DEPENDENCIA:

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IREUNiÓN DE: ACTA Nº

ACTA

03

CIUDAD: Bogotá I LUGAR: Salón ejecutivo grande 2016/08/18,i Casa de Nariño y Sala dei FECHA: 2016/08/26,Juntas Subdirección de

2016/09/09I Operaciones

NOMBRk ASISTENTES CARGOSI

Juan Pablo Marín Echeverry Director de Gestión GeneralII

Claudia Yolima Jiménez RIvera Subdirectora de Operaciones

Nubia Patricia López MéncJez Jefe de la Oficina de PlaneaciónI

Camilo Alberto Enciso Va~egas Secretario de Transparencia,j

Sergio Bueno Aguirre IDirector para la Acción Integral contra MinasAntipersonal

I

Jefe del Área AdministrativaAdriana Paola Andrade Jai;mes

Camilo D'Costa RodrígUeZ¡ Jefe del Área de Contratos

Fridcy Alexandra Faura Pe~ez Jefe del Área de Talento Humano

Gonzalo Quintero Perilla I Jefe del Área Financiera

María Elisa Morón Baute I Jefe Oficina de Control Interno,J

Alex Mauricio Escallón c01trerasJefe del Área de Tecnología y Sistemas deInformación

i

Jose Saúl Rodríguez Vargas Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario,

Gabriel Vanegas Gómez I Asesor Dirección para la Acción Integral contraMinas Antipersonal

J

¡

Juan Manuel Mejía Salaza~ Asesor Consejería Presidencial para losDerechos Humanos

I

Camila Rico Taborda ! Asesora Dirección para el Posconflicto

I

Asesor Área de Tecnologías y Sistemas deJuan Pablo Buitrago Ruge I Información

Myriam Ernestina cespeder Castillo Asesora de la Dirección de Gestión General

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Da/ys Cecilia Silgado Cabra les Coordinadora Grupo de Atención a laCiudadanía

William Alejandro Onofre Asesor Área de Tecnologías y Sistemas deInformación

Paul Andrés Gómez Martínez Asesor Área de Tecnologías y Sistemas deInformación

Diana Mireya Munar Moreno Asesora Área Administrativa

Yovana Andrade Tamayo Asesora Oficina de Planeación

María del Rocio Lesmes Asesora Oficina de Planeación

Martha Inés Chaparro Vega Asesora Oficina de Control Interno

OBJETIVO DE LA REUNiÓN:

Efectuar seguimiento y verificación a la gestión realizada por el DAPRE, durante el segundo trimestre de lavigencia 2016.

TEMAS A TRATAR:

1. Verificación de/ quórum y aprobación del orden del día.

2. Revisar avance de las metas y objetivos del Departamento Administrativo de la Presidencia de laRepublica dentro de los planes y políticas sectoriales segundo trimestre 2016.

3. Avance metas de gobierno SINERGIA segundo trimestre 2016.

4. Ejecución presupuestal segundo trimestre 2016

5. Gestión de proyectos de inversión segundo trimestre 2016

6. Estado de avance Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano segundo trimestre 2016

7. Seguimiento a compromisos Ley 1712.

8. Avances en Gobierno en Línea y evaluación GEL segundo trimestre 2016.

9. Presentación de los avances del Sistema de Seguridad de Información segundo trimestre 2016

10. Presentación de los avances Programa de Auditorías segundo trimestre 2016

11. Ajuste al Programa Anual de Auditorias Internas de Gestión

12. Presentación del informe de los resultados de los planes de mejoramiento suscrito con la ContraloríaGeneral de la República con corte segundo trimestre 2016.

13. Seguimiento a las funciones de advertencia Contra/cría General de la República segundo trimestre2016.

14. Informes de Ley

15. Informe de funciones delegadas con corte a primer semestre de 2016

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16. Evaluación de SeMcios de la Oficina de Control Interno

17. Proposiciones y v1rios.

DESARROLLO: I1~Verificación-del Quór :1m

Una vez verificado el quó¡m por la Secretaria del Comité, el Oc Juan Pablo Marin Echeverry en su calidadde presidente del comité a inicio a la reunión, informando que se presentarán los avances de la gestión dela entidad con corte a 3 de junio haciendo énfasis en los resultados críticos de objetivos, indicadores yactividades:

2. Seauimiento Politicas de Desarrollo Administrativo

2.1 Seauimiento Plan Es ratéaico v Plan de Acción -30 de Junio de 2016

Presentación Plan Estratépico

La Dra. Nubia Patricia L6pez Méndez, Jefe de la Oficina de Planeación presentó el avance del PlanEstratégico 2016, con corte a 30 de Junio. Ver presentación adjunta.

Objetivo 3. "Fortalecer la i~stitucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y posconflicto anivel nacional y regional" presenta un avance del 91.71 %. De los (23) indicadores alineados al objetivo, (15)tienen periodicidad trimesitral, cuatrimestral o semestral. Dos indicadores de la Dirección para la AcciónIntegral contra Minas Antip'ersonal presentan avances por debajo de la meta planteada: "Eventos con MAP,MUSE o AEI intervenidos'l presenta un avance del 16.95% y "Áreas peligrosas confirmadas" presenta unavance del 44.44%. El a:sesor Gabriel Vanegas de la Dirección para la Acción Integral contra MinasAntipersonal, informa que r han adelantado reuniones con el Departamento Nacional de Planeación - ONPYcon las Fuerzas Militares El DNP manifestó la imposibilidad de ajustar las metas ya definidas, por tal razónse continúa verificando op. iones de tipo operativo que permitan acercarse al cumplimiento de las metas, sinembargo se provee el inc~mplimiento de la meta al cierre de la vigencia 2016. De otro lado el Dr. SergioBueno Aguirre, Director para la Acción Integral contra Minas Antipersonales, manifiesta las dificultadespresentadas para el logro fe las metas con corte a 31 de diciembre de 2016

El Director de Gestión Genwal, solicita agendar reunión para analizar la situación v el comportamiento de losindicadores oara tomar las medidas oreventivas antes de finalizar la viaencia.

