LA COMUNICACIÓN EN LA MEJORA

CONTINUA DE LOS SISTEMAS DE

GESTIÓN

María José Ibarra

Iralda Ramos A.

Paulina Pico

Esp. Superior Gerencia Integrada de la Calidad

Objetivos

•Determinar la importancia de laComunicación al interior de lasorganizaciones.

•Analizar el aporte de lacomunicación para elmejoramiento continuo de lossistemas de gestión.

•Conocer el aporte de unaefectiva comunicación dentrode los Sistemas Integrados deGestión.

AXIOMA DE LA COMUNICACIÓN:

ES IMPOSIBLE NO

COMUNICAR

Escuela Mecanicista

Homo Economicus Máquina movida por el máximo

beneficio

Comunicación

descendente

Escuela de Relaciones Humanas

Homo Socialis Sujeto productivo como ser social.

Comunicación

ascendente y horizontal

Experimento Hawthorne:

CONCLUSIÓN DEL EXPERIMIENTO

A mayor interacción mayor será la capacidad productiva del trabajador

• El nivel de producción no está determinado por la capacidad física deltrabajador sino por las normas sociales y las expectativas que lo rodean.

• Los trabajadores no actúan ni reaccionan aisladamente como individuos.

• El comportamiento de los trabajadores está condicionado por normas yestándares sociales.

• La organización se compone del conjunto de personas que se relacionanespontáneamente entre sí.

Escuela Sistémica

¡Hombre complejo que actúa en

organizaciones complejas!

Comunicación y la mejora continua

• Es el elemento vital de una

organización

• Una forma de desarrollar

la comprensión entre las

personas a través de un

intercambio de hechos,

opiniones, ideas, actitudes

y emociones.

• Es importante la calidad

de información que se

transmite ya que de ello

depende la calidad de

decisiones que se tomen,

pero las decisiones no

sólo depende de la calidad

de información que se

recibe sino también del

pensamiento que la

procesa. (Manzano 2013,

4).

• Las organizaciones están

sujetas a los cambios de su

entorno los mismos que cada

vez se vuelven mas

complejos e impredecibles.

• El comunicador

organizacional debe tener

claramente establecido un

plan de comunicación

inspirado en la gerencia y en

la rentabilidad de la empresa,

considerando que el principio

y la finalidad máxima es el

crecimiento de las personas

que conforman la

organización.

• Principios de gestión

que se enmarcan

dentro de la función

del comunicador:

(Ocampo 2012, 254).

• Cambio Cultural

• Clima Organizacional

• Aprendizaje organizativo

• Formación

• Mejora continua de los

conocimientos, procesos,

productos y servicios

Cambio Cultural

•La cultura organizacional esta compuesta

por un conjunto de valores, creencias,

hábitos, comportamientos, actitudes,

conductas y tradiciones entre los miembros

existentes en la organización. La cultura se

transmite en el tiempo y se adapta de

acuerdo a las influencias externas e

internas de la organización.

La comunicación y su relación con la

cultura organizacional

Clima

Organizacional

• El clima laboral es

considerado como

una fuerza que

influye en la

conducta del

empleado.

• Grado de motivación

o desmotivación del

empleado. (Espinosa

2000)

El clima y la cultura organizacional constituyen

dos componentes de esencial importancia para la

elevación de la productividad laboral

Aprendizaje Organizacional

PERSONAL MAS COMPETITIVO

Capacitación y desarrollo de habilidades, destrezas y

competencias individuales y

grupales a todo nivel

Transformar una organización simple en una organización

inteligente

ABIERTO AL CAMBIO

COMUNICACIÓN EFECTIVA = PERSONAL MOTIVADO Y CONTENTO DE APRENDER

Aprendizaje de una organización inteligente

Formación

Formación es el primer peldaño del aprendizaje

Objetivo – cambio de actitud

Instrumento de cambio y mejora continua

Desarrollas y mejorar competencias de los trabajadores

ORGANIZACIÓN INTELIGENTE

Mejora continua

Ludlow y Panton (1997)

• Porque es necesaria la comunicación:

Conduce a una mayor

efectividad

Ayuda a que las personas sean

tomadas en cuenta

Permite que los miembros se sientan que

participan en la empresa y aumenta la

motivación para tener un buen desempeño

Aumenta el compromiso con la organización

Logra mejores relaciones y

entendimientos entre los

colegas, jefes y subordinados.

