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PROCEDIMIENTO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

CÓDIGO: PR.1-100.01

VERSIÓN: 4.0

FECHA: FEBRERO 28 DE 2013

1. OBJETIVO

Estructurar el Plan Estratégico. Atendiendo las áreas de oportunidad detectadas

en el análisis del contexto interno y externo, estableciendo así, objetivos,

estrategias, líneas de acción e indicadores; dirigiendo así a la CGC, al logro de

los objetivos institucionales.

2. ALCANCE

Inicia con la evaluación y análisis por parte de los líderes de proceso y el asesor

(a) de Planeación de los lineamientos dados por el Contralor, determinándose de

esta manera los objetivos y las estrategias para el logro de las prioridades

administrativas, termina, con la elaboración, aprobación y socialización del Plan

Estratégico y la comunicación de aprobación o rechazo a la modificación de

Planes y programas.

3. ABREVIATURAS

PE Plan Estratégico

PA Plan de Acción

4. REFE RENCIAS NORMATIVAS

- Ley 152 de 1994 “Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”.

- Decreto 1599 de 2005 MECI 1000:2005”

- Constitución Política Colombiana de 1991, “Principios de la función

Pública”.

- Ley 909 de septiembre de 2004 – Carrera Administrativa.

- Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización

de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades

del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan

servicios públicos.

- Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control

Interno.

- ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009- Norma Técnica de Calidad.

PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


- Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción

y la efectividad del control de la gestión pública.

- Decreto – ley 19 de 2012. Por la cual se dictan normas para suprimir o

reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en

la Administración Pública.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

PLAN ESTRATÉGICO

FORMULACIÓN Y APROBACIÓN

ACTIVIDAD 1

Consulta las directrices y políticas establecidas por el Contralor y programa

talleres para la formulación del PE. Esta Actividad, se convierte en un elemento

programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y

esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos.

ACTIVIDAD 2

Realiza talleres con el nivel de profesionales especializados para revisar y

establecer la Misión. Visión y Objetivos Estratégicos y estrategias

Alineación de Objetivos y Estrategias.

- Identificación de Objetivos

El PE establece, objetivos estratégicos, los cuales orientarán la ejecución y

el seguimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción

Estrategias

PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


Las estrategias muestran en forma general lo que la institución planea

realizar en cumplimiento a un objetivo específico y constituyen la ruta a

seguir mediante las grandes líneas de acción establecidas para alcanzar

los objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazo.

Responsable: Asesor de Planeación

ACTIVIDAD 3

Consolida los resultados de los talleres ye labora propuesta del PE al

Contralor.


ACTIVIDAD 4

Presenta el Plan al contralor para validación y posterior presentación ante el

comité Directivo para su análisis y recomendaciones


ACTIVIDAD 5

Procede a hacer las modificaciones o ajustes solicitados y presenta al

contralor y al Comité Directivo para aprobación final del PE.

Responsable: Contralor, Asesor de Planeación.

ACTIVIDAD 6

Coordina el despliegue del PE.

Responsable: Asesor de Planeación.

DIVULGACIÓN Y MODIFICACIONES

PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


ACTIVIDAD 7

Divulga y socializa el PE a todo el personal de la Contraloría, comenzando

por la Alta Dirección. Es responsabilidad del profesional especializado,

solicitante de cada dependencia presentar al equipo de trabajo las

modificaciones y/o actualizaciones que se realicen en el PE:

Responsable: Asesor de Planeación, profesionales especializados.

ACTIVIDAD 8

Recepciona y evalúa la solicitud por parte del profesional especializado

solicitante sobre la modificación de Objetivos Estratégicos o Estrategias

contenidas en el PE.


ACTIVIDAD 9

Emite concepto y presenta solicitud de ajuste al contralor para su

aprobación.


ACTIVIDAD 9

Emite concepto y presenta solicitud de ajuste al contralor para su

aprobación.


ACTIVIDAD 10

PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


Proyecta Respuesta al Profesional especializado que solicito el ajuste, en

caso de aprobación continua actividad 5, en caso de negación, el

profesional especializado solicitante presenta para aprobación ante el

Comité Directivo.

Responsable: Asesor de Planeación, profesional especializado solicitante

PLANES Y PROGRAMAS

ACTIVIDAD 11

Solicita el despliegue del PE, para proceder a elaborar el Plan de Acción,

utilizando el formato- anexo 2 (formato de los Planes de Acción).

ACTIVIDAD 12

Elaborar Plan de Acción, para esto, es necesario tener en cuenta el PE, la

Administración del Riesgo, acciones correctivas y preventivas y de mejora,

encuesta satisfacción del cliente, producto no conforme entre otros.

