PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

TRABAJO REALIZADO PORYolanda Silva Oviedo y Viviana

Consuelo Russi Sánchez, estudiantes CIDBA-Grupo 5.

GESTIÓN DOCUMENTAL 1.

PRESENTADO AJairo Hernán Díaz Arias

Docente

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Para que usted pueda escuchar el audio de esta primera parte, por favor coloque en modo de presentación y haga clic en el siguiente enlace:

https://soundcloud.com/user762131539/preservaci-n-a-largo

Audio realizado por Yolanda Silva Oviedo

https://soundcloud.com/user762131539/preservaci-nalargoplazo

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

CONTENIDO

1. Preservación a largo plazo

2. Aplicación

3. Problemáticas de la preservación a

largo plazo

4. Plan de preservación digital a largo

plazo

5. Normatividad

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

1. DEFINICIÓN

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

2. APLICACIÓNDocumentos físicos Documentos digitales

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CAUSAS ANTROPOGÉNICAS

Tiene que ver por lo causado por nosotros, por los hombres, por la humanidad. Con qué cosas hacemos daño. En el tema de archivos parece que el mayor depredador que existe en los archivos, somos nosotros mismos. Causamos gran cantidad de daños en los documentos de manera impresionante.

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3. PROBLEMÁTICA

DOCUMENTOS FÍSICOS – Causas antropogénicas Manipulación - Legajadores - Grapas - Clips metálicos - A Z - Estanterías - Depósitos - Condiciones ambientales * Temperatura * Humedad relativa

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Esta fotografía muestra una colección de los diferentes ganchos y alfileres, de todos los sujetadores que se han encontrado en papeles a través de la historia. Esas cosas las hemos diseñados nosotros para sujetar el papel, pero el efecto último es dañarlo.

Fotografía facilitada por el Archivo General de la Nación.

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DOCUMENTOS FÍSICOS – CAUSAS BIOLÓGICAS

Son aquellas originadas por una inadecuada manipulación por parte de la persona que maneja los archivos. Ellas tienen que ver con todos los insectos, hongos bacterias, roedores y otros tipos de organismos que pueden ingresar a la documentación por el descuido nuestro de no colocarla como debe ser.

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DOCUMENTOS FÍSICOS – CAUSAS BIOLÓGICAS

Originadas por una inadecuada manipulación

- Insectos - Hongos - Bacterias - Roedores

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ACTIVIDADESEn este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distinto soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacio y unidades de conservación apropiadas

Fotografía facilitada por el Archivo General de la Nación

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ACCIONES

• Diagnóstico integral• Sensibilización y toma de

conciencia• Prevención y atención de

desastres• Inspección y mantenimiento

de instalaciones• Monitoreo y control de

condiciones ambientales• Limpieza de áreas y

documentos• Control de plagas• Apoyo a la producción

documental y manejo de correspondencia

• Implantación de planes de contingencia

• Apoyo a la producción• Intervención de primeros

auxilios para documentos

Esta fotografía fue tomada por el Archivo General de la Nación en una visita de inspección.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO • Almacenamiento,

realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).

• Establecimiento de medidas preventivasEn cuanto a temperatura y humedad relativa, la recomendación que hace el AGN es que se mantengan los documentos en lo posible entre 15 y 20 grados centígrados y una humedad relativa entre el 50 y 60%. Esas son las medidas ideales.

Esta fotografía fue tomada por el Archivo General de la Nación, en una visita de inspección realizada a una Entidad del Estado en la ciudad de Cartagena..

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Para que usted pueda escuchar el audio de esta segunda parte, por favor coloque en modo de presentación y haga clic en el siguiente enlace:https://soundcloud.com/vivicon-1/preservaci-n-a-largo

Audio realizado por Viviana Consuelo Russi Sánchez

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DOCUMENTOS DIGITALES Tienen sus causas y problemáticas, lo que impide que el documento digital pueda preservarse a largo plazo. Las cuatro causas tecnológicas más importante son:

Medios físicos de soporte

Formatos digitales

Software

Hardware

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO OBSOLESCENCIA DEL SOPORTE

FÍSICOLa historia nos muestra los diferentes formatos que se han utilizado para hacer digitalización.Tales como:

una tarjeta perforada, fue uno de los primeros registros digitales de información.

