Proce auditoria

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADAUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Página 1 de 6

Código: TS-MM-P01-000

Versión: 01

REGISTRO DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN01 No aplica a la primera versión

1. DEFINICIÓN

Procedimiento sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de establecer en que medida se cumplen: la política de calidad, los procesos, procedimientos y/o los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), de la Universidad del Tolima.

2. ALCANCE

Este procedimiento se deriva del Programa Institucional de Auditorias Internas de Calidad y aplica a todas las dependencias y procesos en el alcance del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la Universidad del Tolima. Se desarrolla a partir de la preparación del Programa de Auditorias, por parte del Representante de la Dirección y culmina con la comunicación de resultados a la alta dirección (rectoría).

3. DESARROLLO

3.1 GENERALIDADES

Las actividades de auditoria señaladas a continuación, se llevan a cabo como parte del Programa de Auditorias Internas de Calidad y su grado de aplicación depende del alcance y la complejidad que determine cada una de ellas, siendo de vital importancia mantener durante su ejecución un adecuado sistema de comunicación con el auditado.

El Representante por la Dirección del SGC, elabora el Programa Anual de Auditoria, y lo presenta para su aprobación al Comité de Coordinación de Calidad, previo a la finalización del anterior programa, evaluando el desarrollo y cumplimiento de este. En él se determina el alcance, responsables, tiempo, plazos, indicadores y recursos necesarios para ejecutar las auditorias, considerando su disponibilidad ante proyectos institucionales paralelos.

El Comité de Coordinación de Calidad de la Universidad del Tolima, quien hace las veces de la Alta Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad según lo establecido en el Art. 3º de la Resolución 1029 del 23 de septiembre de 2004, está integrado por: el Vicerrector Administrativo, Secretario General, Asesor Jurídico, Director del Idead, Director de la Biblioteca Rafael Parga Cortes, Jefes de las Oficinas de Desarrollo Institucional y Control

ELABOROErika Reyes Montiel

Auxiliar Administrativo

REVISOOmar Fernando Garcia Batte

Jefe Oficina Desarrollo Institucional

APROBOOmar Fernando Garcia Batte

Representante por la Dirección al SGCComité de Coordinación del SGC

FIRMA FIRMA FIRMA

FECHA15 de agosto de 2004

FECHA2 de noviembre de 2004

FECHA


Página 2 de 6


Versión: 01

de Gestión y los Jefes de las Divisiones de Servicios Administrativos, Relaciones Laborales y Prestacionales, Contable y Financiera

El articulo 3º de la Resolución 1029 de 2004 fue modificado por medio de la Resolución 0160 del 25 de febrero de 2005, mediante la cual se nombra como Representante de la Dirección al Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional, y la Resolución 0236 del 11 de Marzo de 2005, mediante la cual se nombra como Secretario del Comité de Coordinación de la Calidad al Jefe de la Oficina de Control de Gestión.

El procedimiento de Auditorias Internas de Calidad se ajusta a los siguientes tipos de auditoria de las cuales puede ser objeto el SGC de la Universidad del Tolima

• Combinada: si se auditan al tiempo varios sistemas de gestión implementados dentro de la Universidad.

• Conjunta: si en su ejecución intervienen otras organizaciones o partes interesadas de un sistema de la Universidad.

3.1.1 Planes de mejoramiento

Una semana después de presentado el informe por parte del equipo auditor, los responsables de los procesos envían el Plan de Mejoramiento al Representante de la Dirección, en el cual se incluye los responsables y las fechas de implementación de las acciones necesarias para corregir las deficiencias detectadas en la auditoria.

El Representante por la Dirección, designa el(los) funcionario(s) encargado(s) de revisar el Plan de Mejoramiento y de hacer seguimiento para verificar que se cumplan.

3.1.2 Evaluación de competencias y desempeño de los Auditores

La confiabilidad del procedimiento se garantiza por medio de la evaluación de las competencias y el desempeño de los Auditores Internos de Calidad; esta competencia esta definida por las habilidades y la aptitud para aplicar conocimientos adquiridos mediante la educación, la formación y/o la experiencia en labores propias o afines al Proceso de Auditoria y los Sistemas de Gestión de Calidad.