Objetivo 4. "Promover el ~esarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del GobiernoNacional, la Eficiencia ya Transparencia Administrativa", se obtuvo un 95,29% de cumplimiento. Sinembargo, el indicador "AgindaS sectoriales y regionales, realizadas" que está bajo la responsabilidad delDespacho del Alto Consej ro para las Regiones, obtuvo un cumplimiento del 80%, teniendo en cuenta quede 60 agendas sectoriales f regionales se adelantaron 48, durante el periodo y el indicador que se encuentrabajo la responsabilidad de la Secretaría de Transparencia "Entidades de la Rama Ejecutiva acompañadasen la Implementación de I Ley 1712 de 2014" presentó un avance de 58,82%, de 17 entidades se realizóacompañamiento a 10. Re pecto a éste último indicador el Dr. Camilo Alberto Enciso Vanegas, Secretariode Transparencia informa, que el avance no ha sido el esperado, por el tamaño de las Entidadesacompañadas y el nivel de betalle tratado en los programas de formación, por tal razon la estrategia a aplicarpara lo que resta de la vigerCia v dar cumplimiento a la meta es agrupar las entidades por sectores. La Jefede la Oficina de Planeación solicita aue se defina el alcance en el indicador "Entidades de la Rama Eiecutivaacomoañadas en la Imolen entación de la Lev 1712 de 2014" Dara dar claridad frente al acomDañamiento vde ésta forma conocer cua do se mueve el indicador.

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@) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ACTA

Objetivo 6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de ProcesosAdministrativos.

El objetivo 6. se despliega en 4 sub-objetivos:

Objetivo 6.b. "Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativadel DAPRE". Se alcanzó el 94.03% de cumplimiento. y el indicador "Proporción de Planes de mejoramientoaprobados por autocontrol" presentó un porcentaje del 88,46%. La Dra. María Elisa Moron, jefe de la Oficinade Control Interno informa que se ha incrementado el número de mejoras no eficaces, que estánrepresentadas en: Gestión Documental, PSQR, Análisis de Datos y Satisfacción de cliente, Control deRegistros. Sin embargo, con el fin de lograr los resultados esperados para el siguiente periodo, la Oficina deControl Interno viene implementando las acciones de la mejora NCR: 0470, con el fin de que estas accioneseliminen las causas presentadas.

2.2 Presentación Plan de Acción

Se presentan los avances del Plan de Acción 2016 con corte a 30 de junio haciendo énfasis en los resultadoscríticos de indicadores y actividades:

La Jefe de la Oficina de Planeación, informa que el promedio del resultado de los indicadores de lasdependencias a cargo del Despacho del Director del Departamento presenta un avance del 98.10% y engestión de planes del 99.44% teniendo en cuenta lo siguiente:

Secretaría de Prensa; obtuvo el 99.48% de acuerdo al avance del 82.39% en el indicador "Utilización de losrecursos asignados".

Secretaría Privada; obtuvo el 98.74% en indicadores debido al 35.37% alcanzado en el indicador "Utilizaciónde los recursos asignados", del cual está pendiente el análisis del dato.

Casa Militar; obtuvo el 97.21 % en indicadores debido al 44.27% de avance en el indicador "Utilización delos recursos asignados". Está pendiente el registró y análisis del indicador "Satisfación del apoyo logístico".

Dirección de Eventos; se encuentra pendiente el análisis al indicador "Resultado de la encuesta desatisfacción del Sr. Presidente para la Dirección de eventos".

Secretaría de Transparencia; obtuvo el 92.58% de acuerdo con el avance de 58.82% en el indicador"Entidades de la Rama Ejecutiva acompañadas en la implementación de la Ley 1712 de 2014".

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer; obtuvo el 97.15% en indicadores debido al 35.45% deavance en el indicador "Utilización de los recursos asignados". Está pendiente el registro y análisis delindicador "Avance en el cumplimiento de los compromisos establecidos en los Conpes Equidad".

Dirección del Sistema Nacional de Juventud Colombia Joven; obtuvo el 95.40% en indicadores debido al3.23% de avance en el indicador "Utilización de los recursos asignados".

Oficina de Planeación; obtuvo el 98.55% de acuerdo con el avance de 81,25% en el indicador "Oportunidaden la atención de solicitudes de modificación a plan de acción".

Oficina de Control Interno; obtuvo el 95.93% en indicadores debido al 30.96% de avance en el indicador"Proporción de planes de mejoramiento aprobados por autocontrol.

La Jefe de Oficina de Planeación informa que el resultado de la Subdirección de Operaciones en indicadoreses de 96,88%. El resultado por debajo del 100% en cumplimiento se genera por el avance obtenido en elÁrea de Talento Humano del 88.69%, dado que en el indicador "Cumplimiento del cronograma deimplementación del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión ambiental" se presentó un avancedel 30.16%; en el Área de Tecnología y Sistemas de Información del 98,27%, de acuerdo con el resultadoobtenido de 33.98% en el indicador "Utilización de los recursos asignados" y en el Área Administrativa del94%, de acuerdo al resultado obtenido 88.89% en el indicador "Oportunidad en la atención de solicitudes demodificaciones al PAA". En ésta misma Área, en estión de lanes, se obtuvo el 93.75%, dado ue está ~

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pendiente la finalizacióní de la actividad "Contratar la digitalización e indexación de los documentospertenecientes al Archivo:Central del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República" cuyafecha final planificada es 31 de mayo de 2016. La Dra. Adriana Andrade, Jefe del Área Admisnitrativamanifiesta que la activid~d no se ha cerrado por temas contractuales que se están analizando, con elpropósito de tomar la mejor desición frente a las necesidades de la entidad.

