Proceso decisiones

PROCESO DE DECISIONESINTRODUCCION

Lebi Perez

1

INTRODUCCION

� Esta ponencia ha sido diseñada para dar una revisión y

refrescamiento a los procedimientos establecidos para evaluar

expedientes de certificacion por el CDT.

� El objetivo principal es permitir la comprensión y correcta aplicación

3

� El objetivo principal es permitir la comprensión y correcta aplicación

de los principios básicos para la toma de decisiones de acuerdo con las

necesidades de cada norma y procedimiento utilizado como referencia.

CONTENIDOS

1. El concepto de gestión2. La Auditoria o Inspeccion3. La Información4. La Evidencia5. Los Hallazgos6. La Descripción de la No Conformidad7. Ejercicio de practica

4

7. Ejercicio de practica8. Los procedimientos de debido procesoa. Decisiones Básicasb. Factores que afectan la decisiónc. Detalles de las Instrucciones de trabajo9. Cartas/ Notas/Avisos10. Glosario11. Referencias

“Actividades “Actividades coordinadas para dirigir y para dirigir y controlar una organización”.controlar una organización”.

ISO 9000:2005 PÁRRAFO 3.2.6

5

PREVENIR Estandarización

6

PREVENIR

DETECTAR

Estandarización

OPTIMIZAR

* Acciones para mejorar la eficiencia de los procesos

Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencia de documentado para obtener evidencia de

auditoría y evaluarla objetivamente para

determinar la extensión en la cual se cumplen

los criterios de auditoría.

ISO 9000:2000, ISO 9000:2000, párrafopárrafo. 3.9.1. 3.9.1

7

FASES DE LA INSPECCIÓN

HallazgosHallazgos

CDT

DECISIONES

Calidad

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ConformidadesConformidadesNo ConformidadesNo ConformidadesObservacionesObservacionesOportunidades de mejoraOportunidades de mejora

ProgramaProgramaPlanPlanLista de ver oLista de ver oNotas.Notas.

Necesidad de Evaluar Planear Realizar Revisar Informar InformeCDT

CDT

Calidad

RECOLECCION DE LA INFORMACION

La información debe:

� Recopilarse mediante un proceso de muestreoapropiado

� Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los

criterios de la auditoría

� Ser verificable para que se constituya en

evidencia de auditoría

� Ser registrada en el informe de inspección

9

FUENTES DE INFORMACION

10

Documentos

““Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de

auditoría y que son verificables”.

11

auditoría y que son verificables”.

NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o

cuantitativa.

Fuentes de Información

Información

12

Recopilación por muestreoy verificación

Evaluación frente a losCriterios de auditoría

Revisión

Conclusiones de Auditoría

Evidencia de Auditoría

Hallazgo de Auditoría

Hallazgo de Auditoría

“Resultados“Resultados dede lala evaluaciónevaluación dede lala evidenciaevidencia dede lala

auditoría/inspección,auditoría/inspección, recopiladarecopilada frentefrente aa loslos

criterioscriterios dede auditoría”auditoría”..criterioscriterios dede auditoría”auditoría”..

NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad

con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.

ISO 19011 : 3.4

13

� Conformidad

� No Conformidad

� Observación/Punto de Información

� Oportunidad de mejora

14

“Incumplimiento a un requisito”.“Incumplimiento a un requisito”.

ISO 9001:2008 : 3.6.2ISO 9001:2008 : 3.6.2

15

1.1. No Conformidad MayorNo Conformidad Mayor

2.2. No Conformidad MenorNo Conformidad Menor2.2. No Conformidad MenorNo Conformidad Menor

16

““Incumplimiento total a a un requisito”.”.

17

““Incumplimiento parcial a un a un requisito”.”.

LOS TIPOS DE NO CONFORMIDADLOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD

1. No Conformidad Mayor: Asociado a:

� Un incumplimiento total de los procedimientos de la norma,

procedimiento documentado ,,(sistema de documentos).

� Ausencia total de cumplimiento a un requisito.

� Conjunto de fallas menores que indican una falla total del

18

� Conjunto de fallas menores que indican una falla total del

sistema inspeccionado o auditado.

� Daño inmediato a la calidad del producto o servicio.

LOS TIPOS DE NO CONFORMIDADLOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD

2. No Conformidad Menor Asociado a:

� Una falla parcial, aislada observada en un procedimiento,

instrucción, documentación o requisito de la norma.

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PREAMBULO:

Las no conformidades deben ser registradas en el

informe de inspección y respaldadas por la información

utilizada como evidencia (inspector).(inspector).(inspector).(inspector).

