Procedimiento Elaboracion de Documentos v 2

8/6/2019 Procedimiento Elaboracion de Documentos v 2

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Cdigo: CI-GC-P-01

Versin: 02PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEDOCUMENTOS

Fecha: 01/06/2007

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Ministerio de Minas y Energa Repblica de Colombia

1. OBJETIVOEstablecer los lineamientos generales para la elaboracin de los documentos.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que afectan el Sistema de Gestin de la Calidad, delMinisterio de Minas y Energa (MME).

3. DEFINICIONES

Acto administrativo: Todo acto jurdico dictado por la Administracin y sometido al DerechAdministrativo. Aclaracin de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo realizada por Administracin en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestadreglamentaria. 1

Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado yacordado en una reunin, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.

Alcance: Parte del documento que define la extensin, las reas, servicios y/o procesos alos cuales aplica.

Anexos: Informacin adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para lcomprensin del mismo y aplicacin de las actividades descritas. Incluye los formatosdiagramas, guas u otros documentos relacionados.

Circulares: Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismotexto o contenido, dirigida a varios destinatarios.2 La circular externa da a conocer a losclientes externos del MME, productos, servicios u otras informaciones, que por lo general sode carcter normativo. La circular interna da a conocer al interior de la entidad actividadesnormas, cambios, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de carcter administrativo.

Concepto: Es el pronunciamiento tcnico, jurdico o administrativo sobre un tema enparticular, requerido por solicitud interna o externa.

Contrato: Es un acto por el cual una parte se obliga para con la otra a dar, hacer o no haceruna cosa. Cada parte puede ser de una o de muchas personas.

Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema deGestin de Calidad (SGC) que controla los cambios realizados en dicho documento

1 GARCIA DE ENTERRA, Eduardo y RAMON FERNANDEZ, Tomas, Derecho Administrativo, Madrid: Civitas S.A., 1.986. p 503 - 5042 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de circulares. Santaf de BICONTEC, 1996. p. 1. (NTC 3234)


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Contiene la fecha en que se realiza la modificacin, una breve descripcin de sta y la nuevaversin del documento.

Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los trminos empleados enel documento que facilitan la comprensin del mismo.

Documento: Informacin y su medio de soporte.3

Documentos externos: Leyes, decretos, resoluciones, circulares reglamentarias emitidaspor otras entidades necesarias para el desarrollo de los procesos; estn identificadas en losprocedimientos del MME como normatividad.

Desarrollo: Parte del documento que describe la actividad y da respuesta a las preguntas,Qu?, Quin?, Cmo?, Dnde?, Con qu? y por qu?. Cuando sea aplicable en losprocedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, ldescripcin de la actividad y el responsable.

Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha deaprobacin.

Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentacin o contenido dealguna informacin, diligenciado se convierte en un registro.

Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cmo realizar y registrar las tareas4.

Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad deuna Entidad.5

Memorando: Comunicacin escrita de carcter interno que se utiliza para transmitirinformacin, orientaciones y pautas a las dependencias o funcionarios.

Normatividad: Conjunto de disposiciones de carcter jurdico que permite regular unamateria, actividad o sector especfico. Incluyen La Constitucin Nacional, las LeyeDecretos, Resoluciones, Reglamentos Tcnicos, entre otros.

Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.6

3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICO2004. p. 7. (NTCGP 1000)4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Gua Tcnica Colombiana. Directrices para la Documedel Sistema de Gestin de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013).5 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad en la Gestin Pblica, Pag. 11,(N1000:2004)6 Ibd, p. 11


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Oficio: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre la entidad y otrasentidades y personas naturales o jurdicas.

Poltica de la calidad de una entidad: .Intencin(es) global(es) y orientacin(es) relativa(s)a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta direccin de la entidad.7

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.8

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o queinteractan para generarvalor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.9

Quien Proyecta: Funcionario que mediante la aplicacin de sus conocimientos proyecta undocumento.

Quien Elabora: Funcionario que transcribe un documento.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de lasactividades desempeadas.10

Resolucin : Acto jurdico unilateral de la administracin que implementa, reglamentaderoga, modifica, sanciona y/o autoriza las acciones relacionadas con los procesos

estratgicos, misionales y de apoyo de la entidad; al igual que las asociadas a las funcionespropias o por ella delegadas.

Versin: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la ultima edicinaprobada del documento.

