PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LAS … · Procedimiento para establecer y dar seguimiento a...

CENTRO DE ASISTENCIA LEGAL UDLA Código: PAC.0032

Área: Facultad de derecho, Comunidad Universitaria, Personas Naturales

Versión: 1

Fecha de implementación: septiembre 2011

Procedimiento para establecer y dar seguimiento a las diferentes actividades que realiza el centro de asistencia legal gratuito de la Udla para la comunidad.

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CENTRO DE ASISTENCIA LEGAL

PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO

A LAS ACTIVIDADES DEL CENTRO DE

ASISTENCIA LEGAL UDLA

Área: Facultad de derecho

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CONTENIDO

1.- DEFINICIÓN ................................................................................................................................ 2

2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ................................................................................ 2

3.- DESCRIPCIÓN DE ROLES ...................................................................................................... 2

4.- NORMA REGULATORIA - POLÍTICAS .................................................................................. 3

5.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO ........................................................................................ 4

7.- GLOSARIO DE TERMINOS ..................................................................................................... 6

8.- INDICADORES ........................................................................................................................... 6

9. HISTORIAL DE CAMBIOS ......................................................................................................... 7

10.- ANEXOS .................................................................................................................................... 7

Anexo 1.- Antecedentes de causas ........................................................................................... 7

Anexo 2.- Recibo de recepción de caso..................................................................................... 8

Anexo 3.- Carta de Compromiso con los usuarios .................................................................... 9

Anexo 4.- Registro del estudiante en el centro de asistencia legal ........................................ 10

Anexo 5.-Reporte de novedades a los usuarios por cada caso (gestión de causas) ............... 11

Anexo 6.- Difusión centro de asistencia legal ......................................................................... 12



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Centro de asistencia legal gratuito

1.- DEFINICIÓN

Se establece este manual de procedimiento, con el objeto de estandarizar y dar el seguimiento

respectivo a los diferentes casos que se presenten por los usuarios del centro de asistencia

legal gratuito de la UDLA.

Es objetivo del Centro, brindar la oportunidad para que los estudiantes y egresados de la

Facultad de Derecho puedan realizar sus prácticas pre profesional en conformidad con lo

establecido en los artículos 339 y siguientes del Código Orgánico de la Función Judicial; además

de servir, preferentemente, a las personas de escasos recursos económicos y grupos de

atención prioritaria.

2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Inicia en la entrevista al usuario de centro para entender su necesidad, la asignación de casos

a los docentes, estudiantes respectivos, seguimiento de cada uno y finaliza con los reportes

correspondientes a las unidades internas o externas de control que el reglamento interno del

centro de asistencia legal establece.

3.- DESCRIPCIÓN DE ROLES

DIRECTOR CENTRO DE ASISTENCIA LEGAL.- Responsable de supervisar y asesorar al

coordinador general del centro; además de dar el soporte académico y jurídico a la facultad de

derecho.

COORDINADOR DEL CENTRO DE ASISTENCIA LEGAL.- Responsable de controlar el correcto

desempeño del centro administrativamente y académicamente; además de brindar los

informes respectivos a las unidades de control internas y externas que sean requeridas.

ABOGADOS PATROCINADORES / CONSULTORES / DOCENTES.- Responsables de direccionar a

los estudiantes, recibir los casos que fueron asignados para su respectivo patrocinio y asesorar

al coordinador general del centro cuando así se requiera.

ESTUDIANTES.- Responsables de cumplir y reportar todos los temas a ellos encomendados de

acuerdo a lo establecido en el reglamento interno del centro de asistencia legal gratuito de la

UDLA.



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COMITÉ DEL CENTRO DE ASISTENCIA LEGAL.- (Formado por Director, coordinado y estudiante

del centro de asistencia legal), responsable de analizar y gestionar los casos de acuerdo a las

diferentes causas que presenten los usuarios.

USUARIOS DEL CENTRO DE ASISTENCIA LEGAL.- Responsables de entregar toda la información

requerida para gestionar su caso, acudir a las reuniones que se le programen y apoyar al

asesoramiento que le brinde el personal del centro de asistencia legal de la UDLA.

4.- NORMA REGULATORIA - POLÍTICAS

El centro de asistencia legal de la UDLA es gratuito y para personas naturales: Anexo 1

o Personas naturales mayores de 15 años.

o Personas de escasos recursos económicos.

o Grupos vulnerables y de atención prioritaria:

Adultos mayores

Niñas, niños y adolescentes

Mujeres embarazadas

Personas con discapacidad

Personas con enfermedades catastróficas o de alta complejidad

Víctimas de violencia física y/o psicológica

Víctimas de desastres naturales

Grupos minoritarios

Todo beneficiario del centro de asistencia legal deberá firmar una carta de compromiso

donde acepta las condiciones en que se llevará su caso. Anexo 2.

Los casos serán asignados por el coordinador general del centro de acuerdo a equipos

que se formarán con coordinadores de grupos que llevarán cada caso en función al

docente y su especialidad.

