Instituto Nacional de Tecnología Industrial Centro de Desarrollo e Investigación en Física y Metrología

Procedimiento General: 05 Procedimiento para la elaboración y gestión de los Certificados de calibración/medición e informes de ensayo/verificación. Revisión: Enero 2016 Este documento se ha elaborado con recursos del Instituto Nacional de Tecnología Industrial.

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PG05 Lista de enmiendas: Enero 2016

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PG05 Índice: Enero 2016

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NOMBRE DEL CAPÍTULO REVISIÓN

Página titular Enero 2016

Lista de enmiendas Enero 2016

Índice Enero 2016

Procedimiento para la elaboración y gestión de los Certificados de calibración/medición e informes de

ensayo/verificación.

Enero 2016

Apéndice 1 Enero 2016

Apéndice 2 Enero 2016

PG05: Enero 2016

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1. Objetivo Este documento establece los contenidos y criterios para la elaboración de los Certificados de calibra-ción/medición e Informes de ensayo/verificación emitidos por el INTI - Física y Metrología y sistemati-zar las actividades para la gestión de los mismos.

2. Alcance Se aplica a todos los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación que emite el INTI - Física y Metrología.

3. Definiciones y Abreviaturas Son las consignadas en el capítulo 2 del MC, norma IRAM 301, el vocabulario VIM (guía IRAM 32) y el vocabulario de Metrología Legal Términos Fundamentales.

4. Referencias Norma IRAM 301. Instrucción de Proceso del SIG-INTI Emisión de informes de ensayo o informes técnicos IP06MG y Emi-sión de Certificados de calibración/medición IP07MG.

5. Responsabilidades Son responsables de cumplir con lo establecido en el presente procedimiento el personal técnico, per-sonal de la secretaría administrativa, coordinadores de UT y Director Técnico involucrados en la emi-sión y firma de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación.

a) Personal técnico de los laboratorios Es su responsabilidad: Confeccionar el Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación de

acuerdo al presente procedimiento, con las pautas documentadas en su poder y con lo esta-blecido en el capítulo 9 del MC. Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensa-

yo/verificación. Firmar el Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación, dando fe de

los resultados consignados. Archivar y mantener los registros de los Certificados de calibración/medición e Informes de

ensayo/verificación (emergentes de calibraciones externas e internas y de los emitidos para usuarios) y la documentación asociada (ver capítulo 11 del MC).

b) Coordinadores y jefes de laboratorio de UT Es su responsabilidad: Cumplimentar lo establecido en el capítulo 9 del MC. Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensa-

yo/verificación. Verificar la adecuada confección del informe/certificado. Firmar los informes/certificados dando fe de que las actividades de calibra-

ción/medición/verifi-cación/ensayo se desarrollan de acuerdo a lo definido en el MC y PC co-rrespondiente. Verificar que se archivan y registran los Certificados de calibración/medición e Informes de

ensayo/verificación y la documentación asociada. Mantener los registros que le competen y están establecidos en el capítulo 11 del MC. Garantizar que se verifiquen cálculos y transcripción de datos con un criterio de muestreo al

menos del 20% dejando constancia de ello en los documentos pertinentes (planillas de medi-ción, hojas de cálculos, impresos, etc.).

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c) Personal de la Secretaría Administrativa Es su responsabilidad: Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensa-

yo/verificación Comunicarse con el usuario para acordar la entrega de los certificados. Guardar una copia digital en el servidor de calidad.

d) Director Técnico

Es su responsabilidad: Cumplimentar lo establecido en el capítulo 9 del MC. Supervisar el trabajo de gestión de los Certificados de calibración/medición e Informes de en-

sayo/verificación. Preservar la confidencialidad de los Certificados de calibración/medición e Informes de ensa-

yo/verificación. Verificar la adecuada confección del informe/certificado. Firmar los certificados de calibración/medición, los informes de ensayo e informes de verifica-

ción en ausencia de los Coordinadores de UT.

6. Instrucciones

Consideraciones generales

Para todo servicio de calibración/medición/verificación/ensayo dentro del campo de actividades indi-cado en los PC, el INTI - Física y Metrología emite Certificados de calibración/medición e Informes de ensayo/verificación.

El personal del laboratorio que ha realizado una calibración/medición/verificación o ensayo, confec-ciona el certificado según los modelos que se encuentran en el servidor calidad.

