Procesos de compras más ágiles - Habber Tec España€¦ · a los cambios Puntos Clave ......
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Procesos de compras más ágiles y eficientes con IBM BPM
César Beselga
Ricardo Argüello Habber Tec
19 de Junio de 2013
Fundada en 1997, Habber Tec es una empresa especializada en ofrecer soluciones de
valor añadido en el espacio de la Inteligencia de Negocio y la Gestión de Procesos.
Habber Tec
• Sede en España, presencia en el mercado Europeo y Americano.
• Oficinas en España, Portugal y Brasil.
• Más de 180 empleados.
• Herramientas de Software que aportan alto valor a nuestros clientes.
Habber Tec España
(desde 1997)
Habber Tec Venezuela
(desde 2007)
Habber Tec Portugal
(desde 2008)
Habber Tec Brasil
(desde 2009)
Soluciones inteligentes
para empresas más competitivas
4
Smarter Process Award 2013
Proyecto hecho con la Confederación Nacional de
Seguros (CNSEG) para compensación de siniestros de
coches con IBM BPM. Se usa para alinear las acciones de
pagos de compensaciones entre aseguradoras brasileñas,
con integraciones con los sistemas del mercado
asegurador para facilitar la búsqueda e intercambio de
información relacionada a los asegurados, sus pólizas y
los siniestros que ocurrieron. Reducción del 87,5% del
tiempo de ciclo del proceso – de 6 días a 6 horas, con
aumento de la demanda en más que 5.000%.
Además de ese primer proyecto, hay otras dos iniciativas
en CNSEG: “service desk” – para atención a los clientes
internos y externos; y un proceso de monitorización de
proyectos de normativas relacionadas con el mercado
asegurador.
Certificados técnicos y de la industria
• Líder en implanta-ciones IBM BPM
• Estándares formali-zados de análisis, diseño, desarrollo y pruebas
IBM Premier Business Partner
• 25+ profesionales con certificaciones técnicas
• 45+ certificaciones en BPM (90%), ODM, SOA y ECM
• BPM Factory en Lisboa (Portugal)
El equipo de BPM más cualificado
• Habber Commercial Banking Credit Solution
• http://www-304.ibm.com/partnerworld/gsd/solutiondetails.do?solution=46540
Solución de procesos de crédito certificada en la Industria Bancaria
Oferta de servicios BPM
• Preparación de infraestructura
• Ejecución de proyectos: análisis, especificaciones, desarrollo, test
• Estabilización y acompañamiento post-producción
Implantación
• Formación
• Mentoring
• Gobierno y Organización de Programas BPM
Transferencia de Conocimiento
• Administración del entorno
• Monitorización del rendimiento
• Mantenimiento correctivo y evolutivo de aplicaciones BPM
Soporte y Continuidad
Clientes de Habber Tec
Spain Portugal Brazil
Introducción a la gestión de procesos de negocio con IBM BPM
AGENDA
Cómo arrancar una iniciativa de gestión de procesos
BPM para Compras y Aprovisonamiento. Casos prácticos y demostración
10
Retos de la gestión orientada a procesos
1. Trabajar con procesos informales o no sistematizados
2. Descubrir los cuellos de botella y si hay posibilidades de mejora
3. Asignar los recursos de forma óptima en los diferentes procesos
4. Tener la flexibilidad necesaria para adaptarnos a los cambios
Puntos Clave
• Visibilidad del rendimiento
• Diseño = Implantación
• Mejora continua
Alta Dirección
Usuario
de negocio
Compras
Proveedor
Logística
BPM añade una capa de gestión que
aporta productividad y visibilidad
1. Prioriza y direcciona el trabajo automáticamente
2. Ayuda a los usuarios a tomar mejores decisiones
3. Estandariza la resolución de problemas
4. Aprovecha los recursos y sistemas ya existentes
5. Monitoriza eventos de negocio y genera alarmas
6. Proporciona visibilidad y control en tiempo real
Beneficios:
• Más eficiencia
• Mejora la calidad
• Agilidad para los cambios
Alta Dirección
Usuario
de negocio
Compras
Proveedor
Logística
BPM
¿Por qué BPM?
•Visibilidad inmediata de las tareas y sus prioridades en la
gestión de siniestros
•Reducción de retrabajos y aumento de más del 50% de créditos con el mismo equipo
•Estandarización, flexibilidad y control en los procesos de
backoffice
•Reasignación de transportista para productos devueltos en
10 minutos
Eficiencia Calidad Agilidad
•Nuevos procesos BPO listos en dos meses y agilidad
modificaciones.
•Aplicación para la planificación de horas extras
lista en 60 días
•Reducción del tiempo de resolución de las reclamaciones
de clientes de 8 a 2 días
•Reducción en los errores operacionales en la gestión de
cobros de clientes
•Revisión completa de los procesos para reducir un 60%
el tiempo de desembolso
IBM es líder en BPM
Líder en BPM
Líder según los principales analistas independientes
Citas de los informes de Gartner:
“BPM aporta grandes insights en las
funciones requeridas por todos los usuarios de negocio e IT involucrados
en el ciclo de vida de los procesos. ”
“Los clientes de IBM están entre los
más avanzados en el uso de BPM,
Demuestran una adopción del BPM en toda la organización, lo que se
transforma en resultados de negocio.”
