Procedimiento Contratacion

Procedimiento para la Contratación

CÓDIGO: PR.1-100.09

VERSIÓN: 4.0

FECHA: MAYO 09 DE 2012

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MACROPROCESO APOYO PROCESO DE GESTION JURÍDICA SUBSUBPROCESO DE CONTRATACIÓN 1. OBJETIVO: Fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollen en las diferentes etapas del subproceso contractual y en la celebración de los contratos que requiera la Contraloria General de Caldas, para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales, dando estricto cumplimiento a los principios y procedimientos establecidos en las normas vigentes, particularmente el principio de planeación, a fin de mitigar y controlar los riesgos frente a contratistas o a terceros. 2. ALCANCE: Inicia con el proceso de planeación, a fin de adquirir bienes o servicios requeridos al interior de la Contraloria General de Caldas, y termina con la liquidación de los contratos suscritos por la entidad y la calificación de los proveedores. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS:

Constitución Política de Colombia

Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Ley 1474 de 2011

Decreto reglamentario 734 de 2012 por medio del cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.

4. ABREVIATURAS No aplica. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1. CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA



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La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 5.1.1 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE SUMINISTROS O BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIÓN: ACTIVIDAD 01: Una vez detectada la necesidad de bienes o servicios con características técnicas uniformes y de común utilización al interior de la entidad, se procede a realizar el estudio y documentos previos tal y como lo establece el artículo 2.1.1 y el artículo 3.2.1.1.3 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación y Asesora jurídica en cuanto la modalidad de contratación. El Jefe de la División en la que se presente la necesidad y jefe de la división administrativa y gestión humana, respecto a la descripción de la necesidad, las características del bien o servicio, el valor estimado del bien o servicio y el estudio de mercado respectivo. ACTIVIDAD 02: Una vez determinado el valor del bien o servicio a contratar y realizado el respectivo estudio de mercado, se solicita al Contralor el certificado de disponibilidad presupuestal tal y como lo establece el numeral 6º Art. 25 Ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, contralor, Inspector de Presupuesto. ACTIVIDAD 03: Se proyecta el acto Administrativo que justifique el subproceso de selección distinto a la licitación pública, a fin de ser firmado por el señor Contralor tal y como lo establece el parágrafo 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.



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Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 04: Se proyecta el proyecto de pliegos de Condiciones tal y como lo contempla el numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.3 del Decreto 734 de 2012, se debe tener en cuanta en el proyecto de pliego de condiciones lo establecido en el artículo 4.4.1 respecto a los beneficios otorgados a las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) . Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Jefe de la división administrativa y gestión humana, comité asesor de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 05: Proyección para la firma del Contralor del Aviso de Convocatoria Pública y la ficha técnica tal y como lo establece el artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 06: Publicación en SECOP www.contratos.gov.co y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Aviso de Convocatoria Pública, Proyecto de Pliegos de Condiciones, Los estudios y documentos previos, acto administrativo de justificación de la modalidad de contratación y ficha técnica, con una antelación no inferior a 5 días hábiles a la fecha del acto que ordena la apertura del subproceso tal y como lo establece el artículo 8 de la ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación en lo que respecta a la publicación en el secop y, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos en lo que respecta al proceso a la publicación en la página web.

http://www.contratos.gov.co/


http://www.contraloriageneraldecaldas.gov.co/



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ACTIVIDAD 07: Inicia plazo para recepciónar observaciones presentadas por los proponentes, al proyecto de pliego de condiciones según se establezca en el cronograma del proceso, tal y como lo establece el artículo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. ACTIVIDAD 08: Proyectar respuesta a las observaciones recepcionadas por los particulares al proyecto de pliego de condiciones, para la firma del Contralor. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Comité asesor de contratación, Contralor, Asesora jurídica. ACTIVIDAD 09: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de las observaciones presentadas y las respuestas dadas a las observaciones del proyecto de pliego de condiciones tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 10: Proyección para la firma del contralor, del acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección y el pliego de condiciones definitivo tal y como lo contempla el artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012 y numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, comité asesor de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 11: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co el acto administrativo que ordena la de apertura del proceso de selección, y el pliego de condiciones definitivo tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.






