PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL

    Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo

atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado,

inadecuado    ... puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.

    La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida

o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo

necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se

adquiere con el tiempo. 

Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:

Los pasos previos,

La redacción del borrador

La revisión 

Antes de comenzar a escribir 

 

La improvisación raras veces resulta bien. En el caso de las cartas comerciales se

cumple plenamente esta regla. Para evitarlo, vamos a estructurar y diseñar el

contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:

Recopilar datos sobre el asunto o materia que vamos a tratar. Tenemos que

saber de qué estamos hablando.

Establecer el objetivo, aquello que pretendemos conseguir por medio de la

carta: obtener un crédito, realizar una venta, formular una queja, etc.

Documentarse sobre el destinatario. Necesitaremos saber algo sobre la

persona o la empresa a la que nos estamos dirigiendo. Una carta puede ser

buena o mala dependiendo de si se adapta, o no, a las circunstancias del

destinatario.

Para que nos resulte más fácil, podemos formularnos las siguientes preguntas

que, una vez respondidas, nos permiten seguir adelante:

¿Qué conozco sobre el asunto?

¿Para qué escribo?

¿A quién escribo?, ¿cuáles son sus circunstancias?

 Definir el contenido. En relación con la pregunta:

¿Qué tengo que decir al destinatario?

En esta fase nos van a surgir bastantes ideas sobre el contenido de la carta, las

iremos anotando todas aun las más descabelladas o inverosímiles; más tarde las

revisaremos y eliminaremos las que no sean adecuadas.

Depurar, organizar, jerarquizar las ideas. A la vista de todo lo que hemos anotado,

descartaremos aquellas ideas que nos parezcan inútiles o poco convenientes.

Después, estableceremos una jerarquía en las ideas. Distinguiremos entre ideas

principales y secundarias o auxiliares. Esto nos ayudará a organizar el contenido.

 

LECTURA FÁCIL DE LA CARTA

Si una carta está escrita en letra excesivamente pequeña, con caracteres muy

recargados, sin separación de los párrafos, etc., presentará dificultades al leerla.

Para evitarlo, tendremos en cuenta:

Letra: utilizaremos un tipo de letra sencillo y de un tamaño medio; impresa

con tinta negra.

Párrafos: separados con doble interlínea.

Abreviaturas: se evitarán en la medida de lo posible, ya que restan agilidad

al texto.

Subrayados y negritas: los reservaremos para destacar alguna palabra o

idea que nos interese especialmente, pero no debemos abusar de estos

recursos ya que sobrecargaríamos excesivamente el escrito.

  Ejemplo

Tenemos que comunicar a un cliente que la garrafa de aceite va a dejar de suministrarse en el tamaño de 5 litros al precio de 20 €./garrafa. En adelante se venderá en botellas de 1 litro al precio de 4,60€./botella.

 

 

Planteamiento:

 Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración de la carta. 

 

1) Recopilar información.

Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque los compradores han insistido en lo poco manejables que éstos resultaban.

Se ha confirmado esta opinión haciendo un estudio entre los clientes (encuesta).

2) Determinar el objetivo de la carta.

 Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentación.

3) Documentarse sobre el destinatario.

 Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el

producto.

4) Definir los puntos a tratar.

Informar sobre el cambio de envase.

Citar los resultados del estudio. (encuesta).

Invitación a seguir comprando el producto.

         Aspectos negativos:

El precio de cada litro de aceite es 0,60€. más caro que comprándolo en

envases mayores.

El coste de fabricación no permite rebajar el precio de venta.

Sólo se presenta en envases de 1 litro

         Aspectos positivos:

Los envases de 1 litro son más manejables.

El contenido de los envases más pequeños puede consumirse en menos

tiempo y no habrá que guardar garrafas abiertas.

Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.

Las pérdidas económicas por deterioro del aceite, una vez abierto el envase,

son menores en los botes de 1 litro.

 

 

 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

 Se plasmarán todas las ideas en un borrador. Se marcará el orden que

consideremos más conveniente para el desarrollo de la carta. Todos los

documentos son mejorables.

Este sólo es un ejemplo:

Carta 

Avda. de los Comuneros, 13Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56

33 467 - LOS ACANTILADOS-

-ASTURIAS-

Dña. Laura Fanjul Vale

C/ La Siesta, 34

24478-CASTILLO

LEÓN

28 de diciembre de 2005

Estimado cliente:

Desde hace algún tiempo, ciertos compradores de nuestra garrafa de aceite 

venían opinando que el tamaño de 5 litros resultaba poco manejable. Para conocer el

alcance de estas opiniones, encargamos una encuesta, que se realizó entre la mayoría

de nuestros clientes,  y el resultado ha confirmado dicha opinión.

