PROCESO ADMINISTRATIVO Y DIRECCIÓN

Tema:

PROCESOADMINISTRATIVOUn proceso es el conjunto de pasos oetapas necesarias para llevar a cabo unaactividad.

El proceso administrativo se define comoel conjunto de pasos o etapas sucesivas einterrelacionadas entre sí, a través de lascuales se efectúa la administración.

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESOADMINISTRATIVO

1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,diagnóstico, programas y presupuestos

2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades demando y procedimientos.

- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal: selección,contratación, capacitación, materiales, finanzas, compras, producción, entreotros.

4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, tomade decisiones, supervisión, delegación, instrucciones ycomunicación.

5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,determinación de las desviaciones, corrección de fallas yretroalimentación.

PROCESO ADMINISTRATIVO

FASE PLANEACIÓN

MECÁNICA O

Propósitos Objetivos Estrategias Políticas Programas Presupuestos Procedimientos

ESTRUCTURAL

División del TrabajoORGANIZACIÓN

Jerarquización Departamentalización Descripción de funciones

Coordinación

FASE

DIRECCIÓN O EJECUCIÓN

Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Supervisión

OPERATIVAO

DINÁMICACONTROL

Establecimientode estándares Medición Corrección Retroalimentación

PROCESO ADMINISTRATIVO

¿QUE SE QUIERE HACER? ¿QUE SE VA A HACER?

¿ COMO SE VA A HACER?

ORGANIZACION

MECÁNICA

VER QUE SE HAGA

DIRECCION

¿ COMO SE HA REALIZADO?

DINÁMICA

ADMINISTRACION

CONTROL PLANEACION

PROCESOADMINISTRATIVO

ETAPAS DE LA PLANEACIÓNPROPÓSITOS MISIÓN

INVESTIGACIÓN

PREMISAS INTERNAS/EXTERNAS

OBJETIVOS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE-CLAROS, PRECISOS Y ESPECÍFICOS-ALCANZABLES

ESTRATEGIAS

POLÍTICAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

PROCEDIMIENTOS

PROCESOADMINISTRATIVOETAPAS DE LA PLANEACIONO PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales - Finalidades de

tipo cualitativo que se orientan y persiguen a través de losobjetivos - directrices que definen la razón de ser de laempresa - Constituyen la misión que la identifica –

O INVESTIGACION: Apoya la planeación al brindarle, precisión,cuantificación flexible y certera, aplicando el métodocientífico en general al explicar, describir y predecir, a travésde sus etapas el respectivo proceso científico así:O Definición del problema. (qué se desea resolver).O Obtención de Información (Datos: Observación,

experimentación - encuestas - muestreo).O Determinación de la Hipótesis (Proposición de respuesta -

ideas para solucionar el problema).O Comprobación de Hipótesis. (Aceptación o rechazo).O Presentación del Informe. (Resultado para tomar

decisiones).

PROCESOADMINISTRATIVOETAPAS DE LA PLANEACION (II)

O PREMISAS: Suposiciones Futuras - Internas cambios al interior,Fortalezas y Debilidades - Externas al Entorno, Amenazas yOportunidades, de carácter político, legal, económico,social, técnico y por otros factores.

O OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propósitode los PROPOSITOS o de la misión, son fines a lograr, con suscaracterísticas: medibles, cuantificables, claras, precisas,ESPECIFICAS y alcanzables. Se clasifican en: Estratégicos oGenerales de toda la entidad a largo plazo. Tácticos odepartamentales a corto y mediano plazo. Operacionales oESPECIFICOS a niveles de sección, a corto plazo.Para determinar objetivos se deben hacer preguntas clavesde la Administración: qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Porqué?

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ETAPAS DE LA PLANEACION

O ESTRATEGIAS: Cursos de acción general o alternativas deutilización de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos,determinando alternativas, evaluando los cambios al interior,y seleccionando alternativas

O POLITICAS: Guías para orientar las acciones con criterioslógicos en la toma de decisiones.

