Procedimiento Seguimiento de Cobranza1

8/17/2019 Procedimiento Seguimiento de Cobranza1

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PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y GESTIONES DE COBRANZAPREJUDICIAL Y JUDICIAL.

Con el objeto de maximizar la recuperación de los créditos morosos o con eventualesriesgos, superiores a los normales, se deben formalizar procedimientos para el manejode esta cartera. El área que se debe dedicar en forma casi exclusiva es elDepartamento de normalización.

or lo general, deben ser traspasados al área de normalización!

a" Deudores que tienen mandato sin activar! #e le informa al socio que

documento a$n no aparece registrado en el arc%ivo denominado &universo'del banco respectivo, por consiguiente deberá efectuar pago de susobligaciones sociales directamente en oficina o a través de depósito en lascuentas corrientes bancarias de nuestra cooperativa.

b" (orosos con (andato activo! #e gestiona a contar del d)a en que serecepciona la nómina del área de Contabilidad * +inanzas, particularmentede la encargada de descuentos.

c" Descuentos mecanizados! #e gestiona a contar del d)a en que serecepcionan la nómina de morosidad de la encargada de descuentos.

d" (orosos correspondientes a convenios que la cooperativa mantiene condistintas instituciones o empresas, gestionando su cobranza encoordinación con la #ubgerencia comercial.

Esta gestión la realizará el asistente de normalización, en forma aleatoria elsubgerente del área analizara las gestiones realizadas a estos socios, además segeneran informes con los resultados de los llamados * se analizara la efectividad delos compromisos en las distintas gestiones, entre los - primeros d)as del mes seinforma a la subgerencia el resultado de esta primera cobranza.

Gestiones de 1 a 15 das

Esta gestión la %ará el asistente de normalización de créditos. a forma será realizar llamados telefónicos a todos aquellos socios a los cuales no se les %a*a descontadosu Cuota ac correspondiente al mes en curso, %asta que se efect$e un contacto quede origen a un compromiso. #i el socio no responde a estos llamados o es inubicablepor medio telefónico, se da paso a la tarea v)a correo electrónico, dejando en elsistema informático a través del perfil de acceso del ejecutivo correspondiente, uncomentario de la gestión realizada para la redacción * revisión de futuros informes por parte de normalización %acia las demás áreas de la institución. / partir de los d)as 01de cada mes, las llamadas se realizan a los socios morosos en el pago de su cuota

pertenecientes a instituciones 2Ejército, /rmada, Carabineros, Dipreca, Capredena,etc." * después del $ltimo d)a %ábil del mes se %ace la misma gestión con todos los


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socios particulares. #e les solicita que revisen las operaciones realizadas en el 3ancopara saber * tomar conocimiento de que el descuento no se les realizó * para quepuedan mediante depósito, pago en oficina o transferencia electrónica, cancelar elcompromiso adquirido sin incurrir en gastos por mora o en la acumulación de doscuotas en el mismo periodo. / su vez, el comentario de la gestión realizada por el

ejecutivo, servirá para dar una se4al de la conducta crediticia del correspondientesocio. 5anto en la llamada telefónica como en el env)o del correo electrónico se le datoda la información necesaria al socio para que pueda cumplir con su obligación depago 267 de cuentas, 8ut de la 9nstitución, dirección de correo para enviar comprobante de depósito, etc." además de el nombre * cargo de la persona que loestá gestionando.

En forma aleatoria el subgerente del área analizara las gestiones realizadas a estossocios, además se generan informes con los resultados de los llamados * se analizarála efectividad de los compromisos en las distintas gestiones, entre el d)a 1: * 0; decada mes se generar un informe dando cuenta a las distintas agencias de laefectividad de los llamados con copia a la subgerencia.

En!i" de #a$tas de Co%$an&a

Con fec%a máxima de los primeros < d)as %ábiles de cada mes, se enviará una carta asocios * avales que tengan a$n morosa su operación. Este listado será otorgadomediante el sistema de cobranza, el cual posee la información de aquellos socios queal terminar el mes no se les %a %ec%o descuento a través de ac 2esto se puedeprovocar por no liquidez en su cuenta entre otros factores" o simplemente no %anpagado. El objetivo será informar que se aplicaran gastos de cobranza si no cancela

antes de la fec%a indicada.En esta carta se comunica el crédito que se encuentra impago, su saldo moroso * lafec%a l)mite para evitar incluir gastos de cobranza al dividendo.

