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Presentación Informe de Seguimiento al Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Unidad Gestión General
Cancelación y aplazamiento de tareas
Avance general del plan
Soporte documental en la Suite GPA
Oportunidades de mejora
Eficacia – Logro de compromisos del trimestre
Cumplimiento de tiempo programado pararealización de tareas
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
Presentación Informe de Seguimiento Segundo Trimestre 2012Unidad Gestión General
Aspectos Claves
Cumplimiento de Compromisos Vs. Tiempo Programado
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
% Eficacia: No. Tareas realizadas No tareas programadas
Tiempo Promedio de cumplimiento: PROMEDIO ( No. Días utilizados ) por cada tareaNo. Días programados
Los días utilizados se calcularon tomando lo transcurrido entre la FECHA DE INICIO PROGRAMADA Y LA FECHA DE APROBACIÓN DE LA TAREA en la Suite GPA
Un cumplimiento de tiempo programado igual a 100% indica que en la realización de la tarea utilizó el número de días
programado inicialmente
Un cumplimiento de tiempo programado superior a 100% indica que en la realización de la tarea utilizó un número
mayor de días respecto a lo programado inicialmente
Un cumplimiento de tiempo programado menor al 100% indica que en la realización de la tarea utilizó menos tiempo
del programado inicialmente
NOTA: El % de eficacia corresponde a las tareas finalizadas hasta el 30 dejunio 2012. (Generado por la Suite GPA)
El tiempo promedio de cumplimiento se estimó para tareas finalizadas entreabril, mayo y junio de 2012.
No Dependencia % Eficacia
Promedio cumplimiento
tiempo programado
1 Oficina Asesora de Sistemas 133,33% 66%2 Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado 111,11% 110%3 Dirección Relaciones Internacionales y Cooperación 109,09% 99%4 Dirección DD HH 104,35% 94%5 Dirección Administrativa 104,17% 98%6 Obispado Castrense 100,00% 109%7 Dirección Planeación y Presupuestación 100,00% 108%8 Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad Personal 100,00% 100%9 Dirección Estudios Estratégicos 100,00% 100%
10 Dirección Ejecutiva Justicia Penal Militar 100,00% 100%11 Dirección Proyección de Capacidades 100,00% 100%12 Grupo colCERT 100,00% 100%13 Dirección Ciencia Tecnología e Innovación 100,00% 100%14 Dirección Finanzas 100,00% 100%15 Grupo Atención y Orientación al Ciudadano 100,00% 100%16 Oficina Control Interno Sectorial 100,00% 100%17 Dirección Seguridad Pública y de Infraestructura 100,00% 99%18 Dirección Gestión Empresarial 100,00% 99%19 Oficina Control Disciplinario Interno 100,00% 99%20 Dirección Asuntos Legales 100,00% 99%21 Grupo de Desarrollo Organizacional 100,00% 98%22 Dirección Contratación Estatal 100,00% 98%23 Grupo Talento Humano 100,00% 97%24 Dirección Bienestar Sectorial y Salud 92,50% 378%25 Dirección Logística 91,43% 99%26 Dirección Comunicación Sectorial 84,62% 252%27 Dirección Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas 83,33% 100%28 Dirección Políticas y Consolidación de la Seguridad 66,67% 161%29 Dirección Desarrollo del Capital Humano 66,67% 100%30 Tribunal Médico Laboral 60,00% 285%
Cumplimiento de Tareas Vs. Tiempo Programado
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
Utilizó el tiempo programado( 90% al 110%)
Utilizó menos tiempo del inicialmente programado
(Menor al 90%)
Utilizó más tiempo del inicialmente programado
(Superior al 110%)
Cumplió Compromisosdel Trimestre(90% - 110%)
Dirección LogísticaGrupo Talento Humano
Grupo de Desarrollo Organizacional Dirección Contratación EstatalDirección Gestión Empresarial
Dirección Seguridad Pública y de InfraestructuraOficina Control Disciplinario Interno
Dirección Asuntos LegalesDirección Ejecutiva Justicia Penal Militar
Grupo colCERTDirección Finanzas
Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad PersonalDirección Proyección de Capacidades
Oficina Control Interno SectorialDirección Ciencia Tecnología e InnovaciónGrupo Atención y Orientación al Ciudadano
Dirección Planeación y PresupuestaciónObispado Castrense
Dirección AdministrativaDirección DD HH
Dirección Relaciones Internacionales y CooperaciónDirección Estudios Estratégicos
Dirección de Bienestar Sectorial y Salud
Cumplió mayor número de compromisos(Mayor a 110%)
Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado Oficina Asesora de Sistemas