El Despacho del Alto Consejero Presidencial de Comunicaciones, como resultado en indicadores, obtuvo el99.50%, debido al avance de 74.31 % en el indicador "Utilización de los recursos asignados".

La Jefe de la Oficina de! Planeación, informa que el Despacho del Alto Consejero Presidencial para lasRegiones; obtuvo en resultado de indicadores el 92.72%, toda vez que en el indicador "Agendas sectorialesy regionales" se alcanzó el 80% de avance y en el indicador "Utilización de los recursos asignados se obtuvoel 63.53%. .

Respecto al Despacho dJI Alto Consejero Presidencial para el Posconflicto, DDHH y Seguridad, la Jefe dela Oficina de Planeación informa que el resultado promedio de las dependencias que hacen parte delDespacho fue del 77, 76o/~en indicadores y el 100% en gestión de planes. La Consejería Presidencial paralos Derechos Humanos eh resultado de indicadores, obtuvo el 44.56%, dado que durante el periodo no seobtuvieron avances en los indicadores "Documentos de recomendación para la incorporación del EnfoqueBasado en Derechos Humanos (EBDH) para las políticas públicas sectoriales", "Estrategias de cultura enderechos humanos", "Módulos o publicaciones institucionales", "Estrategias de impulso a casosinterinstitucionales y herramientas para la investigación, judicialización y sanción en casos de DDHH y DIH","Documento de monitoreo y recomendación de ajustes a las medidas de protección implementadas a favorde personas y grupos vuínerables elaborado", "Estrategias de construcción de cultura de paz y resoluciónno violenta de conflictos",¡"Documento de priorización municipal elaborado formulado publicado", "Espaciospara el fortalecimiento de capacidades institucionales del Estado respecto al cumplimiento e implementaciónde obligaciones de Colombia ante los sistemas internacionales de protección de derechos humanos","Informe de la Secretaría 'Técnica elaborado", "Informe de gestión sobre la asistencia técnica realizada porla Secretaría Técnica a los municipios priorizados para la territorialización de la política" y "Informe deimpulso penal de casos elaborado"; respecto del indicador "Avance en el cumplimiento de los compromisosestablecidos en los Conpes DDHH", se presentó avance para el periodo del 1%, está pendiente el análisisdel indicador y en el indicador "Utilización de los recursos asignados" se presentó un avance del 1.30%. ElAsesor Juan Manuel Mejía Salazar, asesor de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos,informa las dificultades presentadas para el cumplimiento de las metas de los indicadores, sujeto a temascontractuales. '

El Director de Gestión General, solicita agendar reunión con la Consejería Presidencial para los DerechosHumanos, para analizar! la situación v el comportamiento de los indicadores para tomar las medidascorrectivas v preventivas antes de finalizar la vigencia.

La Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal alcanzó el 88,14% de avance en losresultados de los indicadores. Dos indicadores de la Dirección para la Acción Integral contra MinasAntipersonal presentan avances por debajo de la meta planteada: "Eventos con MAP, MUSE o AEIintervenidos" presenta un avance del 16.95% y "Áreas peligrosas confirmadas" presenta un avance del44.44%.

Respecto a la Dirección, para el Posconflicto, se informa que obtuvo el 78.33% en indicadores, comoconsecuencia del avance obtenido de 25.93% en el indicador "Fundaciones empresariales participan enproyectos de posconflicto".

Camila Rico Taborda asesora de la Dirección para el Posconflicto, informa que el indicador se encuentraen revisión y que una ve? se tenga claridad de las acciones correctivas a seguir se solicitará formalmentelos ajustes respectivos a la Oficina de Planeación.

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La Oficina del Alto Comisionado para la Paz, obtuvo el 90% en resultado de indicadores, teniendo en cuentaque no se presentaron avances frente a la meta (1), en el indicador "Proactividad de la mejora de ladependencia" .

El Fondo de Programas Especiales para Paz, obtuvo el 95% en resultado de indicadores, teniendo en cuentaque no se presentaron avances frente a la meta (1), en el indicador "Proactividad de la mejora de ladependencia" .

3. Avances Indicadores del Plan Nacional de Desarrollo -SINERGIA 30 de junio de 2016

La Jefe de la Oficina de Planeación presenta cada uno de los (22) indicadores alineados al Plan Nacional deDesarrollo 2015-2018 que están bajo la responsabilidad de las siguientes dependencias: Secretaría deTransparencia (4 indicadores), Consejería para los DD.HH (5 indicadores), Despacho Alto Consejero parael Sector Privado y Competitividad (1 indicador), DAICMA (10 indicadores) y dos nuevos indicadores que seincluyen en la presente vigencia: (1) "Plataformas Juveniles constituidas y (2) "Avance en el desarrollo de loscomponentes de la ruta de gestión para la inclusión de las mujeres del pueblo Rom en la implementación dela Política Pública Nacional de Equidad de Género", bajo la responsabilidad de la Dirección del SistemaNacional de Juventud Colombia Joven y Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer,respectivamente.