/demás se dejará claro al socio que de mantener su situación se le aplicaran losgastos de cobranzas * adicionalmente que el $ltimo d)a %ábil del mes se informará lacuota morosa al sistema de información Dicom, el responsable de realizar esta gestiónserá el Encargado * /sistente de 6ormalización.

+inalmente de manera aleatoria el #ubgerente del área revisara si las cartas %an sidoemitidas, en qué fec%a fueron despac%adas, de encontrarse alguna irregularidad seinformará a la subgerencia.

Cartas Morosas (cobranza) Los días 5 primeros díashábiles de cada mes)

1. 9r a #istema de Cobranza0. 8evisión mensual=. 3$squeda > 3uscar por estado > Enviar carta?. uego actualizar * presionar en exportar Excel-. 8evisar Excel 2ver comentarios en el sistema de cuentas corrientes". #i al

revisar encontramos alg$n préstamo en donde la carta *a fue enviada, ir a#istema de Cobranzarevisión mensual * en n@ de socio ingresar el préstamo.


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uego presionar agregar comentario * posteriormente en comentariose envió

carta (orosos, junto con la fec%a correspondiente 2la fec%a del comentario de

cuentas corrientes" * presionar agregar comentario 2botón inferior". Aesto

%acerlo con cada uno de los préstamos que *a %an sido notificados con cartasA

+inalmente actualizar sistema * volver a sacar el listado de enviar Carta *Buardar Excel como copia de Cartas de (orosos mes 2anterior" en escritorio.

:. 9r a 8evisados * presionar AcompletadosA en env)os cartas morosos listado. 8evisar listado que se genera en Excel 2ver si corresponden los montos * si

tiene efectivamente un mes en rojo > anexar los avales viendo el #istema de

/C"F. na vez revisado guardar listado en! G >/EE8/ 68(/9G/C96 >

C38/6G/C/85/# DE C38/6G/ > C/85/# DE (8## > guardar

como cartas morosos mes anterior * a4o.1;. 9r a cobranza, obtener resultados, luego en cartas morosos > 9mprimir 2para

generar las cartas * después ensobrarlas"11. 9r a cobranza, obtener resultados, luego en cartas morosos > cartas aval

imprimir 2para generar las cartas * después ensobrarlas"10. 9r a Excel guardado en el paso -, copiar los C8C8ED95, uego ir a! G >

/EE8/ 68(/9G/C96 > #9#5E(/ 8E#5/(# abrir préstamos *

%abilitar edición * posteriormente pegar lo copiado, en préstamo del Excel que

se abrió, luego agregar la fec%a correspondiente 20;1:;1;- > todas iguales

%acia abajo" * en estado dejar el n@ 1 para todas. Hec%o esto guardar * cerrar.1=. Ia listo el paso anterior, ir al sistema de cobranza e ingresar en réstamos

2pesta4a superior" > #ubida masiva estados > #ubir >Cargar Excel 0;;= 2a%)

debes presionar * subir 8E#5/(# que se guardó en el paso anterior" una

vez cargado presionar #398.1?. 8ealizar la gestión en /C 2#e env)a carta de cobranza por la suma de

Jxxxxxx. el monto es el mismo que sale en el listado de las cartas"

P$o#edi'iento Ca$tas DICOM ()$i'e$os 5 das *+%i,es de #ada 'es-

1. Ir a Sistema de Cobranza2. Revisión mensual3. Búsqueda – Buscar por estado – nviar !icom". #ue$o actualizar % presionar en e&portar &cel'. Revisar &cel (ver comentarios en el sistema de cuentas

corrientes). Si al revisar encontramos al$ún pr*stamo en donde

la carta %a +ue enviada, ir a Sistema de Cobranza-revisión

mensual % en nº de socio in$resar el pr*stamo. #ue$o presionar

agregar comentario % posteriormente en comentario-se envió


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carta Dicom, unto con la fecha correspondiente (la fecha del

comentario de cuentas corrientes) y presionar agregar

comentario (botón inferior). /esto 0acerlo con cada uno de los

pr*stamos que %a 0an sido noticados con cartas/. inalmente actualizar sistema % volver a sacar el listado de

enviar Dicom % 4uardar &cel como copia de Cartas de !icom

mes (anterior) en escritorio.5. Ir a Revisados % presionar completados en env6os cartas !icom7. Ir a cobranza, obtener resultados, lue$o en Cartas !icom –

listado8. Revisar listado que se $enera en &cel (ver si corresponden los

montos % si tiene e+ectivamente dos meses en roo – ane&ar los

avales viendo el SIST!" #"$%&&')19. :na vez revisado $uardar listado en; < –=>R?@#I=–