Esquema quepara realizar

establece secuencias delos objetivos, identificando

cronogramas, interrelacionando y asignando

O PROGRAMAS:actividadesactividades,actividades.

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ETAPAS DE LA PLANEACION (IV)

O PRESUPUESTOS: Plan a desarrollar en términos económicos omonetarios, determinando el origen y la asignación derecursos para lograr objetivos, en un período determinado.

O PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividadesen orden cronológico, incluyendo el método de cómo llevara cabo las tareas o rutinas del trabajo, expresados por escritoy en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando laresponsabilidad, evitando duplicidad y evaluándolospermanentemente.

O PLANES: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendoobservaciones como Autorización - Preparación, Ejecución yControl.

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EJERCICIOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Medios ExternosAMENAZAS( INCONVENIENTES PARA CUMPLIR OBJETIVOS)

Situaciones coyunturales y/o estructurales de la entidad en relación

con tendenciasqueOPORTUNIDADES( Proyecciones, Posibilidades)

Entorno que se presenta para la

efectiva organización y prestación de servicios a la

comunidad.

influyen en la organización y servicios en su grado de fuerza

(mayores-menores)

a.Tendencias políticas, sociales,

administrativa,económicas,

tecnológicas,que afecten el

futuro.b)Análisis de

las entidadescon las que se

tienerelaciones.c)Análisis de

aspectos inherentes a los servicios a ciudadanos.

FORTALEZAS( Aspectos positivos, cualidades destacadas) En cuanto a la

organizaciónyadministración que presta un servicio

midiendo sus resultados,positivos

o negativos.DEBILIDADES(Aspectos negativos,inconvenientes)

Guías:a) Organizaciónb) Resultados

c)Objetivos- metasd) Satisfaccióne)Recursos:

Físicos Humanos Técnicos

Administrativosf)Óptimos- ideales.

FACTORES CRÍTICOS PARA LOGRAR EL ÉXITO

Qué cosas actualmente y enel futuro se deben

hacer bienpara lograrobjetivos.

VISIÓN DEL FUTUROIDEAL

Expresar ideas,deseos y sueños que

buscan armonía

Áreas, actividades elementos

indispensables para lograr el éxito de la entidad y hace bien

para lograr resultados positivos.

Lo ideal en la prestación del

servicio y satisfacer al usuario.

PLANILLA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA COMO ELEMENTO BÁSICO DEL CONTROL INTERNO

DEFINIR1. MISIÓN

2.VISION DEL FUTURO IDEAL

3. OBJETIVO

4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES

MEDIOS INTERNOS FACTORES CRÍTICOS PARA LOGRAR ÉXITO

VISIÓN DEL FUTURO

MEDIOS EXTERNOS

AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES

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¿QUE ES FODA?OFortalezasO Oportunidades ODebilidades OAmenazas

FODA

FORTALEZASSon de carácter interno e involucran losaspectos positivos y cualidades destacadas enla organización. Ej. El personal cuenta con unacultura de alto nivel de trabajo en equipo.

FODA

OPORTUNIDADESSon de carácter externo

posibilidadesproyeccionesmejoramiento

odel entorno. Ej. Acceso

e involucran lasen el

atecnología más avanzada.

FODA

DEBILIDADESSon de carácter interno e involucran aquellosaspectos negativos e inconvenientes. Ej. Faltade Pertenencia y responsabilidad en lacompañía por parte del personal.

FODA

AMENAZASSon de carácter externo e involucran losinconvenientes para cumplir los objetivos.Ej. La competencia.

DIRECCION

DIRECCION

Son La ejecución de los planes de acuerdo con laestructura organizacional, mediante la guía de losesfuerzos del grupo social a través de lamotivación, comunicación y la supervisión.

PRINCIPIOSO De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses.

La dirección será eficiente en tanto se encamine haciael logro de los objetivos generales de la empresa.

O Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio(el mando), surgen como una necesidad de laorganización para obtener ciertos resultados; por esto,tanto los subordinados como los jefes deben estarconscientes de que la autoridad que emana de losdirigentes surge como un requerimiento para lograr losobjetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.