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Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 12: Recepción de ofertas dentro del plazo, según cronograma establecido en el pliego de condiciones definitivo. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. ACTIVIDAD 13 Remisión de propuestas presentadas para ser ingresadas a la ventanilla única Responsable: Responsable del subproceso de contratación, funcionario ventanilla única. ACTIVIDAD 14: De ser el caso, proyección de adendas tal y como lo establece el Decreto. 734 de 2012 Responsable: Responsable del subproceso de contratación, asesora jurídica, comité asesor de contratación, Contralor. ACTIVIDAD 15: Publicación en SECOP y en la pagina web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de las adendas que se hayan presentado. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 16: Finalización del plazo para presentar ofertas y proyección para la firma del contralor del Acta de Cierre. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, Asesora jurídica.





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ACTIVIDAD 17: Publicación en SECOP y en la pagina web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de cierre del proceso contractual. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 18: Verificación de los requisitos habilitantes tal y como lo establece el artículo 3.2.1.1.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Comité Asesor de contratación. ACTIVIDAD 19: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Informe de verificación de requisitos mínimos habilitantes tal y como lo establece el decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 20: Plazo para subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes tal y como lo expresa el artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012, y el inciso 2 del artículo 3.2.1.1.5 de dicho Decreto. Responsable: Comité Asesor de contratación. ACTIVIDAD 21: Proyección del Informe de evaluación de las propuestas subsanando requisitos habilitantes, el cual deberá estar a disposición de los oferentes a fin de formular observaciones a los mismos.







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Responsable: Comité Asesor. ACTIVIDAD 22: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Informe de evaluación final de las propuestas. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 23: Para que la subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar habilitados por lo menos dos oferentes tal y como lo establece el artículo 3.2.1.1.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, comité asesor de contratación, asesora jurídica. ACTIVIDAD 24: Si solo un oferente resulta habilitado para participar en la subasta, la Contraloría adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exeda el presupuesto oficial y ajuste su oferta económica a un descuento mínimo tal y como lo establece el artículo 3.2.1.1.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, comité asesor de contratación, asesora jurídica. ACTIVIDAD 25: Si no se presenta ningún proponente para participar en la subasta, la Entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, el termino en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, comité asesor de contratación, asesora jurídica.




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ACTIVIDAD 26: Análisis y respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes Responsables: Comité Asesor de contratación, Contralor. ACTIVIDAD 27: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de las respuestas dadas a las observaciones. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 28: Se lleva a cabo la subasta inversa presencial dado que no se cuenta con la plataforma tecnológica necesaria para realizar la misma de manera electrónica, caso en el cual se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 3.2.1.1.6 y el artículo 3.2.1.1.8 del Decreto 734 de 2012. Responsables: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, Comité Asesor. Contralor, Asesora jurídica ACTIVIDAD 29: Proyección del acto administrativo de adjudicación del contrato al menor precio ofertado según las reglas del subproceso de subasta inversa, tal y como lo establece el Decreto 734 de 2012. Responsables: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 30: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Acto administrativo de adjudicación, el acta de audiencia de subasta inversa tal y como lo contempla el articulo 2.2.5 del decreto 734 de 2012.






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Responsable: Responsable del subproceso de contratación. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 31: Solicitud de los documentos necesarios, previo al perfeccionamiento del contrato. Responsable: Responsable del subproceso de contratación ACTIVIDAD 32: Proyectar las documentos necesarios para la firma del contralor, a fin de Perfeccionar el contrato estatal tal y como lo establece el art. 41 de la ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 33: Legalización del contrato, aporte de garantía única y aprobación de la misma (de ser el caso), pago de estampillas, solicitud del registro presupuestal, notificación al interventor del contrato. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 34: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del contrato tal y como lo establece el articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 35: Proyección de ser el caso de contratos adicionales (art. 40 Ley 80 de 1993), otro si o modificaciónes al contrato inicial (art. 16 Ley 80 de 1993), actas de suspensión y reiniciación de contratos, o actos administrativos sancionando al contratista.





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Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 36: Publicación en SECOP de adiciones, modificaciones, suspensiones, información sobre sanciones ejecutoriadas tal y como lo contempla el l artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 37: Proyección para la firma del contralor del acta de liquidación del contrato de mutuo acuerdo, o de ser el caso proyección del acto administrativo de liquidación unilateral tal y como lo establece el 11 Ley 1150 de 2007. Responsable: Interventor del Contrato. ACTIVIDAD 38: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de liquidación de mutuo acuerdo o de ser el caso del acto administrativo de liquidación unilateral. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 39: Realizar la evaluación de proveedores, tal y como lo establece la guía de evaluación de proveedores de la Entidad. Responsable: Interventor del Contrato.






