PROCEDIMIENTO (Permiso con o sin goce de remuneraciones ...

PROCEDIMIENTO Permiso con o sin goce de remuneraciones

Código: SSD-UCA-RR.HH-PRO-DCHOFUNC-01 Página: 1 de 16

Versión : 00 Fecha Aprobación : 16.ABR.2015

Unidad de Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO

(Permiso con o sin goce de remuneraciones)

(SSD-UCA-RR.HH-PRO-DCHOFUNC-01)

Elaboración / Modificación / Aprobación

Versión

Nº Fecha

aprobación Responsable Elab. / modif.

Responsable Aprobación

Alcance y/o motivo de la modificación

00 16.ABR.2015 Juan Taivo

Vargas Hugo Osorio

Peñaloza Elaboración Procedimiento SSD-UCA-RR.HH-

PRO-DCHOFUNC-01





TABLA DE CONTENIDOS

1. Objetivo ........................................................................................................................................... 3

2. Alcance ........................................................................................................................................... 3

3. Referencias ..................................................................................................................................... 3

4. Definiciones..................................................................................................................................... 3

5. Formularios / Formatos Aplicables .................................................................................................. 3

6. Modo de Operación ........................................................................................................................ 4

6.1 Proceso: “Derechos funcionarios” ................................................................................................... 4

6.1.1 Procedimiento de derecho funcionario 01: “Permiso con o sin goce de remuneraciones” ............... 4

6.1.2 Flujograma del procedimiento: “Permiso con o sin goce de remuneraciones” ................................. 4

6.1.3 Descripción del procedimiento: “Permiso con o sin goce de remuneraciones” ................................ 6

7 Registros ......................................................................................................................................... 8

8 Instrucción de trabajo ...................................................................................................................... 9

9 Anexos .......................................................................................................................................... 10





1. Objetivo

Establecer un método a seguir para la tramitación de los beneficios funcionarios, “Permiso con goce de remuneraciones” y “Permisos sin goce de remuneraciones”

2. Alcance

Este procedimiento se aplicará a las solicitudes de permisos con o sin goce de remuneraciones que soliciten los funcionarios de la SSD.

3. Referencias

DFL N° 29 de 2004, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, Estatuto Administrativo. DFL (G) N° 1 de 1997, Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas Manual de Gestión de RR.HH. UCA-RR.HH-PR-1 de 27.JUN.2014

4. Definiciones

SSD : Subsecretaría de Defensa UCA : Unidad de Coordinación Administrativa RR.HH. : Unidad de Recursos Humanos SISTEDOC : Sistema informático de ingreso, registro, gestión y seguimiento de la

documentación entrada y salida de la SSD PR-DCHOFUNC : Procedimiento de Derecho Funcionario DFL (G) N° 1 : Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas

5. Formularios / Formatos Aplicables

Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal contratado sobre la base de honorarios Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal contratado sobre la base de honorarios Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal regido por la Ley N° 18.834, “Estatuto Administrativo Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal regido por la Ley N° 18.834, “Estatuto Administrativo Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal regido por el DFL N° 1 (G) de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas” Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal regido por el DFL N° 1 (G) de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas” Resolución exenta Oficio conductor a las instituciones de las FF.AA. Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones según formato instituciones FF.AA.





6. Modo de Operación

6.1 Proceso: “Derechos funcionarios”

Son aquellas prerrogativas de los funcionarios públicos, establecidas en los estatutos que los rigen, cualquiera ellos sean, y que regulan la vinculación jurídica entre aquellos y el Estado. El proceso “Derechos funcionarios” cuenta a la fecha con los siguientes procedimientos oficializados: SSD-UCA-RR.HH-PRO-DCHOFUNC-01 “Permisos con o sin goce de remuneraciones” SSD-UCA-RR.HH-PRO-DCHOFUNC-02 “Permisos especiales” SSD-UCA-RR.HH-PRO-DCHOFUNC-03 “Permiso postnatal parental”

6.1.1 Procedimiento de derecho funcionario 01: “Permiso con o sin goce de remuneraciones”

Derecho que consiste en la ausencia transitoria del servicio por parte del funcionario, con o sin goce de remuneraciones, en los casos previstos en el artículo 109 y 110 del DFL N° 29 de 2004 y, en el artículo 228 “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”.