Cumplió menor número de compromisos
(Menor a 90%)Dirección Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas
Dirección Desarrollo del Capital Humano
Dirección Comunicación Sectorial Dirección Políticas y Consolidación de la
SeguridadTribunal Medico Laboral
Logro de Tareas
Tiempo Programado
% Cancelación de Tareas del Plan de Acción
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
Trimestre Abril – Junio 2012
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Dirección Planeación Estratégica y Finanzas …
Dirección Gestión Empresarial
Dirección Bienestar Sectorial y Salud
Dirección Estudios Estratégicos
Dirección de Planeación y Presupuestación
Direccion Derechos Humanos
Dirección Logística
Dirección Relaciones Internacionales y Cooperación
Oficina de Control Interno Sectorial
Dirección Ciencia Tecnología e Innovación
100%
100%
34%
27%
24%
21%
18%
14%
13%
3%
Cancelación Sin Justificar Cancelación Justificada
% Cambios de Fechas de Tareas del Plan de Acción
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
Trimestre Abril – Junio 2012
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
Dirección Estudios Estratégicos
Direccion Derechos Humanos
Dirección Desarrollo del Capital Humano
Dirección Bienestar Sectorial y Salud
Oficina Asesora de Sistemas
Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad …
Grupo de Desarrollo Organizacional
Dirección de Comunicación Sectorial
Oficina de Control Interno Sectorial
Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado
Dirección Logística
Dirección Ciencia Tecnología e Innovación
Dirección Relaciones Internacionales y Cooperación
Dirección Planeación y Presupuestación
27%
25%
19%
13%
13%
9%
6%
5%
3%
3%
3%
3%
2%
1%
Cambios Justificados Cambios Sin Justificar
% Ajustes al Plan de Acción 2012
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
Trimestre Abril – Junio 2012
Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012
Despacho Ministro01-Abr-12 – 30-Jun-12
Despacho Ministro Avance Esperado
Avance Real
Dirección Ejecutiva Justicia Penal Militar 22,00% 22,00%Obispado Castrense 35,00% 35,00%
Promedio 28,50% 28,50%
Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012
Secretaría de Gabinete01-Abr-12 – 30-Jun-12
Secretaría de Gabinete Avance Esperado
Avance Real
Dirección de Comunicación Sectorial 34,21% 28,95%Oficina de Control Interno Sectorial 54,79% 54,79%
Promedio 44,50% 41,87%
Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Viceministerio para las Políticas y Asuntos Internacionales
01-Abr-12 – 30-Jun-12Viceministerio para las Políticas y Asuntos
Internacionales Avance
EsperadoAvance
RealDirección de Estudios Estratégicos 41,18% 41,18%Dirección de Políticas y Consolidación de la Seguridad 42,50% 28,33%Dirección de Seguridad Pública y de Infraestructura 36,00% 36,00%Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación 12,79% 13,95%Dirección de DD HH 43,40% 45,28%Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad Personal 38,30% 38,30%Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado 23,08% 25,64%
Promedio 33,89% 32,67%
Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Viceministerio para la Estrategia y Planeación
01-Abr-12 – 30-Jun-12
Viceministerio para la Estrategia y Planeación Avance Esperado
Avance Real
Dirección de Proyección de Capacidades 52,63% 52,63%Dirección de Desarrollo de Capital Humano 18,75% 12,50%Dirección de Planeación y Presupuestación 39,22% 39,22%Dirección de Logística 30,97% 28,32%Grupo de Desarrollo Organizacional 14,71% 14,71%Grupo colCERT 36,36% 36,36%
Promedio 32,11% 30,62%
Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Viceministerio del GSED y Bienestar
01-Abr-12 – 30-Jun-12Viceministerio GSED Avance
EsperadoAvance
RealDirección de Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas 12,00% 10,00%Dirección de Gestión Empresarial 32,81% 32,81%Dirección de Ciencia Tecnología e Innovación 55,26% 55,26%Dirección de Bienestar Sectorial y Salud 47,50% 43,52%
Promedio 36,89% 35,40%
Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Secretaría General
01-Abr-12 – 30-Jun-12Secretaría General Avance
EsperadoAvance
RealOficina de Control Disciplinario Interno 42,86% 42,86%Oficina Asesora de Sistemas 15,79% 21,05%Dirección de Asuntos Legales 65,52% 65,52%Dirección de Finanzas 38,10% 38,10%Dirección Administrativa 63,16% 65,79%Dirección de Contratación Estatal 40,00% 40,00%Tribunal Medico Laboral 50,00% 30,00%Grupo Talento Humano 41,30% 41,30%Grupo de Atención y Orientación al Ciudadana 58,82% 58,82%