Responsable: Profesional especializado solicitante

PASOS PARA ELABORAR EL PLAN DE ACCIÓN

a. Determinar las actividades

Realización de reuniones con el nivel de profesionales especializados para

revisar las áreas de oportunidad detectadas, a fin de poder definir las líneas

de trabajo y mecanismos que apuntan al desarrollo de las estrategias

planteadas en el PE.

PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


Las áreas de oportunidad permiten focalizar los puntos críticos en los que la

CGC deberá abordar gradualmente, se deben priorizar las acciones a corto,

mediano y largo plazo, que se consideren necesarias, para el logro de las

prioridades administrativas.

b. Determinar metas e indicadores

Los indicadores son herramientas para medir el impacto esperado, son

medidas verificables de cambios y resultados obtenidos diseñados para

contar con un estándar para estimar, evaluar o demostrar el progreso de

una actividad con respecto a las metas establecidas, la meta es el fin u

objeto al que quiere llegar.

c. Periodo de ejecución

El Plan de Acción compromete el trabajo del personal y áreas de la CGC,

estableciendo plazos y responsables así como el seguimiento al

cumplimiento de las actividades establecidas.

d. Responsables y recursos

Es indispensable que en el Plan de Acción se contemplen los procesos y

las personas involucradas en su cumplimiento, a través del establecimiento

y delimitación de responsabilidades, buscando que contribuyan a la

consecución de las metas propuestas. Así mismo, es necesario establecer

claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento. Los

recursos se clasifican en:

- Recursos financieros: Menciona la partida presupuestal donde se aplicarán

recursos para apoyar la realización de la actividad.

- Recursos materiales: Mobiliarios y Equipo, instalaciones, recursos

informáticos, digitales con que cuenta la CGC.

- Recursos humanos: Personal que llevará a cabo la actividad.

PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


ACTIVIDAD 13

Consolida y estructura el Plan de Acción por procesos.


ACTIVIDAD 14

Ejecuta las acciones establecidas en el Plan de Acción.

Responsable: todos los dueños de los procesos, profesionales especializados,

profesionales universitarios grados 01 y 02.

ACTIVIDAD 15

El Asesor de Planeación será quién realice seguimiento al cumplimiento de las

actividades y compromisos establecidos en el Plan de Acción. Dicho seguimiento

se hará cuatrimestralmente o cuando el contralor lo considere necesario.

El seguimiento y la evaluación son importantes en la ejecución del Plan de

acción, ya que orienta a los actores y personal involucrado a supervisar los

avances de cada una de las acciones específicas, a determinar los que se ha

cumplido, lo que hace falta y apara lo que se requiere una segunda evaluación

para corregir el rumbo para que no se vea afectado el objetivo en las fechas

planeadas.

Una vez cumplidos los plazos se debe realizar una revisión sobre el logro con

base en los objetivos en alas acciones realizadas, es decir, del impacto y no

simplemente el cumplimiento del objetivo. También, sirve como reafirmación del

compromiso de continuar con el nivel alcanzado hasta ese momento y plantearse

nuevos retos.


PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


MODIFICACIONES

ACTIVIDAD 16

Recepciona y evalúa la solicitud de ajuste al plan de Acción, por parte del

profesional especializado solicitante sobre la modificación de actividades, fechas

responsables u otros.


ACTIVIDAD 17

Aprueba ajustes bajo las siguientes condiciones:

Que no afecten de manera significativa el cumplimiento de los objetivos

corporativos.

Que no estén en contravía de procedimientos, Manuales, normatividad y otros

documentos que rijan el funcionamiento del CGC.

Que estén acompañadas de una adecuada justificación por parte del profesional

especializado solicitante, interesado explicando las circunstancias relacionadas

con las dificultades que se han presentado (falta de recursos, imprevistos,

decisiones de política etc).


ACTIVIDAD 18

Comunica la aprobación o rechazo de la solicitud y realiza los ajustes

correspondientes.


PROCEDIMIENTO



VERSIÓN: 4.0


6. FORMATOS Y REGISTROS

Anexo 1: Plan Estratégico

Anexo 2: Solicitudes de ajustes al Plan.

Anexo 3: Plan de Acción

Anexo 4: Informe de seguimiento y monitoreo al Plan

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ORIGEN DE CAMBIOS FECHA

2.0 Cambio en el Manual de funciones y competencias

Diciembre 07 de 2009

3.0

- Se complementó el procedimiento.

- Se modifica la estructura del formato Plan de Acción.

Mayo 09 de 2012

- Se Modifica el formato de monitoreo y seguimiento al Plan.

Noviembre 27 de 2012

4.0

- Cambia la periodicidad de seguimiento al Plan

Febrero 28 de 2013

- Cambio de logo

Mayo 10 de 2013

Elaboró: Daliris Arias Marin

Revisó: Daliris Arias Marin

Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila

Cargo: Asesor de Planeación

Cargo: Asesor de Planeación

Cargo : Contralor

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