Presentación de PowerPoint - colciencias.gov.co · 2. Acerca del Manual de Calidad El presente...

Manual

G102M02/Versión 10 /Vigente a partir de su liberación en GINA.

Tenga en cuenta

Acerca del Manual de Calidad

Control de cambios

Presentación de la Entidad

Sistema de Gestión de la Calidad

Revisión por la Dirección

Documentos que facilitan el manejo del SGC de la entidad

Componente preventivo y de mejora

Estructura que facilita el manejo del SGC de la entidad

Control a Terceros

Aprobación del Manual

ESTRUCTURA

Manual de CalidadColcienciasG102M02 / Versión 10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

10

1. Tenga en cuenta

Hola, soy GINA“

2. Acerca del Manual de Calidad

Te presentamos a GINA (Gestión Integral NuestraAliada), la imagen del SGC quien nos ayudará acomprender mejor los contenidos de este documento.

GINA es herramienta tecnológica que facilita laconsolidación, manejo, control, mejora y difusión delSistema de Gestión de Calidad de la Entidad, a la cualtienen acceso todos los usuarios.

“

2. Acerca del Manual de Calidad

El presente manual tiene como objetivo describir el Sistema de Gestión de laCalidad del Departamento Administrativo Ciencia, Tecnología e Innovación -COLCIENCIAS, herramienta al servicio del cumplimiento de los estándares decalidad más relevantes, de acuerdo al enfoque de la Norma Internacional ISO9001:2015; así como su aplicación y articulación con el Modelo Estándar deControl Interno (MECI), con enfoque por procesos, riesgos y mejora continua dela Entidad.

3. Control de Cambios

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

00 2011-03 Todos Se crea manual

01 2012 – 08- 173.1.6

5Eliminación de la exclusiónInclusión del capítulo Revisión por la Dirección

02 2013-08-2523

Actualización misión, visión y mapa de actores.Actualización Política y Objetivos de Calidad.

03 2013-10-31

Todos2.2 y 2.3

3.1.6

4.1

5

Se cambia el estilo del Manual de documento a presentaciónSe incluye el propósito estratégico y la Mega Meta Visión 2019Se incluye como exclusión el numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y MediciónSe incluye otras instancias de Revisión por la DirecciónSe incluye el capítulo de procedimientos obligatorios.

04 2014-01-31 2,1 y 2,2 Se actualiza la Misión y Visión de la Entidad

05 2014-05-30 EncabezadoSe modifica el código del procedimiento, de acuerdo al rediseño del SGCSe realiza el cambio al nuevo Mapa de Procesos, adecuando los contenidos del Manual al nuevodesdoblamiento


06 2015-05-29

Todos 2.2

3.1.2 3.1.7

6

Se modifica el formato del Manual acorde con la nueva imagen institucionalSe actualizan los objetivos institucionales, y visión de la Entidad.Se incluye la designación del Representante de la Dirección.Se actualiza el Mapa de Procesos, incluyendo la nueva versión.Sea actualiza la información de acceso interno y externo a la documentación del SGC.

07

Los cambios rigen a partir

de su liberación en

GINA

45

7

9

Se actualiza la visión a tres tiempos de Colciencias.Se incluye la Política y Objetivos de Gestión Documental, en el marco del desarrollo del Modelo Integrado deGestión.Se actualiza el nombre del nuevo procedimiento Control de los registros de información y administración deinstrumentos archivísticos.Se incluye el capítulo Control a Terceros.

08



GINA

4

4

5

57

Se incluye la disposición del Portafolio de Servicios de la Entidad en la página web de Colciencias.

Se actualiza la estructura organizacional de Colciencias, conforme al Decreto 849 de 2016.Se incluyen aclaraciones sobre la identificación de las necesidades del cliente y el modelo de Gestión Públicay Buen Gobierno (Conpes 3785 de 2013).Se incluye la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, como un avance del diseño del Sistema Integradode Gestión.Se actualiza la dirección electrónica del micrositio del SGC.Se actualiza la dirección electrónica para acceder a la documentación del SGC de cara al ciudadano, desde lapágina web de Colciencias.