Promedio 46,17% 44,83%
Soportes Documentación Suite GPASegundo Trimestre 2012
No DependenciaNo. tareas finalizadas II Trimestre
No. Tareas con Soporte en Suite
GPA % tareas con Soporte en Suite GPA
1 Obispado Castrense 12 12 100
2 Dirección Ejecutiva Justicia Penal Militar 3 3 100
3 Dirección de Comunicación Sectorial 7 7 100
4 Oficina de Control Interno Sectorial 18 18 100
5 Dirección de Seguridad Pública y de Infraestructura 8 8 100
6 Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad Personal 15 15 100
7 Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado 6 6 100
8 Dirección de Proyección de Capacidades 3 3 100
9 Dirección de Planeación y Presupuestación 22 22 100
10 Dirección de Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas 5 5 100
11 Dirección de Gestión Empresarial 22 22 100
12 Dirección de Asuntos Legales 13 13 100
13 Dirección de Finanzas 7 7 100
14 Dirección de Contratación Estatal 7 7 100
15 Tribunal Medico Laboral 3 3 100
Soportes Documentación Suite GPASegundo Trimestre 2012
No DependenciaNo. tareas finalizadas II Trimestre
No. Tareas con Soporte en Suite
GPA % tareas con Soporte en Suite GPA
16 Grupo Talento Humano 16 16 100
17 Grupo de Atención y Orientación al Ciudadano 5 5 100
18 Oficina de Control Disciplinario Interno 1 1 100
21 Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación 10 10 100
24 Grupo de Desarrollo Organizacional 5 5 100
19 Dirección de DD HH 13 12 92
20 Dirección de Estudios Estratégicos 9 8 89
25 Dirección de Políticas y Consolidación de la Seguridad 27 24 89
22 Dirección Administrativa 7 6 86
23 Dirección de Logística 26 22 85
28 Dirección de Bienestar Sectorial y Salud 15 12 80
26 Dirección de Desarrollo de Capital Humano (*) 4 3 75
27 Dirección de Ciencia Tecnología e Innovación (*) 9 6 67
29 Grupo colCERT (*) 2 1 50
30 Oficina Asesora de Sistemas (*) 4 1 25
Existen dependencias que por el tipo de programas, volumen y nivel de reserva de la información, no pueden adjuntar soportes en la SuiteGPA, pero se pueden consultar en cada una de las oficinas responsables.
(*)
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
Del total de 30 planes analizados, 18 presenta un avance entre el 10% y el 40%, 6presentan un avance entre el 40% y el 50% y 6 presentan avance superior al 50%.
De 30 dependencias, 7 cumplieron sus compromisos con una eficacia menor al100%, 6 con una eficacia superior al 100% y 17 con una eficacia del 100%. Para lasdependencias que se encuentran con un porcentaje inferior o superior al 100%, serecomienda revisar la planeación realizada con el fin de mejorar los índices deeficacia d y promedio cumplimiento de tiempo programado.
Se evidenció que cinco dependencias están utilizando el procedimiento deeliminación y no de cancelación, así: Dirección Derechos Humanos, Dirección deEstudios Estratégicos, Dirección Logística, Dirección de Planeación yPresupuestación y Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación. Espreciso realizar el procedimiento de la manera establecida con el propósito que sepueda ver el record de totalidad de tareas ingresadas en el plan de acción durante lavigencia.
Conclusiones y Recomendaciones
33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02
Verificados los soportes de las tareas en la Suite GPA, se evidencia que la mayoríade tareas cuentan con los documentos correspondientes a su ejecución. Hayalgunas excepciones en las que por reserva de la información no se publican losdocumentos, sin embargo se deja abierta la posibilidad de consultarlos en lasrespectivas áreas.
Revisados los ajustes efectuados al plan de acción en el segundo trimestre, seobserva que: 9 dependencias realizaron ajustes del 3% al 20%, 5 dependencias de23% al 53% y 2 del 100%, por lo cual se sugiere mejorar los mecanismos deplaneación.
Se evidenció dependencias que no desarrollaron tareas, pero que aún así en la SuiteGPA las aprobaron y finalizaron, lo cual genera confusión, ya que se pueden tener encuenta como realizadas. El procedimiento a seguir es el de cancelación.
Se recomienda fortalecer la planeación en el sentido de programar las fechas definalización en días hábiles para que esto no afecte los indicadores de gestión delPlan de Acción.
Conclusiones y Recomendaciones