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PROCESO DE FOLIACIÒN DGD
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PROCESO DE FOLIACIÒN
DGD
Adelante la foliación de cada uno de
los expedientes que forman las
diversas series y subseries
documentales, su foliación es en el
extremo superior derecho en
sentido de la lectura, con un lápiz
de mina negra y blanda HB, B,
legible, sin enmendaduras,
empezando por el más antiguo.
Respetando la trazabilidad de los
procesos.
PROCESO DE FOLIACIONDOCUMENTAL
PROCESO DE FOLIACIÒN
1
Julio 30 de 2015
2
Agosto 30 de 2015
3
Septiembre 30 de 2015
DGD
Informes Contables
Historia Laboral
19,442,759
1
2
3
4 5
1
2
3
4
5
Febrero 27 de 2014
Febrero 28 de 2014
Marzo 04 de 2014
Marzo 18 de 2014
Octubre 12 de 2014
junio 01 de 2014
julio 01 de 2014
agosto 01 de 2014
septiembre 01de 2014
octubre 01 de 2014
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Si existen errores en la foliación, ésta se
anulará con una línea oblicua, evitando
tachones
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Las fotografías se deben foliar por el verso
(al respaldo).
Los radiografías se deben almacenar en
sobre de blanco y foliarlos antes de
insertar el documento.
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Los planos se deben foliar en la parte
superior derecha en sentido de la lectura
conservando los dobleces originales si se
encuentran dentro de los expedientes.
Los CD se almacenan en su
correspondiente sobre.
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Los anteriores tipos documentales deben ser
referenciados en el inventario único documental
en las observaciones, donde se indicara el
numero de folio que les corresponde. cantidad,
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos
que se consideren pertinentes.
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Requisitos para la Foliación:
La documentación que va a ser objeto de foliación
debe contar con los procesos de: clasificación,
ordenación, depuración, limpieza. De acuerdo con
las series y subseries documentales establecidas
para las oficinas productoras de acuerdo con la
TRD vigente.
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Materiales para la foliación:
La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.
¡
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Recomendaciones
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir
números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
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4. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible
al soporte papel.
5. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
6. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y
número total de páginas.
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11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,
deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas
del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño,
color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
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Mini/Manual Nº 4. Archivo General de la
Nación, 2001.
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