La evaluación de las competencias para la selección del equipo auditor se realiza, mediante la evaluación previa, que se hace a través de: revisión de registros, entrevistas, observaciones o exámenes orales o escritos; de los auditores seleccionados se designa un Auditor líder, de acuerdo al rol y las competencias requeridas para cada auditoria.

La evaluación del desempeño se realiza terminada la auditoria, con el fin de retroalimentar el proceso e identificar necesidades de mantenimiento y mejora de sus conocimientos y habilidades, mediante: la revisión del Informe de Auditoria, discusión con el cliente de la auditoria, auditados, colegas y auditor.


Página 3 de 6


Versión: 01

El Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional es el responsable de la planificación, implementación y conservación de los registros de la evaluación de los auditores y líderes de equipo, asegurando que sus resultados sean objetivos, coherentes, justos y confiables, para que a partir de ellos se identifiquen las necesidades de formación y mejora de otras habilidades.

Los resultados de la evaluación deben ser estudiados y consolidados para la elaboración del Programa Institucional de Capacitación.

3.2 DESCRIPCIÓN:

No. RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION1. Representante por

la DirecciónSistema de Gestión de Calidad

Prepara en original y copia el Programa de Auditorias Internas de Calidad, mediante Formato TS-MM-P01-F01

2. Comité de Coordinación de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad

Revisa y aprueba Programa de Auditorias Internas de Calidad y entrega al Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional documento original, dejando constancia en el Acta de la reunión y copia del Programa.

3. Jefe Desarrollo Institucional

Define los objetivos, el alcance y los criterios de cada auditoria, a partir del Programa de Auditoria.


Realiza las siguientes actividades:• Elabora una relación de candidatos para conformar el

equipo auditor de acuerdo a sus competencias y el objeto de la auditoria programada.

• Consulta con las dependencias a las que pertenecen los candidatos, las actividades previstas para el periodo de auditoria.

• Realiza la Selección del Equipo Auditor, mediante Formato TS-MM-P01-F02. A su vez, determina, dentro del equipo el Auditor Líder, de acuerdo a las competencias requeridas para cada auditoria.

5. Representante de la Dirección y Jefe Desarrollo Institucional


Notifican al (los) funcionario (s) y Jefe inmediato la designación dentro del Equipo Auditor , con mínimo 15 días hábiles de anticipación a la fecha programada para dar inicio a la auditoria. Ver modelo, Anexo No. 10. Original para el destinatario y copia para el archivo ODI.

6. Equipo Auditor Sistema de Gestión de Calidad

Realiza la revisión preliminar de los documentos relacionados con el (los) proceso(s) objeto de auditoria, según los criterios definidos; solicita información pertinente al Sistema como manuales de calidad, procedimientos, funciones, entre otros, y elabora el Plan de Auditoria Interna de Calidad, mediante Formato TS-MM-P01-F03

7. Auditor Líder Sistema de Gestión de Calidad

Envía a los responsables de los procesos el Plan de Auditoria, para su revisión. En caso de algún inconveniente con los horarios y fechas de la auditoria se ajusta el plan. En original.


Prepara papeles de trabajo y listas de chequeo (criterios de auditoria), mediante Formato TS-MM-P01-F04


Página 4 de 6


Versión: 01

No. RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION9. Equipo Auditor y

Responsables de los Procesos


Realizan la Reunión de Apertura y dejan registro mediante Formato de Acta TS-MM-P01-F05, original para Representante por la dirección y copia para el responsable del proceso objeto de auditoria.


• Ejecuta el trabajo de campo de recopilación y verificación de información en el sitio de labores del auditado.

• Realiza entrevistas (lista de chequeo), FORMATO TS-MM-P01-F04.

• Recopila mediante muestreo apropiado y verifica la información

• Evalúa las evidencias frente a los criterios de auditoria

• Determina los hallazgos de auditoria• Revisa con el equipo auditor los hallazgos

(reuniones intermedias) y • Prepara conclusiones de la auditoria

Nota: El tiempo de conservación de los papeles de trabajo es decisión del equipo auditor.