Los avances críticos:

DAICMA: Dos indicadores de la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal presentanavances por debajo de la meta planteada: "Eventos con MAP, MUSE o AEI intervenidos" presenta un avancedel 16.95% y "Áreas peligrosas confirmadas" presenta un avance del 44.44%.

Secretaría de Transparencia: El indicador "Entidades de la Rama Ejecutiva acompañadas en laImplementación de la Ley 1712 de 2014" presentó un avance de 58,82%, de 17 entidades se realizóacompañamiento a 10.

4. Ejecución Presupuestal 30 de junio de 2016

Se informa que de acuerdo con el Decreto No. 378 de marzo 4 de 2016 "Por el cual se aplazan unasapropiaciones en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2016 y se dictan otrasdisposiciones", a la Entidad le fue aplazada una apropiación de $17.979.8 millones. La Alta Dirección enabril 12 del presente año, fijó las metas de ejecución presupuestal tanto a nivel de éompromisos y deobligaciones, descontando el aplazamiento de $17.979.8 millones, al cierre del mes de junio de 2016, laejecución presupuestal de acuerdo a la relación de compromisos sobre apropiación definitiva fue del 72.3%la cual no supera la meta programada que era del 74.5% esta situación se presenta por la adición que huboen Funcionamiento (Transferencias Corrientes) por la suma de $20.000 millones, por ésta misma razón nose logra cumplir con la meta en Funcionamiento, la ejecución correspondió al 80.3% y la programada eradel 89.5%, en Inversión la ejecución fue del 53.2% superando la meta programada que era del 43%.

En cuanto a las obligaciones la ejecución de acuerdo a la relación Obligaciones/Apropiación Definitiva fuedel 36.3% y la meta programada a éste mes fue del 31.4%, en Funcionamiento se obligó eI41.0% y la metaera del 34.4%, en Inversión se obligó el 25.2% y la meta era del 24.9%. El informe de Ejecución Presupuestalde la vigencia actual se presenta teniendo en cuenta el aplazamiento por lo tanto el porcentaje de ejecuciónvaria.

Respecto a las reservas presupuestales al cierre del primer semestre de 2016, se obligó el 100% de loconstituido en astos de ersonal.

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El saldo de transferencia$ corrientes corresponde a Fondo Paz con un saldo por ejecutar de $17,9 millonesde contratos cuya ejecuci()n es de manera mensual.

IPor último en inversión, el Proyecto de Sedes por $1.132,5 millones, que corresponden al Contrato No. 122-15 de $1.098,5 millones ororrogado hasta el 31 de diciembre de 2016, Convenio Interadministrativo NO.62de 2015 por $27 millones',! Contrato No. 113-15 por $6,9 millones; Proyecto Dirección de Minas recursos deDonación por $438,5 millones, en revisión por parte del equipo de trabajo de la Dirección saldo de loscontratos No. 114-14 y la Auditoria del Programa 11 y se inició el proceso de liquidación del Contrato No. 246-13 una vez obligada la últilma cuenta con cargo al mencionado contrato y Fondo Paz $748,4 millones cuyoscontratos están en ejecuc ón.

5. Gestión de Pro ectos de Inversión

En relación con los proyebtos de inversión, con corte 30 de Junio, no se presenta avance de gestión en elproyecto de inversión "F¡ortalecimiento Acción Integral Contra Minas Antipersonal", "Fortalecimiento yconsolidacion de la respuesta articulada del estado colombiano en DDHH Y DIH, en el marco de laconstruccion de una cul~ura en la materia nacional" y "Fortalecimiento de la gestión documental delDepartamento Administratiivo de la Presidencia de la República"; respecto al avance financiero y de productolos proyectos que presentiaron un bajo porcentaje o no presentaron avances son: "Desarrollo de la políticaintersectorial de prevenci6n de reclutamiento nivel nacional", "Adecuación y mantenimiento de las sedes dela Presidencia de la Re~ública", "Fortalecimiento y sostenibilidad de las capacidades institucionales yterritoriales para la imp'lementación de la política de acción integral contra minas antipersonal","Fortalecimiento del funcio:namiento del sistema nacional de juventud", "Implementación estrategias dirigidasa desarrollar y fortalecer las iniciativas sociales de los y la jóvenes a nivel nacional", "Innovación para mejorarla integridad, disponibilida~ y confidencialidad de la información de tics a nivel nacional y "Fortalecimiento dela gestión documental del bepartamento Administrativo de la Presidencia de la República".

26 de a asto: Continuaci n de la sesión del 18 de a osto:

6. Estado de avance Plab Anticorrupción, Atención v Participación Ciudadana -30 de junio de 2016

La Jefe de la Oficina de Plbneación realiza la presentación del Plan Anticorrupción, Atención y ParticipaciónCiudadana por cada componente:

IEl componente, Gestión del riesgo de corrupción - Mapa de riesgos de corrupción, tiene los siguientes dosindicadores alineados al c6mponente:

I

a. "Riesgos de corrupción iactualizados y monitoreados, oportunamente" presenta un avance del 100%. Eneste caso se informa que d¡é(8) riesgos de corrupción identificados, (8) fueron monitoreados oportunamente.

b. "Riesgos de corrupción Jnaterializados" se indica que durante el periodo de los (8) riesgos de corrupciónninguno (O) se materializó, Icomo efecto de la aplicación de los controles.

Respecto a las (45) actividades programadas en este componente, (2) finalizaron durante el primer trimestre,De (8) actividades progra~adas para el segundo trimestre (7) fueron finalizadas y aprobadas. Se presentaun retraso en el cumplimiento de la meta del segundo trimestre teniendo en cuenta que la fecha definalización de la actividadl"Actualizar el Mapa de Riesgos de Corrupción del DAPRE R-PAAPC-2016" fuemodificada. Sin embargo, el 29 de julio la actividad fue finalizada y aprobada.