6.1.2 Flujograma del procedimiento: “Permiso con o sin goce de remuneraciones” Simbología básica a utilizar:

Simbología Descripción

Inicio / fin de un proceso

Proceso

Documento

ANÁLISIS

DE

SOLICITUD

RESOLUCION

Y

DIFUSIÓN

PRESENTACIÓN

SOLICITUD





PROCESO: DERECHOS FUNCIONARIOSPROCEDIMIENTO: Permiso con o sin goce de remuneraciones

Func

iona

rio

Jefe

dir

ecto

Func

iona

rio

Jefe

sup

erio

rfu

ncio

nari

oRe

gist

rado

r U

nida

dRe

gist

rado

r U

CARe

gist

rado

r RR

.HH

.A

nalis

taRR

.HH

.Je

fe Á

rea

Jefe

RR.

HH

.Re

gist

rado

r SS

D

Fase

INICIO

Autoriza trámite y firma


Recibe, crea en SISTEDOC y despacha

Recibe, revisa y entrega

Recibe y deriva

Verifica, elabora resolución,

solicitud u oficio

Comprueba pertinencia de

derecho

Autoriza, firma resolución y visa

oficio

Crea resolución u oficio en el SISTEDOC y

entrega

Registra, distribuye,

archiva o pasa a firma oficio y

despacha

FIN

Solicitud

Solicitud

Solicitud

Solicitud

Solicitud

Solicitud

Resolución Solicitud





Recibe y despacha o pasa para visación

Solicita permiso





6.1.3 Descripción del procedimiento: “Permiso con o sin goce de remuneraciones”

6.1.2.1 Presentación solicitud

N° Quién Qué Cuándo Cómo Registro Instrucción de trabajo

1 Funcionario

Solicita permiso Dos días hábiles antes del inicio del permiso con goce remuneraciones. Cinco días hábiles antes del permiso sin goce de remuneraciones si está afecto al Estatuto Administrativo; 30 días hábiles antes si es funcionario Ejército o FACH; entre el 01 de enero y 30 de junio de cada año si es funcionario Armada, salvo “casos calificados”.

Mediante solicitud de permiso, firmada por su Jefe Directo y Superior, si corresponde. Si el Jefe Directo es el Subsecretario, la solicitud debe contar previamente con la visación del Jefe de RR.HH. antes de pasar a la firma de dicha autoridad.

Formulario 01, 02, 03, 04, 05 ó 06, según corresponda.

1

2 Jefe directo

del funcionario


Una vez recibida la solicitud del funcionario.

Firmando la solicitud de permiso, según calidad funcionaria y tipo de permiso.


2

3 Jefe

superior del funcionario

.Autoriza trámite y firma Una vez recibida la solicitud desde el Jefe directo.

Firmando la solicitud de permiso, según calidad funcionaria y tipo de permiso.


2

4 Registrador

Unidad funcionario

Recibe, crea en SISTEDOC y despacha

Una vez recibida desde el Jefe superior del funcionario.

Recibe solicitud, la crea en SISTEDOC, otorga número en el Sistema y despacha a UCA.RR.HH., generando el informe de envío de documentos.

SISTEDOC

6 Registrador

UCA

Recibe, revisa y entrega Una vez recibida de la Unidad de origen.

Recibe solicitud, revisa y entrega a RR.HH. por el SISTEDOC, generando el informe de envío de documentos.

SISTEDOC 3

7 Registrador

RR.HH.

Recibe y deriva Una vez recibida la solicitud entregada por UCA.

Recibe solicitud y la deriva a analista correspondiente generando en el SISTEDOC el informe de envío de documentos.