09



GINA

4

5

67

8

Se actualizan los criterios y enfoque del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los requisitos de la ISO9001/2015.Se actualiza la misión y la visión de la Entidad, mejorando la descripción de la plataforma estratégica de laEntidad.Se incluyen aclaraciones sobre el nuevo enfoque de ISO 9001/2015, incluyendo las caracterizaciones deproceso y la descripción del enfoque basado en riesgos.Se ajustan los requisitos de la revisión por la dirección de conformidad con la ISO 9001:2015Se hace claridad en documentación mínima requerida del SGC.Se hace claridad en la estructura y documentos que facilitan el manejo del SGC de la Entidad.Se articula el enfoque d mejora continua con el pensamiento basado en riesgos.Se actualiza la dirección electrónica para acceder a la documentación del SGC de cara al ciudadano, desde lapágina web de Colciencias.

10



GINA

5

6

9.3

Inclusión de definición nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión de conformidad con lo establecido enel Decreto 1499 de 2017.Actualización de la Política y los Objetivos de calidad de acuerdo de resultados de la revisión por la Dirección.

Inclusión lineamientos del nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión de conformidad con lo establecidoen el Decreto 1499 de 2017.

Actualización de ruta de acceso a Micrositio de calidad de acuerdo con actualización página web


Colciencias, como Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, es la entidad encargada deformular, diseñar y coordinar la implementación de la política de Estado en materia de fomento a la investigación yla innovación.

La Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación (Ley 1286 de 2009) le encomendó a Colciencias el liderazgo del SistemaNacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, el cual une los esfuerzos del Estado, la academia, la empresa y lasociedad civil para construir en Colombia y sus regiones un modelo de desarrollo basado en la generación y uso delconocimiento. Por medio de sus instrumentos de fomento, Colciencias apoya los proyectos de investigación,desarrollo tecnológico e innovación; la formación de capital humano para la ciencia, la tecnología y la innovación; elfortalecimiento de los sistemas regionales de CTeI; la movilidad internacional de investigadores y la apropiaciónsocial del conocimiento.

El Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación –SNCTI- es un sistema abierto del cual forman parte laspolíticas, estrategias, programas, metodologías y mecanismos para la gestión, promoción, financiación, protección ydivulgación de la investigación científica y la innovación tecnológica, así como las organizaciones públicas, privadaso mixtas que realicen o promuevan el desarrollo de actividades de investigación e innovación, con el fin deintegrarlas en la optimización de los esfuerzos públicos y privados (empresas, estado, academia) para el desarrollonacional a través de la ciencia, la tecnología y la innovación.

Nuestro SGC debe

responder a las funciones otorgadas en la Ley a

Colciencias

4. Presentación de la Entidad

“

EMPRESAS, CLUSTERS, EMPRENDEDORES

UNIVERSIDADES Y CENTROS INVEST. DE

SERVICIOS FIN. Y NO FIN. A EMPRESAS

GOBIERNO Y SERVICIOS PUBLICOS

SNCTI + SRIs

Infraestructura habilitante

TALENTO HUMANOACCESO A

FINANCIAMIENTO Y MDO. CAPITALES

PREPARACIÓN Y DISPOSICIÓN TECNOLÓGICA

Entorno, Estrategia y

Políticas

• Ley 1286 de 2009

• Propiedad Intelectual

• Clima de Negocios

• Estrategia Nacional de CT+I

• Roles y capacidades de institucionespúblicas en CT+I

Relación U-E, Parques CIT, Incubadoras,

Conectores Tec.

Instrumentos de

financiamiento, Agendas y

apuestas de transformación

productiva

Fortalecimiento capacidades

Recursos Críticos = ++

SociedadEmpresa

Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTeI


“

Misión


Recordemos que la Misión es la que define la razón

de ser de la Entidad.

“

Construir política científica, tecnológica y de innovación.

1. Que impulse el avance del conocimiento y su apropiación;

2. Que estimule la creatividad y el pensamiento crítico como parte esencial de la cultura;

3. Que promueva la generación de soluciones e innovaciones para mejorar la calidad de vida de las

personas, fortalecer las comunidades, y proteger la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos;

4. Que incentive la colaboración nacional e internacional para generar cambios, asumir retos y

enfrentar amenazas locales y globales.

