PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN...

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS

RELACIONADOS CON LAS MISMAS

MAYO DE 2004

CLAVE:

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CLAVE:REVISIÓN: 0FECHA: 07/MAY/04 HOJA:

ÍNDICE

Página

1 de 21

1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)..................................................... 2

2.- Diagrama de Flujo............................................................................................ 6

3.- Marco Normativo.............................................................................................12

4.- Anexos............................................................................................................13

5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambio.................................................21

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Actividades Formatos

1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)

Dependencias

INICIA PROCEDIMIENTO

1.-Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

2.-Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso.

3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio?

SÍ:Continúa en la actividad No. 4A.

NO:Pasa a la actividad No. 6.

4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obras, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto.

4B.-Se entera y propone acciones pertinentes.

4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes.

Área Responsable de la Ejecución de

los Trabajos, Residencia de

Obras y/o Contratista

Área Responsable de la Contratación

Área de Programación y

Presupuesto

Cédula de procedencia de cambio

Residencia de Obras


los Trabajos


los Trabajos

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Actividades FormatosDependencias

5.-¿Procede el cambio?

SÍ: Pasa a la actividad No. 8.

NO: Continúa en la actividad No. 6.

6.-Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas.

7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista.

TERMINA PROCEDIMIENTO

8.-Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras.

9.-Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras.

10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios , debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta.

Ir al Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios.

11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos.

12.- Inicia los trabajos.


Contratista

Residencia de Obras


los Trabajos


los Trabajos

Residencia de Obras

Residencia de Obras

Contratista

Notificación de cambio

Residencia de Obras

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Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios.

13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato?



15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos.

16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía.

17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras.

18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos).

Solicita la elaboración del convenio correspondiente.



los Trabajos

Residencia de Obras

Residencia de Obras

Residencia de Obras

Área de Programación y

Presupuesto


los Trabajos

Dictamen Técnico

Orden de Cambio

4 de 21

Residencia de Obras

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20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Responsable de la Contratación.

21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

Ir al Procedimiento Administrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos.




los Trabajos

Área Responsable de la Contratación

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Contratista Residencia de Obras

Área Responsable

de la Ejecución de los Trabajos

Actividades Formatos

2.- Diagrama de Flujo

Área Responsable

de la Contratación

Área de Programación y Presupuesto

INICIA PROCEDIMIENTO

1.- Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

2.- Recibe solicitud de cambio, re-visa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecu-ción de los Trabajos el cambio con las alternativas de solu-ción, en las que se analice fac-tibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y estable-ce la necesidad de prórroga, en su caso.

3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio?

SÍ: Continúa en la actividad No.4A.

NO: Pasa a la actividad No.6.

3NO

SÍ

1

I

Inicio Inicio

1 1

Inicio

A

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2

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4A 4C4B


4A.- Analiza el cambio pre-sentado y determina su procedencia consideran-do las alternativas pro-puestas por la Residen-cia de Obras, si fuera ne-cesario lo envía al Área Responsable de Inge-niería para su revisión, modificación y comen-tarios. En su caso, informa al Área Respon-sable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto.

4B.-Se entera y propone acciones pertinentes.

4C.-Se entera, verifica sufi-ciencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes.

5.-¿Procede el cambio?



6.- Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas.

5

SÍ

NO

Cédula de proceden-cia de cambio

Contratista Residencia de Obras Actividades

Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


6

II

I

Formatos

B

A

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7.- Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista.


8.- Recibe visto bueno del cam-bio, elabora Notificación de Cambio con alcances defini-dos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación nece-saria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notifica-ción de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras.

9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras.

Notifica-ción de cambio


Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


II

7

Fin

8

III

Formatos

8 de 21

9

B

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1113

1112


10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contrata-ción, la autorización de Pre-cios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta.

Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordina-rios.

11.-Ordena por escrito la ejecu-ción de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferente-mente se buscará su autori-zación antes de iniciar los trabajos.

12.- Inicia los trabajos.

Viene del Procedimiento Ad-ministrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraor-dinarios.

13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justi-ficación de cambio, inclu-yendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Eje-cución de los Trabajos.

Dictamen Técnico


Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


III

1111

Formatos

Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios

IV

9 de 21

10

Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios

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1119

1118


14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato?



15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos.

16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Pre-supuesto, redirecciona pre-supuesto y envía.

17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras.

18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notifi-caciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órde-nes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Téc-nico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos).

Solicita la elaboración del convenio correspondiente.

Orden de Cambio


Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


16

V

1115

Formatos

14 NO

SÍ

IV

10 de 21

17

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1120

1121


20.-Recibe solicitud con la docu-mentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Res-ponsable de la Contratación.

21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control.

Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos.



Área Responsable

de la Contratación


Área Responsable


V

Formatos

Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos

11 de 21

Fin

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ACTIVIDADL.O.P.S.R.M.

(ARTÍCULO)

R.L.O.P.S.R.M.

