UNIDAD I

AYDA MATABAJOY ALVAREZCAROL ROCIO MORA

CESAR GÛEJIA ZUÑIGAYULY CAROLINA GARZÓN ROMERO

TUTOR

JORGE MARIO ZULUAGA CGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

G2

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA

Febrero 15 de 2015

OBJETIVOS

● Conocer la importancia del documento electrónico● Es importante estudiar muy bien que es el documento electrónico, como se clasificany

conocer sus características para un mejor entendimiento.● Investigar el proceso para la creación de documentos electrónicos.● Conocer los fundamentos de la accesibilidad de documentos electrónicos● Aplicar las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta de

Integración.

INTRODUCCIÓN

Los archivos en todas las organizaciones dia a dia van creciendo de manera abrupta y nace la necesidad de crear más espacio para esos archivos, pero gracias a las nuevas tecnologías, hoy en día estos archivos se pueden guardar en medios magnéticos, y en otros medios tecnológicos que permiten el mejor manejo de la información y permiten más consultas en tiempo real sin necesidad de rotar y maltratar el documento, permitiendo así, mayor conservación del documento físico.

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

El documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización Pertenecen a ellos el intercambio electrónico de datos (EDI), el internet, el correo electrónico, entre otros.

CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN

DISEÑO

En esta etapa se define la estrategia global

CREACIÓN

En esta etapa se produce la información

MANTENIMIENTO

En esta etapa debe incluir la utilización y conservación de los datos

QUÉ ES INFORMACIÓN Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente. La información es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, por tanto, procesa y genera el conocimiento humano. Es una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización que los percibe.

DEL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA

QUÉ ES DATO

Es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.) de un atributo o característica. No tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.

Cuantitativos: Son aquellos que se pueden contar o medir.Expresan mediante números las propiedades de unobjeto, hecho o persona.

Cualitativos: No se pueden contar, ni medir. Expresannominalmente las características o propiedades de unobjeto, hecho o persona.

DEL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA

POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

Se han desarrollado dispositivos con altas capacidades de almacenamiento de información y programas que no sólo permiten crear registros electrónicos cuyo contenido gire alrededor de documentos, sino también almacenar y recuperar estos de manera eficiente, es decir, tecnologías que permiten crear y gestionar el archivo electrónico de cualquier organización, así como colocarlo a disposición de sus empleados y usuarios.

MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Es una forma de poder recuperar la información por medio de la estructuración de datos ya que se identifica de manera más exacta la información

ESTRUCTURA LÓGICA

La estructura lógica del documento electrónico se presenta como unbloque de datos formado por:

Datos o contenido.

Datos de identificación para la autenticación y validación del documento.

Bloque de metadatos.

DOCUMENTOSDocumento es un medio de comunicación, por lo tanto lleva información contenida en datos.Independiente del soporte físico, abarcando todo lo que pueda transmitir al conocimiento humano.

Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

CLASES DE DOCUMENTOS

Por su forma de creación: se divide en

documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

CLASES DE DOCUMENTOS

Por su origen: ya que pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.

Por su forma y formato: ya que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros. Respecto a estos formatos se presentan a continuación una serie de recomendaciones para su buen manejo.

CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Autenticidad

Integralidad

Fiabilidad

Disponibilidad

Los documentos que poseen estas características tendrán el contenido, la estructura y el contexto suficiente para ofrecer una visión completa de las actividades y las operaciones a las que se refieren, y también reflejarán las decisiones, acciones y competencias, Si tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse a efectos de justificar alguna decisión a lo largo del tiempo.

BASES DE DATOS Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

BASES DE DATOS Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), en México por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y en Argentina la Ley de Protección de Datos Personales.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICATanto los sistemas de comunicación como la misma tecnología avanzan tan veloz que los formatos en los cuales reposa la información tienen una vida útil efímera, y por ende resultan obsoletos para conservar y consultar la información en un futuro, pues la misma tecnología los desplaza al crear formatos más sofisticados.Así mismo encontramos reglamentación oficial para la adquisición de equipos, uno de ellos es:

EPHOS.- es un manual Europeo creado con el fin de auxiliar en sus adquisiciones a los compradores del sector público.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICADe otra parte tenemos que la reglamentación para la adquisición oficial de productos tecnológicos, genera tres falencias muy comunes tales como:

El mercado tecnológico no ofrece productos que cumplan con la reglamentación oficial.

Los pocos productos que sí cumplen con la norma, se consiguen a precios muy altos.

La misma evolución tecnológica puede hacer que las normas caduquen.

BIBLIOGRAFÍAGuía cero papel en la administración pública. http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf Recuperado 13 febrero 2015.http://sitios.archivogeneral.gov.co/ovas/normativa/ Recuperado 13 de Febrero de 2015Manual de Documentos electrónicos. http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf recuperado 14 de Fecbero de 2015.Google Imágenes.https://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi&ei=8rHfVJb-Es-GNtv7gNAP&ved=0CAQQqi4oAgRecuperado 14 de febrero 2015.Gestion de Documentos Electrónicos.http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_3_02/aci03301.htmRecuperado 14 de febrero 2015.Wikipedia, La enciclopedia librehttps://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:PortadaRecuperado 14 de febrero 2015.