5. Que reconozca la incertidumbre y los riesgos inherentes a la investigación y la innovación como

oportunidades;

6. Que sea incluyente por medio del diálogo y la interacción con la sociedad;

7. Que fortalezca la relación sostenible entre los sistemas sociales y naturales; y

8. Que guíe la nación hacia la paz y el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible.

“


“ Recordemos que la

Visión es la que define hacia donde vamos….“

Visión

Una nación desarrollada sosteniblemente, guiada por la ciencia y que prioriza su uso

para facilitar una vida digna a todos sus habitantes


Nuestros Valores

Principios Éticos

• Confianza.

• Respeto.

• Responsabilidad.

• Trabajo en equipo.

• Honestidad.

• Transparencia.

• Compromiso.

• Integridad.

Los Recursos públicos son

recursos sagrados.

Todo sí se puede atendiendo la

ética y dentro de la legalidad.

Simple es mejor.

Confiamos.

Somos creativos e innovadores.

Somos buenas personas.

4. . Presentación de la Entidad - Nuestra Mega Meta…

Llegar al 1% de inversión en Actividades deCiencia, Tecnología e Innovación (ACTI)como % del PIB a 2018

• Equivale a la cifra promedio de América Latina en 2011, que fue de 1,09%

• Al menos el 50% de la meta corresponderá a inversión privada.

• Lograr la meta implica una inversión promedio del sector público de $2.5 billones anuales

Lo lograremos

mediante estos

planes

Plan Estratégico Institucional - Sectorial (de 4 años)PEI

Plan de Acción Institucional (Por cada vigencia)

(Se conforma por los siguientes cinco planes)

PAI

Plan Anual de Convocatorias

Plan Nacional de Desarrollo(de 4 años)PND

Plan Anual de Inversión

Plan Anual de Adquisiciones

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Plan Acción Institucional

• El propósito del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018: “Todos por un nuevo

país”, es construir una Colombia en paz, equitativa y educada.

• Contiene 5 estrategias transversales que aportan a los 3 pilares de la paz, la

equidad y la educación; son ellas:

1) Competitividad e Infraestructura Estratégicas;

2) Movilidad Social;

3) Transformación del Campo;

4) Seguridad, Justicia y Democracia para la Construcción de Paz; y,

5) Buen Gobierno.

• Colciencias como cabeza del sector, gestiona el cumplimiento de 14 indicadores

de CTeI, los cuales hacen parte de la planeación estratégica de la Entidad.

• Colciencias debe reportar mensualmente al DNP los avances cualitativos y/o

cuantitativos de estos indicadores a través del Sistema Nacional de Evaluación

de Gestión y Resultados SINERGIA. Esta labor es desarrollada por la OAP,

tomando como insumo los reportes de cada una de las áreas en la herramienta

GINA.

El Plan Nacional de Desarrollo y Colciencias

Es el documento que sirve debase de y provee loslineamientos estratégicos de laspolíticas públicas formuladas porle Presidente de la República através de su equipo deGobierno. Su elaboración,socialización, evaluación yseguimiento es responsabilidaddirecta del DepartamentoNacional de Planeación – DNP.

El PND es el instrumento formaly legal por medio del cual setrazan los objetivos del Gobiernopermitiendo la subsecuenteevaluación de su gestión.

Indicadores que se reportan en Plan Nacional de Desarrollo - SINERGIA

1. Inversión en actividades de ciencia, tecnología e innovación ACTI con relación al PIB. Medición anual

2. Publicaciones científicas y tecnológicas de alto impacto. Medición anual

3. Porcentaje de empresas clasificadas como innovadoras en sentido amplio y estricto pertenecientes a los sectores de industria y servicios. Medición anual.

4. Porcentaje de colombianos con índice de apropiación alta y muy alta de ciencia y tecnología. Medición anual.

Indicadores país

Indicadores DAF

5. Porcentaje de los recursos ejecutados a través del FFJC por entidades aportantes diferentes a Colciencias. Medición trimestral.

Indicadores de innovación

6. Porcentaje de asignación del cupo de inversión para deducción tributaria. Medición semestral.

7. Ciudades con pacto por la innovación en ejecución. Medición semestral.

8. Licenciamientos tecnológicos. Medición anual.

9. Empresas apoyadas en procesos de innovación por Colciencias. Medición semestral.

10. Registros de patentes solicitadas por residentes en oficina nacional y PCT. Medición trimestral.

Indicadores de

investigación

11. Becas para la formación de maestría y doctorado nacional y exterior financiados por Colciencias y otras entidades. Medición semestral.