La presentación adoptada para los informes de ensayo/técnicos se indica en los archivos que están dis-ponibles en el servidor calidad y se realizan en las hojas pre-impresas con logotipos institucionales. Tanto para Informes de ensayo/técnico como para Certificados de calibración/medición se indica en el encabezado, en el margen derecho y se repite en todas las lo siguiente según corresponda:

AAA N° xxx- XXXX Tipo AAA: OT, SOT, RUT o id definida en cada SG para las mediciones realizadas entre distintas UT del mismo centro. xxx- XXXX: n° de OT, SOT, RUT u otra id. Ejemplo: 102-1528; 106-2569; 105-5689, etc. Tipo: “Único” o “Parcial x de y” o “Parcial y y final” según corresponda. Ejemplo: OT N° 102-15488 Parcial 1 de 4 RUT N° 102-3049 Parcial 1 de 4

Para Órdenes de trabajo Internas: Por ejemplo si la UT ejecutora fue Mecánica OTI-MECÁNICA-N°XXX

OTI Nº UT EJECUTORA # # # # - Tipo

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Para calibraciones internas propias de cada UT: Corresponde a la sigla de cada Plan de Calidad, Por ejemplo para el Plan de Calidad Mecánica PCM N°XX

En la última página donde finaliza el informe / certificado se cruza una línea horizontal y se indica la leyenda “Fin de informe / certificado” debajo de la misma. Tanto para Informes de ensayo/técnico como para Certificados de calibración/medición se indica en el campo “solicitante” lo siguiente según corresponda:

Cuando el solicitante sea directo: Nombre del solicitante Dirección del solicitante: Calle y N°, localidad, provincia, país. Código Postal (opcional)

Cuando el solicitante sea un intermediario externo indicar: Nombre y dirección del solicitante, para:

Nombre y dirección del usuario Cuando el solicitante sea otro CI como intermediario indicar: Nombre del centro y N° de OT, para:

Nombre y dirección del usuario Los informes o certificados incluyen, como mínimo: a) Ubicación y/o sitio donde la calibración/medición/verificación/ensayo fue realizada, cuando es

distinta a la del INTI - Física y Metrología. b) Fecha de recepción del objeto a verificar/calibrar/ensayar, cuando ésta es relevante para la validez

y aplicación de los resultados. c) Fecha o período de calibración del objeto a verificar/calibrar/ensayar

En el formato Día/mes/año, en el caso de un período de calibración se puede indicar desde, hasta o el último día del período de calibración.

d) Metodología empleada, como se indica en la continuación de página, que es donde se hace refe-rencia a la norma aplicada, especificación, manual del fabricante, documento normativo, etc., o una breve descripción no ambigua del método no normalizado utilizado, cuya documentación está disponible.

e) Para las calibraciones/mediciones cuyo alcance esté comprendido por la evaluación de pares se consignará la identificación del procedimiento específico.

Nota 3: si se hace referencia a una norma, especificación o reglamento, se trata de la última edición, lo cual es también consignado Nota 4: cuando se trata de un documento normativo, esta circunstancia es acordada con el usuario,

consignándose también la edición. f) Cualquier divergencia, adición o exclusión del método de calibra-

ción/medición/verificación/ensayo y cualquier otra información importante para una determina-da calibración/ensayo.

g) Cuando es relevante para la validez y aplicación de los resultados, las condiciones (por ejemplo ambientales) bajo las cuales fueron hechas las calibraciones/verificaciones/ensayos, generalmente consignadas en observaciones.

h) La referencia a los procedimientos de muestreo utilizados, cuando éstos son pertinentes para la validez o aplicación de los resultados.

PCXX Nº # # # # - Tipo

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i) Resultados de la calibración/medición/verificación/ensayo obtenidos sustentados, cuando corres-ponda, por tablas (en forma numérica), gráficos, dibujos y fotografías, expresados en unidades del SIMELA (Sistema Métrico Legal Argentino) o en aquellas por éste aceptadas.

Nota 5: en el caso de instrumentos graduados ó que utilizan unidades diferentes a las del SIMELA, se adopta el siguiente criterio: indicación del instrumento expresada en los dos sistemas, consig-nando los factores de conversión adoptados.

j) La incertidumbre de medición se expresa en las mismas unidades del resultado de la medición o

en valores relativos, indicando asimismo el nivel de confianza.

Cada vez que, en certificados de calibración/medición o informes de ensayo se expresen incertidum-bres de medición, se agrega la siguiente declaración del nivel de confianza: “La incertidumbre de medición expandida informada fue calculada multiplicando la incertidumbre estándar combinada por un factor de cubrimiento k=2, lo que corresponde a un nivel aproximado de confianza del 95% bajo distribución normal”. Cuando el número de grados de libertad con que fue estimada la incertidumbre combinada no haya sido suficientemente grande, la frase anterior es remplazada por la siguiente: “La incertidumbre de medición expandida informada fue calculada multiplicando la incertidumbre estándar combinada por un factor de cubrimiento k=xxxx, lo que corresponde a un nivel aproximado de confianza del 95% bajo distribución t con xxxx grados de libertad”.

