PROC-G-004 Procedimiento Para Control de Registros

8/19/2019 PROC-G-004 Procedimiento Para Control de Registros

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JAMSA NDT PANAMÁ, S.A.Control de Calidad en Soldaduras,

Inspecciones y ConsultoríasMANUAL DE CALIDAD

Identificación:PROC-G-004

Revisión:1.0Inicio de vigencia:Septiembre 2014

Documento controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización. Página 1 de 7

Procedimiento para para controlde registros.

JAMSA NDT S.A.








DOCUMENTO CONTROLADOPROC-G-004 Procedimiento para control de registros.

Copia controlada No. : 001

NombrePuesto o

funciónFirma Fecha

Elaboró: Ing. Juan Arévalo Supervisor 2014-09

Revisó: Ing. Mario Muñoz Wong GerenteGeneral

2014-09

Aprobó: Ing. Mario Muñoz Wong GerenteGeneral

2014-09

Localización del documento: Archivo Administrativo

Control de Cambios

EstadoFecha deInicio devigencia

RevisiónDescripción del cambio

realizadoRealizó Revisó Aprobó

Vigente 2014-09-25 01 Ninguno (versión original). JAP MMW MMW








ÍNDICE

1. OBJETIVO Y ALCANCE. _____________________________________________ 4

2. DEFINICIONES Y NOTACIONES. ______________________________________ 4

3. REFERENCIAS. ____________________________________________________ 4

4. DESARROLLO. ____________________________________________________ 4

4.1.

Generalidades. _________________________________________________________ 4

4.2. Control de documentos. _________________________________________________ 5

4.3.

Protección y legibilidad de los documentos (registros) ________________________ 5

4.4. Préstamo y devolución de documentos (registros) ___________________________ 6

5. RESPONSABILIDADES ______________________________________________ 6

5.1.

Gerente general. _______________________________________________________ 6

5.2.

Gerente administrativo. _________________________________________________ 6

5.3. Gerente de técnico. _____________________________________________________ 7

5.4. Gerente de Calidad. _____________________________________________________ 7

6. FORMATOS RELACIONADOS. ________________________________________ 7








1.

OBJETIVO Y ALCANCE.

El presente documento detalla y describe los pasos a seguir por JAMSA, para adquirirsuministros y contratar servicios clave para la ejecución de inspecciones y servicioscontratados. Para garantizar la calidad de los servicios prestados, JAMSA se asegura deadquirir equipos, materiales y suministros que cumplan con los más altos estándares decalidad.

2.

DEFINICIONES Y NOTACIONES.

Son de uso de este procedimiento las definiciones y notaciones contempladas en losdocumentos de referencia del mismo.

3. REFERENCIAS.

ISO/IEC 17020

4.

DESARROLLO.

4.1. Generalidades.

a. Es responsabilidad de la gerencia general, administrativa y técnica informar a lagerencia de calidad el establecimiento de nuevos registros o su retiro, lo mismoque cualquier novedad sobre los mismos para que actualice el listado maestro deregistros.

b. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad deben permanecer legibles,fácilmente identificables y recuperables; además deben conservarse en perfectoestado, sin tachaduras, enmendaduras o comentarios.

c. La clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registrosdepende de cada proceso en el que se genere.

d. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad se deben almacenar de tal formaque se puedan consultar con facilidad, deben permanecer en un medio ambienteadecuado para prevenir el deterioro o daño y para evitar su pérdida.

e. Los registros generados en el Sistema de Gestión de Calidad, aquellos noconfidenciales, pueden ser consultados por cualquier persona de JAMSA.








4.2.

Control de documentos.

Los siguientes son los criterios a considerar para el control de registros y documentos delSistema de Gestión de JAMSA, los cuales están claramente explícitos en la Lista Maestrade control de Documentos y Registros FOR-G-006 “Formato para control de registros”.

a. RETENCIÓN: El tiempo durante el cual serán guardados los documentos en elarchivo de cada Proceso, teniendo en cuenta los aspectos legales, contractuales y

por experiencia. El tiempo de retención lo determina cada área de acuerdo al tipode documento a archivar.

b. DISPOSICIÓN FINAL: Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivode cada Proceso los tipos de disposición definidos son: Conservación Total (CT),Digitalización (D) - después de digitalizar los registros se procede a realizar

backup, según lo establecido en el PROC-T-004 “Procedimiento para respaldar lainformación en formato electrónico”, y Eliminación (E).