1Con corte a 30 de junio s materializaron 2 riesgos: (1) Incumplimiento de los resultados previstos en lalaneación institucional Perdida de los ex edientes de los rocesos contractuales.

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@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ACTA

El segundo componente, "Racionalización de trámites", no presenta avance cuantitativo en el indicador"Trámites y/o servicios racionalizados" teniendo en cuenta que la periodicidad es anual.Respecto a las (5) actividades asociadas a este componente, tienen fecha de finalización 31 de diciembrede 2016.

El tercer componente del plan "Rendición de cuentas y participación ciudadana", se mide con base en (1)indicador: "Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas", el cual presentó unavance del 29.03%. Las 18 actividades programadas con corte a 30 de junio, se ejecutaron dentro de lasfechas establecidas por las dependencias.

Respecto a los componentes "Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano" la Jefe de Planeacióninforma que los indicadores que miden el componente "Satisfacción de los usuarios frente a los trámites yotros procedimientos administrativos que presta el DAPRE", presenta un avance del 83,45%, superando lameta para el periodo del 80% y en el indicador "Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta delas peticiones", se obtuvo el 76.80% frente a la meta programada del 80%.

Del total de actividades del componente (39), se finalizaron (2) durante el primer trimestre y las (11)actividades programadas para el segundo trimestre del año. Las (26) restantes se encuentran programadaspara el tercer y cuarto trimestre.

Del componente "Mecanismo para la transparencia y acceso a la información pública", se mide con base a(1) indicador con periodicidad anual "Calificación del componente de transparencia, participación y servicioal ciudadano del Furag". De acuerdo con los resultados de la evaluación del Furag, la Política detransparencia, participación y servicio al ciudadano obtuvo como calificación promedio un 88.86% (Gestión2015),10.5 puntos porcentuales más que en la evaluación realizada a la gestión de 2014, en donde se obtuvoun 80,4%.

Respecto a las (94) actividades programadas, con corte a 30 de junio se han finalizado (8) actividades.

7. Seguimiento a compromisos lev 1712.Oficina de Planeación

La Jefe de la Oficina de Planeación informa que de acuerdo a la validación de los requisitos de la Ley 1712de 2014, se obtuvo un resultado del 97.67% ya continuación presentó cinco aspectos a fortalecer que son:

Directorio de funcionarios y contratistas, Informes de Supervisión, Versiones Plan de Acción, Informespormenorizados de Peticiones y gestión documental. De igual manera se informa que las dependenciasresponsables se encuentran adelantando las acciones respectivas con el propósito de lograr el 100% decumplimiento.

8. Avance de Gobierno en Línea.

El Asesor Paul Goméz del Área de Tecnología de Información y Comunicaciones presenta el avance deGEL e informa que los datos se extraen de la Herramienta Ubicar, como mecanismo de AUTOEVALUACIÓNde la estrategia de Gobierno En Línea, y que es diferente de los resultados oficiales que entrega anualmenteel FURAG (del que no se conocen ponderaciones, ni porcentajes de avance).

De la herramienta Ubicar se tienen el componente TIC para Servicios 93% y para 2016 la meta es 100%, enTIC para Gobierno Abierto se tiene 98% y para 2016 la meta es 100%, en TIC para la Gestión se tiene 47%y para 2016 la meta es 50%, y finalmente en Seguridad y Privacidad de la Información se tienen 53% y para2016 la meta es 60%. (Estos porcentajes difieren de los presentados por Furag como resultado 2015).

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@ PRESIDENCr,A DE LA REPUBLlCA ACTA

Para cumplimiento de las metas establecidas se requiere no solo del trabajo del Área de Tecnología ySistemas de Información, ,sino del trabajo aunado de todas las dependencias de la Entidad.

9. Avance del Sistema de Seguridad de la Información.i

Se creó equipo de trabajp interdisciplinario (Oficina de Control Interno, Oficina de Planeación, Grupo deGestión Documental, Casa Militar, Área de Tecnología y Sistemas de Información).

I

El avance reportado a 36 de junio es del 75.6% promedio total del Anexo A Objetivo de Control. (Verpresentación adjunta)

y con respecto a la im~lementación de la Norma ISO 27001, se presenta un avance del 40%.(Verpresentación adjunta) i

I!

10. Avance de Ejecución del Programa de Auditorias 2016.

ILa jefe de la Oficina de Control Interno presenta al comité el avance del Programa de Auditorías 2016, einforma que de las 52 Auditorias programadas se han realizado 42 para un avance del 81%:

De cumplimiento (6)

~ Administración al Riesgo (1)~ Atención al Usuario / PSQR (2)~ Verificación PM Gestión Documental (2)~ Jurídica / eKOGÍJI (1)

De desempeño (36)

~ Proceso Gestión Financiera 1~ Evaluación de Planes de Mejoramiento 1~ Evaluación Plan de Acciones Víctimas 1~ Auditorías Internas al SIGEPRE: 33

I

I

Resultados del ciClo de Auditoria Interna al SIGEPRE 2016.I

Aspectos conformes más relevantes:I

1. Disposición y aten<¡:iónde los auditados, en el desarrollo del ciclo de Auditoría Interna al SIGEPRE,permitieron cumPlir¡ con el objetivo propuesto.

2. Compromiso e interés de los directivos por mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión de laPresidencia de la República.