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5.1.2 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIDAD DE MENOR CUANTIA: De acuerdo con el valor de la contratación determinado en función del presupuesto anual de la entidad, de acuerdo con el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007. Esta modalidad de selección está regulada en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y artículos 3.2.2.1 del decreto 734 de 2012 y siguientes y aplica para los eventos en que el valor total estimado del contrato requerido es igual o inferior a la menor cuantía determinada en función del presupuesto anual del Contraloría General de Caldas. Procede anotar que la selección abreviad de menor cuantía integra como aspecto diferenciador la presentación de expresiones de interés dentro de los 3 días hábiles siguientes a su apertura. En el evento de que se presenten más de 10 expresiones de interés, la entidad puede realizar sorteo para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección. El estudio previo y los soportes para tramitar una selección abreviada de menor cuantía deben presentarse a la oficina jurídica por parte de la división administrativa y gestión humana, con antelación a la fecha estimada para iniciar la ejecución del contrato, por cuanto el subproceso de contratación evidenciará que la documentación esté completa para tramitarla cumpliendo los términos legales en la forma como se presenta. ACTIVIDAD 01: Una vez detectada la necesidad de bienes o servicios diferente a aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización al interior de la entidad, se procede a realizar el análisis de conveniencia y oportunidad tal y como lo establece el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación y Asesora jurídica en cuanto la modalidad de contratación. El Jefe de la División en la que se presente la necesidad y jefe de la división administrativa y gestión humana, respecto a la descripción de la necesidad, las características del bien o servicio, el valor estimado del bien o servicio y el estudio de mercados.



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ACTIVIDAD 02: Una vez determinado el valor del bien o servicio a contratar, se solicita el certificado de disponibilidad presupuestal tal y como lo establece el numeral 6º Art. 25 Ley 80 de 1993 Responsable: Responsable del subproceso de contratación, contralor, Inspector de Presupuesto ACTIVIDAD 03: Se proyecta el acto Administrativo que justifique el subproceso de selección distinto a la licitación pública, a fin de ser firmado por el señor Contralor tal y como lo establece el artículo 2 de la ley 1150 de 2007. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 04: Se proyecta el proyecto de pliegos de Condiciones tal y como lo contempla el numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.3 del Decreto 734 de 2012, se debe tener en cuanta en el proyecto de pliego de condiciones lo establecido en el artículo 4.4.1 respecto a los beneficios otorgados a las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Jefe de la división administrativa y gestión humana, comité asesor de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 05: Proyección para la firma del Contralor del Aviso de Convocatoria Pública tal y como lo establece el artículo 2.2.1 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Asesora jurídica, Contralor



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ACTIVIDAD 06: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.codel Aviso de Convocatoria Pública, Proyecto de Pliegos de Condiciones, Los estudios y documentos previos, y el acto administrativo de justificación de la modalidad de contratación, con una antelación no inferior a 5 días hábiles a la fecha del acto que ordena la apertura del subproceso tal y como lo establece el artículo 8 de la ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 07: Inicia plazo para recepciónar observaciones presentadas por los proponentes, al proyecto de pliego de condiciones según se establezca en el cronograma del proceso, tal y como lo establece el artículo 2.2.6 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. ACTIVIDAD 08: Proyectar respuesta a las observaciones recepcionadas por los particulares al proyecto de pliego de condiciones, para la firma del Contralor. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Comité asesor de contratación, Contralor, Asesora jurídica. ACTIVIDAD 09: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de las observaciones presentadas y las respuestas dadas a las observaciones del proyecto de pliego de condiciones tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos.






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ACTIVIDAD 10: Proyección para la firma del contralor, del acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección y el pliego de condiciones definitivo tal y como lo contempla el artículo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012 y numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, comité asesor de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 11: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co el acto administrativo que ordena la de apertura del subproceso de selección, y el pliego de condiciones definitivo tal y como lo establece el articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 12: Iniciación del plazo para manifestar interés dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura, del subproceso, con el fin de conformar la lista de los posibles oferentes, tal y como lo contempla el artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del Subproceso de Contratación. ACTIVIDAD 13: En caso de que no se manifieste ningún posible oferente se proyectará para la firma del contralor el acto administrativo que declara desierto el subproceso de selección tal y como lo establece el artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del Subproceso de Contratación, Contralor Asesora jurídica.





