PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS … de... · de un medio de transporte, ... se lleve a...

CAPUFE

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CPFM - 01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR

PROCEDIMIENTO PARA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS

OBJETIVO

Establecer, las actividades necesarias para la asignación de vehículos oficiales a los

funcionarios públicos del Organismo y que por necesidades de su función requieren del apoyo

de un medio de transporte, así mismo, se definen las acciones que en coordinación con las

Subgerencias de Adquisiciones y de Almacenes e Inventarios se llevan a cabo en el desarrollo

de este procedimiento.

CAPUFE

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CPFM - 01



POLÍTICAS

1. La Subgerencia de Transportes deberá establecer y controlar la codificación y asignación de

números económicos para todos los vehículos oficiales pertenecientes al Organismo.

2. Las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, cuando

adquieran nuevos vehículos deberán antes de entregar el bien a los resguardatarios, solicitar a

la Subgerencia de Transportes de Oficinas Centrales los números económicos que se asignarán

a las unidades, así como enviar copia de facturas y solicitar su aseguramiento restante al año.

3. Las áreas de Almacenes e Inventarios deberán verificar que antes de entregar el vehículo se

haya rotulado el número económico proporcionado por la Subgerencia de Transportes.

4. Los funcionarios públicos a partir de que tengan a su resguardo vehículos oficiales, serán los

directamente responsables de que en el caso de existir algún siniestro al bien propiedad del

Organismo, y para efectos de iniciar con el trámite de recuperación del bien y pago de daños

materiales, informar de inmediato por escrito a la Subgerencia de Transportes en oficinas

centrales y a las Subdelegaciones o Subgerencias Administrativas en las Delegaciones

Regionales, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, anexando los siguientes

documentos:

A) Acta administrativa.

B) Oficio de comisión y del viático, en su caso.

C) Fotocopia de la póliza del seguro.

D) Copia al carbón del reporte de siniestro emitida por la aseguradora

E) Copia al carbón del volante de admisión que emite la aseguradora.

F) Documento emitido por la autoridad que tome conocimiento del siniestro (en su caso).

G) Fotocopia del resguardo del vehículo.

H) Fotocopia de la licencia de conducir del trabajador que operaba la unidad.


CAPUFE

Gerencia de Innovación Gubernamental

CLAVE: 01 TITULO:

FECHA: 18 ABRIL 2006

PAG. 1 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Área solicitante

Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Almacenes e Inventarios / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

1. Determina necesidad de requerir un vehículo nuevo, con base en las funciones del

área. Ver Bases Generales para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de Vehículos Propiedad de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.

2. Elabora en SIAC (transacción ME51), solicitud de bienes o servicios, para requerir

el vehículo, y describe las características generales del mismo y envía. Ver Procedimiento para la Elaboración de Solicitudes de Pedido de Bienes o Servicios – Manual de Adquisiciones.

3. Recibe y solicita vía correo electrónico, se lleve a cabo estudio de mercado de

acuerdo a las características establecidas por el área solicitante en la solicitud de bienes o servicios, mismas que anexa al correo. Ver Procedimiento para Seguimiento y Atención de Solicitudes de Pedido de Bienes o Servicios – Manual de Adquisiciones.

4. Recibe, lleva a cabo estudio de mercado estableciendo las características técnicas

del vehículo a adquirir y lo envía por correo electrónico. 5. Recibe la información y lleva a cabo el proceso de adquisición del vehículo

mediante el procedimiento de contratación que corresponda y genera pedido para que la Subgerencia de Almacenes e Inventarios genere número de activo fijo. Ver Procedimientos para Adquisiciones - Manual de Adquisiciones.

6. Recibe el vehículo con la factura, crea número de activo fijo en SIAC (transacción ME22N) y solicita a la Subgerencia de Transportes su presencia para la revisión técnica y aceptación del bien. Ver Procedimiento de Entrada de Bienes Instrumentales – Manual de Almacenes e Inventarios.

7. Acude y conjuntamente con el personal designado del área de Almacenes e

Inventarios, verifica que el vehículo corresponda a las características establecidas en el contrato o pedido y facturado.