3. Compromiso y prdfesionalismo de los equipos de trabajo de los procesos del SIGEPRE, en Iconsecución de loslobjetivos institucionales.

I

4. Definición de los lineamientos impartidos por el Direccionamiento Estratégico y alineados con loobjetivos de política del Plan Nacional de Desarrollo

I

5. Definición e Imple~entación de estrategias misionales, orientadas a responder las necesidades dlos clientes externo~ y de referencia tanto nacional como internacional. (CPPI, COLJOVEN, DGAE)

6. Estrategias de segJimiento y medición, que han permitido promover la toma de decisiones y adoptaacciones, para aseQurar el mantenimiento y mejora del SIGEPRE.

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@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ACTA

7. Gestión de los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos, han permitido un desarrollarmónico de los procesos y el cumplimiento de la misión institucional.

8. Compromiso de los auditores internos del SIGEPRE, en la evaluación y obtención de resultados.

Los resultados del ciclo de auditorias fueron:

~ 52 NCR- resumidos en el incumplimiento de 19 requisitos (Legal, cliente, técnico y organización).

~ 11 NCP -Resumidos en 5 requisitos.

~ 1130M.

Los aspectos de mayor énfasis fueron en PSQR - vencidas, Planes de Mejoramiento no eficaces, gestióndocumental, control de registros, administración del riesgo, indicadores y análisis y la publicación de lainformación.

11. Ajuste al Programa Anual de Auditorias Internas de Gestión

La jefe de la Oficina de Control Interno presenta al Comité para aprobación, los ajustes realizados alPrograma Anual de Auditorias Internas de Gestión, donde se suprimie la auditoria No 9 a la Secretaria dePrensa y la No 15 a la c..e. Primera Infancia, quedando 17 auditorias programadas en la vigencia, para locual los miembros del comité aprueban los ajustes.

9 de septiembre: Continuación de la sesión del 18 de agosto

12. Seguimiento a Planes de Mejoramiento.

A la fecha del presente comité, los planes de mejoramiento suscritos en la entidad en el aplicativo SIGEPREson 953, de los cuales se encuentran terminados el 60%, en ejecución el 35% y vencidos el 5%.

Planes de Mejoramiento Contraloria

Con corte a Junio 30 de 2016, se presenta un cumplimiento del 100% con 141 actividades finalizadas.

Auditorias Especiales

./ PM Equidad de Género Diversidad 10-12-2014. Con 7 hallazgos con 12 actividades

./ PM Primera Infancia 22-07-2014, con 4 hallazgos y seis actividades

./ PM Equidad Superación de la Pobreza 18-07-2014, con 4 hallazgos y 4 actividades.

Estos planes de mejoramiento se encuentran cumplidos al 100%.

13. Funciones de Advertencia Contraloria.

La Oficina de Control Interno ha continuado con el seguimiento a las tres(3) Funciones de Advertencia de laContraloría General de la Republica.

14. Informes de Lev

Los informes a presentar son 52 para la presente vigencia, de los cuales a corte del segundo trimestre sehan presentado 27 lo que equivale a un 52% de avance quedando pendientes 25.

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I--------------------¡-----------------------_._----------

@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA- L _

15. Informe de Funciones Delegadas.

ACTA

La doctora Nubia Lopez, jefe de la Oficina de Planeación presenta al comité las funciones que le fuerondelegadas: I

Resolución 1035 del 3 de diciembre de 2015í

Norma

Resolución1035 del 3dediciembrede 2015

Resolución0895 del 27de abril de2011

F-DE-11 (Versión 4)

Tipo de delegación

IArt. 1 Deléguese en el Director deGestión Gl¡!neral del DepartamentoAdministrativo de la Presidencia de laRepública la aprobación del PlanEstratégico ¡ Sectorial, del PlanEstratégico Institucional, del Plan deAcción Anual y del PlanAnticorrupcíón y ParticipaciónCiudadana V sus modificaciones.

I

Art. 1° Delegar en el Subdirector deOperaciones del DepartamentoAdministrativo de la Presidencia de laRepública la función de aprobar lapolítica, obj~tivos de calidad, mapa deprocesos y el Manual Integrado deGestión de la Presidencia de laRepública I - SIGEPRE.Art. 2°. Delegar en el Jefe de laOficina ~e Planeación delDepartamento Administrativo de laPresidencia pe la República la funciónde aprobar Ilas caracterizaciones delos procesos, manuales,lineamientos, procedimientos, guías,instructivos 'Y formatos del SistemaIntegrado ide Gestión de laPresidencia de la República -SIGEPRE.

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Actividades realizadas Enero - Junio

La Directora de Gestión General aprobó lamodificación No. 4 del Plan Estratégico Sectorialel 1° de junio de 2016.

La Directora de Gestión General aprobó 1modificación del Plan Estratégico Institucional confecha 30 de marzo de 2016.

Asimismo, se aprobó un total de 16modificaciones a los planes de acción de lasdependencias del Dapre durante el segundotrimestre de 2016, para un total de 25modificaciones en el primer semestre de lavigencia.

Art. 1 Subdirector de Operaciones:

- Aprobó la versión 15 del Manual del SIGEPREel día 27 de Mayo de 2016

Art. 2 Jefe Oficina de Planeación: Durante el2016 con corte a 30 de junio se aprobaron 11documentos nuevos y 61 actualizaciones para untotal de 72 documentos discriminados asi: 3caracterizaciones de procesos, 46procedimientos, 6 manuales, 5 guías, 6lineamientos, 6 documentos generales.