C>BR@=BR@=? – $uardar

como cartas !icom mes anterior. ste mismo #istado enviarlo

por correo a; [email protected]. Ir a &cel $uardado en el paso 5, copiar los C>RCR!IA>,

#ue$o ir a; < – @#R@- =>R?@#I= – SISA?@ –

RSA@?>S abrir pr*stamos % 0abilitar edición %

posteriormente pe$ar lo copiado en pr*stamo del &cel que se

abrió. #ue$o a$re$ar la +ec0a correspondiente (291919' – todas

i$uales 0acia abao) % en estado dear el n 2 para todas. Dec0o esto

$uardar % cerrar. Ea listo el paso anterior, ir al sistema de cobranza e in$resar en

r*stamos (pestaFa superior) – Subida masiva estados – Subir –

Car$ar &cel 2993 (a06 debes presionar % subir RSA@?>S que

se $uardó en el paso anterior) una vez car$ado presionar S:BIR.12. Realizar la $estión en #@:C>> (Se env6a carta de !icom

por la suma de G&&&&&&.- el monto es el mismo que sale en el

listado de las cartas)

P$o#edi'iento asina#i"n de Co%$ado$es ()$i'e$a se'ana de ini#io de 'es-


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A!"#AC!$# %& &'&C!*+ %& #+,MAL!-AC!$#

1/ 9ngresar al #istema de Cobranza

0/ #olicitar a Encargado del Krea que actualice la base del sistema, para poder darinicio a la /signación.

/ na vez actualizado, se debe dirigir a Cobradores * presionar en /uditoria

luego ir a /signaciones por préstamo!

2/ /ntes de comenzar la asignación se deben liberar aquellos préstamos que seencuentran al d)a, para esto se deben seguir los pasos que se presentan a


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continuación!

luego de presionar ver listado, se seleccionan los datos obtenidos * se libera!

bservación! Esto se debe realizar tanto para los #96 /#9B6/8, como para los deC/D/ C38/D8.

Ejemplo!


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L Esto se debe realizar por cada Cobrador

5/ na vez liberado 2los sin asignar * por cada cobrador", se comienza con laasignación de los préstamos que anteriormente estuvieron con ejecutivos, aludiendo a%istóricos!

uego como en este caso se está determinando Históricos de Miménez, se debeasignar a Miménez!

L Esto se debe realizar por cada Cobrador


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3/ /%ora una vez que *a están asignados los casos que anteriormente estuvieron concobrador, se procede a la asignación por Gona!

a" Gona! Ni4a del (ar se debe asignar a Ejecutivo Carlos /ra*a

b" Gona! Nalpara)so se debe asignar a Ejecutivo (ario #errano


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c" Gona! 8esto de N 8egión se debe asignar a Ejecutivo #antiago Miménez

d" Gona! #antiago se debe asignar por porcentaje! ==O /ra*a -;O Miménez 1;;O#errano


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e" Gona! 6orte * #ur se debe asignar * dividir entre los ejecutivos que menos carteratengan 2a criterio del Bestor"


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4/ /l completar toda la asignación, se debe ir a /#9B6/C9P6 (E6#/posteriormente presionar Ver listado con cobrador. Esto generará una lista en la parteinferior.

/ na vez generada la lista * %ec%o el paso


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Ia para finalizar el listado Excel se debe ordenar con los siguientes datos, para ser entregados a cada ejecutivo!

COBRADOR NROSOCIO RUT TITULAR NOMBRE7COMPLETO DIRECCION CIUDAD MESES DIAS DEUDA

S8%idas a Di#o' (Siste'a de Mo$osos 9EB-

1/ A%$i$ E, Siste'a de Co%$an&a : so,i#ita$ a En#a$ado ;8e a#t8a,i#e ,a %ase.