(ARTÍCULO)

POBALINES

(PUNTO)

1 59 pfo. 8 74 pfo. 1 6.7 pfos. 2 y 3

4A6.7.2

6.7.6

8 706.7.2

6.7.6

10 59 pfo. 8 77 pfo. 1 6.7.7 pfo.2

11 77 pfo. 2 6.7.7 pfo. 1

13 69 pfo. 1 6.7.3

15 74 pfo. 2

17 74 pfo. 2

18 6.7.2

20 59 pfo.1 69 pfo. 16.7.1

6.7.8

3.- Marco Normativo

L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las MismasR.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las MismasPOBALINES.- ´Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

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4.- ANEXOS

4.1.- Cédula de procedencia de la notificación de cambio ................................. 14

4.2.- Notificación de cambio............................................................................... 16

4.3.- Dictamen técnico....................................................................................... 18

4.4.-Orden de cambio del contrato..................................................................... 20

Página

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CEDULA DE PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No._______

DATOS DEL CONTRATO

CONTRATO No. ____________________

CONTRATISTA: ____________________________

OBJETO DEL CONTRATO:

MOTIVO DE CAMBIO:

PROBLEMÁTICA ACTUAL:

CAMBIO PROPUESTO:

SE REQUIERE: MONTO______________ PLAZO _____________ PRÓRROGA________________

Número de Hojas presentadas como soporte: ________________

DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACION DE CAMBIO

_____________________ PROCEDE _____________ NO PROCEDE ____________

ACCIONES PROPUESTAS : _______________________________________________________

_______________________________________________________________________________

1

2

3

4

5

6

7 8 9

10

11

12

13

DETERMINA PROCEDENCIA

ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________14

C.c.p. Área responsable de la contratación. Área de programación y presupuesto.

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14

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Nombre del Formato: Cedula de Procedencia de la Notificación de Cambio No._______

INSTRUCTIVO DE LLENADO

DATOS INSTRUCCIONES

1 Se indica Número del contrato.

2 Se indica Nombre del Contratista.

3 Describir el objeto del contrato.

4 Explicar el porque del cambio.

5 Narrar la problemática actual.

6 Se indica el cambio propuesto.

7 Se indica importe del monto del contrato.

8 Se indica los días del plazo requeridos por el cambio.

9 Se indica los días de prorroga por el cambio.

10 Se indica la cantidad de hojas del soporte.

11 Se indica si procede el cambio.

12 Se indica si no procede el cambio.

13 Describir las acciones propuestas.

14 Nombre y firma del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

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NOTIFICACION DE CAMBIO

CONTRATISTA: NOTIFICACION DE CAMBIO:

DIRECCIÓN Contrato No.:

Fecha efectiva

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:

__ Proceder con el trabajo

__ Requiere precios extraordinarios

Planos / Datos ADJUNTOS

__ Se autoriza extensión de tiempo

Entregar propuesta en ____ días

__________________________

Firma Autorizada del Supervisor de Obra:

Nombre:

Fecha:

Representante de PEP (Residente):

Nombre:

Fecha:

OFICIO DEL CONTRATISTA No.

ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS

LA PROPUESTA SERA PRESENTADA SE ANEXA

CONTRATISTA FECHA NOMBRE / CARGO EN LETRA

Firma del Representate Autorizado

1

2

3

4

5

6

8

7

9 12

10

11

13

14

15

16

17

18

19

20

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Nombre del Formato: Notificacion de Cambio


DATOS INSTRUCCIONES

1 Se indica Nombre de la Contratista

2 Se indica Dirección de la Contratista

3 Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva)

4 Se indica Número del contrato

5 Se indica Fecha real de autorización

6 Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo

7 Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo.

8 Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios

9 Se marca con un “X,” si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en blanco.

10 Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo.

11 Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta.

12 Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado anteriormente.

13 Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma.

14 Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma.

15 Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista.

16 Se marca con una “X”, si se acepta sin observaciones.

17 Se marca con una “X”, si contiene observaciones.

18 Se marca con una “X”, si posteriormente se anexa propuesta.

19 Se marca con una “X”, si anexa propuesta.

20 Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma.

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DICTAMEN TÉCNICO

NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.:

CONTRATO No.:

FECHA:

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:

FUNDAMENTO NORMATIVO:

ANTECEDENTES DEL CONTRATO:

JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO:

DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL:

DICTAMINA EL CAMBIO

RESIDENTE

NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________

1

5

4

2

3

6

7

8

9 9

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Nombre del Formato: Dictamen Técnico


DATOS INSTRUCCIONES

1 Se indica Numero de la Notificación de Cambio.

2 Se indica Numero del Contrato.

3 Se indica Fecha de firma del dictamen.

4 Descripción completa del cambio.

5 Se indican los artículos de las Leyes, Reglamentos, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio.

6 Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad.

7 Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido.

8 Se declara que se verifico la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección.

9 Se indican Nombre y firma del Residente de obra.

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ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO

CONTRATISTA: Oficio No.

Contrato No.:

DIRECCIÓN ORDEN DE CAMBIO No.:

Fecha efectiva:

Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes:

Monto:

Plazo:

Otros:

Anexos

Firma Autorizada del Contratista: Fecha NOMBRE Y CARGO

Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.)

Ingeniería ( planos )

Notas de Bitácora

Modificación a programas

Precios Unitarios Extraordinarios

Sanciones de campo

Análisis de precios unitarios

Elaboró

Supervisor

Autorizó

Residente

Notificación(es) de cambio No(s).____

FechaFecha

20 de 21

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Hoja

No.

Estado

Revisión No.Descripción

Iniciales, firma y fecha

Revisó Aprobó

Sección de Cambios

5.- Sección de Firmas de Autorización

Aprobó:Revisó:Elaboró:

21 de 21

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