4. NORMATIVIDAD

Ley 872 de 2003INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. NormCalidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICONTEC, 2004. (NTCGP 1000)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Gua TColombiana. Directrices para la Documentacin del Sistema, ISO:10013

7 Ibd. p. 118 Ibd. p. 129 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICO2004. p. 9. (NTCGP 1000)10 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICO2004. p. 9. (NTCGP 1000)


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Ministerio de Minas y Energa blica de ColombiaRep

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma TColombiana NTC- ISO:9000:2000

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma TColombiana NTC- ISO:9001:2000

5. DESARROLLO

Estructura de la documentacin

Normatividad InternaPoltica y Objetivos de Calidad

Constitucin Poltica deColombia

LeyesDecretos Ley y Actos

Administrativos

Procedimientos requeridos y necesariospara la entidad

Registros

Instrucciones de Trabajo, Cdigos, Planos, Dibujos,Formatos, guas e instructivos.

Manual de CalidadIdentificacin de los Procesos

y subprocesos

5.2 Lineamientos para la elaboracin de documentos

Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se elaboran preferiblemente en papeltamao carta, con letra tipo Arial, a un tamao de texto entre 9 y 12 puntos para el cuerpodel documento y con interlineado sencillo. En el encabezado se emplea negrilla y un tamaode texto de 12 puntos para el nombre del documento y de 10 puntos para los otros campos.En el pie de pgina se emplea letra tipo Arial a un tamao de ocho (8) puntos. En algunasocasiones cuando se elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamao que sea visible.


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Todos los ttulos, subttulos y numerales de las secciones del documento se alinean al ladoizquierdo y se escriben en negrilla. Los ttulos se escriben en mayscula, mientras lossubttulos y numerales en minscula.

Para la elaboracin del Manual de Calidad, procedimientos, instructivos y formatos semplean mrgenes de dos (2) cm. a la izquierda y a la derecha y un (1) cm. En las partesinferior y superior.

Para las citas bibliogrficas se emplean nmeros consecutivos en formato de superndice alfinal del texto y el documento que s referencia se coloca en el pie de pgina en un tamaode texto de ocho (8) puntos.

La redaccin del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, deberedactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso detrminos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje comn de usotcnico.

Siempre que sea apropiado y para limitar el tamao de la documentacin, se hace referenciaa las normas tcnicas y de gestin nacionales o internacionales aplicables.

La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA.

Para la versin de los documentos se utilizan dos nmeros ordinales desde el 01 yavanzando consecutivamente con cada modificacin.

5.3 Estructura de los manuales, caracterizaciones, procedimientos, instructivos yformatos

5.3.1 Encabezado

Algunos formatos se elaboran libremente conservando el Escudo de Colombia en la parteizquierda del documento, y en su parte derecha se muestra el cdigo y la versin deldocumento, para su control, segn s su tipo: Manual de Calidad, Caracterizacin deProcesos, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo (metodologa) y Formatos.

5.3.2 Pie de pgina

Para un documento de Y pginas:

Pgina X de Y


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5.3.3 Control de cambiosEl control de cambios describe brevemente las modificaciones realizadas al documento y sedefine la nueva versin que se genera por el cambio, para su respectivo control. Se excluyenlos formatos.

Fecha Cambio Nueva versinDD/MM/AAAA Breve descripcin de las modificaciones realizadas al

documento02

5.3.4 Elaboracin, revisin y aprobacin

Las instancias para elaboracin revisin y aprobacin de los diferentes documentos delSistema de Gestin de Calidad son:

Los Jefes de Dependencias : Revisan, verifican que el documento corresponde a laactividad o proceso descrito y que el mismo es adecuado, claro y exacto. Todos losprocedimientos son presentados ante el Comit Operativo para su conocimiento eincorporacin al Sistema de Gestin de Calidad.

Comit Operativo: Revisa los procedimientos obligatorios de norma11

del Sistema deGestin de la Calidad, adems revisa: el Manual de Calidad, la Poltica y los Objetivos dCalidad y el Mapa de Procesos para ser presentados al Comit de Coordinacin de losSistemas de Control Interno, Sistema de Gestin de la Calidad y de DesarrolloAdministrativo.

Comit de Coordinacin : Aprueba el Manual de Calidad, la Poltica, Objetivos de Calidad yel Mapa de Procesos.

Representante de la Alta Direccin: Aprueba los Programas y Planes de AuditorasInternas y Externas.

