RELIGIOSOS

SorPadreReverendoObispoCardenal

TÍTULOS NOBILIARIOS

ReyReinaMadamePríncipeCondesa, CondePrincesaMadre

TITULOS RELIGIOSOS Y NOBILIARIOS

Si el título va acompañado de nombre y apellido, se invierte.

Si es solo apellido o nombre se divide tal y como aparece.Ej. Madre Teresa

Madre Teresa Ortiz

  UNIDAD 1 2 3 4 EI

  MADRE TERESA

ORTIZ TERESA MADRE

CONTINUACIÓN….

Ej. Reverendo Luis Madame Alice Reverendo Luis Robles Madame Alice Smith Padre Carlos Sor Carmen Rivera

  UNIDAD 1 2 3 4 EI

 3 REVERENDO LUIS

5 ROBLES LUIS REVERENDO

2 PADRE CARLOS

1 MADAME ALICE

6 SMITH ALICE MADAME

4 RIVERA CARMEN SOR

Ejercicio

1. Sr. Lisandro Pérez, Jr.2. Dr. Héctor Contreras, Padre3. Teniente Pedro Bolívar4. Lcdo. Ricardo Almodóvar5. Reverendo Carlos López6. Padre Andrés7. Prof. Armando Nuñez, hijo8. Rey Arturo II9. Príncipe Juan Carlos I10. Sor Ernestina11. Madame Louise Ann12. Dr. Héctor Contreras, hijo13. Prof. Carlos López14. Prof. Carlos A. López15. Rev. Pedro Bolívar

NÚMEROS

En español se utiliza 1ro. (primero), 2do. (segundo) y en inglés 1st. (first), 2nd. (second).

Algunas personas indican la prioridad familiar con números romanos después del nombre.

Los títulos familiares se ordenan en secuencia alfabética y los números romanos en secuencia numérica.

Los nombres con números romanos se archivan primero.

Continuación….

Ej. Dr. Luis Rivera, hijo Dr. Luis Rivera, V Dr. Luis Rivera, III Dr. Luis Rivera, padre Mr. Louis Smith, Sr.

  UNIDAD 1 2 3 4 ELEMENTO

IDENTIFICACIÓN

 3 RIVERA LUIS HIJO, DR

2 RIVERA LUIS V, DR

4 RIVERA LUIS PADRE, DR

5 SMITH LOUIS SR

1 RIVERA LUIS III, DR

EJERCICIOS

1. Rev. John Colley 2. Mr. Richard Brown, Jr.3. Lcdo. Héctor López4. Dr. Carlos Matías5. Carmelo López, hijo6. Sr. Rafael Colón, hijo7. Sr. Rafael Colón, padre8. Mr. Edgar Wilson, Sr.9. Mr. Edgar Wilson, Jr.10. Prof. Richard Brown, Jr.

EJERCICIOS

1. Prof. Robert Smith, Jr.2. Lcdo. Héctor Ruiz, hijo3. Lcdo. Héctor Ruiz, padre4. Dr. Arnaldo Cruz Pérez5. Cristobal R. Ramos, padre6. Mr. Henry Heth, Sr.7. Mr. Henry Heth, Jr.8. Sr. Arturo Muñoz, padre 9. Sr. Arturo Muñoz, hijo10. Mr. Robert Smith, Sr.

REFERENCIAS

Kaliski,Burton; Passalacqua, Dan; Schultheis, Robert A., 2001, Keeping Financial Records for Business, South-Westerns Educational Publishing.

Correa, Carmen M.; Díaz-Colón, Abigaíl; 2004, Administración de Documentos, Sistemas, Procedimientos y Tecnología.