IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL: PRÁCTICA, BALANCE Y PERSPECTIVAS INSTITUTO ANDALUZ DEL PATRIMONIO HISTÓRICO

ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS DE ANDALUCÍA

Programa de formación del IAPH 2011 Dirección: Mateo A. Páez García, D. G. del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía Fecha: del 18 al 20 de mayo de 2011 Duración: 20 horas Sede del curso: Archivo Histórico Provincial de Málaga, Calle Martínez de la Rosa, 8 Modalidad: formación presencial Identificación y valoración documental: práctica, balance y perspectivas Tras la segunda guerra mundial, la producción documental de las Administraciones públicas aumentó de tal manera que se hizo inviable su conservación: no hay Administración capaz de afrontar los costes derivados del mantenimiento de tal masa documental, ni investigador que pueda manejar y desenvolver tal cúmulo de datos. La archivística, preocupada hasta entonces en la conservación y puesta en servicio de los documentos, retomó con fuerza una pregunta que, si bien se había planteado ya en el siglo XIX, ahora resultaba acuciante: ¿qué documentos merecerían conservarse y por qué? Se comenzó así a desarrollar toda una teoría y metodología que, con el transcurso del tiempo, ha llegado a convertirse en una fase del tratamiento archivístico tan importante que, al decir de Carol Couture, el archivero ya no es tanto el encargado de conservar como el de eliminar los documentos. La destrucción de documentos, parafraseando el feliz título del III Congreso de Archivos de Castilla y León, se ha convertido en “un refinado arte”. Hemos asistido desde los años 50 del siglo pasado a un desarrollo progresivo de este tratamiento archivístico, que ha ido pasando de una posición tangencial y final a otra central, sobre la que pivotan otras tareas archivísticas como la identificación, la descripción y la clasificación. En este desarrollo, figuran algunos importantes nombres propios, como el del británico Hilary Jenkinson, o el del norteamericano Theodor Schellenberg, cuya aportación al desarrollo de la teoría del valor de los documentos, sobre todo el segundo con sus conceptos de valor primario y valor secundario de los documentos, siguen siendo claves hoy día. A partir de ellos, y en los principales sistemas archivísticos, se han desarrollado diversas teorías y estrategias sobre qué valorar y sobre qué criterios aplicar para determinar los valores presentes en los documentos. En la actualidad, con el canadiense Terry Cook como abanderado y en consonancia con un reclamado cambio de paradigma archivístico, han surgido con fuerza nuevas teorías como la de la macrovaloración. Así pues, la valoración se ha configurado durante este tiempo como mucho más que una metodología para la eliminación, constituyendo “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial”, según la definición del Diccionario de terminología archivística. El papel central que ocupa en la actualidad la valoración en los sistemas de gestión de documentos ha quedado sancionado en la norma ISO 15489-1. Por tanto, aunque se ha discutido el papel de los profesionales de la archivística en todos estos procedimientos –desde Jenkinson, quien consideraba que la eliminación o conservación era una decisión que atañía casi en exclusiva al gestor/productor, hasta Terry Cook, que estima que ese proceso lo tiene que capitanear en exclusiva el archivero– en la actualidad la valoración es una disciplina