SISTEDOC





6.1.2.2 Análisis solicitud


1 Analista RR.HH.

Verifica, elabora resolución, solicitud u oficio

Una vez recibida la solicitud por parte del Registrador RR.HH.

Recibe solicitud, verifica cuadro control de permisos, propone Resolución y anexa solicitud. Ingresa datos al cuadro de control de permisos. Si es solicitud de permiso sin goce de remuneraciones de funcionario DFL (G) N° 1, debe elaborar oficio conductor para la firma del SSD y solicitud de acuerdo a formato de cada Institución.

Formulario 01, 02, 03, 04, 05 ó 06, según corresponda. Oficio conductor a instituciones FF.AA., si correspondiere.

4

2 Jefe de Área

Comprueba pertinencia del derecho

Una vez recibida la Resolución y anexo, o la solicitud y oficio conductor si es permiso sin goce de remuneraciones personal afecto al DFL (G) N° 1.

Recibe Resolución con solicitud, comprueba pertinencia del derecho, visa Resolución y envía a Jefe RR.HH., cuando se trate de permiso con goce de remuneraciones. Si es solicitud de permiso sin goce de remuneraciones del personal afecto al DFL (G) N° 1, visa oficio conductor de la solicitud según Institución.

Formulario 01, 02, 03, 04, 05 ó 06, según corresponda. Oficio conductor.

5

6.1.2.3 Resolución y difusión


1 Jefe de RR.HH.

Autoriza, firma resolución y visa oficio.

Una vez entregados los antecedentes por el Jefe de Área.

Recibe, firma Resolución autorizando permiso y dispone su trámite, si se trata de permiso con goce de remuneraciones. Visa oficio conductor, si se trata de solicitud de permiso sin goce de remuneraciones de funcionario afecto al DFL (G) N° 1.

Formulario 01, 02, 03, 04, 05 ó 06, según corresponda. Oficio conductor.

6






2 Registrador

RR.HH.

Crea resolución y oficio en el SISTEDOC y entrega.

Una vez entregados los antecedentes por el Jefe de Área.

Recibe Resolución y anexo, crea Resolución y le otorga número y distribución en SISTEDOC y entrega generando el informe de envío de documentos. Si es permiso sin goce de remuneraciones de personal afecto al DFL (G) N° 1, crea solicitud y oficio en SISTEDOC. Actualiza cuadro de control de vales.

SISTEDOC 7

3 Registrador

UCA

Recibe y despacha o pasa para visación

Una vez entregados los antecedentes por el Registrador RR.HH.

Recibe, revisa y despacha por SISTEDOC generando el informe de envío de documentos. Pasa para visaciones correspondientes, si se trata de oficio conductor de solicitud de permiso sin goce de remuneraciones de personal afecto al DFL (G) N° 1.

SISTEDOC 8

4 Registrador

SSD

Registra, distribuye, archivo p pasa a firma oficio y despacha.

Una vez recibida la Resolución desde Registratura UCA.

Mediante SISTEDOC registra, numera y entrega los tres ejemplares, generando el informe de envío de documentos. Archiva original con anexos Si es permiso sin goce de remuneraciones de personal afecto al DFL (G) N° 1, remite oficio y solicitud a la institución correspondiente.

SISTEDOC 9

7 Registros

Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal contratado sobre la base de honorarios. Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal contratado sobre la base de honorarios. Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal regido por la Ley N° 18.834, “Estatuto Administrativo.





Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal regido por la Ley N° 18.834, “Estatuto Administrativo. Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal regido por el DFL N° 1 (G) de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”. Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal regido por el DFL N° 1 (G) de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”. Resolución exenta. SISTEDOC. Oficio conductor a las instituciones de las FF.AA. Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones según formato instituciones FF.AA.

8 Instrucción de trabajo

Instrucción Observaciones

1 Si es funcionario de la Armada o FACH destinado en la SSD y durante el permiso con goce de

remuneraciones saldrá al extranjero, debe contar previamente con la autorización de su respectivo

Comandante en Jefe o autoridad institucional competente, en conformidad al artículo 144 del DFL (G) N° 1

de 1997.