El reconocimiento por parte del representante indica la

precisión de la evidencia y la comprensión de la no

conformidad. (inspector). (inspector). (inspector). (inspector)

20

Si la no conformidad ha sido resuelta, no debe presentarse

formalmente en la reunión de cierre y Entrevista de salida (inspector)

Si se tiene toda la certeza de la no conformidad, esta se debe registrar

en el informe de inspección final (inspector).

La determinación de una No Conformidad por el CDT, dependerá en La determinación de una No Conformidad por el CDT, dependerá en

gran parte de la calidad de la información y la evidencia presentada en

el reporte de inspección (CDT)

Las no conformidades reportadas deben ser revisadas y evaluadas

por el CDT, en función del alcance de la norma y los criterios de la

inspección (CDT)

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La redacción de una no conformidad debe contener:

��una visión general del hallazgo, describiendo la ��una visión general del hallazgo, describiendo la

deficiencia y dando ejemplos de la evidencia de

auditoría; y

� un resumen o cita del requisito incumplido.

� * Ver especificaciones de las cartas

22

1. Descripción de la falla

2. Descripción del requisito incumplido

3. Precisa

4. Concisa

5. Consistente y sin juicios de valor5. Consistente y sin juicios de valor

23

1. La no conformidad debe ser inobjetable.

2. Debe ser descrita de tal forma que no deje lugar a dudas

3. Es la fuente de información para la toma de acciones

correctivas.

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Detección, Definición y Redacción de No Conformidades

(DDRNC)

Instrucciones para el ejercicio de practica:

1. Estudie cada uno de los casos presentados. Cada uno de estos ocurrió

en una auditoria/inspección de certificación para NOP.

2. Si considera que el caso no cuenta con suficiente evidencia para generar 2. Si considera que el caso no cuenta con suficiente evidencia para generar

una no conformidad, entonces declare que es una observación,

oportunidad de mejora o punto de información.

3. Si considera que el caso cuenta con suficiente evidencia para generar

una no conformidad, entonces declare la categoría de la no conformidad

(Mayor o Menor) y el requisito incumplido.

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Detección, definición y redacción de Detección, definición y redacción de Detección, definición y redacción de Detección, definición y redacción de No ConformidadesNo ConformidadesNo ConformidadesNo Conformidades

4. Seleccione dos de los casos categorizados como no conformidades y redacte formalmente ambos de acuerdo a sus 5 características de calidad.

5. Considere que todos los casos han sido verificados por el Inspector como verídicos y de igual manera descritos en el informe Inspector como verídicos y de igual manera descritos en el informe de inspección.

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CASO No. 1

El Inspector fue a verificar las prácticas de cosecha en el campo de una

Cooperativa de producción de Cacao. Al estar entrevistando a los obreros,

notó un fuerte olor a estiércol en el campo. Al observar con mayor

detenimiento, notó que recientemente se había añadido en un área de

aproximadamente 400 metros cuadrados una buena cantidad de estiércol

de animal (ganado vacuno). En dicho lugar se estaba cosechando Cacao

en ese momento. Al preguntar al Supervisor de la cosecha el motivo de la

presencia del estiércol, el Supervisor declaró que es debido a la falta de

lluvia en las últimas semanas y al fuerte nivel de erosión en esa porción de

terreno.27

CASO No. 2

En una finca productora de cítricos (limones), el Inspector fue a comprobar el

estado que guarda uno de los campos de producción de naranja. Al arribar al

lugar, en un automóvil, por un camino aledaño a los campos, notó que varios

de ellos no poseían zonas apropiadas de amortiguamiento y otros sí.

Posteriormente, cuando estaba inspeccionando físicamente los campos, notó

que a una avioneta estaba aplicando una sustancia a los campos vecinos de

producción de banano. Al preguntar al Supervisor de Campo, que sustancia

estaba aplicando la avioneta, éste llamó por radio al Gerente de la Finca para

investigar. Al poco rato, le indicó al Inspector que estaba aplicando algún

fungicida para combatir la Sigatoka. Adicionalmente mencionó que los

campos son propiedad de otra finca y que es muy difícil que la deriva llegue a

los campos de su finca.

28

CASO No. 3

Durante la inspección a una Cooperativa de producción de Mango, se encontró que se estaba aplicando el cebo GF120 (spinosad) en los campos de mango orgánico.

29

CASO No. 4

En una empresa hortícola el Inspector estaba verificando la

implementación del Plan del Sistema Orgánico. Al estar entrevistando

al Capataz de Campo, responsable del control de insumos agrícolas

para la producción, indicó al Inspector que se utilizan cerca de 12 para la producción, indicó al Inspector que se utilizan cerca de 12

sustancias para el control o manejo de los problemas fitosanitarios y

de fertilidad de suelo. Indicó que todos ellos están autorizados y tiene

como demostrarlo. Al inspector solicitar la lista de dichos insumos

agrícolas, el Capataz replicó que “no había necesidad de tenerla

debido al buen control que se tiene en el almacén de dichos

insumos”.