11. Auditor Líder y Equipo Auditor


Prepara Informe de Auditoria mediante formato TS-MM-P01-F06 original para el responsable del proceso y copia al Representante por la dirección.

12. Auditor Líder, Equipo Auditor y Responsable de los Procesos


Realizan socialización del Informe de Auditoria mediante reunión de cierre.Realizan la Reunión de Cierre y dejan registro mediante Formato de Acta TS-MM-P01-F05, original para Representante por la dirección y copia para el responsable del proceso objeto de auditoria.

13. Auditor Líder y Equipo Auditor


Preparan y distribuyen el Informe Final de Auditoria, elaborando original para el responsable del proceso objeto de auditoria y copia para el Representante por la Dirección.


Aplica la Evaluación de Desempeño a los integrantes del Equipo Auditor, mediante Formato TS-MM-P01-F07. Ver numeral 3.1.2. de este procedimiento.

15. Responsable del Proceso


Prepara y presenta Plan de Mejoramiento al Representante por la Dirección mediante Formato TS-MM-P01-F08, de acuerdo a lo establecido en el numeral 3.1.1 de éste procedimiento.

16. Representante por la Dirección


Designa el auditor responsable de revisar y efectuar el seguimiento al Plan de Mejoramiento.

17. Auditor Responsable


Evalúa y verifica el desarrollo y cumplimiento de las acciones y objetivos propuestos en el Plan de Mejoramiento. Prepara y remite Informe de Seguimiento al Representante por la Dirección, identificando las oportunidades de mejora.

4. BASE LEGAL:


Página 5 de 6


Versión: 01

Norma ISO 9001:2000 Requisitos del SGC; Norma ISO 19011:2002 Directrices para auditorias de SGC.

5. REGISTROS

No.IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCION TRD

Código Formato

Nombre Lugar Archivo

Medio De Archivo

Responsable De Archivarlo

Tiempo de Retención

Disposición Final

1. TS-MM-P01-F01

Formato Programa Auditorias internas de calidad

Oficina Desarrollo Institucional

Impreso Secretaria Ejecutiva

2 años Archivo Central

2. TS-MM-P01-F02

Formato para la Selección del Equipo Auditor




3. TS-MM-P01-F03

Formato Plan de Auditoria interna de calidad




4. TS-MM-P01-F04

Formato Listas de chequeo de auditorias de calidad

Cualquier Dependencia

Impreso Líder Auditoria 2 años Eliminar

5. TS-MM-P01-F05

Formato Actas (Reunión de apertura y de Cierre) de auditorias de calidad

Vicerrectoría Administrativa



6. No Aplica Evidencias de auditoria (Opcional)

Cualquier Dependencia

Impreso Líder Auditoria 2 años Eliminar

7. TS-MM-P01-F06

Formato de informe de auditoria




8. TS-MM-P01-F07

Formato Evaluación Desempeño Equipo de auditoria de calidad





Página 6 de 6


Versión: 01

No.IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCION TRD

Código Formato

Nombre Lugar Archivo

Medio De Archivo

Responsable De Archivarlo

Tiempo de Retención

Disposición Final

9. TS-MM-P01-F08

Plan de Mejoramiento




6. ANEXOS

Anexo 1. Flujograma Procedimiento de Auditoria Interna de Calidad.

Anexo 2. Formato TS-MM-P01-F01, Programa Auditorias Internas de Calidad.

Anexo 3. Formato TS-MM-P01-F02, Selección del Equipo Auditor.

Anexo 4. Formato TS-MM-P01-F03, Plan de auditoria interna de calidad.

Anexo 5. Formato TS-MM-P01-F04, Listas de chequeo auditorias de calidad.

Anexo 6. Formato TS-MM-P01-F05, Actas (reunión de apertura y cierre) auditorias de Calidad.

Anexo 7. Formato TS-MM-P01-F06, Informe de Auditoria.

Anexo 8. Formato TS-MM-P01-F07, Evaluación Desempeño Equipo de auditorias de Calidad.

Anexo 9. Formato TS-MM-P01-F08, Plan de Mejoramiento.

Anexo 10. Modelo Oficio notificación Equipo Auditor.

Proce auditoria

Documents

Transcript of Proce auditoria