Copia de los informes de ensayo/técnicos y los certificados de calibración/medición

Cuando durante la etapa de revisión de pedidos, ofertas y contratos se acuerde la necesidad de emitir “n cantidad” de copias de un mismo informe/certificado en original, los informes/certificados con-tendrán la leyenda:

Se emiten “n” ejemplares de igual tenor.

En caso que el usuario solicite una copia en forma posterior a la emisión del informe/certificado, se realizará una copia del informe /certificado y se le colocará sello o leyenda similar en todas las hojas que indique lo siguiente:

Copia Fiel, Función, Firma y Aclaración de la persona que autoriza la copia y fecha en la se produce la misma.

La Función responsable de autorizar las copias será la UT Calidad.

Modificación a los informes de ensayo/técnicos y los certificados de calibración/medición

Siempre es necesario emitir un nuevo documento para realizar modificaciones en los informes / certi-ficados ya emitidos.

Se recomienda reemplazar el informe de ensayo o certificado de calibración en forma completa, in-cluyendo la palabra Reemplazo en el título del informe e incorporar la siguiente leyenda:

“El presente informe/certificado anula y reemplaza en su totalidad al informe AAA N° -xxx XXXX Tipo de fecha dd/mm/aaaa”, según se indica en los modelos que se encuentran en el servidor calidad.

En caso excepcional, cuando no sea conveniente reemplazar el informe de ensayo o certificado de ca-libración en forma completa, por ejemplo por ser demasiado extenso, se podrá generar un nuevo do-cumento que incluya en el título la palabra “Suplemento” y en el cuerpo indique claramente el punto o capítulo completo, con la siguiente leyenda:

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“El presente informe/certificado reemplaza a todos sus efectos y/o amplia el texto del punto o capí-tulo N° xx del informe AAA N° -xxx XXXX Tipo de fecha dd/mm/aaaa”, según se indica en los modelos.

En ambos casos se debe indicar la fecha de este nuevo documento y hacer firmar al usuario una cons-tancia de retiro del nuevo informe/certificado, de modo similar a la que figura en la Orden de Trabajo.

Detección posterior de irregularidades durante la calibración/medición/verificación/ ensayo

Ante cualquier anomalía encontrada durante la realización de la calibración/medición/verificación/ ensayo, como por ejemplo la detección posterior de equipos no calibrados o defectuosos o de calibra-ciones/mediciones/verificaciones/ensayos que arrojen dudas sobre la validez de los resultados infor-mados, el personal técnico interviniente completa la "Planilla de no conformidades" de acuerdo al PG02 Reclamos de usuarios, no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas, y el Coor-dinador de la UT avisa inmediatamente al usuario, por escrito, sobre la anormalidad.

Confidencialidad de los certificados e informes

El personal del INTI - Física y Metrología está obligado a preservar la confidencialidad tanto en la pre-sentación o no de la solicitud del usuario y la documentación asociada, como los resultados de las ca-libraciones/mediciones/verificaciones/ensayos ejecutados (ver capítulo 11). A los efectos de satisfacer este aspecto se transmiten resultados por fax solamente a personas y números autorizados expresa-mente por los usuarios. Asimismo, otros medios electrónicos pueden ser utilizados, en cuyo caso, el usuario deberá autorizarlo indicando direcciones de correo electrónico y personas de contacto. A tal efecto los usuarios llenan la planilla de "Autorización para envío de resultados por fax/mail (Formula-rio PG05/2).

Casos especiales En caso de ser necesario realizar ajustes en los equipos objeto de calibración/medición/ verifica-ción/ensayo, estos son formalmente autorizados por el usuario. En este caso se realizan calibraciones antes y después del ajuste. Los resultados de ambas calibraciones se informan en el mismo certificado de calibración/medición o informe de ensayo. El informe/certificado, en este caso, contiene una breve descripción del ajuste realizado. Excepcionalmente, el INTI - Física y Metrología emitirá dos ejemplares originales de un mismo infor-me/certificado cuando el usuario lo solicite, indicando sus razones. En este caso se consigna en obser-vaciones el texto siguiente "A solicitud del usuario se emiten dos ejemplares del presente infor-me/certificado de un mismo tenor y a un solo efecto".

7. Apéndices y anexos Toda la documentación relativa a la emisión de certificados se puede encontrar en la Intranet de INTI Sistema Integral de Gestión INTI (SIG-INTI) IP06MG e IP07MG. Nº APÉNDICE CODIFICACIÓN TÍTULO

1 PG05/1 Registro de firmas autorizadas

3 PG05/2 Autorización de envío de resultados por e-mail

PG05 Apéndice 1: Enero 2016

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Registro de Firmas Autorizadas

PG05 Apéndice 2: Enero 2016

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Autorización de envío de resultados por e-mail