30

CASO No. 5

El Inspector estaba realizando la verificación de aplicación de

fertilizantes en el campo de producción a un afiliado de una

cooperativa de producción de café orgánico. Notó inmediatamente

que una buena área de cultivo estaba cubierta por un lodo espeso que una buena área de cultivo estaba cubierta por un lodo espeso

color negro. Al preguntar al dueño de la parcela, éste contesto que es

un lodo proveniente de un contenedor de sedimentación de las aguas

sanitarias del pueblo cercano. En el contenedor se sedimenta el lodo y

se aplica como fertilizante y que es una práctica normal y efectiva.

31

CASO No. 6

Un inspector durante su rutina de verificación en campo notó una gran

columna de humo en un lugar cercano a donde se encontraba. Solicitó

al Capataz que lo llevara al lugar de origen del humo. Se encontró que

el personal de la finca auditada estaba quemando la pulpa de seca de

café cereza con otros restos de arboles y hojas de la sombra caídas

del suelo en el campo 3 y 5. Al preguntar al Capataz si ésta era una

práctica normal en la finca éste contesto que sí y que tenía varios años

de llevarse a cabo de esa manera.

32

CASO No. 7

Durante la auditoria de trazabilidad, el inspector encuentra que las

cantidades de cosecha y las cantidades vendidas no se pueden

reconciliar, debido a la falta de registros consistentes, y mas aun que

tratando de ordenar la información encontrada, se observa que no

hay los registros de los últimos 5 años, lo cual le permitió concluir que

no había suficiente información para realizar la trazabilidad del

producto orgánico, por lo menos en los últimos 3 años. Al solicitar la

información necesaria, el inspector fue informado que tales registros

habían sido extraviados por el capataz anterior y que no hubo

respaldo para mantener la información.

33

LOS PROCEDIMIENTOS DE DEBIDO PROCESO

OCIA Internacional, Inc.Febrero 2010

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DECISIONES BASICAS

� Diferimiento o Aplazamiento

� Conversión- programa OCIA solamente

� Aprobación

� Nota de Incumplimiento� Nota de Incumplimiento

� Denegación- para solicitantes nuevos

� Nota de Propuesta de Suspensión

� Nota de Propuesta de Revocación

� Nota de Suspensión

� Nota de Revocación

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FACTORES QUE AFECTAN LA CALIDAD DE LA DECISION EN EL DEBIDO PROCESO DE CERTIFICACION

1. Conocimiento del Inspector para detectar fallas en el sistema

inspeccionado.

2. Interpretación del problema potencial encontrado- Norma

3. La descripción y redacción del tipo de falla o No 3. La descripción y redacción del tipo de falla o No

conformidad encontrada

4. Soportes documentales y evidencias sobre las fallas

encontradas.

5. Calidad de la información presentada en el informe final de

inspección y sus conclusiones.

36

2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para

completar la primera etapa del

proceso de certificación. Los aplazamientos son solamente

emitidos para nuevos solicitantes u operadores existentes

DECISIONES BASICAS-DETALLES

emitidos para nuevos solicitantes u operadores existentes

que piden alcances o programas de certificación

adicionales, pero únicamente para el nuevo alcance o

programa. OCIA señalará un fecha límite para la

información adicional. Si la información no es recibida, un

aplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento o

denegación. 37


2.19 Aplazamiento. 2.19 Aplazamiento. 2.19 Aplazamiento. 2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para completar la primera

etapa del proceso de certificación. Los aplazamientos son solamente emitidos

para nuevos solicitantes u operadores existentes que piden alcances o

programas de certificación adicionales, pero únicamente para el nuevo alcance

38

o programa.

OCIA señalará una fecha límite para la información adicional. Si la información

no es recibida, un aplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento

(existente) o denegación (nuevos).

2.22 Aviso de incumplimiento. Aviso de incumplimiento. Aviso de incumplimiento. Aviso de incumplimiento. Una notificación enviada a un operador,

identificando un incumplimiento mayor o un incumplimiento menor (?????)(?????)(?????)(?????)

que afecta la integridad orgánica del producto.


2.27 Revocación. Una decisión que revoca una certificación otorgada previamente bajo los programas de NOP, CARTV y/o JAS.

2.28 Suspensión. Una decisión que discontinua temporalmente la certificación otorgada previamente bajo

39

temporalmente la certificación otorgada previamente bajo los programas de NOP, CARTV y/o JAS.

6.6 Cuando se emita un requisito para el incumplimiento menor que se ha identificado, se debe estipular una

fecha límite específica (mes/día/año) para que el

operador responda.