0/ I$ a Co%$an&a : a%$i$ Re!isi"n Mens8a,

/ Una !e& )$esionado i$ a BUS


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2/ L8eo a, ene$a$se e, ,istado= se de%e )$esiona$ E>PORTAR E>CEL

5/ A, )$esiona$ e?)o$ta$ E?#e,= se ene$a$+ 8n ,istado en donde se #o)ia$an ,osn/ de #$@ditos

3/ Una !e& #o)iado= se de%e i$ a, Z : a%$i$ PAPELERA NORMALIZACION SISTEMA PAGARES= ,8eo a%$i$ )aa$es= *a%i,ita$ edi#i"n : )oste$io$'ente)ea$ ,o #o)iado en CORCREDITO 2de, E?#e, ;8e se a%$i"-. e#*o esto 8a$da$ : #e$$a$.


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4/ A*o$a )a$a )ode$ o%tene$ ,a ino$'a#i"n= #o'),eta : deta,,ada= ;8e)oste$io$'ente se in$esa$+ a, Siste'a de Mo$osos Di#o' 9e%= se de%e i$ aSISTEMA DE COBRANZA e in$esa$ en ABOGADO ()estaa s8)e$io$- Co')a$ati!o Paa$es a%$i$ S8%i$ E?#e, 0FF (a* se de%e s8%i$ Paa$e ;8e se8a$d" en e, )aso ante$io$- 8na !e& #a$ado )$esiona$ COMPARADOR :ina,'ente E>PORTAR.

OBSERACIHN Se 8ti,i&a este '"d8,o (A%oado- de%ido a ;8e ade'+s de

)$o)o$#iona$ ,as i#*as de A%oado (asina#i"n a #o%$an&a K8di#ia,-= ta'%i@nnos ent$ea ,a ino$'a#i"n ne#esa$ia )a$a e, in$eso a Di#o' de #ada so#io'o$oso= sen s8 )aa$@.


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A, )$esiona$ E>PORTAR se a%$i$+ 8n ,istado en E?#e,= @, ;8e se o#8)a$+ )a$a i$ in$esando )o$ RUT ,os datos de, so#io a, Siste'a de Mo$osos Di#o' 9EB.

Este ,istado se de%e 8a$da$ #o'o Siste'a de 'o$osos o#t8%$e ('es#o$$es)ondiente a, de in$eso-


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/ Ya ,isto : 8a$dado e, ,istado ante$io$= se de%e i$ a Inte$net e in$esa$ a Di#o'(*tt)s.di#o'.#,- . USUARIO LROSAS.ACLAR

!e$ a #ontin8a#i"n : )$esiona$ donde a)a$ea ,a ,e#*a a'a$i,,a.

A, in$esa$


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L8eo

6/ Una !e& ;8e se en#8ent$e dent$o de Ad'inist$a#i"n en Lnea= se in$esa )o$ R8t a #ada 'o$oso= )a$a s8 )oste$io$ ,,enado de ino$'a#i"n (Di$e##i"n= Monto=

A!a,es= et#.-

OBSERACIHN Los R8t : ,a ino$'a#i"n a in$esa$ se en#8ent$an en e, ,istado:a 8a$dado en e, )aso 4.


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L8eo se )$o#ede a ,,ena$ ,os datos de, so#io

Ti)o de Do'i#i,io F1 PARTICULAR

Ti)o de Do#8'ento PI (PAGARE IMPAGO-

Ti)o de 'oneda Q (Pesos-

e#*a !en#i'iento e#*a de ,ti'o )ao (se en#8ent$a en e, ,istadoe?#e,-

N'e$o Do#8'ento CORRELATIO (se en#8ent$a en e, ,istado E?#e,-"Los demás datos se llenan a partir de la información del listado excel"


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Ya in$esados ,os datos )$esiona$ a#e)ta$

1F/ Una !e& :a in$esado ,a ino$'a#i"n de, 'onto : a#e)tado todo= SHLO ENCASO


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L8eo

Ino$'es a, #ie$$e

Durante los primeros - d)as %ábiles del mes se generará un informe preliminar de lacartera de colocaciones por ejecutivo, inclu*endo los casos que se encuentren encobranza judicial. Este reporte determinará 67 de deudores, provisiones, participaciónde la cartera, )ndice de riesgo etc. con el fin de determinar * planificar las acciones aseguir * la intensidad del seguimiento que se realizará.