O De la supervisión directa. Se refiere al apoyo ycomunicación que debe proporcionar el dirigente asus subordinados durante la ejecución de los planes,de tal manera que éstos se realicen con mayorfacilidad.

PRINCIPIOSO De la jerarquía. Postula la importancia de respetar los

canales de comunicación establecidos por laorganización formal, de tal manera que al emitirse unaorden sea transmitida a través de los niveles jerárquicoscorrespondientes, a fin de evitar conflictos, fugas deresponsabilidad, debilitamiento de autoridad de lossupervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.

O De la resolución del Conflicto. Indica la necesidad deresolver los problemas que surjan durante la gestiónadministrativa, a partir del momento que aparezcan.

O Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es unproblema u obstáculo que se antepone al logro de lasmetas de la organización, pero que, al obligar aladministrador a pensar en soluciones para el mismo,ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias yemprender diversas alternativas.

ETAPAS DE LA DIRECCIONDirección

Comunicación

Supervisión

Motivación

Integración

Toma de Decisiones

TOMADE DECISONESAl tomar decisiones es necesario:O Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico

definir perfectamente cuál es el problema que hay queresolver y no confundirlo con los colaterales.

O Analizar el Problema: Una vez determinado el problemaes necesario desglosar sus componentes, así como loscomponentes del sistema en que se desarrolla a fin depoder determinar posibles alternativas de solución.

O Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayornúmero posible de alternativas de solución, estudiar lasventajas y desventajas que implican, así como lafactibilidad de su implementación, y recursos necesariospara llevarlas a cabo de acuerdo con el marcoespecífico de la organización.

TOMADE DECISIONESO Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las

diversas alternativas, elegir la más idónea paralas necesidades del sistema, y la que redituemáximos beneficios; seleccionar, además, dos otres más para contar con estrategias lateralespara casos fortuitos.

O Aplicar la decisión: Consiste en poner enpráctica la decisión elegida, por lo que se debecontar con un plan para el desarrollo de lamisma. Dicho plan comprenderá: los recursos,los procedimientos y los programas necesariospara la implantación de ka decisión.

INTEGRACIÓN• Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega,de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamenteestablecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así comohumanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución.

• Etapas.• O Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la

empresa.• O Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los

diversos candidatos al más idóneo para el puesto.• O Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al

nuevo elemento con los objetivos de la empresa.• O Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e

incremento de las capacidades del personal, para lograr su máximaeficiencia.

MOTIVACIONLa motivación es la labor más importante de ladirección, a la vez que la más compleja, pues através de ella se logra la ejecución del trabajotendiente a la obtención de los objetivos, deacuerdo con los estándares o patronesesperados. Múltiples son las teorías que existenen relación con la motivación, pero se puedenagrupar en dos tendencias:

O Teorías de ContenidoO Jerarquía de las necesidades, de MaslowO Teoría de la Motivación e higiene , de Herzberg.O Motivación de Grupo

O Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

COMUNICACIÓN

La comunicación puede ser definida como elproceso a través del cual se transmite y recibeinformación de un grupo social.

De tal manera vista, la comunicación en unaempresa comprende múltiples interaccionesque abarcan desee conversaciones telefónicasinformales hasta los sistemas de información máscomplicados. Su importancia es tal, que algunosautores sostienen que es casi imposibledeterminar todos los canales que transmiten yreciben información en una organización

SUPERVISIÓNConsiste en vigilar y guiar a los subordinados de talforma que las actividades se realicenadecuadamente.El liderazgo o supervisión, es de gran importancia parala empresa, ya que mediante él imprime la dinámicanecesaria a los recursos humanos, para que logran losobjetivos.En esta función confluyen todas las etapas dedirección anteriormente estudiadas, y su importanciaradica en que una supervisión efectiva dependerá:O La productividad del personal para lograr objetivosO La observancia de la comunicaciónO La relación entre jefe - subordinadoO La corrección de errores.O La observancia de la motivación y del marco formal de

disciplina