Procedimientos de programacion

Introduccion Con el objetivo de garantizar la implementacion de un

nuevo sistema de suministro, enmarcado en el proceso de modernizacion y reforma del sector salud, el ministerio de salud a emprendido una serie de acciones que tiene por objetivo la produccion oportuna de medicamentos e insumos medicos de calidad asegurada.

El SUGEMI fue amparado con la resulucion ministerial que restablece su coherencia con el nuevo modelo de red de servicios planteados en la reforma de salud.

Con el apoyo de agencias de cooperacion la unidad nacional de medicamentos (UNGM) ha elaborado los procedimiento operativos del SUGEMI que se presentan a continuacion:

Procedimientos programacion de medicamnetos e insumos sanitarios

Propocito:

Definir las cantidades de productos y recursos financieros necesarios para a tender la demanda de atenciones durante el siguiente daño fiscal.

Alcance:

Aplicable al personal de CEAS (hospitales), servicios regionales de salud, programas nacionales de la UNGM

Responsabilidad:1.Responsables de los servicios farmaceuticos de centos especializados de atencion en salud CEAS (hospitales)2.Responsables de la unidad Regional de gestion de medicamentos (URGM)3.Responsables de la unidad nacional de gestion de medicamentos (URGM)4. Subsecretaria administrativa financeira/ Gerencia financiera y area financiera

Definiciones: Programacion: es el proceso que define

las cantidades de productos y recursos financieros necesario para atender la demanda durante el siguiente año fiscal.

Programacion financiera anual: es el ejercicio de programacion annual que se realiza para gestionar la disponibilidad de fondos en el siguiente año fiscal.

Progrmacion para compra anual: es el ejercicio de programacion annual que se realiza para iniciar el procesod e adquisicion de medicamentos e insumos sanitarios.

Descripcion de procedimientos

Programacion de programas especiales de slaud publica:1. En el segundo trimestre de cada año en un plazo de 5 dias habiles el

resposable de la URGM se reune para elaborar la programacion de medicamentos e insumos sanitarios.

2. Considerando los datos epidemiologicos de cada programa y la informacion de consumos y exigencias se elabora la estumlacion de requerimientos y medicamentos para el siguiente año fiscal.

3. Los resultados de la programacion seran consignadas en la plantilla de programacion annual del SUGEMI.

4. EL responsible de la URGM remite el programa de medicamentos e insumos sanitarios de los programas especiales de la gerencia adminitrativa.

5. La UNGM en un plazo de 10 dias consolida la progrmacion e incorpora informacion del inventario de los almacenes centrales y revisa dichos programas

6. La UNGM se reune en conjunto con el representante nacionales de los programas para identificar la fuente de financiamiento para la adquisicion de los bienes progrmados.

7. La UNGM remite la programacion total de la plantilla de programacion annual de SUGEMI (anexo 1) al vice ministerio administrativo para la gestion del presupuesto y adquisicion.

8. Si el presupuesto aprobado es menor al estimado la UNGM relaizara ajuste a la progrmacion o en su defecto se gestiona un presupuesto adicional.

9. En el segundo trimestre en un plazo de 5 dias el responsible del CEAS elabora la programaciond e medicamentos para su establecimiento.

10. El responsible de el servicio farmaceutico del CEAS remite la programacion de necesidades de medicamento a la administracion utilizando la plantilla de progrmacion annual de SUGEMI.

Programacion de medicamentos e insumos sanitarios de uso hospitalarios

Programacion de medicamentos e insumos sanitarios para el primer nivel de atencion

11. En el segundo trimestre de cad año el responsible de la URGM elabora la programaciond medicamentos para el primer nivelde atencion.12. El responsabled e la URGM remite la plantilla de programacion annual de SUGEMI para el primer nivel de atencion a la gerencia administrativa del servicio regional de salud.13. En un plazo de 2 dias habiles de gerencia administrativa, revisa, consulta y remite al area finaciera para gestionar los fondos para la compra de medicamento.14. El director del servicio regional aprueba la frima y la remite a PROMESE con una copia la UNGM.

Programacion para compra

15. En Junio de cada año la URGM recibe del CEAS (hospitales) sus requerimientos de medicamentos e insumos sanitarios.

16. En el mes de junio de cada añ la URGM solicita apoyo de la UNGM para revisar las plantillas de progrmacion annual.

Plantilla de programacion annual de medicamentos e insumos del SUGEMI

Flujo grama

Leyenda:

UNGM: Unidad Nacional de Gestion de Medicamentos e InsumosURGM: Unidad Regional de Gestion de Medicamentos e InsumosSRS: Servicio Regional de Salud

Procedimientos de distribucion

Introduccion

Con el objetivo de garantizar la implementacion de un nuevo sistema de suministro, enmarcado en el proceso de modernizacion y reforma del sector salud, el ministerio de salud ha emprendido una serie de acciones que tienen por objetivo la provicion oportuna de medicamentos e insumos medicos de calidad asegurada. En el 2000 se crea la central de apoyo logistico- PROMESE-CAL.