En consecuencia, vamos a retirar del mercado el citado envase. A partir del

próximo  mes, podrá adquirir el aceite  en botellas de 1 litro a razón de 4,60€./botella.

Somos conscientes de que el precio final del  litro se eleva ligeramente . Puede tener la

seguridad de que hemos ajustado todo lo posible el precio al nuevo coste que supone la

modificación de los envases, y nos resulta imposible ponerlo a la venta a un precio

inferior.

A cambio, el nuevo envase ofrece muchas ventajas; citemos algunas:

-  Es mucho más manejable y fácil de almacenar.

-  Puede consumirse en menos tiempo, sin necesidad de guardarlo varios meses

abierto.

- Al mantener intactas las características, el peligro de deterioro es mucho menor.

-Usted podrá adaptar las compras a sus necesidades reales al adquirir las botellas

que necesite, sin necesidad de ceñirse a la cantidad mínima de 5 litros.

La consecuencia última es que, a pesar de que parece algo más caro, a corto plazo

resulta más económico y rentable, porque su rendimiento es mayor y se producen

menos pérdidas por deterioro.

Estamos seguros que, en cuanto reciba el primer envío con la nueva presentación,

usted mismo se convencerá de sus ventajas.

Esperamos sus noticias.

Un cordial saludo

Fdo.:Manuel Izquierdo

Director Comercial

 

Este proceso de elaboración de la carta puede resultar algo laborioso al principio, pero

facilita mucho la redacción.

A medida que se practica con este método, se adquiere soltura; después de un tiempo las

cartas brotarán de forma espontánea y natural, y cada vez serán menos numerosas las

correcciones que tengamos que incorporar al borrador inicial.

 

Avda. de los Tejedores, 13Tfnos. 985 23 43 54-55 Fax.: 985 23 34 56

33 467 - PIEDRAS-

-ASTURIAS-

Dña. Natalia Sierra López

C/ La Siesta, 34

24478-PUENTE

 LEÓN

Piedras a 15 de enero de 2005

Estimado Sr:

           Hemos recibido su carta del día 18 del corriente  en la que se interesaba por nuestra

línea de barrotes preformados de 1 m.

        Con esta carta le enviamos nuestro catálogo y  fotografías de los montajes, así como

la lista  de precios. Estamos a su servicio y por ello creemos que sería interesante para

usted,  recibir la visita de uno de nuestros representantes, al que podrá formular todas las

dudas o consultas  que estime oportunas. Esta última cuestión podría confirmárnosla por

teléfono al número 985 34 23 23 .

        Estamos a su disposición para cualquier otra información que precise.

       Un cordial saludo,

Mariló Fernández

DIRECTORA COMERCIAL

ANEXO:    2 catálogos

 

 

ACTIVIDAD PARA REALIZAR

La imagen que transmite.

Después de leer una carta como la siguiente. Además de las dificultades que podemos

encontrar para entender el mensaje, qué imagen nos formamos sobre el remitente?

Realiza las correcciones y rectificaciones que consideres oportunas para mejorar la carta.

20 de enero de 2005

Estimado señor:

quiero poner en su conocimiento que enn el mes pasado le hemosremitido el catálogo que nos había solicitado.

En espera de sus noticias. Reciba un cordial saludo.

Alicia  Castro

Responsable de compras

 

A continuación se incluye una carta de DIVERSA, en la que se han cometido ciertas

incorrecciones.

Corrige la carta.

 DIVERSA Cooperativa

24880 – Puente (León)

Plaza  de Val, número 2

Teléfonos: (91) 372 51 87 - 372 51 86

 Fax: (91) 372 51 87

INDUSA

A la del Sr. Baragaño

C/ Rubén Darío, n.2 18

28100 - ALCOBENDAS (Madrid

20 de enero de 2005

Asunto:  Pedido

Estimado señor Baragaño:

Le recordamos la conversación telefónica del pasado día 18, entre usted y una persona de

nuestro departamento de compras, para solicitar algunos de sus productos. Confirmamos

dicho pedido e incluimos la orden correspondiente. Las condiciones de pago, serán las que

establecimos a principio de este año, y que han regido en compras anteriores.

Hay, sin embargo, una novedad: en esta ocasión, tienen ustedes que enviar los artículos a

nuestro almacén general, situado en el Polígono Industrial de Puente (León).

Esperamos sus noticias. Si existe alguna dificultad en el envío, no dude en ponerse en

contacto con nuestra empresa.

Un cordial saludo,

Alicia  Castro

Responsable de compras