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ACTIVIDAD 14: En caso de declaratoria desierta, se deberá publicar en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co, el acto administrativo que así lo declara tal y como lo establece el articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación y Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 15: En caso de que se presenten más de 10 manifestaciones, se realizará la audiencia de sorteo de consolidación de oferentes, la cual se podrá realizar a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos aquellos que lo manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones y tal y como lo establece el 3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor Asesora jurídica, Comité asesor de contratación. ACTIVIDAD 16: Publicación en el SECOP y en la pagina web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de audiencia de sorteo de consolidación de oferentes, tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, y Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 17: En caso de no llegar a audiencia de sorteo por haber manifestado interés un número inferior a 10 personas, publicación de lista de posibles oferentes. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, y Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos.







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ACTIVIDAD 18: Recepción de ofertas dentro del plazo, según cronograma establecido en el pliego de condiciones definitivo. Tal y como lo establece el artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. ACTIVIDAD 19: Remisión de propuestas presentadas para ser ingresadas a la ventanilla única Responsable: Responsable del subproceso de contratación y funcionario ventanilla única. ACTIVIDAD 20: De ser el caso, proyección de adendas tal y como lo establece el Decreto. 734 de 2012 Responsable: Responsable del subproceso de contratación, asesora jurídica, comité asesor de contratación, Contralor. ACTIVIDAD 21: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de las adendas que se hayan presentado tal y como lo establece el articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 22: Finalización del plazo para presentar ofertas y proyección para la firma del contralor del Acta de Cierre. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, Asesora jurídica.





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ACTIVIDAD 23: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de cierre del proceso contractual. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 24: Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación y calificación de propuestas tal y como lo establece el artículo 3.2.2.1 del Decreto734 de 2012. Responsable: Comité Asesor de contratación. ACTIVIDAD 25: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Informe de verificación de requisitos mínimos habilitantes y evaluación de propuestas, tal y como lo establece el Articulo 2.2.5 del decreto 734 de 2012, el cual deberá estar a disposición de los oferentes durante tres (03) días hábiles, término dentro del cual los oferentes podrán presentar observaciones de las mismas. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 26: Plazo para subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes tal y como lo expresa el artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012, y el inciso 2 del artículo 3.2.1.1.5 de dicho Decreto. Responsable: Comité Asesor de contratación. ACTIVIDAD 27: Proyección del Informe de evaluación de las propuestas subsanando requisitos habilitantes, el cual deberá estar a disposición de los oferentes a fin de formular observaciones a los mismos. Responsable: Comité Asesor.







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ACTIVIDAD 28: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Informe de evaluación final de las propuestas. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 29: Análisis y proyección de las respuestas a las observaciones presentadas por los oferentes Responsables: Comité Asesor de contratación, Contralor. ACTIVIDAD 30: Proyección del acto administrativo de adjudicación para la firma del contralor el cual deberá contener las respuestas a las observaciones, tal y como lo establece el Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, Asesora Jurídica. ACTIVIDAD 31: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Acto administrativo de adjudicación tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 32: De ser el caso, proyección para la firma del contralor del acto Administrativo de declaratoria desierta del subproceso de selección tal y como lo establece el decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor Asesora jurídica.






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ACTIVIDAD 33: Publicación en SECOP y en la pagina web de la Entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Acto administrativo que declara desierto el proceso de adjudicación tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 34: Realización de la audiencia de adjudicación en la que será notificado el acto administrativo de adjudicación. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Comité asesor de contratación, Contralor, Asesora jurídica. ACTIVIDAD 35: Publicación en SECOP y en la página web de la Entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de la audiencia de adjudicación tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 36: Solicitud de los documentos necesarios, previo al perfeccionamiento del contrato. Responsable: Responsable del subproceso de contratación ACTIVIDAD 37: Proyectar las documentos necesarios para la firma del contralor, a fin de Perfeccionar el contrato estatal tal y como lo establece el art. 41 de la ley 80 de 1993.







