Procedimiento de uso del portal de encuestas VW...

Instructivo Portal VW Argentina

INSTRUCTIVO VW ARGENTINA

Procedimiento de uso del portal de encuestas VW Argentina

Dirigido a la Red de Concesionarios

VW Argentina


OBJETIVO

USUARIO Y PASSWORD

VW y TNS Argentina ponen a disposición de la red de concesionarios, un

portal web desarrollado por la consultora que permite monitorear todas las etapas

de la Encuesta de Satisfacción.

Se ingresa al Portal en el dominio http://volkswagen.tns-gallup.com.ar/

Cada responsable de concesionario, zona, región tiene a disposición un

nombre de usuario y password para acceder al portal. En este sentido cada

concesionario tiene acceso a sus propios resultados sin tener acceso a los de los

demás.

Ante cualquier inconveniente con el ingreso al portal, los usuarios y

contraseñas o la administración de los mismos, todos los usuarios tendrán a su

disposición la casilla “Soporte CSS”/[email protected] que estará

habilitada para despejar todas sus dudas.


MENÚES DEL PORTAL

MÓDULO IMPORT. VENTAS: GENERACIÓN DEL ARCHIVO DE DATOS AES

El portal desarrollado especialmente para VW Argentina dispone de distintos

menús o secciones: “Import. Ventas”, “Alertas”, “Campo”, “Audios”, “Administrar” y

“Resultados”.

Fecha de alta módulo importación: 25/02/2014 El módulo de importación ventas se utiliza para enviar las AES de VW

Argentina a TNS.

De acuerdo con los tres cortes de información estimados para extraer AES

con datos de contacto de los clientes, es Volkswagen Argentina quien en primera

instancia proveerá a la empresa TNS de Aak´s (AES) para encuestar a los clientes.

A lo largo del mes y, en caso de que los concesionarios observen que les

faltan datos o encuestas para poder cumplir con la cuota establecida, serán ellos

mismos y los zonales quienes podrán importar más AES enriquecidas o sacadas

directamente del sistema NADCON. Siempre hay que tener en cuenta que para

cada CSS, se estarán encuestando clientes del mes en curso.

Asimismo, Volkswagen Argentina proveerá a TNS Gallup de la información de

patentamientos requerida, con el objeto de establecer el cruce necesario para

encuestar a los clientes que tengan como mínimo 10 días de patentado el vehículo.

En caso de que los concesionarios carguen sus AES, el procedimiento a

seguir será el siguiente:

El usuario deberá generar un archivo Excel conteniendo los datos y los títulos

de acuerdo al formato del archivo que se encuentra disponible para descargar en el

portal web de TNS Argentina


Una vez generado el archivo, que debe ajustarse al formato indicado, se

procederá a la carga del mismo en el módulo de importación


Desde esta sección del portal el usuario seleccionará el archivo previamente

preparado especialmente para tal fin. Para cargar el archivo se deberá presionar el

botón IMPORTAR, como indica la imagen superior.

Una vez ingresado y cargado el archivo, la página web indicará en color rojo

cuantos registros útiles han quedado y nos permitirá descargar el archivo Excel con

aquellos datos que contengan algún error.

Al presionar el botón “CLICK PARA DESCARGAR EXCEL CON ERRORES” nos

abrirá en Excel los datos que contengan algún error y en la última columna del

archivo se detalla cual es el error encontrado.

DETALLE DE ERRORES ARROJADOS POR EL PORTAL:

- Registros duplicados en todos sus campos. (ej: “TELEFONO Duplicado, no

se importa ninguno de estos casos”)

- Teléfonos sin formato texto.( ej “TELEFONO carac.alfa”)

- Teléfonos a los que les falta o sobra algún número. (ej “TELEFONO

erróneo Falta Sobra Numero”)

- Registros sin campos obligatorios o con errores en los campos

obligatorios (ej. ”APELLIDO CLIENTE2 dígitos”)

- Teléfonos que no macheen con la base de patentamiento correspondiente

al período de encuestas.

Una vez realizada la carga total de información en el portal, cada

Concesionario/Taller puede verificar la cantidad de registros que han sido

ingresados. Para eso, deberá ingresar a la sección Alertas.


MÓDULO ALERTAS

MÓDULO CAMPO

Fecha de alta módulo Alertas: 15/02/2014

El módulo “Alertas” permite ver de qué concesionarios hay base de Aak’s

cargadas por VW, cuántos registros fueron enviados y qué concesionarios no

enviaron registros.

La información de la sección se encuentra subdividida por regiones, zonas y

concesionarios. Cada usuario que ingrese en esta sección podrá observar solamente

la información de su concesionario, zona o región (de acuerdo a su nivel de

jerarquía).

Los casilleros estarán “semaforizados”: El color rojo indica que no se

recibieron Aes para el concesionario, amarillo que se recibieron pocas Aes y verde

que se recibió una cantidad suficiente de AES para hacer la cantidad de encuestas

solicitadas. Es en esta instancia donde el concesionario que no tuviera datos

suficientes debería importar base.

Se podrá observar la información cargada ola a ola.

