PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE...

GERENCIA PLANTA EXTERNA

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PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE DE PROYECTOS EN CONJUNTO CON BODEGA VIRTUAL

Objetivo:

El presente documento tiene por objeto entregar instrucciones a seguir paso a paso para el cierre

oportuno de proyectos de planta externa en conjunto con la aplicación GEMA (Bodega Virtual de

Movistar)

Introducción:

La implantación del proyecto Movistar denominado GEMA (Gestión de Materiales), ha significado

un gran cambio en la manera de operar que nuestra empresa ha venido trabajando hasta ahora

último.

El proyecto fue comenzado a implantarse desde el día 6 de Diciembre de 2014 hasta el día de hoy.

Básicamente consiste en que se debe llevar un control exacto de los materiales de propiedad de

Movistar que se utilizan en la ejecución de una obra, siendo los pasos más relevantes los

siguientes:

Se debe sacar los materiales de bodega mediante folios de Salida GEMA antes de iniciar las

obras

Se debe devolver los materiales sobrantes a bodega mediante folios de Devoluciones

GEMA al momento terminar las obras y habiendo emitido y subido a al portal de Planta

Externa el informe de avance.

Los materiales utilizados en obra y debidamente aprobados por Movistar deben cuadrar

exactamente con lo finalmente sacado de bodega, restando las devoluciones

correspondientes.

Si la diferencia entre lo entregado y lo instalado no es cero, el flujo de la Orden de

ejecución no podrá avanzar.

Aplicación

Este procedimiento aplica a Supervisores, Bodegueros, Analistas, Técnicos Propios y Contratistas

A continuación se define las reglas o pasos básicos a seguir para garantizar el buen funcionamiento

de GEMA y evitar trastornos en los cierres de órdenes de ejecución.

Pasos

1.-. Todo Supervisor debe solicitar el material a bodega mediante SAPEX o pedido manual

El pedido debe obligatoriamente traer el número de orden de ejecución.


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Esta orden debe ser la real si es de Creación

Para el caso de Mantenimiento si no hay una orden de ejecución real al momento del retiro de

materiales debe hacerse mediante una OT de SAPEX virtual

No existe ninguna otra manera por parte del Supervisor de retirar materiales de Bodega

Bodega, debe en el 100% de los casos entregar material a los técnicos mediante guía

directamente emitida en SAP EZENTIS o en el caso que SAP este fuera de línea, en guía manual de

manera provisoria, hasta que SAP esté habilitado.

Bodega en el 100% de los casos de creación y dado que hay orden de ejecución real debe hacer

inmediatamente los folios de salida de bodega virtual.

Para el caso de exclusivo de Mantenimiento en que no exista aún la orden de ejecución real se

deberá hacer la salida de mediante SAP EZENTIS o guía manual con cargo a la OT virtual generada

en Sapex.

Esta OT debe ser única para cada trabajo de Mantenimiento. No se puede utilizar una OT genérica

para varios trabajos de Mantenimiento.

En el evento que no sea posible generar por SAPEX el pedido de materiales (fuerza mayor), el

bodeguero deberá entregarlos mediante guía SAP Ezentis o manual consignado claramente a que

trabajo y dirección se refiere le pedido.

El supervisor tendrá como máximo 24 hrs. para generar la OT virtual y su pedido de materiales

correspondiente.


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1° En primera instancia, los supervisores deben realizar, una solicitud de materiales, desde SAPEX,

con lo cubicado anteriormente por nuestros Proyectistas.

http://www.ezentis.com/


4

2° Una vez retirado el material desde nuestras bodegas, los bodegueros realizan la creación de los

folios de salida según la solicitud de materiales presentada y aprobada por nuestros supervisores.

Cabe mencionar que estos folios creados representan solo los materiales cubicados en la orden, y

no a la cantidad real de materiales utilizados al finalizar un proyecto.

La siguiente imagen nos muestra la orden con los folios de salida ingresados en el portal de

movistar, una vez seleccionando la opción cuadratura de materiales en el menú de la orden (como

muestra el círculo de color rojo).

Exportar Excel

Cuadratura

Código Material

Cant. Folios

Bodega Virtual

Unidad Obra Mano de Obra Diferencia

Aprobado(MO-UO) Cubicado Informado Aprobado

Diferencia Folios-Aprob.