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Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 38: Legalización del contrato. Aporte de garantía única y aprobación de la misma ( de ser el caso) , pago de estampillas, solicitud del registro presupuestal, notificación al interventor del contrato. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 39: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del contrato tal y como lo establece el articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 40: Proyección de ser el caso de contratos adicionales (art. 40 Ley 80 de 1993), otro si o modificaciónes al contrato inicial (art. 16 Ley 80 de 1993), actas de suspensión y reiniciación de contratos, o actos administrativos sancionando al contratista. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 41: Publicación en SECOP de adiciones, modificaciones, suspensiones, información sobre sanciones ejecutoriadas tal y como lo contempla el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos.






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ACTIVIDAD 42: Proyección para la firma del contralor el acta de liquidación del contrato de mutuo acuerdo, o de ser el caso proyección del acto administrativo de liquidación unilateral tal y como lo establece el 11 Ley 1150 de 2007. Responsable: Interventor del Contrato. ACTIVIDAD 44: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de liquidación de mutuo acuerdo o de ser el caso del acto administrativo de liquidación unilateral. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 45: Realizar la evaluación de proveedores, tal y como lo establece la guía de evaluación de proveedores de la Entidad. Responsable: Interventor del Contrato.

5.2 CONTRATOS BAJO LA MODALIDAD DE MINIMA CUANTIA: La modalidad de selección de mínima cuantía corresponde a la modalidad de selección en la cual los contratos no exceden el 10% de la menor cuantía de la Entidad, independientemente de su objeto. ACTIVIDAD 1: Una vez detectada la necesidad de bienes o servicios independientemente de su objeto y que su cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía, se procederá a realizar el análisis de conveniencia y oportunidad tal y como lo establece el artículo 3.5.2 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación y Asesora jurídica en cuanto la modalidad de contratación. El Jefe de la División en la que se presente la necesidad y jefe de la división administrativa y gestión humana, respecto a la





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descripción de la necesidad, las características del bien o servicio y el valor estimado del bien o servicio. ACTIVIDAD 02: Una vez determinado el valor del bien o servicio a contratar y realizado el estudio de mercado respectivo, se solicita el certificado de disponibilidad presupuestal tal y como lo establece el numeral 6º Art. 25 Ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, contralor, Inspector de Presupuesto. ACTIVIDAD 03: Se proyecta el acto Administrativo que justifique el subproceso de selección distinto a la licitación pública, a fin de ser firmado por el señor Contralor tal y como lo establece el parágrafo 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 4: Se proyecta la invitación pública a presentar ofertas, a fin de ser firmada por el contralor, tal y como lo consagra el artículo 94 de la ley 1474 de 20011 y el artículo 3.5.3 del decreto reglamentario 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Jefe de la División administrativa y gestión humana, comité asesor de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 5: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de la invitación pública, Los estudios y documentos previos, y el acto administrativo de justificación de la modalidad de contratación, tal y como lo establece el artículo 94 de la ley 1474 de 20011 y el artículo 2.2.5 del decreto reglamentario 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos.





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ACTIVIDAD 6: Se Recepcionan de las ofertas presentadas dentro del plazo establecido según cronograma y tal y como lo establece el artículo 94 de la ley 1474 de 2011. Responsable: Responsable subproceso de contratación. ACTIVIDAD 7: Remisión de propuestas presentadas para ser ingresadas a la ventanilla única Responsable: Responsable del subproceso de contratación, funcionario responsable de ventanilla única. ACTIVIDAD 8: Finalización del plazo para presentar ofertas y proyección para la firma del contralor del Acta de Cierre. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, Asesora jurídica. ACTIVIDAD 9: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de cierre del proceso contractual. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 10: Proyección del informe de evaluación de las ofertas presentadas tal y como lo establece el artículo 3.5.3 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Comité Asesor de contratación. ACTIVIDAD 11: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Informe de evaluación tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.







VERSIÓN: 4.0


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Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos ACTIVIDAD 12: Plazo para subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes tal y como lo expresa el artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Comité Asesor de contratación. ACTIVIDAD 13: Proyección del Informe de evaluación de las propuestas subsanando requisitos habilitantes, el cual deberá estar a disposición de los oferentes a fin de formular observaciones a los mismos. Responsable: Comité Asesor. ACTIVIDAD 14: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Informe de evaluación final de las propuestas. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 15: Inicia el plazo para presentar observaciones por parte de los proponentes a la evaluación realizada Responsable: Responsable del subproceso de contratación ACTIVIDAD 16: Análisis y respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes Responsables: Comité Asesor de contratación, Contralor.