Fecha de alta módulo Campo: ya se encuentra habilitado

Esta sección del portal permite a los usuarios realizar un doble seguimiento:

Por un lado, al seleccionar en el desplegable la opción “campo Argentina” pueden

observar la cantidad de números que efectivamente pasaron a campo, cantidad de

encuestas efectivas por concesionario, números disponibles y números utilizados

hasta el momento (divididos en rechazos, info de tono, no contesta, etc.).

Es importante tener en cuenta que en esta instancia los usuarios van a ver

en la columna “teléfonos totales” la cantidad de números que efectivamente

pasaron a campo (y que esa cantidad de teléfonos va a diferir de la que figura en la

sección alertas).


Los teléfonos que llegan a esta instancia son los que superaron una

depuración que se basa en la eliminación de repetidos, teléfonos pertenecientes a

concesionarios, vendedores o cualquier otro listado enviado por VW Argentina a

TNS.

Esta sección también se encuentra semaforizada en la columna “efectivas”.

Allí vamos a ver marcados en color verde los casilleros de los concesionarios que ya

alcanzaron el target, en amarillo los de los que tienen alguna encuesta efectiva

hecha pero no alcanzaron el target y en gris los de los que no tienen encuestas

hechas.

En el módulo Campo también se puede seleccionar en el desplegable la

opción “CSS Argentina” donde los usuarios podrán supervisar los avances de

resultados para OS, OPM y CLE para la ola en curso.

Para pasar de una opción de seguimiento a otra siempre se deberá buscar el

nombre en el desplegable y luego clickear el botón “Modificar”.


MÓDULO AUDIOS

Fecha de alta módulo Audios: Ya se encuentra habilitado

En esta sección del portal los usuarios pueden realizar escuchas de todas las

encuestas correspondientes a sus concesionarios, exceptuando los de aquellos

entrevistados que no nos dan permiso para que enviemos sus datos particulares

(TNS Argentina cumple con la ley de Habeas data).

Cada encuesta se encuentra identificada por número de ID y pueden

realizarse consultas de audios para cualquiera de las olas realizadas, seleccionando

los mismos y filtrándolos por región, zona, sucursal o ID.

Los audios podrán filtrarse por Ola (período de evaluación), la nomenclatura

“0114” corresponde a enero 2014, “0214” a febrero 2014 y así sucesivamente.


MÓDULO ADMINISTRAR: ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

Fecha de alta módulo Administrar: Ya se encuentra habilitado.

El responsable designado del concesionario podrá ingresar al portal provisto

por TNS Argentina y administrar la información de sus respectivos vendedores en la

sección “Administrar”:


Una vez dentro de la sección podrá observar la información de sus

vendedores habilitados (cada concesionario verá los suyos).

Haciendo “click” en el ícono del sujeto podrá ingresar un nuevo vendedor

al concesionario, para ello se abrirá una nueva pantalla donde se ingresarán los

datos del mismo (los campos teléfono y celular no son obligatorios). Luego de

completar esa información se debe clickear el botón “Alta”:


En caso de que el administrador desee editar la información de un usuario

o dejar inactivo al mismo deberá clickear en alguno de los dos íconos que figuran

a la derecha de ese mismo usuario:

Es importante aclarar que ningún usuario se dejará inactivo

automáticamente, una vez clickeada la cruz para dejar inactivo al usuario se

ingresará a la siguiente pantalla y el administrador deberá confirmar su decisión al

clickear la opción “Baja”


La información histórica de todos los usuarios quedará almacenada en el

portal, en caso de volver a darse de alta su información no se perderá.

Para la opción de edición de usuarios el responsable del concesionario

podrá editar opciones tales como el nombre de usuario o password de cualquiera de

sus vendedores, asimismo podrá darle permiso para supervisar el trabajo en el

concesionario (por default está opción está bloqueada, pero en caso de resultar

necesario se puede llegar a darla de alta).

Para otorgar permiso a un usuario para supervisar se deberá hacer “click” en

el casillero de su izquierda, cambiar la opción del desplegable a “si” y luego apretar

el botón “Modificar”.


MÓDULO RESULTADOS

Fecha de alta módulo Resultados: 05/03/2014

En esta sección del portal los usuarios podrán ver los resultados acumulados

a 12 mm (encuestas realizadas en el período seleccionado y en los 11 meses

anteriores al mismo).

Siempre dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario que ingrese al

portal, podrá filtrar los resultados por período, zona, concesionario, sucursal y

vendedor.

Los resultados podrán observarse de forma general (ejemplo: CSS total por

zona vs. CSS total para el País), como un histórico (viendo la evolución 12 mm

mes a mes para los indicadores principales CSS para un concesionario, zona, etc.),

por evolución (donde el usuario podrá ver la evolución histórica de su CSS total),

detalle de la performance de indicadores en detalle induicadores (donde

figurarán todos los resultados 12mm para todas las preguntas cerradas) y detalle

vendedores según objetivos fijados.

Los resultados podrán imprimirse desde el portal o importarse en formato

PDF desde el mismo.

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