12. Artículos científicos publicados en revistas científicas especializadas por investigadores colombianos. Medición trimestral.

Indicadores de cultura

13. Personas sensibilizadas a través de estrategias enfocadas en el uso, apropiación y utilidad de la CTeI. Medición trimestral.

14. Niños y jóvenes apoyados en procesos de vocación científica y tecnológica. Medición semestral.

4. Presentación de la EntidadOBJETIVO INDICADORES ESTRATEGICOS ÁREA RESPONSABLE

1Mejorar la calidad y el impacto de la investigación y latransferencia de conocimiento y tecnología

Becas para la formación de maestría y doctorado nacional y exterior financiados por Colciencias yotras entidades

Dirección de Fomento a la InvestigaciónArtículos científicos publicados en revistas científicas especializadas por investigadores colombianos

Proyectos de investigación apoyados

2Promover el desarrollo tecnológico y la innovacióncomo motor de crecimiento empresarial y delemprendimiento

Empresas apoyadas en procesos de innovación por Colciencias

Dirección de Desarrollo Tecnológico e InnovaciónLicenciamientos tecnológicos

Registros de patentes solicitadas por residentes en oficina nacional y PCT

3Generar una cultura que valore y gestione elconocimiento y la innovación

Personas sensibilizadas a través de estrategias enfocadas en el uso, apropiación y utilidad de la CTeIDirección de Mentalidad y Cultura para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación

Niños y jóvenes apoyados en procesos de vocación científica y tecnológica

4Desarrollar un sistema e institucionalidad habilitantepara la CTeI

Porcentaje de asignación del cupo de inversión para deducción tributaria.Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Ciudades con pacto por la innovación en ejecución

Políticas CTeI aprobadas y en implementación Subdirección General

5Desarrollar proyectos estratégicos y de impacto enCTeI a través de la articulación de recursos de lanación, los departamentos y otros actores

Planes y acuerdos suscritos, ratificados-actualizados y acompañados Equipo de Gestión Territorial

6Generar vínculos entre los actores del SNCTI y actoresinternacionales estratégicos

Alianzas Estratégicas internacionales en términos de recursos y capital político Equipo de Internacionalización

7Convertir a COLCIENCIAS en Ágil, Moderna yTransparente

Índice Ágil, Transparente y Moderna (ATM)

Dirección de Gestión de Recursos y LogísticaEquipo de ComunicacionesSecretaría GeneralOficina de Control InternoOficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones TICsOficina Asesora de Planeación

8Propiciar condiciones para conocer valorar conservar yaprovechar nuestra biodiversidad

Nuevos registros de especies en el Global Biodiversity Information Facility (GBIF) aportadas porColombia

Dirección General

Productos y servicios de la entidad

La descripción de los productos y servicios ofrecidos por elDepartamento están contenidos en el Portafolio de la Entidad y en lasección Convocatorias, disponibles en su página webwww.colciencias.gov.co.

Clientes – Partes Interesadas

Colciencias satisface las necesidades del cliente/partes interesadas a través del cumplimiento de las normaslegales vigentes, las cuales brindan los lineamientos para el logro de su misión. La necesidades y expectativasdel cliente/partes interesadas se identifican en el ejercicio de planeación estratégica como insumo para laformulación de los planes de cada área. De igual forma, se consideran necesidades y expectativas del clientelas determinadas por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (Conpes 3785 de 2013), Plan Nacional de

Desarrollo (específicamente en lo relacionado con CTeI), Ley 1286 de 2009 y demás normatividad legalvigente en materia de servicio al ciudadano.

Los diferentes tipos de cliente/partes interesadas se presentan en el siguiente Mapa de Actores del SNCTI. Deigual forma, se muestra el Modelo de Buen Gobierno, establecido en el Conpes 3785 de 2013.

Puede consultar la información

sobre los trámites de Colciencias

en el nuevo Si Virtual: www.sivirtual.gov.co


http://www.colciencias.gov.co/

Mapa de Actores del SNCTI4. Presentación de la Entidad

Modelo de Gestión Pública y Buen GobiernoConpes 3785 de 2013.