El personal a honorarios tendrá derecho solicitar el beneficio, sólo en la medida que se haya pactado así en

el respectivo contrato de prestación de servicios.

Las solicitudes de permisos sin goce de remuneraciones de los funcionarios de las FF.AA. destinados en la

SSD, deben presentarse en sus respectivas instituciones en los plazos señalados, razón por la cual el

funcionario debe prever tramitarla en la SSD con la debida anticipación.

En los “casos calificados”, el permiso sin goce de remuneraciones debe estar en la Armada 30 días hábiles

antes iniciar el mismo.

Para los permisos por nacimiento o por adopción; por muerte de un hijo, del cónyuge, del padre o la madre;

o, por muerte de un hijo en periodo de gestación, atendida la especial situación, el acto administrativo que

reconozca el uso derecho en las condiciones que se soliciten, será tramitado inmediatamente de informado

el caso por el funcionario, sin necesidad de presentar solicitud escrita, pero los documentos de respaldo, es

decir, certificados de nacimiento, de sentencia definitiva de adopción, de defunción o de defunción fetal,

según corresponda, podrán ser entregados a la Sección RR.HH. dentro de los 10 días hábiles siguientes de

ocurrido el hecho.

2 Si el Jefe Directo o Superior del funcionario estima que por razones del servicio no es conveniente autorizar

el permiso, la solicitud se debe tramitar fundamentando esta situación en el casillero “Observaciones”.

Si el funcionario tiene Jefe Directo (Depto.) y Jefe de División, la solicitud debe ser firmada por ambos de

acuerdo a formato establecido.

La solicitud debe ser presentada con dos o cinco días hábiles previos al inicio del permiso, según se trate de

permiso con o sin remuneraciones respectivamente, salvo situaciones imprevistas debidamente analizadas

por el Jefe Directo y fundamentadas en el casillero observaciones.

Ante casos de emergencia que impidan que el funcionario firme su solicitud de permiso con goce de

remuneraciones, ésta será tramitada a RR.HH. sólo con la firma del Jefe Directo y/o Superior,

regularizando posteriormente esta situación.

3 Si la solicitud no ha sido creada en el sistema, se debe devolver para dicho trámite





Instrucción Observaciones

4 Si la solicitud no es pertinente, el analista debe informar verbalmente las razones al Jefe de Área y proponer

documento para devolver la solicitud.

El formato de la solicitud variará de acuerdo al tipo de permiso y según se trate de funcionarios efectos al

Estatuto Administrativo, DFL. (G) N° 1 de 1997 o empleado a honorarios.

Si el solicitante es funcionario de la Armada o FACH destinado en la SSD y durante el permiso saldrá al

extranjero, el analista debe contar con documento de la respectiva Institución que autorice la salida al

extranjero e incluirlo en Visto de la Resolución exenta correspondiente.

Si se trata de permiso sin goce de remuneraciones y el solicitante es funcionario de la Armada o FACH

destinado en la SSD, el analista de RR.HH. que corresponda, debe elaborar la solicitud según formato de

cada Institución y el correspondiente oficio conductor para dar cumplimiento al art. 228 del DFL (G) N° 1 de

1997

En el oficio conductor para tramitar un permiso sin goce de remuneraciones del personal afecto al DFL (G)

N° 1, se debe solicitar se informe la resolución adoptada por autoridad Institucional correspondiente.

5 Si la solicitud es rechazada por no ser pertinente, el Jefe de Área debe analizar los antecedentes e informar

verbalmente al Jefe de RR.HH., proponiendo documento para devolver la solicitud.

6 Si por razones del servicio el Jefe de RR.HH. (autoridad delegada) no autoriza el permiso con goce de

remuneraciones, debe estampar su resolución al reverso de la solicitud, firmar y remitir a la unidad

generadora.