40

6.7 Los asuntos que sean identificados y que no requieran

una fecha límite específica para que el operador responda,

para que se reciban declaraciones de mejora y/o información

importante que le gustaría al Especialista en Certificación


que el operador utilice o que se preste atención a algo en

particular deben ser anotados en el espacio para

“Oportunidad de Mejora” o “Punto de Información.”

41

7.1.3 Las cartas de Aviso de Incumplimiento se emiten cuando la

información indica que la operación no es capaz de cumplir o no cumple

con los estándares relevantes, los estatutos de OCIA y/o requisitos

previamente impuestos. La información puede ser recibida del solicitante,

un capítulo de OCIA, un inspector de OCIA, otra agencia certificadora, una


un capítulo de OCIA, un inspector de OCIA, otra agencia certificadora, una

autoridad reguladora, un asociado de OCIA, un miembro del público o

cualquier otra fuente confiable. Para más información vea Revisión de

Operaciones Certificadas y Política sobre la Condición de

Certificación.

Corrección-debe ser: [Política de Revisión de Operaciones

Certificadas y Condiciones para la Certificacion-SP-QS-P-074] 42

7.1.3.2. El Aviso de Incumplimiento generado por el

Especialista en Certificación que realiza la revisión debe

incluir:

�una descripción de cada incumplimiento;


�una descripción de cada incumplimiento;

� mención del estándar(es) orgánico(s) correspondiente(s),

�los hechos en los cuales se basa el aviso de incumplimiento;

� la fecha en la cual la operación debe rebatir o corregir cada

incumplimiento

;� y las opciones para la operación de retirar la petición de certificación

(si es nueva) o renunciar (si ya está certificada), según corresponda.

43

7.1.5. Un Aviso de Propuesta de Suspensión se da a

las operaciones certificadas bajo NOP, JAS y/o CARTV

si no hay respuesta al Aviso de Incumplimiento o,


si no hay respuesta al Aviso de Incumplimiento o,

cuando corresponda, Aviso de Incumplimiento Aún

Vigente o el incumplimiento no es exitosamente

corregido o rebatido.

44

CARTAS/NOTAS/AVISOSCARTAS/NOTAS/AVISOS

45

NOTAS DE INCUMPLIMIENTO

EN QMS: Las notas de incumplimiento se consigue de la siguiente

manera:

O tambien : ver próxima diapositiva

48

NOTAS DE INCUMPLIMIENTO

Nota de incumplimiento

49

AVISO DE DENEGACION

En QMS:

50

PROPUESTA DE SUSPENSION

1. Aviso Propuesta de Suspensión (corregir no es posible)

2. Aviso Propuesta de Suspensión (no respuesta)

3. Aviso Propuesta de Suspensión (sin solicitud de renovación)

51

AVISO DE SUSPENSION:

AVISOS

AVISO DE REVOCACION:

52

GLOSARIO

2.5. Equipo de decisión de certificación (CDT). La entidad en OCIA encargada de tomar las decisiones de certificación.

2.9. Aplazamiento. El estatus que se da a un expediente que carece de información necesaria para tomar una decisión de certificación final, y dicha

53

2.9. Aplazamiento. El estatus que se da a un expediente que carece de información necesaria para tomar una decisión de certificación final, y dicha información todavía no se ha recibido.

2.11. Denegación. Una decisión que descontinúa la certificación de una operación previamente certificada por OCIA bajo el programa de OCIA/IFOAM.También hay la posibilidad de que se emita esta decisión para nuevos solicitantes bajo el programa de NOP, JAS y/o CARTV. También conocido como Aviso de denegación.

GLOSARIO

2.15. Incumplimiento mayor. Una violación de los estándares de certificación que afecte la integridad orgánica del producto ,,,,,,,(Un Aviso de una Posible Suspensión puede acompañar a una No Conformidad si la violación no puede ser corregida por el operador)

2.16. Incumplimiento menor/Requisito. Una violación de los estándares de

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2.16. Incumplimiento menor/Requisito. Una violación de los estándares de certificación que no afecte la integridad orgánica del producto.

2.17 Oportunidad de mejora. Una acción o situación que actualmente no viola los estándares de certificación o la integridad orgánica del producto.

2.18 Punto de información. Una sugerencia dada para mejorar el cumplimiento de prácticas orgánicas

REFERENCIAS:

1. Instrucciones de Trabajo para el Especialista de

Certificacion- SP-QS-P-038, Revisión M, Fecha

Efectiva: 29 de octubre 2009.

2. Política de Revisión de Operaciones Certificadas y

Condiciones para la Certificacion SP-QS-P-074

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GRACIAS

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