Fuente: Programa Nacional de Servicio al Ciudadanowww.dnp.gov.co/programa-nacional-del-servicio-al-ciudadano/Paginas/Política-Nacional.aspx

Estructura Organizacional


La estructura organizacional de Colciencias esta definida en el

Decreto 849 de 2016

DIRECCIÓN GENERAL

D.T-

Mentalidad y Cultura

para la CTeI

Oficina de

Control Interno

SUBDIRECCIÓN DE

GENERAL

D.T-

Fomento a la

Investigación

Oficina de TIC´S

Oficina Asesora de

Planeación

D.T.

Desarrollo Tecnológico

e Innovación

Dirección Administrativa y

Financiera

Secretaría General

5. Sistema de Gestión de la Calidad S.G.C.

Liderazgo y Compromiso de la Alta Dirección

La Dirección General del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación –Colciencias-,

tiene como una de sus prioridades establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema

de Gestión de la Calidad (S.G.C.), el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y el Modelo

Estándar de Control Interno (MECI) de la Entidad, como herramientas que facilitan la gestión misional y de

gobierno, la transparencia, participación y servicio al ciudadano, la eficiencia administrativa y la gestión del

talento humano de la Entidad, rindiendo cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de

calidad.

Por lo anterior la Dirección General y su equipo directivo promueve la participación de todos los

colaboradores del Departamento en la implantación, mantenimiento y mejoramiento continuo de los

procesos del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias-, para

garantizar el cumplimiento de los requisitos aplicables y los estándares de calidad establecidos..


Armonización del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C), el Modelo Integrado dePlaneación y Gestión (MIPG) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG es un marco de referencia paradirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismospúblicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

El Modelo Estándar de Control Interno - MECI es un instrumento que establece la estructura básica decontrol, orientado a garantizar el logro de los objetivos institucionales y la mejora continua, basado en losprincipios de autocontrol, autogestión y autorregulación. Tanto el MECI como el S.G.C., contienenelementos comunes y tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la gestión delDepartamento.

En GINA se encuentra disponible el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno 2014 y el Manual Integrado de Planeación y Gestión

Política del Calidad

Colciencias como ente rector del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI) y con elpropósito de integrar y gestionar el conocimiento en el desarrollo colombiano, en función del logro de unaEntidad eficiente e innovadora que responde a las necesidades del País en materia de CteI se comprometea:

• Mejorar continuamente su Sistema de Gestión.• Cumplir los requisitos aplicables para garantizar los derechos y satisfacer las necesidades de las partes

interesadas y ciudadanía en general en materia de Ciencia, tecnología e Innovación.• Asegurar que el sistema de gestión puede lograr los resultados previstos.• Innovar en la gestión pública.

Objetivos de calidad

Con el fin de garantizar la calidad de los servicios ofrecidos por laEntidad, los objetivos de calidad a través de los cuales se evalúa eldesempeño del Sistema de Gestión corresponden a los ObjetivosEstratégicos establecidos en la Planeación Estratégica y su Plan deAcción Institucional anual


Alcance del S.G.C.

Para el Sistema de Gestión de la Calidad se ha definido como alcance “Formulación,orientación, dirección, coordinación, ejecución e implementación de la política de Estado enmateria de ciencia, tecnología e innovación”.

Dicho alcance, cubre todos los procesos determinados en el mapa de procesos de la Entidad,cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2015 yrespondiendo a las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

Aplican todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015.


Gestión por procesos y pensamiento basado en riesgos

El Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias- tiene establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestión, con un enfoque por procesos el cual tiene en cuenta el pensamiento basado en riesgos y el énfasis por cumplir los requisitos de sus clientes y partes interesadas.

El Mapa de Procesos, adoptado por la Entidad está compuesto por 7 macro procesos institucionales, los cuales contienen los procesos operacionales con sus respectivas caracterizaciones, documentos que orientan su ejecución, los indicadores, acciones de mejora y los riesgos asociados.

Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión son administrados y controlados a través de laherramienta tecnológica GINA (Gestión Integral Nuestra Aliada), donde se encuentran disponibles para consultainterna.