En la Lista Maestra de control de Documentos y Registros se tendrán en cuenta, al menoslos siguientes criterios:

Almacenamiento: Se definen las características para almacenar el documento(registro). Para detallar este aspecto se definieron los siguientes campos:

Tipo de almacenamiento: Puede ser en medio físico o magnético. Lugar: Define el lugar (oficina, carpeta, computador, etc.) donde se mantiene el

documento en medio físico o magnético. Niveles de Acceso: Restricciones de acceso o consulta de la información

registrada.

El gerente de cada área, es el responsable de solicitar la inclusión, actualización oanulación de los formatos al gerente de calidad. Cuando se trate de formatos parainclusión, se debe asegurar que contengan todos los aspectos del control que se indicanen este procedimiento. Lo anteriormente descrito se detalla en el formato FOR-G-006“Formato para control de registros”.

4.3. Protección y legibilidad de los documentos (registros)

a. Protección de documentos (registros) en medio físico

Todos los registros en copia dura deben ser legibles, libres de enmendaduras; cuando poralgún caso deba enmendarse un registro, debe validarse con firma responsable en el sitiodonde se haga la corrección, o con notas aclaratorias que justifiquen la situación.Todos los campos de un registro deben ser llenados. Cuando el campo no corresponde a

las características del proceso, servicio o inspección, se debe llenar con las letras N/A (No








Aplica). Si por alguna circunstancia no se dispone de un dato, debe trazarse una línea enel campo.

Archivo:

La gerencia de cada área de JAMSA es responsable de controlar los registros generadosen su área que hayan sido establecidos para demostrar el cumplimiento de los requisitosdel Sistema de Gestión.Los registros se deben proteger en carpetas, fólder o cualquier otro elemento que conservesu legibilidad y evite deterioro en su presentación. Estas deben estar debidamenteidentificadas para permitir su búsqueda e identificación en el listado maestro de registros.

Archivo Central o Histórico

Las carpetas luego de terminar su tiempo en archivo de Proceso pasan a archivo central,quien se encarga de administrar los documentos hasta su disposición final.

b. Protección de documentos (registros) en medio magnético.Los registros generados mediante software no tendrán codificación y se debe garantizarsu integridad mediante el sistema de copias de seguridad que se manejaran conforme loestablecido en el procedimiento PROC-T-004.Cada área es responsable de realizar las copias de seguridad del equipo de cada miembrodel equipo de JAMSA.

4.4. Préstamo y devolución de documentos (registros)

Todos los registros generados por JAMSA deberán controlarse para garantizar que estosno se pierdan y se puedan recuperar de manera fácil y rápida.La recuperación se agiliza organizando de manera consecutiva, cronológicamente,alfabéticamente, entre otros, el contenido de las carpetas de los documentos (registros).

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Gerente general.

1) Suministrar los medios necesarios para generar y mantener los registros de maneraadecuada.

2) Revisar y aprobar los criterios de control de los documentos de cada área.3) Definir los criterios de control de documentos propios de su área.

5.2. Gerente administrativo.

1) Definir los criterios de control de documentos propios de su área.

2) Resguardar los documentos y registros de los archivos centrales y propios de suárea.








5.3. Gerente de técnico.

1) Definir los criterios de control de los documentos propios de su área.2) Resguardar el archivo de documentos y registros de su área.

5.4. Gerente de Calidad.

1) Definir los criterios de control de los documentos propios de su área.2) Resguardar el archivo de documentos y registros de su área.3) Actualizar la lista maestra de documentos.4) Difundir los criterios de control de documentos y registros.

6. FORMATOS RELACIONADOS.

1. FOR-G-006 Formato para control de registros.

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