@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ACTA

Decreto2578 de2012, arto16

Resolución1257 del 21de marzo de2014

Artículo 16. Funciones del Comité deArchivo.Teniendo en cuenta que el ComitéInstitucional de DesarrolloAdministrativo cumple las funcionesdel comité de archivo, en lassesiones del 17 y 23 de septiembrede 2015, se estableció que losformatos deben ser aprobados pordicho comité.

Art.1 Delega en la doctora NubiaPatricia López Méndez, Jefe de laOficina de Planeación, la facultad defijar, asignar y/o actualizar lacodificación de la organización internadel DAPRE.

Aprobación de 128 formatos por parte del ComitéInstitucional de Desarrollo Administrativo

Durante el primer semestre de 2016 se hanrealizado 2 actualizaciones a la codificación de laorganización interna del Dapre en el marco de laResolución 1093 de 2015 y la expedición delDecreto 125 de 2016.

DELEGACIONES

CONSmuCION CAJAS MENORES VIGENCIA 2016

DnAW

¡\ MEltOR YlATICOSyGASTOS CEVI.vtAl Irmlll~

It MEt«lR YlAl1COS y GASTOS CE VlA.It Al. EXTDUOIl¡\MlOOAf<)lfflOOl ~(l4lAM¡\$ WIClAlU ~u lit

Al

4 M(I(OIlAWAOMIJiltS1'AATlVA

A MENOR P;\R.\ El CESPACHOon srnOll PltESIO£/mllAmUIUC4

TAl CAlASM£NOR£S

Otl!Cación IMdlante Resolución No. 0345 de Junio 24 <le 2016 ydeiocé IIIResolucl6n No. 4922 d~l 02de octubre de 2014

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DELEGAClONES

ACTA

.OAPRE

O£,pARTAMENTO AOMlN1STRATlVO,pR~D£NOA DE LA REPU8UCACU'ENTAS DE PAGO

EN'ERO:l. A JUNIO 30 DI: :20:1.6

1:1.S4

IARTICULO 30. DE LA RESOLUClOtl No. 0345 DE MAYO 24 DE 2018. Deroga la ResolUc'6nNO. 3016 DE :oto10.El.. CUAL ESTABLECE:: "oe.LEGACION PARA RECONOCER Y ORDENARLOS PAGOS lit. EL JEFE DEL AREA FINANCIERA DEL DEPARTAMErfTO ADMll4lSTRATrvODE LA PRESIDE.NCIA DE LA REPUBLICA. Delegar en el Je1e del ATe<! FInanciera delDepanamento' AdmlntstmUvode la Presidencia de la República. la facultad de reconocer yordenar los ~'QO$ del Prel>upuesto del Departamento AdrnlntslTatlVo de la Pres.ldencla de laRepúblICa. S<t,exeeptúan de éSUJ delegacl6n le ordenación de lOS pagos que exp~entl!l"'•• deleguén •• ,otro ru nelonaJ10 en la pres ••nte resOluetÓn. ~

I ••.•• ~"'*"t_?'" ntI!'; ~'" •• .,. •.••••• »(4- ~ TO'DC)5'P()IAUH'C... !:!u~!'~

DEPARTAMENTO ADMlt~ISTRATIVO PRESIDENCIA DE LAREPUBUCACUENTAS DE PAGO

ENERO 1 A JUNIO 30 DE 2016-. ~-'-~.'~~-'~-."-~'+ ., 'OiT~U,(c:iA;:Jti<WITAS,;otf'

......'144 __ ~.'AVIOOS ,.

~=~~:s Sm.l0HU

Sz.lllO.279.789

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CID PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DEl.EGACIONES

DE""MAMENTO ~llSTMl'lVO PlltslO£ttaA DELAMPUllUCA

MlftAS I>t ,,,CO

ACTA

Ho.CutHfMOE VAlC.PAQADO -..MHlASP ,

1

DELEGACIONeS TALEtnOHUMANO

EJECUOÓN !'l'0M1NA A 300E JUNtO OE 2016

VALOR NÓMINA PAGADA

VALOR CONTRI8. A LA NÓMINA

$

$

32.495.547.923,57

6..737.286.822,52

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@) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA---------------------.---.f- ..--.-.----.-.-..--.----------------------

DeLeGAC~NES'ALENTOHUMANO __

ACTA

,II

EJECUaÓN NOMINA A 30 DE JUNIO OE 2016

VALOR NÓMINA PA-GADA $ 32.495..541.923.57

VALOR CONTRt8. A LA NÓMINA S 6.737.286.822.~

DELEGACIONES FONDO PAZ :. /'" - '-

I!~ ~1W1.c()TUtam :016

H1f'!o\li'U[~ (j( fUl'4(.~H"tO

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O¡<>~I":'cP.ll"O.,&¿ S ~oL}l (l)O ":lO-C'~ i"f<)".u:""fó(IU. S 1SJi IltIlO! A t'!,oo.sv.u¡.,tMO ~t': e" ""'oeQjYJJ ~~:.NA~fk~O ~ ,~ ••.•~ 71. 9:" oc,'"llCQkll(lllT'U~ S 1 5(" 0(1' OC'f)J',;(} PUe,#UllN'fll~O S ~ ,,~•• '100 C')O.();

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@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ACTA

16. Evaluación de servicios de la Oficina de Control Interno

"Brindar el servicio de asesoría y acompañamiento en la formulación de mejoras y/o planes demejoramiento, gestión del riesgo, subcomités de control interno, entes externos, arqueos de cajas menoresentre otros".

Procedimiento: Documentado en SIGEPRE código P-EM-05 "Solicitud de Servicios y/o

Acompañamientos a la Oficina de Control Interno.

Proveedor del Servicio: Oficina de Control Interno.