Ministro: Adopta mediante Acto Administrativo mnimo una vez al ao, los documentos dSistema de Gestin de la Calidad, tales como: Manual de Calidad, Poltica y Objetivos deCalidad, Mapa de Procesos, procedimientos e instructivos o la modificacin o actualizacide los mismos La aprobacin de la caracterizacin de los procesos, procedimientos, anexos,formatos e instructivos, se realiza al final del mismo, empleando el siguiente formato:

111 P rocedimiento Control de Producto / No conforme; 2. Procedimiento Acciones de Mejoramiento Preventiva y Correctiva;

Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad; 4. Procedimiento Control de Documentos; 5. Procedimiento para la OrganizaciConservacin, Custodia y Transferencia de Documentos (Control de Documentos)


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Elabor: Revis: Aprob:Firma Firma

Nombre (Dependencia (s)) Jefe(s) de la Dependencia (s) Ministro de Minas yEnerga

Para los procedimientos obligatorios de norma se sigue la siguiente estructura deaprobacin:

Elabor: Revis: Aprob:Firma Firma

Grupo de Planeacin yCooperacin TcnicaInternacional

Comit OperativoRepresentante Alta Direccin

Ministro de Minas yEnerga

5.3.5 Codificacin

La codificacin de los procesos, subprocesos y caracterizaciones, tienen la finalidad deidentificar y controlar aquellos documentos que se desprenden de estos, como losprocedimientos, instructivos y formatos especialmente.

En la siguiente tabla se pueden apreciar los respectivos cdigos que son impresos en cadauno de los documentos referenciados.

Proceso CdigoProceso SubprocesoCdigo

SubprocesoDireccionamientoEstratgico Institucional DE

Formulacin de planes, polticas ylineamientos institucionales PIAdministracin Sistema de ControlInterno CIControl institucional CI Administracin del Sistema deGestin de la Calidad GCCoordinacin y Comunicacin Conempresas del sector (Promocin y(Desarrollo de las Electrificadorasdel Pas)

ESCoordinacin yComunicacionesInstitucionales y con partesInteresadas

CC

Coordinacin y comunicacinimagen institucional II


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ProcesoCdigoProceso Subproceso

CdigoSubproceso

Coordinacin y comunicacin de losmecanismos de participacinciudadana

MP

Formulacin de Polticas yLineamientos Sectoriales FP

Formulacin de Polticas yLineamientos Sectoriales FP

Planeacin, Diseo,Desarrollo y Divulgacin deActos Administrativos PD

Planeacin, Diseo, Desarrollo yDivulgacin de ActosAdministrativos

PD

Ejecucin de Polticas yLineamientos Sectoriales PL

Ejecucin de Polticas yLineamientos Sectoriales PL

Seguimiento, vigilancia ycontrol a polticas ylineamientos sectoriales SV

Seguimiento, vigilancia y control apolticas y lineamientos sectoriales SV

Desarrollo integral del talentoHumano THAdministracin de la plantade personal AP

Recursos Humanos RHReconocimiento laboral funcionariosy pensionados RLGestin de Recursos Fsicos GFRecursos Fsicos y

Tecnolgicos RF Gestin de Recursos Informticos GIGestin presupuestal GPGestin de tesorera GT

Procesos Financieros PFGestin contable GCAdministracin de documentos. AD

Gestin Documental GD Transferencias y Atencin deConsulta de Documentos TR

Asesora legal AL

Ejercer la representacin judicial RJ

Cobros CCProcesos Jurdicos PJ

Control disciplinario interno CD

Codificacin del Manual de Calidad

M-000

Codificacin de caracterizaciones de procesos


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CI - C - 01

Cdigo ProcesoCaracterizacin

de procesos Consecutivo

Codificacin para los procedimientos

CI - GC - P - 01Cdigo delProceso

Cdigo SubProceso

Procedimiento Consecutivo

Ej: Procedimiento de Elaboracin de Documentos esta definido por el siguiente cdigo: Eproceso se nombra como Control Institucional (CI), el subproceso Administracin delSistema de Gestin de Calidad (GC) y el primer procedimiento es Procedimiento para laElaboracin de Documentos , al cual le corresponde la letra P y el consecutivo 01, por lcual queda de la siguiente manera:CI-GP-P-01.

Codificacin para los instructivos

CI - GC - I - 01Cdigo delProceso

Cdigo SubProceso

Instructivo Consecutivo

En algunos casos se utiliza el procedimiento como generador del instructivo. Ejemplo. CI-GC-P-01-I-01

Codificacin para los formatos

Los formatos se derivan de los procedimientos o instructivos y llevan el mismo cdigo, se leadiciona la letra F y el nmero consecutivo que corresponda.