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Son Diskettes o Floppy Disc, las fotos muestran unos de 9 y media, 5 un cuarto y de 3 y media son más conocidos , pero también pasaron de moda.

Son los CD, los DVD y las memorias USB , aún más conocidos por la mayoría de las personas.

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Son los Discos duros de los computadores que se convirtieron en discos externos , que pasaron a llamarse “Drivers”, los cuales son unidades compactas, que guardan bastante información con espacios muy reducidos.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO OBSOLESCENCIA DEL FORMATO DEL

DOCUMENTO DIGITAL

El formato del documento digital, también sufre la Obsolescencia.

En esta imagen se puede observar los primeros documentos digitales que eran WordStar o WordPerfect que tenían un formato específico.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

En esta imagen se observan los formatos actuales, como lo son el punto doc y punto docx.

Son formatos que seguramente dentro de 2 o 3 años, no se podrán leer.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

OBSOLESCENCIA DEL SOFTWARELa Obsolescencia del software se refiere al software en que fueron grabados los documentos y posteriormente como fueron creados.

Observamos el MSDOS pero hemos ido creciendo a lo largo del tiempo en los diferentes formatos.

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se observa un Windows 8 del 2012, pero actualmente usamos Windows 10. En caso de que tengamos un documento hecho en 1985 en un software 1.0, no existe la posibilidad de leerlo hoy en día.

La obsolescencia del software hace que se pierda información al no poder aplicar preservación a largo plazo

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO OBSOLESCENCIA DEL HARDWARE

Es decir la obsolescencia de los mismos equipos.

Este es equipo entre los años 1990 o 1995, que tenía discos de nueve un cuarto , (los mismos que se mostraron en las primeras dispositivas), tenían cajas donde se guardaban los discos, no tenían mouse, todo era mediante comandos

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Observamos un computador muy novedoso porque tiene la posibilidad de ser un PC portátil pero a la vez se convierte en Tablet La obsolescencia del

hardware hace que los documentos digitales se pierdan y no se puedan recuperar

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

La PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO, es el conjunto de acciones dirigidas a garantizar la permanencia de información que se encuentra en medios digitales y que por sus valores, en especial los secundarios, se requiere que permanezcan auténticos, accesibles e íntegros, por intervalos de tiempo superiores a los previsibles normalmente por la tecnología.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Es un estante con una cantidad de diskettes de tres y media, no tiene sentido guardar esto en un archivo. Lo que debemos hacer es extraer de ellos la información en un formato más adecuado, para que sea vigente hoy en día, ya que de lo contrario esa información se habrá perdido.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

CAUSASSon causas que tienen que ver también con documentos digitales más allá de las tecnológicas

La primera es la de los HACKERS, porque pueden ingresar a cualquier sistema y alterarlo, con solo tener los códigos y los metadatos de los documentos, por lo que son una causa de pérdida de información o de alteración de información

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

La segunda causa es el tema de las TORRES GEMELAS, más exactamente sobre las compañías del World Trade Center , que no tuvieron ninguna pérdida humana, pero fueron compañías que ese día quebraron porque toda la información que había allí se perdió por la catástrofe.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO La tercera causa son los VIRUS INFORMÁTICOS, un malware que tiene por objetivo alterar el normal funcionamiento del computador, sin el permiso o el conocimiento de las personas. Los virus, habitualmente, reemplazan archivos ejecutables por otros infectados con el código de este. Los virus pueden destruir, de manera intencionada, los datos almacenados

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO La cuarta causa es el MAL MANEJO DE LOS EQUIPOS. Existen personas que hacen mal uso de su equipo. Esta fotografía pertenece a la realidad, corresponde a una persona que maneja muy mal su equipo. Se observa que tiene cigarrillos encima del teclado , a la izquierda hay un recipiente liquido seguramente si se riega sobre el computador se dañaría y si yo no ha hecho un backup se perdería toda la información.

