FECEDA

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PROCEDIMIENTO PARA PAGOS

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE PROCEDIMIENTO PARA PAGOS

OBJETIVO Brindar orientaciones sobre la gestión para pago de obligaciones a los proveedores y para el pago de obligaciones laborales.

ALCANCE Cubre las acciones del Subgerente, tesorero, auxiliar de contabilidad, auxiliares de sucursales, coordinadores de sucursales, auxiliar de tesorería, asesor de servicios y Cajero en lo concerniente a los pago de obligaciones a los proveedores y de obligaciones laborales.

DEFINICIONES

Cuenta de cobro: Documento que ratifica una obligación pendiente de pago por la realización de una labor determinada. Factura equivalente: Documento similar a la factura que detalla los datos de los productos o servicios adquiridos de personas del régimen simplificado. Régimen simplificado: clasificación determinada por la DIAN para las personas naturales que desarrolla determinada actividad de carácter comercial. Transferencia electrónica: Medio de pago de obligaciones mediante traslado de fondos entre cuentas bancarias.

ANEXOS N/A

DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

0 Inicio N/A N/A N/A

1 Recepcionar los soportes para pago de obligaciones

a. Recibir los soportes de los bienes y servicios contratados por FECEDA;

b. Verificar la fecha para el pago de las obligaciones; c. Depositar los soportes en la carpeta de cuentas

pendientes por pagar; d. Verificar diariamente el vencimiento de las cuentas por

pagar;

Recepcionista Tesorero Auxiliar de tesorería

cuentas de cobro, facturas o contratos

2 Tramitar los soportes para el pago de las obligaciones

a. Verificar la existencia del tercero en el aplicativo trébol Sifone, en caso de no existir se debe exigir la copia del Rut y solicitar a contabilidad la creación del tercero;

b. Solicitar la autorización del Gerente para el pago de las obligaciones;

c. Elaborar los soportes correspondientes para el pago de las obligaciones (cuando el proveedor es del régimen simplificado se debe elaborar Cuenta de cobro y Factura equivalente);

d. Entregar liquidación con el neto a girar;

Auxiliar de tesorería Auxiliar de contabilidad Asesor de servicios

Rut Contrato Cuenta de cobro Factura equivalente

3 Pagar las obligaciones

a. Realizar el pago de las obligaciones por transferencia electrónica o cheque;

b. Cuando el pago se realiza por transferencia electrónica, se debe:

- Verificar la disponibilidad de fondos en la cuenta habilitada para pagos por transferencia electrónica: cuando se cuente con los recursos proceder a realizar la transferencia, en caso contrario se realiza el pago con cheque;

- Registrar la transferencia electrónica;

Tesorero Auxiliar de tesorería Asesor de servicios Auxiliares sucursales Coordinadores sucursales

Comprobante de egreso Nota contable

FECEDA

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PROCEDIMIENTO PARA PAGOS

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

- Ingresar a través del portal de la entidad financiera; - Verificar la existencia del proveedor en el portal en caso

de no existir procede a crearlo: (Número de cuenta, tipo de cuenta, banco ciudad, concepto y valor a girar;

- Imprimir copia de la transferencia realizada; - Entregar a contabilidad los soportes del pago realizado,

para la elaboración de la nota contable en trébol Sifone. c. Cuando el pago de la obligación se realice con cheque, se

debe: - Verificar entidad bancaria con fondos disponibles para

giro del cheque; - Ingresar al aplicativo Trébol Sifone, modulo de giros; - Digitar el número de identificación del proveedor; - Seleccionar el documento (CE) - Digitar el número del cheque; - Registrar el concepto de la transacción; - Ingresar los códigos contables correspondientes; - Verificar la información y salvar; - Diligenciar el cheque y verificar firmas y sello; - Imprimir 1 copia del comprobante de egreso y tomar

firma y cédula del beneficiario y entregar el cheque.

Nota: En caso que el proveedor autorice realizar los pagos por transferencia electrónica, se debe solicitar la autorización por escrito la cual debe contener: Nombre del proveedor, Nit o número de cédula, régimen tributario, número de la cuenta bancaria, entidad bancaria, ciudad de apertura y firma.

4 Organizar y archivar los soportes de pago

a. Organizar Los soportes de los pagos realizados por orden consecutivo;

b. Verificar los anexos y ordenarlos según lo descrito en el procedimiento de archivo;

c. Entregar los soportes para archivo al departamento de contabilidad.

Auxiliar de tesorería Auxiliar de contabilidad

Tabla de retención documental

5 Terminar N/A N/A N/A

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Bibiana Vélez Torres NOMBRE María Teresa García NOMBRE Celestino Romero Aguirre

CARGO Auxiliar Gestión de Calidad CARGO Tesorera CARGO Rep. Comité de calidad

FECHA 08 de noviembre de 2011 FECHA 13 de noviembre de 2011 FECHA 18 de noviembre de 2011

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