Cada uno de los formatos esta asociado a un procedimiento, por lo que su cdigo es:Ej: Formato Listado Maestro de Documentos CI-GC-P-02- F01

5.3 6 Esquema para los documentos

El Manual de Calidad, las caracterizaciones, los procedimientos, las instrucciones de trabajoy los formatos cumplen con los campos que s referencia con la letra X en la siguiente tabla

Tabla 1. Estructura de los documentos


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CAPITULO / DOCUMENTO MANUAL DECALIDADCARACTERIZACIN

DE PROCESOS PROCEDIMIENTOSINSTRUCCIONES DE

TRABAJO(METODOLOGA)

FORMATOS

Encabezado X X X X X

Escudo de Colombia X X X X X

Tabla de contenido X

1- Objetivo X X X X

2- Alcance X X X

3- Definiciones X X4- Normatividad X X X

5- Desarrollo X X X X X

6- Registros X X X X

Anexos X X X

Control de cambios X X X X

Aprobacin X X X X

Pie de pgina X X X X

5.4 Elaboracin de oficios. 12

Los oficios se elaboran en letra Arial entre 10 y 12 puntos y tienen definidos los siguientemrgenes: Superior 3 centmetros (cm), inferior 2 cm, lateral derecho 2 cm y lateral izquierd3 cm.

Para la elaboracin de los oficios los funcionarios utilizan la plantilla ubicada en la Intramindel MME.

12 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de cartas comerciales. BICONTEC, 1996. p.1. (NTC 3393)


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Logo institucional

Cdigo de la dependencia

Bogot, D.C,

IngenieraBEATRIZ HELENA CAICEDO V.Gerente de ProduccinQumica Nacional Ltda.Calle 26 No. 35-43Santiago de Cali, Valle del Cauca

ASUNTO: Constituye la sntesis de la trama de la carta, expresada mximo en dosrenglones, con mayscula inicial y sin subrayar. (Entre parntesis se coloca el Numero deregistro de la empresa interesada, cuando lo hay.)

Apreciada Ingeniera Beatriz:

El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y corts; de preferencia, seexpresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupoempresarial, as se trate de un nico informante. En lo posible tratar un tema por carta. Seutiliza el tratamiento de usted.

Es importante que la carta no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni depuntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones nirepisados.

Cordialmente,

CAROLINA GUERRA SIERRASecretaria General

Anexos: Uno (1 oficio)

Copia: Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad.(Cuando de se requiera)

MCS/MBC (Iniciales de quien proyecta/iniciales de quien elabora)

(Colocar el Nmero de registro y fecha con que ingresa el documento en el CADA)(Radicado: 51339008/07/2005)(Escriba el No. de la Serie o subserie Tabla de Retencin Documental)


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5.5 Elaboracin de sobres13

El objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar que eldocumento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el mayorgrado de certeza y seguridad en su entrega. El sobre se diligencia en letra Arial 12, centrado,como aparece en la figura siguiente.

Logo Institucional

DoctorIgnacio Ramos SanchezGerente GeneralPetrleos de Colombia S.ACarrera 31 No 49 A 25BOGOT, D.C.

13 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Gua para la elaboracin de sobre comBogot: ICONTEC, 1996. P. 1 (NTC 3369)


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5.6 Elaboracin de resoluciones de carcter general, externas o internasLas resoluciones se elaboran en letra Arial de 10 a 12 puntos y cumplen con lasespecificaciones definidas en la norma14 y en el presente documento, por lo que losfuncionarios toman la plantilla de la Intraminas y la aplican para elaborar las resoluciones.

RESOLUCIN NUMERO____________ del___________de______

Por la cual.....(Resumen Fiel de las disposiciones contenidas en acto administrativo)

EL MINISTRO DE MINAS Y ENERGAEn uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en...

CONSIDERANDO

Que.....

RESUELVE

Articulo 1.

Articulo X. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga,subroga, modifica, adiciona o sustituye las siguientes normas:

Publquese y cmplase o Comunquese y Cmplase

Dado en Bogot D.C. a los ____das del mes de _____ de_____

VIRGILIO RAMIREZ

Jefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica

DJH/epm Iniciales de quien proyecta/Iniciales de quien elabora


Nota: Para las resoluciones de carcter particular, se utilizara la palabra Notificarse yCmplase o Comunquese y Cmplase, segn el caso.