Los documentos de cara al ciudadano se encuentran publicados en el Micrositio del SGC, al cual se puede accederlibremente a través de la página web de Colciencias en la siguiente dirección:http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad

El Sistema de Gestión se articula con el pensamiento basado en riesgos, garantizando su identificación porprocesos, a fin de prevenir o reducir los efectos no deseados, para lo cual prioriza los riesgos de mayor impacto deacuerdo a la metodología definida en la Guía de Gestión del Riesgo Colciencias G102PR06G01, haciendo énfasis enla optimización de recursos, priorización de necesidades y minimización del impacto; gestionandoinstitucionalmente las oportunidades a fin de aumentar los efectos deseables. La administración de los riesgos serealiza en la herramienta tecnológica GINA (Gestión Integral Nuestra Aliada), Módulo de Gestión Riesgo.


http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad

ProcesosInstitucionales



Desdoblamiento De

Macroprocesos

Gestión de Servicios del SNCTI

Gestión Fortalecimiento de Capacidades para la CTeI

Gestión Territorial

Gestión Mentalidad y Cultura

Gestión Capital Humano en CTeI

Gestión de la Innovación

Gestión de Convocatorias

Gestión de Orientación del SNCTI

Gestión de Diseño de Instrumentos y mecanismo para el desarrollo de la CTeI

G. de Orientación y Planeación Institucional

Gestión de Procesos

Gestión de Cooperación Internacional

Gestión de la Información

Gestión de Comunicaciones

Gestión de Servicios del SNCTI

ProcesoOrientación y Planeación Institucional


Fuente: Plataforma GINA / Mapa de procesos

ProcesoGestión de Procesos



ProcesoGestión de Cooperación Internacional



ProcesoGestión de Información



ProcesoGestión de Comunicaciones



ProcesoGestión Orientación del SNCTI



ProcesoGestión Diseño de Instrumentos y Mecanismos para el Desarrollo de la CTeI



ProcesoGestión Fortalecimiento de Infraestructura para la CTeI



ProcesoGestión de Capital Humano en CTeI



ProcesoGestión de la Innovación



ProcesoGestión Territorial



ProcesoGestión Mentalidad y Cultura



ProcesoGestión Convocatorias



ProcesoGestión Jurídica



ProcesoGestión Contractual



ProcesoGestión de Administración de Bienes y Servicios



ProcesoGestión Documental



ProcesoGestión de Talento Humano



ProcesoGestión de Recursos Financieros



ProcesoGestión de Evaluación y Control



ProcesoGestión de Servicios al SNCTI



6. Revisión por la Dirección

“

De acuerdo con el nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el nuevo Sistema de Gestión, integra los anteriores Sistemas de Gestión deCalidad y de Desarrollo Administrativo, con el Sistema de Control Interno y en este sentido, las entidades públicas deben establecer el Comité deGestión y Desempeño Institucional como un espacio de decisión, análisis y toma de decisiones en temas administrativos incluyendo calidad.Acorde con este modelo, la revisión por la Dirección se desarrolla en Colciencias dentro de la agenda del Comité de Gestión y DesempeñoInstitucional (antes Desarrollo Administrativo), mínimo anual inscribiendo previamente cada tema, según lo establecido en las resolucionesinternas que regulan el funcionamiento de los comités institucionales.

La información presentada para la revisión por la Dirección del SGC, debe tener en cuenta los siguientes temas como mínimo:

1. El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas.2. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad.3. La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las tendencias relativas a:

3.1 La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes.3.2 El grado en que se han logrado los objetivos de calidad.3.3 El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios.3.4 Las no conformidades y acciones correctivas.3.5 Los resultados de seguimiento y medición.3.6 Los resultados de las auditorias.3.7 El desempeño de los proveedores externos.

4. La adecuación de los recursos.5. La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades derivadas de los riesgos positivos6. Las oportunidades de mejora

Para tal fin el Equipo de Calidad de la Oficina Asesora de Planeación preparar la información necesaria para facilitar el desarrollo de la revisión,de acuerdo con la agenda del Comité. Cuando se estime conveniente, se presentan también temas de revisión en Comité de Dirección,Subdirección o Dirección Técnica, dependiendo la naturaleza del componente a revisar. Estas instancias de decisión también son consideradasrevisiones por la dirección, sean parciales o totales.

Control de documentos: En la siguiente pirámide documental se muestra la jerarquía de los documentosque conforman el SGC de Colciencias.