7 Si el permiso es autorizado, el Registrador de RR.HH. debe actualizar el cuadro de control de vales de

alimentación. Lo mismo hará cuando se informe la resolución adoptada por autoridad Institucional

correspondiente, en el caso de permisos sin goce de remuneraciones de personal afecto al DFL (G) N° 1.

8 Si se trata de solicitud de permiso sin goce de remuneraciones de personal afecto al DFL (G) N° 1, debe

pasar el oficio para visación del Jefe UCA y Asesor Jurídico, según procedimientos rutinarios y,

posteriormente tramitar para firma del SSD.

9 Si se trata de solicitud de permiso sin goce de remuneraciones de personal afecto al DFL (G) N° 1, debe

pasar oficio para firma del SSD y tramitar a la respectiva Institución de las FF.AA.

9 Anexos

Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal regido por la Ley N° 18.834, “Estatuto Administrativo. Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal regido por la Ley N° 18.834, “Estatuto Administrativo. Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal regido por el DFL N° 1 (G) de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”. Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal regido por el DFL N° 1 (G) de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”. Solicitud de permiso con goce de remuneraciones personal contratado sobre la base de honorarios. Solicitud de permiso sin goce de remuneraciones personal contratado sobre la base de honorarios.





Formulario 01 SOLICITUD N°_______________/

FECHA,

SOLICITUD DE PERMISO CON GOCE DE REMUNERACIONES

(Personal regido por la Ley Nº 18.834, Estatuto Administrativo”)

Apellido Paterno Apellido Materno Nombres

Cargo Calidad Jurídica y Grado Departamento o Sección

Solicita se le conceda(n) "Haga click e inserte numero de días" (1) día(s) de Permiso Administrativo con goce de remuneraciones, conforme a lo establecido en el artículo 109 del D.F.L. Nº 29, de 2004, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834 “Estatuto Administrativo”, a contar "Haga click e inserte fecha" (2) Observaciones:

Firma Solicitante Nombre, cargo y firma del Jefe Directo

_______________________________

Nombre, cargo y firma Jefe Superior (3) La presente solicitud debe ser llenada a máquina y entregada en Recursos Humanos, con dos días hábiles de anticipación (salvo situaciones de urgencia) a la fecha en que se desee hacer uso de este derecho, con el fin de informar oportunamente a la superioridad que en definitiva deba resolver al respecto.

(1) Ingrese número de días solicitados. (2) Ingrese fechas del período en que desea hacer uso del permiso (desde hasta). (3) Jefe de División o de Unidad dependiente directamente del SSD





Formulario 02 SOLICITUD N°______________/

FECHA,

SOLICITUD DE PERMISO SIN GOCE DE REMUNERACIONES

(Personal regido por la Ley Nº 18.834, “Estatuto Administrativo”)


Cargo Calidad Jurídica y Grado Unidad

Solicita se le conceda(n) "Haga click e inserte numero de días" (1) día(s) de permiso sin goce de remuneraciones, conforme a lo establecido en el artículo 110 del D.F.L. Nº 29, de 2004, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.834 “Estatuto Administrativo”, a contar "Haga click e inserte fecha" (2) Observaciones:


_________________________________ Nombre, cargo y firma del Jefe Superior (3)

La presente solicitud debe ser llenada a máquina y entregada en Recursos Humanos, con 5 días hábiles de anticipación, a la fecha en que se desee hacer uso de este derecho, con el fin de informar oportunamente a la superioridad, quien en definitiva deba resolver al respecto. (1) Ingrese número de días solicitados. (2) Ingrese fechas del período en que desea hacer uso del permiso (desde hasta). (3) Jefe de División o de Unidad dependiente directamente del SSD






FECHA,


(Personal regido por el DFL. (G) Nº 1 de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”)



Solicita se le conceda(n) "Haga click e inserte numero de días" (1) día(s) de Permiso Administrativo con goce de remuneraciones, conforme a lo establecido en el artículo 228 del DFL. (G) Nº 1 de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”, a contar "Haga click e inserte fecha" (2) Observaciones:


__________________________________ Nombre, cargo y firma del Jefe Superior (3)

La presente solicitud debe ser llenada a máquina y entregada en Recursos Humanos con dos días hábiles de anticipación, salvo situaciones de urgencia, a la fecha en que se desee hacer uso de este derecho, con el fin de informar oportunamente a la autoridad que en definitiva deba resolver al respecto. (1) Ingrese número de días solicitados. (2) Ingrese fechas del período en que desea hacer uso del permiso (desde hasta). (3) Jefe de División o de Unidad dependiente directamente del SSD






FECHA,


(Personal regido por el DFL. (G) Nº 1 de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”)



Solicita se le conceda(n) "Haga click e inserte numero de días" (1) día(s) de permiso sin goce de remuneraciones, conforme a lo establecido en el inciso segundo del artículo 228 del DFL. (G) Nº 1 de 1997, “Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas”, a contar "Haga click e inserte fecha" (2) Observaciones:


________________________________ Nombre, cargo y firma Jefe Superior (3)

La presente solicitud debe ser llenada a máquina y entregada en Recursos Humanos, con la anticipación que se indica para dar cumplimiento a los plazos establecidos por respectivas Instituciones: Ejército y Fuerza Aérea: 30 días hábiles Armada: Desde enero a junio de cada año, para hacerlas efectivas a contar del 01 de enero del año siguiente. Salvo casos plenamente justificados y debidamente calificados por la autoridad naval establecida en su reglamentación interna. (1) Ingrese número de días solicitados. (2) Ingrese fechas del período en que desea hacer uso del permiso (desde hasta). (3) Jefe de División o de Unidad dependiente directamente del SSD.






FECHA,


(Personal contratado sobre la base de honorarios)



Solicita se le conceda(n) "Haga click e inserte numero de días" (1) día(s) de Permiso Administrativo con goce de remuneraciones, conforme a lo convenido en el respectivo contrato de prestación de servicios sobre la base de honorarios vigente a la fecha, a contar "Haga click e inserte fecha" (2) Observaciones:


_______________________________

Nombre, cargo y firma Jefe Superior (3) La presente solicitud debe ser llenada a máquina y entregada en la UCA Recursos Humanos, con dos días

hábiles de anticipación, salvo situaciones de urgencia, a la fecha en que se desee hacer uso de este derecho,

con el fin de informar oportunamente a la autoridad que en definitiva deba resolver al respecto. El personal a

honorarios tendrá derecho solicitar el beneficio, sólo en la medida que se haya pactado así en el respectivo contrato de

prestación de servicios.

(1) Ingrese número de días que desea pedir. (2) Ingrese fechas del período en que desea hacer uso del permiso (desde hasta). (3) Jefe de División o de Unidad dependiente directamente del SSD






FECHA,


(Personal contratado sobre la base de honorarios)



Solicita se le conceda(n) "Haga click e inserte numero de días" (1) día(s) de Permiso Administrativo sin goce de remuneraciones, conforme a lo convenido en el respectivo contrato de prestación de servicios sobre la base de honorarios vigente a la fecha, a contar "Haga click e inserte fecha" (2) Observaciones:


_______________________________

Nombre, cargo y firma Jefe Superior (3)

La presente solicitud debe ser llenada a máquina y entregada en Recursos Humanos, con dos días hábiles de

anticipación, salvo situaciones de urgencia, a la fecha en que se desee hacer uso de este derecho, con el fin de

informar oportunamente a la autoridad que en definitiva deba resolver al respecto. El personal a honorarios tendrá

derecho solicitar el beneficio, sólo en la medida que se haya pactado así en el respectivo contrato de prestación de servicios.

(1) Ingrese número de días que desea pedir. (2) Ingrese fechas del período en que desea hacer uso del permiso (desde hasta). (3) Jefe de División o de Unidad dependiente directamente del SSD

PROCEDIMIENTO (Permiso con o sin goce de remuneraciones ...

Documents

Transcript of PROCEDIMIENTO (Permiso con o sin goce de remuneraciones ...