PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL - VERSIÓN 1

FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta VERSIÓN: 1

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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO Contratar a la planta de colaboradores para proveer el talento humano requerido en la organización.

ALCANCE Cubre las acciones relacionadas con la contratación de personal nuevo, prórrogas y prestación de servicios.

DEFINICIONES

- Prórroga: contrato ampliado por principio de silencio administrativo positivo. - Contratar: formalizar la vinculación laboral, subordinada o no subordinada, como colaborador FECEDA. - Prestación de servicio: contratación sin subordinación laboral para cumplir objetivos específicos. - Renovación: ampliación de un contrato por un plazo superior al pactado originalmente. - Cambio de contrato: contratación a un colaborador vinculado a la planta que es asignado a un cargo

diferente al actual.

ANEXOS N/A

DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

0 Inicio N/A N/A N/A

1 Recibir decisión y verificar soportes

a. Recibir la decisión del colaborador seleccionado para cubrir un puesto de trabajo o atender una comisión de trabajo;

b. Verificar el cumplimiento de las condiciones del procedimiento de selección:

- Experiencia; - Formación y educación; - Resultados de evaluaciones y entrevistas. c. Si hay incompatibilidad notificar y termina aquí.

Nota: para las renovaciones o cambios de contratos (ascensos o cambio de cargo) de colaboradores vinculados, se ejecutan los pasos de este procedimiento a excepción del número nueve (“9. Decidir continuidad al finalizar el periodo de prueba.”); y modificar la interpretación del paso cinco (“5. Afiliar a la seguridad social”) por “5. Reportar las novedades de seguridad social”.

Gerente Subgerente

Selección de personal y contratación

2 Informar condiciones laborales

a. Informar al seleccionado de la decisión; b. Retroalimentar las condiciones laborales: horarios, sitio de

trabajo, salario, tipo de contrato, reglamento interno de trabajo, periodo de prueba;

c. Si es por prestación de servicios, explicar la independencia y NO subordinación laboral;

d. Cuando el seleccionado no acepta, notificar a gerencia y termina el procedimiento.

Subgerente Seleccionado


3 Recibir documentación

a. Para la contratación laboral, se debe presentar: - Fotocopia de la cédula; - Pasado judicial; - Antecedentes disciplinarios; - Antecedentes fiscales; - Soportes de la hoja de vida.


Hoja de vida

3.1

Recibir documentación para contratos por prestación de servicios

a. Para la contratación, se debe presentar: - Cédula - Rut - Registro de aporte a Salud, Pensión y Riesgos (o carta de

exoneración de riesgos); - Antecedentes disciplinarios; - Pasado Judicial;


Hoja de vida


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DESCRIPCIÓN


DOCUMENTO

- Póliza de garantías (según monto de contratación); - Proyecto de trabajo (Según labor contratada); - Hoja de vida con soportes. Nota: En los casos de contratos por prestación de servicios, continuar en el paso seis (6) y ahí termina el procedimiento.

4 Afiliar a seguridad social

a. Determinar la empresa de salud y pensiones de preferencia para el seleccionado;

b. Determinar beneficiarios de la afiliación a Salud que reportará el seleccionado (adjuntar documentación);

c. Reportar novedades a Salud, Riegos Profesionales, Pensión y Caja de Compensación;

d. Verificar la certificación de recibidos.

Subgerente Recepción Seleccionado

Planillas de: pensión, salud, caja de compensación, riesgos profesionales

5 Firmar contrato

a. Elaborar contrato según condiciones pactadas; b. Enviar a gerencia para revisión (corregir cuando haya lugar); c. Entregar al seleccionado para su revisión (ajustar cuando

haya lugar, con la aceptación de gerencia); d. Firmar el contrato de trabajo (Gerente y Seleccionado); e. Adquirir la condición de colaborador de FECEDA.

Subgerente Gerente Colaborador

Contrato

6 Archivar

a. Recopilar la información ; b. Organizar los soportes según tabla de retención

documental; c. Rotular y archivar.

Subgerente Archivo

7 Inducir al colaborador

a. Para servicios generales, brindar instrucciones de los planes de mantenimiento, así como del manual de calidad;

b. Para los demás, un colaborador antiguo debe: - Explicar funciones y brindar recomendaciones; - Modelar las actividades en sitio; - Solicitar la reproducción por parte del colaborador nuevo. c. Verificar el cumplimiento de la inducción (verbalmente); d. Entregar copia de: manual de funciones, calidad y

reglamento interno de trabajo (digital); e. Evaluar el conocimiento de los manuales entregados (el

personal de servicio será retroalimentado verbalmente); f. Aprobar con el ochenta por ciento (mínimo); caso contrario,

repetir una vez más.



8 Constituir Pólizas y usuarios

a. Realizar la inclusión en las pólizas institucionales según el cargo contratado (Manejo individual, manejo global, Transporte de valores).

b. Crear y parametrizar el usuario para manejo de la plataforma tecnológica.

c. Solicitar y asignar las claves según el cargo contratado (Centrales de riesgo, caja fuerte, acceso a las oficinas, transacciones electrónicas).

Subgerente Secretaria

Póliza Oficios

9 Decidir continuidad al final del periodo de prueba

a. Terminar periodo de prueba (programar en agenda); b. Evaluar la continuidad del contrato: - Conocimiento y cumplimiento de los manuales; - Adaptación y contribución al clima laboral de la empresa

(observación del jefe inmediato y apreciaciones recopiladas del equipo de colaboradores);

- Competencia (observación directa del jefe inmediato) para el desarrollo de las funciones;

- Quejas, reclamos y/o sugerencias de asociados. c. Cuando sea inconveniente, terminar contrato y liquidar; d. Cuando sea favorable, notificar verbalmente la continuidad.

Subgerente Colaborador



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DESCRIPCIÓN


DOCUMENTO

10 Terminar N/A N/A N/A

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Carlos Andrés peñas NOMBRE Celestino Romero NOMBRE Orlando Moreno

CARGO Asesor de calidad CARGO Gerente CARGO Presidente Junta Directiva

FECHA 03 de junio de 2011 FECHA 10 de junio de 2011 FECHA 23 de junio de 2011

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