Se emitirán informes periódicamente de la gestión del centro de asistencia legal de

acuerdo a la planificación estratégica y operativa a las autoridades de la Universidad.

Se realizarán evaluaciones al finalizar la práctica del estudiante de acuerdo a la norma

de la Universidad vigente interna para prácticas pre-profesionales.



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5.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Proceso de seguimiento de causas

Co

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Co

mité

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Llenar formularios

Recibir al usuario

1

Crear expediente

6

Contactar al usuario

7

Indagar antecedentes de causas

2

Revisión de avances

11

Patrocinio

5

Carta de compromiso

8

Inicio del proceso legal

9

Designación dependiendo del tipo de

causas

Análisis de causa

4

Entrega documento de

recepción del caso

3

Avance del proceso legal

10

Finalización de casos

12

Reportes de autoridades

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6.- ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

N° Actividad/Etapa Descripción Roles

Involucrados

1 Recibir al usuario El estudiante que esté realizando su práctica pre-profesional recibe al

usuario que viene buscando asesoría legal.

Estudiante

2

Indagar

antecedentes de

causas

El estudiante toma los datos personales del usuario e indaga sobre los

hechos de su solicitud, donde se le informa la documentación requerida

para el análisis respectivo.

Estudiante

3

Entrega de

documento de

recepción del

caso

El estudiante entregará un documento donde se especifica el tema,

datos de contacto y el abogado quien seguirá su caso, para futuras

consultas y la constancia que su requerimiento está en trámite.

Estudiante

4

Análisis de causa El comité del centro de asistencia legal de acuerdo a la presentación

que realiza el estudiante del caso, considerará los hechos y analizará

jurídicamente la estrategia legal que corresponda.

Comité del

centro

5 Patrocinio Una vez analizado el caso y respaldado en el cumplimiento de la Ley, se

decide patrocinar o no el mismo.

Comité del

centro

6

Expediente El estudiante responsable del caso, abre una carpeta para darle vida

jurídica e iniciar el proceso legal que corresponda, donde constará como

documentos iniciales el formulario de antecedentes y el análisis de

causas.

Estudiante

7

Contactar al

usuario

El estudiante responsable de caso, llamará al usuario para informar que

se dará inicio a su trámite y que es beneficiario del patrocinio del centro

de asistencia legal. Se realizarán hasta 4 llamadas, 1 por semana,

máximo 30 días para que acuda al centro e iniciar el trámite, pasado

este tiempo sin respuesta, el centro de asistencia legal cerrará el caso

con el documento respectivo.

Estudiante

8 Carta de

compromiso

El estudiante identifica al usuario y formaliza el inicio del trámite a través

de la firma de la carta de compromiso por parte del usuario.

Usuario

9 Inicio del proceso

legal

El estudiante en acuerdo con el coordinador elabora el primer borrador

de escrito o demanda, que se establecerá de acuerdo a la causa para

Estudiante



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que el coordinador valide que esté de acuerdo con los fundamentos de

hecho y de derecho para su avance.

10

Avance del

proceso

El estudiante diariamente impulsará la causa en los diferentes órganos

judiciales y mantendrá informado constantemente al usuario para que

cumpla con temas específicos inherentes y solicitará al coordinador del

centro acudir a las diferentes audiencias y diligencias judiciales.

Estudiante

11

Revisión de

avances

El coordinador del centro semanalmente se reúne con los estudiantes

para analizar el cuadro de seguimiento particular y establecer planes de

acción en cada caso.

Coordinador

del centro

12

Finalización de

casos

Una vez cumplido el proceso judicial que corresponda, se procede a la

entrega de documentos oficiales, autos, providencias, sentencias,

decisiones finales al usuario y se registra en la matriz de seguimiento de

casos; se realizan entrevistas a los usuarios sobre el servicio recibido

para identificar oportunidades de mejora.

Coordinador

del centro

13 Reportes

autoridades

El coordinador del centro enviará trimestralmente un informe del avance

de la gestión realizada por el centro y todos su intervinientes.

Coordinador

del centro

7.- GLOSARIO DE TERMINOS

Proceso.- Es una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido

sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez

satisfaga los requerimientos del Cliente.

Providencia (autos, sentencias) .-Son resoluciones emitidas por el juez competente

sobre una causa particular con distintas fuerzas de ley.

Usuario.- Persona natural beneficiaria del servicio del centro de asistencia legal gratuito

de la UDLA.

8.- INDICADORES

Productividad: Nro de caso resueltos / Nro de casos presentados



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9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio realizado

1 agosto Inicio del documento

10.- ANEXOS

Anexo 1.- Antecedentes de causas



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Anexo 2.- Recibo de recepción de caso



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Anexo 3.- Carta de Compromiso con los usuarios



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Anexo 4.- Registro del estudiante en el centro de asistencia legal



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Anexo 5.-Reporte de novedades a los usuarios por cada caso (gestión de causas)



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Anexo 6.- Difusión centro de asistencia legal

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