Calificación: De 1 a 5, con área para registrar observaciones y/o felicitaciones.

Clientes del Servicio: Servidores públicos al servicio de la Presidencia de la República.

Calificación Criterios Evaluados:

Oportunidad: Proveer el servicio de acuerdo con los tiempos establecidos a las necesidades del cliente.Calificación: 4.92

Conocimiento del Personal: Estar capacitado y ser competente para garantizar un servicio de calidad.Calificación: 4.92

Atención del Personal: Brindar atención amable y respetuosa a los clientes. Calificación: 4.92

Información Proporcionada: Suministrar a los clientes una adecuada comunicación y retroalimentaciónpara garantizar la calidad del servicio. Calificación: 4.92

Atención General: Brindar de acuerdo con los procedimientos establecidos y garantizar los estándares decalidad. Calificación: 4.92

De un total de 35 servicios solicitados, fueron calificados 13, que equivalen al 37.14% , obteniendo unacalificación general del servicio de 4.92.

17. Proposiciones y Varios

No se presentaron

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@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

COMPROMISOS

1. Agendar reunión pa~a analizar la situación y tomar medidaspreventivas antes de finali~ar la vigencia, en relación a las metas de losindicadores de la Direc¿ión para la Acción Integral contra MinasAntipersonal.

2. Redefinir la estrategia en el acompañamiento a las Entidades de laRama Ejecutiva en la Impl~mentación de la Ley 1712 de 2014; así comodefinir el alcance del indicador.3. Coordinar con Función Pública la capacidad técnica para darcumplimiento a la meta fij da del indicador "Entidades Nacionales quere ortan com leto su Plan Anticorru ción".

4. Agendar reunión con IJ Consejería Presidencial para los Derechos~u~anos, para analizar Ila si~uación y ~I comportam.iento de losindicadores para tomar las medidas correctivas y preventivas antes definalizar la vigencia. I5. Revisar el indicador ¡Fundaciones empresariales participan enproyectos de posconflicto" y generar acciones correctivas a seguir parasolicitar formalmente ajustes a la Oficina de Planeación.

ACTA

RESPONSABLE

Director de Gestión GeneralOficina de Planeación

Secretario de Transparencia

Secretario de Transparencia

Director de Gestión GeneralOficina de Planeación

Dirección para el Posconflicto

HORA INICIO: Agosto 8 de 2016, 3 p.m.I

QWFIRMA: -------------NOMBRE: Juan Pablo Marínl Echeverry tf ...

HORA TERMINACiÓN:

FIRM~

NOMBRE: M

Septi/ 9 de 2016, 10 a.m.

..

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@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Asunto: Tercer Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

LISTADO DE ASISTENCIA

Fecha: Agosto 18 de 2016

No. Nombre CargoEntidad I

Deoendencia*Correo electrónico

CelularTeléfono fijo

Firma

..- -_._-14 "N é:. ~ 't t4 t'> ~ i'::)~blC\LO' 6S6S0~ b

1./} ,,/:--) _ ~ ~ ~} ~H~,l?9:,((j(rÜld""/1"~) O~t= Irr!t"'-~n)J[{),16 ./)l~.J) ()ij-)-~r. 1 V ~¥b3 (Ái~{j1l~fOJrY _1~0zrOf-twÁ ~¿ ~ Vu ~n :.Z~~/~. B-ttlQ) I 0i ¡4 1~~O~r(Y ~~ & ~-#--;: t"a j ~ I@Or - I ' ~~~ C-- ~~ O.A- 1

5 Uvnt};.4" Er ~r=-. Unt'é/4 ~c ~r/Á>'1'~ _ /).4~dF Irt::i/v1l<Jh,o"1~.ÚDC1"'\.. ,&k'1C/4 cnJlv.c-O ~~~¿;:C)6 JvO-~ ~c-fb)oMc1v'<11l / D\~ IC~(í~! ~M_ (i-vG\t/t n/!~;ranrvtw(.Ú :5{(Zl!1fj~t ~,~7 (1£b1,\O d::e>s4cJ e. ~~b ~~=~c~loe>b~~~. el~ ::::L=>~C

8 ~vJ\-'-I Pr- ~AvYC- ~kt- ~V) ,ak\o+\vm *t~Jc,-{J-&vrQ GIU+ ~~9 Jüb.t\\1\~\'()J)Hll"lA~~ tfif\o~ r~'N(\\O~A 4lí \~tt.~~~ r'\-~\~,."",.\r(""\ -6'(8~ y d /'./

10 VacJl 2~tc::l~t-\ ,Jora>OlI 'lpPJ; Ql1r. lJ~r~ 6oJI'foirt."".'Jt. .....@.....1QJ't6J'o.., DÓZJ .~,r)///);;11 Mv\n{)ol\vvhr.ir],o1aIMe1 li~~~rW~ AJM'lnl;tahlk:~ aAria,l\dbJ~de~ ~171 ~~mI "

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• Dependencia: Aplica para funclonanos del DAPRE

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@) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA LISTADO DE ASISTENCIA..

F-ni-12 (Versión: 81

FirmaCorreo electrónico

C-éJO~~"'! \..)~UO'-J' ~L':;~S\b~ ...(G> Fecha. Zú - AGos.'- O 'l.otG-~c,-. .-~-----Celular

Teléfono fi"oEntidad I

De endencia.Cargo

~eqb s>e=S'ülLiS

Nombre

• Dependencia: Aplica para funcionarios del DAPRE

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No.

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@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA LISTADO DE ASISTENCIA

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• Dependencia. Aplica para funcionarios del DAPRE

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