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eminentemente archivística que, si bien debe contar con la participación de multitud de personas implicadas en la producción de documentos y su valoración –profesionales de la gestión, la informática, el diseño de sistemas, el derecho, la administración, la fiscalización de cuentas, la investigación histórica, etc.– su impulso y procedimiento se deben exclusivamente al personal archivero. Como tal disciplina archivística, en su configuración se han desarrollado y sistematizado los principios teóricos de la valoración de documentos, así como los criterios de valoración a aplicar. La primera pretensión de este curso es familiarizar al alumnado con las bases teóricas de la disciplina y con los conceptos, principios y criterios que la conforman, así como con el manejo de los modelos y herramientas de que se ha dotado, como tablas de valoración o calendarios de conservación. Por otro lado, surge un primer punto de debate en torno al objeto de la disciplina, es decir, a qué es lo que valoramos. Desde la subjetiva valoración de documentos individuales que subyace en los orígenes de la disciplina –el expurgo de documentos–, se ha pasado a la valoración de series documentales merced a la repetición sucesiva de unos rasgos prácticamente idénticos que les proporciona su carácter seriado. Pero entonces se abre la puerta a otro gran debate a veces difícil de dilucidar: ¿qué es una serie documental? De todos modos, tanta importancia ha adquirido esta otra fase del tratamiento archivístico en relación con la valoración, que ambas han quedado en la actualidad indisolublemente unidas, y se habla habitualmente de ‘identificación y valoración’ como procesos indiferenciados. También se han desarrollado técnicas y formularios de recogida de datos como base de los procedimientos de identificación. Su conocimiento y uso por parte del alumnado es otro de los objetivos del curso. De los principios vamos a descender a cómo se han configurado las políticas y procedimientos de identificación y valoración en nuestro ámbito autonómico. En este sentido importa recordar que la valoración para la selección o conservación no afecta en exclusiva a la producción documental de la Administración autonómica, sino a todo el Patrimonio Documental Andaluz, tal como queda configurado en los artículos 2, 3 y 4 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos: todos los documentos de cualquier órgano de cualquier Administración pública radicado en Andalucía tienen esa consideración. Por tanto, ayuntamientos, diputaciones, universidades, delegaciones de la Administración del Estado, academias, colegios, cámaras, notarías y registros, etc., deben someterse para eliminar conforme a la legalidad los documentos que producen a los procedimientos establecidos en la normativa autonómica. Conocer esta normativa, los procedimientos fijados en la misma, y sobre todo el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos es otro de los objetivos que se pretenden que el alumnado alcance, y para ello contará con la participación de Mateo Páez, secretario de dicha Comisión. Pero este conocimiento no sólo ha de ser teórico, sino que el alumnado, como personal técnico de archivos, ha de estar plenamente capacitado para iniciar, impulsar y participar tanto en un procedimiento de aprobación de tabla de valoración de una serie documental como en un procedimiento de eliminación de documentos acogiéndose a alguna de las tablas aprobadas. A tal efecto, las prácticas de identificación y valoración se contemplan no como un complemento del curso, sino como una parte medular del mismo. Se analizarán para ello una serie documental de la Administración Autonómica, de la mano de Santiago Saborido, director del Archivo Central de la Consejería de Agricultura y Pesca, y otra de la Administración local por parte de María José Díaz, que durante años ha sido vocal de la Comisión y coordinadora de los Grupos de Trabajo de identificación y valoración de series de la Administración Local.

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Finalmente, el camino andado hasta ahora permite, por un lado, hacer balance de la efectividad y los logros de los diversos sistemas de valoración propuestos. Pero por otro, la incidencia de la e-Administración y del documento electrónico, entre otros factores, nos está obligando a repensar los procedimientos de valoración. Hasta tal punto que se está comenzando a hablar de un “cambio de paradigma” en la archivística, del que la valoración no sale indemne. Debemos a los archiveros canadienses, y en particular a Terry Cook, la teoría sobre valoración que más ha sacudido los esquemas y metodologías habituales: la macrovaloración. Esta teoría pone el acento en la valoración no de documentos, sino de funciones o sectores estratégicos de actividad que logren legar a la posteridad una imagen precisa no sólo de la actividad de tal o cual Administración, sino de las preocupaciones e interesas reales de la sociedad. Luis Hernández Olivera, uno de los mayores expertos en valoración del ámbito hispano, se encargará de esta revisión crítica y de instruirnos en la teoría de la macrovaloración. Pero los cambios no sólo se han dado a nivel de la teoría. A nivel práctico, el camino recorrido por la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos ha aconsejado acometer una revisión de los procedimientos de identificación y valoración, así como de los instrumentos y formularios en que se plasma. De cuáles serán esos cambios nos informará Mateo Páez, que también indagará en las nuevas perspectivas que el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental abre en la configuración de los órganos autonómicos competentes en la materia.