Entonces el mal uso de los equipos me lleva a perder información.

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La quinta causa la simboliza Homero Simpson y es la de TENER UNA PERSONA QUE NO TIENE NI IDEA DEL EQUIPO QUE ESTÁ MANEJANDO ; es una causa muy fuerte de perdida de documentos, porque pueden oprimir comandos que no deben o tal vez observan opciones en otros idiomas, le dan clic pero no se dieron cuenta que les pedía formatear el disco ; en este caso después de haber cometido este gran error no habría nada que hacer.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL -

ESTRATÉGIAS

La Migración consiste en la transferencia de información digital de un origen de datos a otro, transformando la forma lógica del ente digital de modo que el objeto conceptual pueda ser restituido o presentado por un nuevo equipo o programa informático. Es decir tengo que estar atento a los cambios de formatos para poder coger mi documentación y migrarla al nuevo formato.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

La Emulación trata de que con la utilización de un software actual se pueda recrear un software obsoleto, es posible con el programa que se llama OS pues permite recrear los programas que habían antiguamente para poder leer documentación antigua como es el caso del WordStar.

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El Replicado se refiere a hacer copias de seguridad y tenerlas en una ubicación geográfica diferente a donde se tiene el archivo, es decir ubicarlas en lugares distintos, de pronto haciendo convenios con empresas similares o con otro tipo de personas para que la información digital, repose en un lugar diferente, para poder recuperar la información

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

El Refreshing tiene que ver con los cambios y autorizaciones tanto de software como de los medios tecnológicos. Entonces tengo que estar atento a estos cambios para que mis equipos o mi obsolescencia, no altere la preservación de los documentos y los pueda tener siempre a la mano.

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REPOSITORIOS DIGITALES

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un Repositorio Digital, es un lugar específico, podríamos decir que es un deposito donde van a reposar los documentos.Es un elemento que debemos Capturar, Almacenar, Preservar y Acceder, es decir que ofrece todas las bondades que puede tener un servidor pero es más potente y de muchísima más capacidad y lo mejor es que este mismo puede arreglarse por sí solo en casos determinados.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Es una unidad de almacenamiento en red, que tiene un sistema que puede detectar si un disco esta funcionando mal , de ser así, éste mismo lo copia en otro disco de seguridad que tiene en su almacenamiento y lo arregla. Luego vuelve a depositar la información donde estaba y eso se llama “redundancia en caliente”, es decir que las personas pueden estar trabajando con el equipo , haciendo información, guardando información, accediendo a ella y la unidad al mismo tiempo está haciendo arreglos y reparando sin que las personas se percaten de ello.

Pueden observar la unidad o el Repositorio Digital del Archivo General de la Nación, se llama SAN, que en inglés quiere decir Storage Area Network.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ESTRATÉGIA ANALÓGICA

Microfilmación a partir de imágenes digitales, dadas las condiciones de durabilidad del microfilme, siempre que éste se guarde en condiciones adecuadas.

5. NORMATIVIDAD

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PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

ANEXO 1 Entrevista a Mario Quiñones Abusaid.

Funcionario del Archivo General de la Nación.

https://www.youtube.com/watch?v=wl0BfS_wI2Y

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CONCLUSIÓNNosotros como profesionales de la información debemos tener la capacidad para implementar dentro de las entidades a las cuales prestemos nuestros servicios, un sistema integrado que asegure el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia hasta su disposición final, esa es la finalidad de la Preservación a Largo Plazo.

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BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación (2006). Manual de Archivística Primera Fase. Guía para la implementación de un programa de Gestión Documental. Comp. Jorge William Triana Torres.

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AGRADECIMIENTOS

Mario Quiñones AbusaidFuncionario del

Archivo General de la Nación

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MUCHAS GRACIAS