/dicionalmente se generará un informe por cada ejecutivo de normalización indicandolos casos que incrementan su morosidad * provisiones en comparación al cierreanterior, distribu*éndose a los normalizadores con copia a la subgerencia. /demás serealizará una reunión 2con el área" para planificar el mes * determinar las prioridadesde la Cooperativa.

Ino$'es se'ana,es #on e, se8i'iento.

Cada viernes se actualizará la cartera * se %ará un análisis comparativo con el informede cierre 2socios que obtuvieron un aumento en provisiones". El objetivo es determinar

su comportamiento a la fec%a, por lo que se gestionaran especialmente los deudoresque presentan un ma*or incremento, tanto en provisiones como en su morosidad.


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El encargado del área de 6ormalización deberá imprimir una nómina por cadaejecutivo * realizar una reunión con éstos, para determinar si las gestiones que serealizaron son o no suficientes para normalizar el crédito.

1. #e genera la cartera al d)a del informe.

0. #e actualizan los d)as de morosidad.=. #e determina los socios que a la fec%a no %an cancelado.?. #e clasifica por ejecutivo de normalización.5. #e ordena de ma*or a menor incremento en las provisiones.3. #e distribu*e entre los ejecutivos.

isitas inte')esti!as a ,a s8#8$sa,.

ara determinar en terreno la calidad de las gestiones * validar que los procedimientosdel área de normalización se efect$en en un 1;;O, se desarrollarán al menos = visitas

al mes a la sucursal, se realizará un informe * adicionalmente se entregará un reporteal subgerente, para que %a*a un control efectivo.

Se8i'iento de ,as estiones de ,os #asos de 'a:o$es #8antas.

En forma aleatoria el subgerente del área revisara dependiendo de las cuant)as,morosidad, provisiones, las gestiones que se estén realizando tanto la cobranzaprejudicial como judicial, * de encontrarse situaciones irregulares se %ará ellevantamiento a la subgerencia.

rocedimiento!

1. +iltrar socios que tienen morosidad ma*or a =; d)as.0. +iltrar deudas ma*ores a (J =-;.=. rdenar por el criterio cobrador.?. Enviar a normalización * cobranza judicial por correo.-. 8ealizar seguimiento aleatorio para validar que se están realizando las

gestiones.

Re8niones dia$ias #on e, En#a$ado de No$'a,i&a#i"n.

/ diario %abrá una teleconferencia del #ubgerente del área con el Encargado de6ormalización, en donde se planificará el d)a, se analizaran casos que están

pro*ectando ma*or provisión * determinaran que gestiones se %an realizado.

T$as)aso de ,os de8do$es a #o%$an&a K8di#ia,.

El responsable de solicitar la nómina de pagares será el Encargado de 6ormalización,sin embargo, antes de solicitar esta nómina, se %ará un análisis en conjunto con el#ubgerente del área para justificar cada traspaso a Cobranza Mudicial.

(encionar que este análisis será abordado mediante una serie de parámetros queindicaran el paso o no a dic%a instancia, seg$n lo amerite cada situación. Destacando* enfocándose en cada comentario realizado por los ejecutivos de normalización,

quienes diariamente están gestionando la morosidad de cada socio.


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/l término de este análisis * *a listos los préstamos que serán derivados, se generaráuna nómina para dar comienzo al traspaso definitivo, entregando los pagaréscorrespondientes al abogado quién realizará toda la tramitación legal requerida.

Se8i'iento de ,as estiones Co%$an&a J8di#ia,.

Con el propósito de tener un control de los ingresos de deudores a esta instancia,recuperaciones efectuadas a esta cartera, seguimiento realizado, se realizaraninformes cu*os destinatarios serán la totalidad del área judicial con copia a lasubgerencia.

1. #e genera la cartera judicial vigente.0. #e determina la morosidad a la fec%a de informe * se compara con la cartera

de cierre.=. #e filtra los que no %an cancelado.?. #e ordena de ma*or a menor cuant)a.-. #e env)a a los destinatarios.

