PRINCIPIOS BÁSICOS DE ACCESS

Una base de datos es una aplicación informática que permite organizar diferentes tipos de información. Access es un gestor de bases de datos que se encarga tanto de diseñarlas como de manejar los datos almacenados.

Las partes más importantes de la base de datos Access son:

1. Tablas2. Consultas3. Formularios4. Informes

Pantalla Access

¿Qué es una base de datos?

Las bases de datos son conjuntos de datos relacionados entre sí, organizados en tablas. Se pueden realizar con ellos diversas operaciones, como ordenarlos, actualizarlos, imprimirlo, etc.Las bases de datos constan de dos partes: diseño y manejo.

1. Tablas

Las tablas sirven para organizar la información de la base de datos. Una tabla consta de filas que son registros y columnas que son campos. Una base de datos puede tener varias tablas.Los registros son las fichas que introducimos en la tabla, el conjunto de características que definen cada uno de los elementos que pertenecen a la tabla.Un campo es una característica común a todos los registros.

Los tipos de datos que se pueden introducir en una tabla son texto, número, fechas, horas, monedas, si/no, objetos OLE (imágenes, sonidos…), hipervínculos y vínculos a otros archivos. Tiene que haber un campo común y único de cada uno de los registros. Normalmente es autonúmerico.

Para la creación de una tabla primero hay que diseñarla en la que definimos los campos y las características de cada uno de éstos. Esto se hace en la vista de diseño. Para introducir datos usamos la vista de hoja de datos.

Vista de hoja de datosVista de diseño

2. Consultas

Las consultas permiten elegir, en una o varias tablas consultas de una base de datos, varios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado.

Las consultas es lo que potencia las bases de datos porque te permite hacer una criba y ver solo los datos que tú quieres ver.

Para crear una consulta primero hay que diseñarla, seleccionando el criterio que quieres aplicar a los campos que quieres visualizar y bajo que orden quieres que aparezcan. En la vista de hoja de datos, se ejecuta la consulta, ves el resultado anteriormente definido.

Hay diferentes tipos de consulta, pero el más especial es el de actualización, porque cuando ejecutas esta consulta realiza cambios en los datos en un grupo de registros. Por ejemplo, si tenemos una base de datos de productos, llega la época de rebajas y queremos aplicar descuentos a todos los precios, realizamos una consulta de actualización.

Vista de hoja de datosVista de diseño

2.1 Exportación a Word y Excel

Las tablas y consultas se pueden exportar a Word y Excel, para hacerlo simplemente hay que darle a la opción de exportar y seleccionar el archivo de destino, además de poder elegir Word y Excel también se pueden exportar a otros formatos como “.html”.

3. Formularios

Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma práctica y elegante. A la hora de introducir datos o de verlos, hemos empleado tablas.

Los formularios se caracterizan por emplear la única ventana para representar los campos de un único registro.

Para la creación de un formulario primero hay que diseñarla en la que definimos los campos y donde están situados. Esto se hace en la vista de diseño. Para introducir datos usamos la vista de hoja de datos.

Vista de diseño Vista de hoja de datos

3.1 Filtros

Los filtros permiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad.

Cuando abrimos un formulario aparece reflejado en él toda la tabla de la base de datos, pero en determinadas ocasiones queremos seleccionar únicamente ciertos registros y no todos, es decir queremos tener un formulario de una consulta.

Tipos de filtros:

- Filtros por formulario: aparece un formulario en blanco y rellenamos cada uno de los campos con aquellos criterios que nos interesen. Al cerrar el formulario, filtramos los datos de la tabla según este.

- Filtro Avanzado/ Ordenar: aparece una ventana análoga a la de las consultas y sobre ella definimos el filtro como queremos.

Los botones para crear los filtros están situados en la pestaña inicio, en el grupo de “Ordenar y filtrar”.

4. Informes

Un informe Access no es más que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de las partes de Access más importantes, ya que permiten

automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Prácticamente es una forma de crear un archivo “bonito” con la posibilidad de la impresión.

Para realizar un informa la forma más sencilla y rápida es utilizar el asistente

Esta seria la vista final del informe.

Guillermo Martínez Martínez y Carmen Fernández Martínez