VERSIÓN: 4.0


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ACTIVIDAD 17: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co de las respuestas dadas a las observaciones. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 18: Proyección de la comunicación de aceptación de la oferta tal y como lo establece el articulo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Asesora jurídica, Contralor. ACTIVIDAD 19: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.o de la comunicación de aceptación de la oferta tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 20: De no lograrse la adjudicación, se declara desierto el proceso mediante comunicación motivada y se hace el respectivo acto administrativo tal y como lo establece el parágrafo del articulo 3.5.3 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Asesora jurídica, Contralor, comité asesor de contratación. ACTIVIDAD 21: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.o de la comunicación de declaratoria desierta del proceso y del acto administrativo tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012.


http://www.contraloriageneraldecaldas.gov.o/

http://www.contraloriageneraldecaldas.gov.o/



VERSIÓN: 4.0


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Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 22: Proyección del acto administrativo de adjudicación del proceso. Responsables: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 23: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del Acto administrativo de adjudicación. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 24: Solicitud de los documentos necesarios, previo al perfeccionamiento del contrato. Responsable: Responsable del subproceso de contratación ACTIVIDAD 25: Proyectar las documentos necesarios para la firma del contralor, a fin de Perfeccionar el contrato estatal tal y como lo establece el art. 41 de la ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 26: Legalización del contrato. Aporte de garantía única y aprobación de la misma (de ser el caso), pago de estampillas, solicitud del registro presupuestal, notificación al interventor del contrato. Responsable Contratista, responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica, Inspector de presupuesto,





VERSIÓN: 4.0


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ACTIVIDAD 27: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del contrato tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 28: Proyección de ser el caso de contratos adicionales (art. 40 Ley 80 de 1993), otro si o modificaciones al contrato inicial (art. 16 Ley 80 de 1993), actas de suspensión y reiniciación de contratos, o actos administrativos sancionando al contratista. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 29: Publicación en SECOP de adiciones, modificaciones, suspensiones, información sobre sanciones ejecutoriadas tal y como lo contempla el numeral 17 del artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 30: Proyección para la firma del contralor el acta de liquidación del contrato de mutuo acuerdo, o de ser el caso proyección del acto administrativo de liquidación unilateral tal y como lo establece el 11 Ley 1150 de 2007. Responsable: Interventor del Contrato. ACTIVIDAD 31: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de liquidación de mutuo acuerdo o de ser el caso del acto administrativo de liquidación unilateral.








VERSIÓN: 4.0


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Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 32: Realizar la evaluación de proveedores, tal y como lo establece la guía de evaluación de proveedores de la Entidad. Responsable: Interventor del Contrato.

5.3 CONTRATACIÓN DIRECTA: 5.3.1 CONTRATACIÓN DIRECTA – (CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS – CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES – PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN) La modalidad de selección de contratación directa bajo la causal de contratos interadministrativos es aplicada, cuando las entidades señaladas en el articulo 2 de la ley 80 de 1993 celebran contratos directamente entre ellas, siempre que las obligaciones del mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora La modalidad de selección de contratación directa bajo la causal de no existir pluralidad de oferentes en el mercado se aplica, cuando 1) No existe más de una persona inscrita en el RUP. Y 2) solo existe una persona que pueda proveer el bien o servicios por ser titular de los derechos de propiedad industrial o derechos de autor, o per ser de acuerdo con la ley su proveedor exclusivo. La modalidad de selección de contratación directa bajo la causal de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión será utilizada cuando se requiera contratar servicios profesionales de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se realizan en función a la formación académica y experiencia del contratista, o cuando se requieran contratar actividades operativas logísticas o asistenciales vinculadas a la realización de las tareas propias de la Entidad.



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ACTIVIDAD 1: Una vez detectada la necesidad, del bien o servicio y previa presentación de la propuesta por parte de la Entidad pública (en caso de ser contrato interadministrativo) o presentación de propuesta por parte de persona natural o jurídica (En caso de ser contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y por no existir pluralidad de oferentes), se procede a realizar el análisis de conveniencia y oportunidad tal y como lo establece el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación y Asesora jurídica en cuanto la modalidad de contratación y el Jefe de la División en la que se presente la necesidad, respecto a la descripción de la necesidad, las características del bien o servicio y el valor estimado del bien o servicio. ACTIVIDAD 02: Una vez determinado el valor del bien o servicio a contratar, se solicita el certificado de disponibilidad presupuestal tal y como lo establece el numeral 6º Art. 25 Ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, contralor, Inspector de Presupuesto. ACTIVIDAD 3: Se proyecta el acto Administrativo de justificación de contratación directa tal y como lo establece el artículo 3.4.1.1 del decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, contralor, Asesora jurídica. ACTIVIDAD 4: Publicación en el SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acto administrativo de justificación de contratación directa y de los estudios previos. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos.