Ayuda a los empleados a entender las

necesidades de cambio.

• Esta comunicación se

hace necesaria, debido a

que la organización debe

convencer, informar y

sobre todo motivar al

recursos humanos sobre

la importancia de los

procesos de innovación y

su efecto en los sistemas

de gestión.

• comunicación es la

facultad inherente que

tiene los individuos

para transmitir a otros,

informaciones,

sentimientos y

vivencias.

•Por lo cual la comunicación cumple un

papel fundamental en los diferentes

sistemas de gestión de una empresa,

ya que es la comunicación la que

establece la estructura del sistema de

información y comunicación

encaminada a la mejora continua.

(Restrepo 1995)

Los Sistemas Integrados y la Comunicación

Implementación de Sistemas

Siguiente

Sistema

Siguiente

Sistema

Las empresas

han

implementado

por separado

sistemas de

gestión

Sistema Integrado de Gestión

Cambio por Procesos

Ferguson y Bornay (2002)

El ciclo PDCA (Deming 1986)

El ciclo PDCA (Deming 1986)

Mejora continua

Gestión del

Conocimiento

Ciclo de

Aprendizaje

Mejor comunicación interna

La comunicación al interior de las

empresas

1) Entendimiento de las políticas y objetivos de la

empresa.

2) Establecimientos de rutinas

eficientes de trabajos

3) Sistema de documentación de

la empresa

4) Flujo dinámico de información

entre los niveles de la empresa

5) Mejoramiento de la curva de aprendizaje

(Fontalvo Herrera, Quejada y Puello Payares 2011)

ISO 9004:200 (cláusula 5.5.3)

• “La alta dirección de la organización debería definir e

implementar un proceso eficaz y eficiente para la

comunicación de la política de la calidad, los requisitos de

la calidad, los objetivos de la calidad y los logros.

Proporcionar esta información puede ayudar a la mejora

del desempeño de la organización y compromete

directamente a las personas en el logro de los objetivos

de la calidad. La dirección debería promover activamente

la retroalimentación y la comunicación del personal de la

organización como un medio para su participación” (ISO

& IAF 2005)

Medios de comunicación de información:

• Comunicación directa de la dirección en las áreas de trabajo

• Reuniones de equipo y otras reuniones, como aquellas par el reconocimiento de logros

• Periódicos murales

• Correo electrónico, intranet y páginas electrónicas

• Revistas o periódicos internos de la compañía

• Reuniones de personal

• Cartas o notas individuales

(ISO & IAF 2005)

Referencias:

• Fontalvo Herrera, Tomás José, Raúl Quejada, y Joaquín Guillermo Puello Payares.«La comunicación organizacional como agente dinamizador de la mejora contínua enlos sistemas de gestión.» Encuentros, 2011: 147-160.

• Ferguson Amores, M. C., y M. M. Bornay Barrachina. «Modelos de Implantación de losSistemas Integrados de Gestión de la Caldiad, el Medio Ambiente y la Seguidad.»Investigaciones Europeas de Dirección y Economía de la Empresa, 2002: 97-118.

• ISO & IAF. «ISO 9001 Auditing Practices Group.» 2005.www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup (último acceso: 19 de 10 de 2015).

• Manzano, Alberto Blázquez. «La Información y Comunicación, claves para gestión del conocimiento empresarial.» Revista Dimensión Empresarial, 2013: 23-32.

• Ocampo, María Cristina. «Comunicar para mejorar la calidad.» En Mejora de las competencias comunicativas, de Rico-Martín y otros, 312. España: Decretaría General Técnica, 2012.

• Restrepo, Mariluz. «Comunicación para la dinámica organizacional.» En Signo yPensamiento, de Universidad Javeriana: facultad de Comunicación, 91-96. Colombia,1995.

• Senge, Peter M. La Quinta Disciplina: cómo impulsar el aprendizaje en la organizacióninteligente. Barcelona: Granica, 1994.

PREGUNTAS?