8. Firma de conformidad la factura y recibe copia de la misma.

9. Captura en SIAC (transacción IH08), la carga de los datos técnicos especificados en

la factura del vehículo adquirido, abre expediente del vehículo y archiva la copia. 10. Requiere al área solicitante vía correo electrónico, los datos del funcionario que

será el resguardatario para la asignación del vehículo Nota: los datos que se requieren al área son: - Nombre del funcionario que será el responsable del vehículo (resguardatario) - No. De Empleado - Centro de adscripción del funcionario

Solicitud de pedido de bienes o servicios Solicitud de pedido de bienes o servicios Estudio de mercado Estudio de mercado Factura Factura Factura Factura

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CAPUFE

Gerencia de Innovación Gubernamental

CLAVE: 01 TITULO:

FECHA: 18 ABRIL 2006

PAG. 2 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Área solicitante Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Almacenes e Inventarios / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Área solicitante Subgerencia de Almacenes e Inventarios / Superintendencia de Recursos Materiales Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales

11. Recibe y proporciona vía correo electrónico los datos del funcionario que será el resguardatario para la asignación del vehículo.

12. Recibe la información, determina número económico de acuerdo al catálogo de

vehículos y envía la información del resguardatario, así como del número económico vía correo electrónico.

13. Recibe la información y genera resguardo en SIAC, imprime original con 4 copias,

y coloca el número económico al vehículo. 14. Presenta el vehículo y resguardo.

15. Recibe y conjuntamente con el encargado de inventarios de la Subgerencia de

Almacenes e Inventarios, entrega al funcionario correspondiente de acuerdo a la asignación establecida por el área solicitante, el vehículo asignado y resguardo.

16. Recibe el bien y lo verifica contra el resguardo, mismo que firma y entrega quedándose con una copia.

17. Recibe resguardo firmado y entrega una copia

Ver Procedimientos para El Control de Vales de Combustible y, Para la Elaboración y Seguimiento de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación a Unidades Vehiculares.

18. Recibe copia del resguardo firmado y archiva en el expediente del vehículo.

Ver Procedimientos para El Control de Vales de Combustible y, Para la Elaboración y Seguimiento de Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación a Unidades Vehiculares. Termina Procedimiento

Resguardo Resguardo Resguardo Resguardo Resguardo Resguardo

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ESTUDIO DE MERCADO

SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS

Titulo


Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2006

Página 1 de 3

Área:

SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN Y SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMON. DEL CONEXO INDUSTRIAL

INICIO

ÁREA SOLICITANTE SUBGERENCIA DE ADQUISICIONESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

VER PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO

Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE

BIENES O SERVICIOS “MANUAL DE

ADQUISICIONES”

1

DETERMINA NECESIDAD DE REQUERIMIENTO DE VEHÍCULO

NUEVO

2

ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51) SOLICITUD DE PEDIDO DE

BIENES O SERVICIOS, REQUIRIENDO EL VEHÍCULO, DESCRIBIENDO LAS CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL

MISMO Y ENVÍA

SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES O SERVICIOS

3

RECIBE Y SOLICITA VÍA CORREO ELECTRÓNICO, SE LLEVE A CABO

ESTUDIO DE MERCADO, ANEXANDO LAS CARACTERÍSTICAS GENERALES

DEL VEHÍCULO REQUERIDO

4

RECIBE Y LLEVA A CABO ESTUDIO DE MERCADO ESTABLECIENDO LAS

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL VEHÍCULO A ADQUIRIR, ENVÍA VÍA

CORREO ELECTRÓNICO.

SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

A

VER PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES O SERVICIO

“MANUAL DE ADQUISICIONES”

9

VER BASES GENERALES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE

CAPUFE

CONTRATOCONTRATO

Titulo


Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 2 de 3

Área:


SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS, SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

ESTUDIO DE MERCADO

5

RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

DEL VEHÍCULO

A

FACTURA

6

RECIBE EL VEHÍCULO CON FACTURA, CREA NÚMERO DE ACTIVO FIJO EN

SIAC (TRANSACCIÓN ME22N) Y SOLICITA A LA SUBGERENCIA DE

TRANSPORTES, SU PRESENCIA PARA LA REVISIÓN TÉCNICA Y ACEPTACIÓN

DEL BIEN

VER PROCEDIMIENTOS

DEL “MANUAL DE

ADQUISICIONES”

VER PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE

BIENES INSTRUMENTALES

“MANUAL DE ALMACENES E I.”

FACTURA

7

ACUDE Y CONJUNTAMENTE CON PERSONAL DE ALMACENES E

INVENTARIOS, VERIFICA QUE EL VEHÍCULO CORRESPONDA AL

CONTRATO O PEDIDO Y FACTURA.

FACTURA

8

FIRMA DE CONFORMIDAD LA FACTURA Y RECIBE COPIA

FACTURA

9

CAPTURA EN SIAC (TRANSACCIÓN IH08), LA CARGA DE LOS DATOS TÉCNICOS DEL VEHÍCULO, ABRE

EXPEDIENTE Y ARCHIVA.

NOTA: LOS DATOS TÉCNICOS CONSISTEN EN:

- CILINDRAJE- RENDIMIENTO DE COMBUSTIBLE- KILOMETRAJE PARA MANTENIMIENTO- PUNTOS DE MEDIDA- TIPO, MARCA Y FABRICANTE- COSTO- TIPO DE TRANSMISIÓN- CANTIDAD DE PASAJEROS- TIPO DE TRACCIÓN- FECHA DE ADMISIÓN- FECHA DE PUESTA EN MARCHA

10

REQUIERE AL ÁREA SOLICITANTE VÍA CORREO ELECTRÓNICO, LOS DATOS

PARA LA ASIGNACIÓN DEL VEHÍCULO.NOTA: LOS DATOS A REQUERIR SON:

- NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE SERÁ EL RESPONSABLE DEL VEHÍCULO (RESGUARDATARIO)- No. DE EMPLEADO- CENTRO DE ADSCRIPCIÓN DEL FUNCIONARIO

B

10

B

Titulo


Manual:


Autorizado:

18/04/2006

Sustituye:

14/02/2005

Página 3 de 3

Área:


ÁREA SOLICITANTE SUBGERENCIA DE TRANSPORTESSUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS, SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES

11

RECIBE Y PROPORCIONA LOS DATOS VÍA CORREO ELECTRÓNICO PARA LA

ASIGNACIÓN DEL VEHÍCULO 12

RECIBE , DETERMINA NÚMERO ECONÓMICO DE ACUERDO AL

CATÁLOGO DE VEHÍCULOS Y ENVÍA LA INFORMACIÓN VÍA CORREO

ELECTRÓNICO

RESGUARDO

13

RECIBE, GENERA RESGUARDO E IMPRIME ORIGINAL CON 4 COPIAS, Y COLOCA EL NÚMERO ECONÓMICO AL

VEHÍCULO

RESGUARDO

14

PRESENTA EL VEHÍCULO Y RESGUARDO

RESGUARDO

15

RECIBE Y CONJUNTAMENTE CON EL ENCARGADO DE INVENTARIOS

ENTREGA AL FUNCIONARIO CORRESPONDIENTE, EL VEHÍCULO

ASIGNADO Y RESGUARDO

RESGUARDO

16

RECIBE EL BIEN Y LO VERIFICA CONTRA EL RESGUARDO, MISMO QUE FIRMA, ENTREGA QUEDÁNDOSE CON

UNA COPIA

RESGUARDO

17

RECIBE RESGUARDO FIRMADO Y ENTREGA COPIA

TERMINA PROCEDIMIENTO

VER PROCEDIMIENTOS PARA:PARA EL CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE Y PARA LA

ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE

MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN A UNIDADES

VEHICULARES “MANUAL DE TRANSPORTES”

RESGUARDO

18

RECIBE COPIA DEL RESGUARDO FIRMADO Y ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO

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