Manual de Calidad

Actos Administrativos /Reglamentos Internos

Caracterizaciones Procedimientos

Manuales / GuíasInstructivos

Formato / Registros

Fuente: Elaboración OAP.

Documentos Externos / Normatividad

7. Documentos que facilitan el manejo del SGC de la entidad

Control de Documentos: Las actividades y criterios requeridos para el control de documentos del SGC seestablecen en el procedimiento Elaboración y Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad– SGC, Código G102PR01, disponible en el GINA.

a. Aprobar, antes de su emisión

b. Revisar y Actualizar los documentos

c. Identificar cambios y estado de versión

d. Asegurar disponibilidad,

acceso, distribución y uso de los

Documentos

e. Asegurar documentos Legibles e

Identificables

f. Identificar y controlar la distribución documentos externos

necesarios para planificación e implementacióng. Controlar

obsoletos


Control de Registros: Las actividades y criterios requeridos para el control de registros del SGC se establecenen el procedimiento Control de los registros de información y administración de instrumentos archivísticosCódigo A104PR02, disponible en GINA.

Identificar

Almacenar

Proteger y preservar

Recuperar

Tiempo de Retención

Disposición Final


REQUISITOSCLAUSULA ISO

9001:2015REFERENTE EN COLCIENCIAS

Diseño y Desarrollo de losproductos y servicio

8.3

• Proceso de Gestión Orientación del SNCTI M101• Proceso de Gestión Diseño de Instrumentos y Mecanismos para el desarrollo de la CTeI M202• Procedimiento de Diseño y formulación de política de ciencia, tecnología e innovación (CTeI) M101PR03• Procedimiento de Diseño de Instrumentos de CTeI M201PR01• Ficha técnica diseño de instrumentos de CTeI M201PR01F01• Documento Base para el Diseño de Instrumentos de CTeI M201PR01MO1

Evaluación de proveedores 8.4.1

• Proceso de Gestión Contratación A106• Manual de Contratación y Supervisión A106M01• Procedimiento Supervisión y seguimiento a contratos y convenios A106PR16• Compendio de modelos para el ejercicio de supervisión de contratos y convenios A106PR16MO3.

Producción y Provisión delservicios , liberación de losproductos y servicios

8.5

8.6

• Proceso de Gestión Fortalecimiento de Infraestructura para la CTeI M304• Proceso de Gestión de capital humano en CTeI M305• Proceso de Gestión de la Innovación M303• Proceso de Gestión Territorial M302• Proceso de Gestión Mentalidad y Cultura m306• Proceso de Gestión de Convocatorias M301

Control de las Salidas NoConformes

8.7• Procedimiento Control de salidas No Conformes G102PR07• Anexo 1. Matriz de identificación de salidas no conformes G102PR07AN01

Mejora, No conformidades 8.7.2, 10.1, 10.2• Procedimiento de Mejora Continua y Acciones Correctivas G102PR02• Modulo de Mejoras / Herramienta GINA

Seguimiento, medición,análisis y evaluación

9.1• Guía para el reporte de indicadores de proceso G102M02G01• Ficha técnica indicadores estratégicos G101PR01F21• Modulo de Planes y Módulo Indicadores, Herramienta GINA

Auditorías internas 9.2.2 • Procedimiento de Auditorías internas de calidad E101PR03


Con el nuevo enfoque basado en riesgos, la estructura del Sistema de Gestión de Calidad fortalece elcomponente preventivo y de gestión del riesgo, el cual se encuentra desplegado en todos los requisitos delos diferentes procesos de la Entidad, con el fin de promover la generación de acciones para evitar que losriesgos que representan una amenaza se materialicen y en el momento en el que se produzca una noconformidad, implementar las acciones que se considere pertinentes.

Estas acciones con enfoque preventivo y de gestión de no conformes incluyen:

• Reaccionar ante una no conformidad, aplicando los correctivos que se consideren pertinentes.• Evaluar la necesidad de tomar acciones correctivas para eliminar las causas de dicha no conformidad, con el

fin de evitar que vuelvan a suceder, para lo cual se implementan acciones para controlarla y corregirla,haciendo frente a las consecuencias que puedan generar.