Ino$'es de $e#8)e$a#i"n Ca$te$a #astiada.

Este informe muestra el avance de recuperación que tienen a diario los cobradores *el área de cobranza judicial, permite %acer un seguimiento diario * determinar cumplimiento * pro*ecciones para el cierre de mes, * en base a estos antecedentesrealizar planes de acción para dar cumplimiento a las metas propuestas por el área, seanalizara * se realizarán reuniones con la totalidad del área sobre todo cuando laspro*ecciones del mes sean menores a las de los meses anteriores o sean insuficientespara cubrir los costos fijos del área.

1. #e genera la información de la cartera castigada.0. #e genera la información de la recuperación de castigos del mes.=. #e cruza la base * se determina la recuperación por deudor.?. #e compara con la recuperación del mes anterior.-. #e pro*ecta en base a los d)as transcurridos la pro*ección de castigos del mes.:. #e distribu*e para conocimiento general a las áreas involucradas.

Ino$'e de 'a:o$es C8antas en #astio K8di#ia,.

(ensualmente se enviara un informe con las prioridades de la cooperativa para queintensifiquen las gestiones de cobro judicial, * se le solicitara un informe completo con

el detalle de las $ltimas gestiones realizadas, * que justifiquen porque a la fec%a no se%an considerado como incobrables o porque no se %an realizado todas las diligencias.

1. #e genera la cartera del mes.0. #e le incorpora la clasificación * provisiones del mes anterior.=. #e clasifica por ejecutivo de normalización.?. #e ordena de ma*or a menor incremento en las provisiones.-. #e distribu*e entre los ejecutivos.

Se8i'iento de ,as estiones de ,os #asos de 'a:o$es #8antas.

En forma aleatoria el subgerente del área revisara dependiendo de las cuant)as, las

gestiones que se estén realizando, * de encontrarse situaciones irregulares como que


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no se %an realizado gestiones en los $ltimos 0 meses, se %ará el levantamiento a lasubgerencia de la Cooperativa.

P$o:e##iones de, +$ea K8di#ia, de $e#8)e$a#i"n de #a$te$a Castiada.

(ensualmente los - primeros d)as del mes esta área deberá pro*ectar los recuperosque espera para el mes, en base a los compromisos pactados, posibles c%eques queestén en el juzgado, remates, etc. El subgerente del área semanalmente realizara unseguimiento del grado de cumplimiento de las pro*ecciones para tener un control eintensificar las acciones para dar cumplimiento en lo pro*ectado.

PROCEDIMIENTO PARA LA EALUACIHN DEL OTORGAMIENTO DE CRDITOS

Este procedimiento describe lo que el analista debe realizar para recomendar de unaadecuada manera todas las operaciones de crédito que deba realizar.

1. #e analiza el comportamiento de pago interno de los $ltimos 0? meses.

0. #i es socio nuevo se analiza comportamiento de pago en el sistema financiero* morosidades publicadas en el bolet)n comercial.

=. ara el caso de socios nuevos se analiza * verifica cotizaciones de /+,Calidad de empresa si es 6 o M, si es reconocida en la zona * la deuda #39+de la empresa.

?. ara los socios antiguos, se analiza los a4os que tiene como socio en laCooperativa * cuantos créditos %a cancelado en su totalidad.

-. #e analiza si es metódico en sus aportes de cuota de participación..:. #e /naliza que el socio tenga capacidad de pago * nivel de endeudamiento de

acuerdo a las pol)ticas vigente.


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- Rue no tenga deuda indirecta vigente o castigada

- Rue no sea crédito renegociado

- +orma de pago /C u oficina. 6o descuento por planilla

- Rue no esté castigado ni en avenimiento

- Rue no esté renunciado al momento de ejecutar el filtro.

PROCEDIMIENTO DE EALUACIHN CRDITOS EN CAMPAA

1 Nalidar que el socio que evaluaron * %acen alusión a que está en campa4aeste en el arc%ivo.

0 Nalidar el monto pre aprobado en el arc%ivo sea el mismo o menor al que selevantó, si el monto es ma*or se debe evaluar como una operación normal.

= #i cumple con los requisitos antes evaluados, la recomendación de 8iesgo es!&Crédito aprobado en base a campa4a (es /4o'.

Procedimiento Seguimiento de Cobranza1

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