Cubicado Informado Aprobado

10302530008 CABLE 8 FO(SM) G652 FLEXIBLE

350,000 350,000 0,000 0,000 350,000 350,000 0,000 0,000 0,000

10302520012 DISTRIBUIDOR OPTICO CLIENTE,4F.RACK-MJ2

1,000 0,000 0,000 0,000 1,000 0,000 0,000 0,000 0,000

http://10.184.10.27/sred/oec/print_cuadratura_cables_excel.asp?idoe=OECF-RM-03447-2015








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10302610012 KIT ACCESO NUEVO CABLE-MUFAS FOSC

1,000 1,000 0,000 0,000 1,000 8,000 0,000 0,000 0,000

10302610053 PROTECTOR EMPALME FUSION 60CM SMOV-1120-

20,000 7,000 0,000 0,000 20,000 7,000 0,000 0,000 0,000

3° Una vez terminado en terreno el proyecto, se debe informar la obra realmente realizada, de

esta forma sabrán con exactitud los materiales utilizados.

Es vital informar con los mismos códigos de materiales retirados de bodega, pues en caso de no

ser así, el sistema de Movistar no permitirá cuadrar ni avanzar el flujo.

Exportar Excel

Cuadratura

Código Material

Cant. Folios

Bodega Virtual





10302520095 CABECERA OPTICA MURAL 4 FO TIPO SC/APC

0,000 1,000 0,000 0,000 0,000 1,000 0,000 0,000 0,000

10302530000 CABLE 16FO/PKP A-27 TIPO IV(GT.ER.F6.020

300,000 300,000 450,000 0,000 300,000 300,000 450,000 0,000 0,000


0,000 150,000 0,000 0,000 0,000 150,000 0,000 0,000 0,000

10302140007 CASSETTE COMPLETO

0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 2,000 0,000 0,000

10302520012 DISTRIBUIDOR OPTICO CLIENTE,4F.RACK-

1,000 0,000 1,000 0,000 1,000 0,000 1,000 0,000 0,000








6

MJ2


1,000 5,000 0,000 0,000 1,000 5,000 5,000 0,000 0,000

10302610553 MUFA FO BAJA CAPACIDAD

1,000 1,000 1,000 0,000 1,000 1,000 2,000 0,000 0,000

10302610053

PROTECTOR EMPALME FUSION 60CM SMOV-1120-

6,000 6,000 12,000 0,000 6,000 6,000 9,000 0,000 0,000

Como se logra apreciar en la imagen superior, el portal de movistar y una vez informado el

material utilizado, automáticamente arrojará las diferencias existentes según el material retirado

desde bodega versus el material informado en el portal de MOVISTAR, señalado con la siguiente

simbología

4° Una vez que se tiene conocimiento del material a cuadrar se debe solicitar a bodega la

creación de folios (de devolución, o de salida) según corresponda.

a) Si hay diferencias sobrantes en el material utilizado, se debe asegurar una vez terminado

en terreno la ejecución, devolver los materiales sobrantes asociados a la orden (el plazo

para devolución será a lo más de 24 hábiles, desde que se le comunique al contratista o

personal propio de dicho evento). Una vez realizada esta operación, personal de bodega

se encargará de realizar los folios correspondientes, logrando la cuadratura de los

materiales asociados a la orden.

b) Si hay diferencias por la utilización de materiales que no se retiraron de bodega, el

Supervisor debe asegurarse de solicitar estos materiales a Bodega mediante Sapex.

c) Una vez retirado de bodega el material solicitado, personal de bodega se encargará de

generar el folio de salida según corresponda, generándose automáticamente la cuadratura

en sistema de los materiales en el portal de MOVISTAR.

Una vez realizada la operación de cuadratura de materiales, en el portal de MOVISTAR se verá de

la siguiente manera.





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Exportar Excel

Cuadratura

Código Material

Cant. Folios

Bodega Virtual





10302520093

CABECERA OPTICO CLIENTE 8 FO SC/APC 19 Pulg.

0,000 1,000 0,000 0,000 0,000 1,000 0,000 0,000 0,000


100,000 100,000 100,000 100,000 0,000 100,000 100,000 100,000 0,000

10302140007 CASSETTE COMPLETO

0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 1,000 1,000 1,000

10302520013

DISTRIBUIDOR OPTICO CLIENTE,8F.RACK-MJ2

1,000 0,000 1,000 1,000 0,000 0,000 1,000 1,000 0,000


1,000 1,000 1,000 1,000 0,000 12,000 6,000 6,000 5,000

10302610053

PROTECTOR EMPALME FUSION 60CM SMOV-1120-

15,000 5,000 15,000 15,000 0,000 5,000 9,000 9,000 -6,000

Una vez que la orden esta cuadrada, se está en condiciones de hacer correr los flujos para la

aprobación del gestor MOVISTAR.








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Al ser aprobada por el gestor de MOVISTAR, la orden cae en una nueva actividad que involucra el

proyecto GEMA, esta se llama REVISION Y TRANSFERENCIA SAP (como muestra el círculo de color

rojo).