Distribucion de medicamentos e insumos sanitarios

Proposito•Disponer de todos los medicamentos e insumos sanitarios en condiciones adecuadas en los CEAS y CAP.

Alcance•UNGM•URGM•SRS•CEAS•CAP•Programas especiales

Responsabilidades

•Responsables del Stock de medeicamentos del CAP•Unidad regional de gestion de medicmanetos•Unidad nacional de gestion de medicamentos•PROMESE-CAL•Almacen regional

Descripcion de procedimientos(Distribucion de medicamentos e insumos sanitarios de programas especiales desde

el nivel central a los SRS)1. Dentro de los diez primeros dias de concluido

el trimestre, la URGM elabora el requerimiento de medicamentos e isumos sanitarios.

2. El responsable de la URGM remite el formulario SUGEMI 2 a la gerencia administrativa de la region para ser remitido a la UNGM

3. Dentrod e 5 dias de recibido el requerimiento la UGM verifica que lo solicitado corresponda con lo programado

4. La UNGM registra en el formulario SUGEMI 2, en la columna “autorizado”

5. El vice ministerio administrativo envia el SUGEMI 2 al PROMESE-CAL

6. En un plazo de 5 dias de recibido el Sugemi 2 el almacen del PROMESE-CAL realiaza despacho y transporte del pedido hasta los almacenes regionales.

7. En caso de requerimeintos urgentes, los SRS relaizan coordinacion para recoger los productos directamente

8. EL almacen de medicamentos e insumos el despacho SRS realiza la recepcion de aucerdo a los procedimientos del almacen

9. Dentro de los 5 dias despuesde concluido el despacho y entrega, el PROMESe-CAL envia a la vice- ministerio administratuivo los documentos de entrega originales

10. EL vice ministrerio administrativo revisa los documentos de entrega, si estan conformes los remiteal area financiera para los fines administrativos

11. La UNGM utiliza la copia de los documentos de entrega para evaluar el proceso de distribucion

Distribucion de medicamentos e insumos sanitarios desde PROMESE a los

SRS(medicamentos para el 1 nivel)

12. Dentro de los 10 primeros dias concluido eltrimestre la URGM elabora el requerimeinto de medicmanetos e insumos sanitarios

13. La gerencia administrativa autoriza el despacho a SUGEMI 2 a PROMESE

14. En un plazo de 5 dias de recibido el SUGEMI 2, el almacen del PROMESE-CAL realiza el despacho y transporte a almacenes regionales

Distribucion desde los SRS a los establecimientos de salud (CEAS y CAP) asignacion para programas especiales

15. Dentro de los 5 dias despues de recibido el pedido de medicmanetos e insumos de programas especiales desde el nivel central

16. Con los calculos realizados, el jefe del almacen elabora el cuadro de distribucion de medicamentos e insumos sanitarios de los programas especiales

Pedido de los CAP para medicamentos e insumos sanitarios

17. Entre el 1 y 5 de cada mes, el responsible del Stock de medicmaneto del CAP junto al equipo de la unidad elabora su pedido

18. El responsible del stock de medicamentos firma el SUGEMI 1

19. El director del stablecimeinto revisa, firma y envia dos copias del SUGEMI 1 al coordinador

20. Entre el 5 y el 10 del mes siguiente, el coordinados de zona revisa los formularios

21. El responsible de la URGM envia una copia del SUGEMI 1 al jefe del almacen

Despacho y transporte de medicamentos e insumos sanitarios

22. En un plazo no mayor de 1 dia el jefe del almacen revisa los requerimeitnos recibidos de los CAP y aurotiza de acuerdo a las exigencias

23. El jefe del almacen entrega los SUGEMI 1 autorizados y los cuados de distribucion

24. En un plazo de 5 dias de recibido el SUGEMI 1 el almacen realiza el despacho y transporte hasta CEAS

25. En caso de requerimeitnos urgentes, los CEAS y los coordinadores de zona para los CAP realizan la coordinacion para recoger los productos

26. El responsible del servicio de farmacia de los CEAS y del stock de medicmanetos de los CAP relaiza la recepcion de los medicmanetos

27. Dentro de los 5 dias despues de concluido el despacho y entrega, el supervisor del almacen elabora un informe de despacho y lo envia al jefe de almacen

28. El jefe de almacen revisa el informe, evalua el proceso de distribucion y de ser nesesario toma acciones correctivas