VERSIÓN: 4.0


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ACTIVIDAD 5: Solicitud de los documentos necesarios, previo al perfeccionamiento del contrato. Responsable: Responsable del subproceso de contratación ACTIVIDAD 6: Proyectar las documentos necesarios para la firma del contralor, a fin de Perfeccionar el contrato estatal tal y como lo establece el art. 41 de la ley 80 de 1993. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica. ACTIVIDAD 7: Legalización del contrato. Aporte de garantía única y aprobación de la misma (de ser el caso), pago de estampillas, solicitud del registro presupuestal, notificación al interventor del contrato. Responsable: Contratista, responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica, Inspector de presupuesto, ACTIVIDAD 8: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del contrato tal y como lo establece el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación. Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 9: Proyección de ser el caso de contratos adicionales (art. 40 Ley 80 de 1993), otro si o modificaciónes al contrato inicial (art. 16 Ley 80 de 1993), actas de suspensión y reiniciación de contratos, o actos administrativos sancionando al contratista. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Contralor, asesora jurídica.





VERSIÓN: 4.0


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ACTIVIDAD 10: Publicación en SECOP de adiciones, modificaciones, suspensiones, información sobre sanciones ejecutoriadas tal y como lo contempla el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 11: Proyección para la firma del contralor el acta de liquidación del contrato de mutuo acuerdo, o de ser el caso proyección del acto administrativo de liquidación unilateral tal y como lo establece el 11 Ley 1150 de 2007. Responsable: Interventor del Contrato. ACTIVIDAD 12: Publicación en SECOP y en la página web de la entidad www.contraloriageneraldecaldas.gov.co del acta de liquidación de mutuo acuerdo o de ser el caso del acto administrativo de liquidación unilateral. Responsable: Responsable del subproceso de contratación, Profesional Universitario 02 del proceso de recursos tecnológicos. ACTIVIDAD 13: Realizar la evaluación de proveedores, tal y como lo establece la guía de evaluación de proveedores de la Entidad. Responsable: Interventor del Contrato. 6. FORMATOS / REGISTROS. Formato 1: Estudios y documentos previos. Formato 2: Proyecto pliego de condiciones selección abreviada (ABSCTUCU) Formato 3: Proyecto pliego condiciones selección abreviada (MENOR CUANTÍA) Formato 4: Convocatoria pública (SELECCIÓN ABREVIADA) Formato 5: Invitación pública (MÍNIMA CUANTÍA) Formato 6: Pliego de condiciones definitivo selección abreviada (ABSCTUCU) Formato 7: Pliego de condiciones definitivo selección abreviada (MENOR

CUANTÍA) Formato 8: Acta de cierre manifestación de interés en participar selección






VERSIÓN: 4.0


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Abreviada (MENOR CUANTÍA) Formato 9: Adendas Formato 10: Acta de cierre presentación de propuestas Formato 11: Acta evaluación Formato 12: Acta de subasta inversa selección abreviada (ABSCTUCU) Formato 13: Acta audiencia de adjudicación selección abreviada (MENOR

CUANTÍA) Formato 14: Contrato Formato 15: Otro si Formato 16: Acta de liquidación. 7. GLOSARIO: No Aplica

Elaboro: Jenny Constanza Osorio Velez

Reviso: Daliris Arias Marin

Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila

Cargo: Profesional Universitario Grado 02

Cargo: Asesora Planeación

Cargo: Contralor

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS FECHA

Versión 2.0 Cambio en el Manual de funciones y competencias. Diciembre 07 de 2009

Versión 3.0 Actualización por cambio de normatividad. Septiembre 22 de 2011

Versión 4.0

Actualización por cambio de normatividad. Mayo 09 de 2012

Cambio de Logo Mayo 10 de 2013

Procedimiento Contratacion

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