ORDEN DE EJECUCION

Numero OECF-9 -00711-2015 Fecha Creación 14-01-2015 11:20:59

Tipo Construccion_ZCG(Fibra) Origen -

Tipo de trabajo PROYECTO FO MOVIL Numero Interno 31046-2014

Nombre Proyecto ZCG-PROYECTO FO MOVIL-MOVISTAR-FUNDO SANTA ELENA AEROPUERTO DE TEMUCO

Cliente MOVISTAR

PEP2 P-0077-14-2006-35004-523 Central PITRUFQUEN

Agencia TEMUCO Contrato BUCLE 2014-2015

Gestor Movistar GODOY MATAMALA ORLANDO

Contratista CONSORCIO RDTC Supervisor Contratista DANTE DUHALDE

EECC ITO -- ITO --

Costo Total 825.450 Cubicación 792949

Unidad Planta

Inicio Programado 15-01-2015 Termino Programado 20-04-2015

Actividad Revisión y Transferencia SAP Termino de Actividad 18-05-2015

Estado Normal Avance Físico 100%

Responsable Actividad CONTRATISTA Fecha Asignación 21-04-2015 12:22:39

Para poder hacer correr los flujos de la orden estando en esta actividad, se debe esperar un archivo llamado TRASPASO SAP MOVISTAR CONSUMO BODEGA Y SAP, este archivo lo emite personal de bodega (Santiago), y es remitido a todas nuestras agencias por la unidad de cierre de proyectos.

Este archivo se utiliza de la siguiente manera.

a) En el menú de la orden se escoge la opción folios que aparece debajo del ítem

CUADRATURA DE MATERIALES, (como muestra el círculo de color rojo).

http://10.184.10.27/sred/Cubicador/Formularios/apagar_proyeccion.asp?codcub=792949




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Una vez que se da clic a la opción FOLIO, se desplegará la siguiente ventana dentro del portal de

MOVISTAR.

Folios de pedidos y/o movimientos de Materiales

asociados a la orden OECF-9 -00711-2015

Numero origen Acción

Bodega Virtual

234075 Bodega Virtual


En la casilla NÚMERO se debe agregar el código de transferencia SAP que aparece en el archivo

enviado por bodega.

Diríjase a la última columna de la planilla llamada consumo SAP (como muestra el círculo de color

rojo).






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Este codigo aparecerá luego de buscar en la planilla la orden correspondiente.Se presiona las

teclas CTRL+B al mismo tiempo, y se mostrará la siguiente ventana.

Acá se debe pegar la orden completa como aparece en el portal de MOVISTAR,

ejemplo OECF-9 -00711-2015 y luego se presiona BUSCAR SIGUIENTE. Esta operación

mostrara automáticamente la orden que se está buscando, luego se dirigen a la última columna de

la planilla como se mencionó anteriormente y encontraran el código requerido.






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Este es el codigo que deberán ingresar en la casilla NUMERO, quedando de la siguiente manera.

Folios de pedidos y/o movimientos de Materiales

asociados a la orden OECF-9 -00711-2015

Numero origen Acción

7106050340

Bodega Virtual



Luego se debe en la casilla ORIGEN abrir el desplegable y seleccionar la opcion trasaccion SAP

(Intentelo en la imagen interactiva de arriba). Una vez realizada esta operación precionan en

AGREGAR y quedará de la siguiente manera.

Luego de esto ya estarán en condiciones de hacer correr el flujo a la siguiente etapa, y dar por

finalizada la actividad con el siguiente mensaje.




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En caso de que una orden no tenga materiales de MOVISTAR asociados, indica que la orden no

aplica TRASFERENCIA SAP, por lo que deberan realizar la siguiente operación.

a) En la casilla NUMERO se introducirá el numero 0, en la casilla ORIGEN se cambiará a

transacción SAP, y hará click en agregar, quedará de la siguiente forma.

b) Luego de esto se estará ya en condiciones de hacer correr el flujo a la siguiente etapa, y

dar por finalizada la actividad, con un mensaje en la observación como indica la siguiente

imagen




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CLAVES DEL ÉXITO

1.- Asegúrese de que todos los materiales sacados de bodegas tengan folios de salidas GEMA por

las cantidades a instalar (de no ser así se debe resolver de inmediato)

2.- Asegurase de informar y exigir a los técnicos las devoluciones exactas de manera inmediata

tanto pronto se les haga llegar la información

3.- Mantener una estrecha comunicación, colaboración y trabajo en equipo con personal de

Bodega

De no ser riguros en estos dos pasos, todo el proceso se complicará.


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