• Garantizar que las acciones correctivas son apropiadas según los efectos generados por las no conformidades.• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.• Realizar cambios oportunos en el Sistema de Gestión de la Calidad, en el caso de ser necesario, los cuales

incluyen actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación.• Mejorar continuamente la conveniencia adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad, tomando como

base los resultados del análisis y la evaluación de los procesos y las salidas de la Revisión por la Dirección.

8. Componente preventivo y de mejora

9.1 Acceso a la Información del SGC

“

Nuestro SGC es amigable con el medio ambiente:

Por esta razón toda nuestra documentación esta disponible a nivel interno en la herramientatecnológica GINA.

Los documentos de cara al ciudadano están disponibles en el Portal Institucional, Micrositio SGC.

Los invitamos a consultar los siguientes enlaces:

• Consulta Interna: http://awa/gina

• Consulta Interna remota:200.25.59.65 ó gina.colciencias.gov.co

• Consulta Ciudadanos: http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad

“ Recordemos nuestro

compromiso de disminuir el consumo de papel.

9. Estructura que facilita el manejo del SGC de la entidad

http://awa/gina


9.2 Acceso Interno a los Documentos del SGC: Sistema de Información GINA

“

El dominio será siempre: Domcolciencias

Usuario: usuario de ingreso a Windows (pc) sin laextensión @colciencias.gov.co

Contraseña: contraseña de ingreso unificada.

La herramienta cuenta con diferentesmódulos que nos permiten:

- Consulta en tiempo real.- Generación de reportes.- Búsqueda de documentos de calidad.- Visualización de la información asociada

a responsabilidades.


9.3 Acceso Externo a los Documentos del SGC: Micro-sitio SGC

Acceso de documentos de cara al ciudadano.http://www.colciencias.gov.co/colciencias/sistema-gestion-calidad



Las auditorias internas de calidad en Colciencias son lideradas por la Oficina de ControlInterno, con el apoyo y acompañamiento técnico del Equipo de Calidad.

Las actividades y criterios requeridos para su desarrollo se establecen en el procedimientoAuditorías Internas de Calidad código E101PR03, disponible en GINA.


10. Control a Terceros

“

En los casos en que la entidad opte por entregar a terceros cualquier proceso que afecte laconformidad del producto y/o servicio con los requisitos, la entidad se asegura de controlar talesprocesos. Los controles aplicables a terceros se manejan bajo el marco de la normatividad vigente enmateria de contratación y están establecidos en el Proceso Gestión Contractual de Colciencias.

Para tal fin se tiene definido:

• Manual de Contratación y Supervisión A106M01• Procedimiento Elaboración y perfeccionamiento de Contratos / Convenios A106PR08• Procedimiento Supervisión y Seguimiento a Contratos y Convenios A106PR16• Procedimiento de Contratación Derivada a través del Fondo Francisco José de Caldas A102PR11• Compendio de modelos para el ejercicio de supervisión de contratos y convenios A106PR16MO3.

Algunos ejemplos de actividades tercerizadas controladas pueden ser:

• Selección de evaluadores expertos para evaluación de programas y proyectos de CTeI.• Evaluación de programas y proyectos de CTeI para obtención de beneficios tributarios.• Administración de programas y proyectos de CTeI.• Administración del Patrimonio Autónomo Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la

Tecnología e Innovación Francisco José de Caldas.• Administración de Archivos Documentales.

Para todos los casos, el área responsable debe definir el tipo de control a ejercer, enmarcado en lasnormas de contratación vigente y aplicando controles especiales que pueden ir desde análisis enComités de Dirección Técnica, Subdirección, Directivo o Contratación hasta solicitud de auditoriasespecíficas a entes de control o áreas competentes.

Puedes consultar estos documentos en:

http://www.awa/gina

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Nombre:Gloria Rocío PereiraMaría Cristina BermúdezLuis Felipe Giraldo RomeroAdriana Pereira Oviedo

Nombre:Adriana Pereira Oviedo

Nombre:Nicolás González Espinosa

Cargo:

Contratista OAP - Equipo Calidad

Cargo:

Contratistas OAP- Equipo Calidad

Cargo:

Jefe Oficina Asesora de Planeación

11. Aprobación del Manual

Presentación de PowerPoint - colciencias.gov.co · 2. Acerca del Manual de Calidad El presente...

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