14 Directiva Presidencial 01 del 18 de febrero de 2005.


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5.7 Elaboracin de conceptosSe propone para la elaboracin de conceptos los siguientes criterios de forma: en letra Ariade 10 a 12 puntos, papel tamao carta y se consideran los siguientes parmetros:

Cdigo de la dependencia y fecha de expedicin.

Solicitante o interesado que requiere que se interprete, aclare, ample, modifique oreconsidere la posicin de MME sobre la aplicacin de una norma en concreto, a quien sedirige el concepto.

Planteamiento del problema jurdico o tcnico que corresponde a la pregunta formuladapor el consultante, el cual debe ser desarrollado en la tesis del documento.

Fuente formal correspondiente a la base bibliogrfica, legal y jurisprudencial, que sirvi dsoporte para el desarrollo del concepto.

Tesis: posicin del MME sobre el tema en concreto.

El desarrollo o la respuesta al problema jurdico o tcnico que se plantea.

Identificacin del contenido de la informacin a travs de la asignacin de descriptore jurdicos o tcnicos que faciliten la bsqueda del tema.

Descripcin del concepto que deroga, aclara, reconsidera o modifica, cuando sea delcaso.

Firma y cargo del funcionario responsable de la dependencia que expide el acto.

Nota: Estos no son de carcter obligatorio en su totalidad; se incluirn los elementos deacuerdo con el concepto y la Dependencia que lo elabore.


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Logo institucional


Bogot, D.C,

IngenieraBEATRIZ HELENA CAICEDO V.Gerente de ProduccinQumica Nacional Ltda.Calle 26 No. 35-43Santiago de Cali, Valle del Cauca

Asunto: CONCEPTO

Se debe tener presente que en el contenido del concepto se tengan en cuenta los elementosque se sealan a continuacin y que se consideren necesarios de acuerdo con el tema atratar.

Planteamiento del ProblemaFuente formal correspondiente a la base bibliogrfica, legal y jurisprudencial que sirvede soporte para el desarrollo del concepto.El desarrollo o la respuesta al problema jurdico o tcnico que se plantea.Identificacin del contenido de la informacin a travs de la asignacin de descriptores jurdicos o tcnicos que faciliten la bsqueda del tema.Tesis: Posicin del MME sobre el tema en concretoDescripcin del concepto que deroga, aclara, reconsidera o modifica cuando sea delcaso.

Cordialmente,

CAROLINA GUERRA SIERRASecretaria General

Anexos: Uno (1 oficio)

Copia: Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad.(Cuando de se requiera)

MC/MBC (Iniciales de quien proyecta/iniciales de quien elabora)

(Colocar el Nmero de registro y fecha con que ingresa el documento en el CADA)(Radicado: 513390 08/07/2005)(Escribael No. de la Serie o subserie, Tabla de Retencin Documental)


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5.8 Elaboracin de circulares internas o externas15

Las circulares se elaboran en letra Arial de 10 a 12 puntos en tamao carta y conservan elsiguiente modelo, el cual se ubica en la Intraminas de la entidad. Las circulares externas sonfirmadas por el Ministro o el Viceministro y su contenido es de carcter general.

Las circulares internas son firmadas por el Ministro o la Secretaria General y su contenido eaplicable al interior del MME.

CIRCULAR No.__________________

Bogot, D.C.

PARA :Destinatario interno y/o externo.

Asunto: Constituye la sntesis del tema expresada mnimo en dos renglones.

Texto: Se inicia a tres o cuatro interlineas del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla ydoble entre prrafos. En circulares de poca extensin se puede dejar interlineacin de unoy medio entre renglones y doble entre prrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

Atentamente,

FirmaNOMBRE DEL FIRMANTECargo

Anexos: uno (si los hay)

NVY/CMS Iniciales de quien proyecta/Iniciales de quien elabora

15 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de circulares. Bogot: ICO96. NTC 3234 p.1


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5.9 Elaboracin de memorandos16

Los memorando conservan el siguiente modelo, el cual se ubica en la Intraminas del MMElos funcionarios lo aplicaran segn sea necesario.

Logo institucional


MEMORANDO

Bogot, D.C.,

PARA: Doctor Oscar Giraldo M., Coordinador Grupo de Sistemas

DE: Secretara General

ASUNTO: Constituye la sntesis del tema y expresada mximo en dos renglones, conmayscula inicial. (Colocar No. de radicado que se responde)

Texto: Se inicia a tres o cuatro interlineas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Sedeja una interlinea entre renglones y uno entre prrafos.

Su redaccin es clara, breve, directa, sencilla y corts. Se expresa en primera persona delsingular o del plural. Se usa en lo posible un tema por memorando.

Es importante que no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales no depuntuacin.

La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Atentamente,

FirmaNombre del RemitenteAnexos: Dos (2) oficios (si los hay)

Copia: Ing. Fabio Tobn Londoo, DirectorDr. Andrs Perdomo, Director Administrativo y Financiero (cuando serequiera).

MCP/PDR Iniciales de quien proyecta/iniciales de quien elabora

(Escriba el No. de la serie o subserie Tabla de Retencin Documental)

16 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin, Elaboracin de memorandos. BICONTEC, 1996. p.1. (NTC 3397)


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5.10 Elaboracin de actas17

Las actas son documentos de memoria de las reuniones en los que consta lo sucedido,tratado y acordado en una reunin, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos, coneste formato queda documentada la reunin, dicho formato se encuentra en la Intraminasdel MME

ACTA 00

BOGOTA DC, 00 DE MES DE AO

LUGAR ASISTENTES

No NOMBRE CARGO REPRESENTA A

INVITADOSNo NOMBRE CARGO REPRESENTA A

AUSENTESNo NOMBRE CARGO JUSTIFICADO

ORDEN DEL DIA

DESARROLLO

COMPROMISOSRESPONSABLE ACCIONES FECHA DE CUMPLIMIENTO

Anexos.

Transcriptor.CONVOCATORIA PARA LA PRXIMA REUNIN

FECHA:LUGAR:

FIRMANTES RESPONSABLESCargo

Hoja x de y

LOGO Asunto: se refiere al tema

tratado en la reunin.

17 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de actas administrativas. BICONTEC, 1996. p.1. (NTC 3394)


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5.11 Simbologa para la elaboracin de diagramas de flujoLos procedimientos podrn elaborarse utilizando prrafos donde se indican las actividades arealizar, o utilizarse flujo diagramas, los cuales se describen a continuacin.

SMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

INICIO / FIN Indica el inicio o final del proceso o procedimiento.

ACTIVIDADDescribe brevemente la actividad que debedesarrollarse.

SENTIDO DEL FLUJO Define la secuencia y orden en que debenejecutarse los procesos o actividades.

DECISINIndica un punto en donde son posibles caminosalternativos, dependiendo de una condicin dada.Se escribe en su interior la pregunta sobre la cualse tomara la decisin.

DOCUMENTORepresenta un documento relativo al proceso oactividad. El nombre del documento debeescribirse al interior del smbolo.

COPIAS Se emplea cuando el documento tiene copias.

CONECTOR DE RUTINAIndica la conexin o enlace de un paso delproceso o procedimiento con otro dentro de lamisma pgina. El smbolo lleva en su interior unnmero.

CONECTOR DE PGINA

Indica la conexin o enlace de un paso delproceso o procedimiento con otro dentro depgina diferente. El smbolo lleva en su interioruna letra mayscula.

BASE DE DATOS Representa una base de datos asociada alproceso o actividad.

PROCEDIMIENTORELACIONADO Enuncia los procedimientos relacionados.


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Fecha: 01/06/2007Ministerio de Minas y Energa

blica de ColombiaRep

SMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

ARCHIVO Representa la actividad de archivo de losdocumentos o registros relacionados.

6. REGISTROS

7. ANEXOS

Anexo 1. Plantilla para OficiosAnexo 2. Plantilla para resolucionesAnexo 3. Plantilla ConceptosAnexo 4. Plantilla para circularesAnexo 5 Plantilla para memorandosAnexo 6 Plantilla para Actas CI-GC-P-01-F01Anexo 7 Formato para la caracterizacin de procesos CI-GC-P-01-F02Anexo 8 Plantilla para procedimientos e instructivos con flujo diagramaAnexo 9. Plantilla para procedimientos e instructivos Anexo 10. Plantilla para elaborar formatos en Excel horizontalAnexo 11. Plantilla para elaborar formatos en Word horizontalAnexo 12. Plantilla de CaracterizacinAnexo 13. Plantilla de ProcedimientosAnexo 14. Hoja de Vida de los Indicadores

8 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSION12-07-07 Definicin de Documento Externo 02

Revisin de criterios de revisin, verificacin yaprobacin por tipo de documentoAdopcin mediante acto administrativo mnimo unavez al ao por parte del Ministro.

Elabor Revis AprobFirma Firma

Grupo de Planeacin yCooperacin TcnicaInternacional

Comit OperativoRepresentante Alta Direccin

Ministro de Minas yEnerga

Procedimiento Elaboracion de Documentos v 2

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