“IBM lidera el mercado del BPM, casi
duplicando al segundo de mayor cuota”.
Fuente Forrester Research, Q1 2013
Existe una enorme ventaja
competitiva por parte de IBM en
cuota del mercado de BPM
Más estabilidad y seguridad
Mejor soporte
Mayor disponibilidad e interés de los profesionales que trabajan
con la tecnología BPM de IBM
BPM para procesos de compras y aprovisionamiento.
Casos prácticos y demostración
19 de Junio 2013
Realizar pedido
Liberar pedido
Compras internas
Solicitud y contratación de recursos
Contratación de recursos
Liberar pedido
Subproceso firma de pedidos menores
Subproceso firma de pedidos mayores
Contratación por licitación
Elaborar pliego de requisitos
Ejecutar contrato de adquisición
Publicar resultado y esperar recursos
Propuesta de expediente de compras
2-3 jornada
s
2 jornada
s minutos
minutos
minutos
minutos
minutos
1
hora
10 días laborables
2 días laborables
minutos
1
hora
2 jornada
s
6-8 semana
s
30 días naturales
25 días naturales
5 días
minutos
3 jornada
s
minutos
15 días naturales
Gestión de expedientes de contratación
1 hora
2
jornada
s
minutos
minutos
1-5
jornada
s
minutos
minutos
Gestión de recepciones
Visibilidad de SLA’s
¿Qué tienen en común?
Compras y aprovisionamiento
33
Logística
Compras Proveedor
Usuario de Negocio
2. Evaluación y licitación
1. Bajada de stock
5. Contratación
1. Requisición
Jurídico
IT
4. Negociación y adjudicación
3. Oferta
Finanzas
8. Facturación y pagos
6. Liberar pedido
7. Recepción
Control y visibilidad para negociar
• Económicos (margen, descuentos, precio/unidad, costes…)
• Tiempos: Días programados vs. días de entrega, SLAs
• Stock (roturas)
• Volumen de peticiones, ofertas, facturas, entregas…
• Satisfacción (índice de rechazos)
• Proveedores (puntualidad, descuentos, nivel de crédito)
Medición de resultados (KPIs):
• Fecha (año fiscal…)
• Tipo de envío
• Proveedor
• Tipo de producto
• Geografía…
Dimensiones:
• Estado de una instancia (compras, ofertas, pedidos, facturas..)
• Cumplimiento de SLAs y reglas (alarmas)
• Vigencia de contratos
• Cumplimiento de la planificación
• Puntos de mejora.
Visibilidad en tiempo real (notificaciones dinámicas):
PILOTO POC una semana sobre un pequeño proceso de compras. PROYECTO Formación (abril 2010) a IT y oficina de procesos. Mentoring y soporte durante el primer proyecto: aplicación de compras de bienes y servicios completa en 120 días. PROGRAMA Realizan el mapa de procesos internos, que incluye 109 macro procesos. A partir de ahí desarrollan un plan estratégico y empiezan a construir aplicaciones por su cuenta, priorizando los procesos que justificaba la automatización: gestión de horas extras para RRHH, benchmarking de otras compañías… A día de hoy son completamente autosuficientes. Continuamos la responsabilidad de mantener el entorno de BPM con SLAs muy estrictos y colaboramos en desarrollos cuando carecen de recursos internos.
Electricidad y Gas
SITUACIÓN INICIAL Dificultades para cumplir los SLAs. Problemas de visibilidad del proceso completo y en tiempo real. Priorización inconsistente en las tareas a realizar. Falta de comunicación entre el call center y los transportistas. Un 1% de los PCs no se logran entregar en el momento del envío. RESULTADOS Visibilidad de qué está ocurriendo para orquestar respuestas eficientes y de qué ha ocurrido para optimizar los procesos. Priorización automatizada y estándar de envíos con problemas. Hoy 16.000 personas utilizan BPM para gestionar los envíos. La métrica principal, “Envíos Rescatados”, ha pasado del 5% al 70%.
Logística y transportes
PROCESOS Integra siete módulos de SAP para compras, inventario, finanzas… en un proceso integral de gestión de pedidos. Toda la manufactura es offshore: Hong Kong, China… RESULTADOS BPM orquesta la realización de pedidos a través de toda la organización. Proporciona un portal amigable con interfaces de usuario para la gestión de actividades como las peticiones de ofertas en las RFQs. Los procesos se desencadenan a partir de eventos en SAP, recuperan información y pueden desencadenar operaciones en el ERP (e.g: Creación de la PO). Los procesos de compras y logística se modificaron para ajustarse al Patriot Act meses antes de la fecha de entrega.
Caso de Estudio
La optimización del proceso permitió reducir el inventario de $400M a $180M
INQUIRY
1. ========
2. ========
3. ========
INQUIRY
1. ========
2. ========
3. ========
Análisis
1. ========
2. ========
3. ========
Hasbro Asia Cliente Vendor 1
10,000 units 12/01/04
RFQ
RFQ
BPM
INQUIRY
1. ========
2. ========
3. ========
Cotización
10,000 units 12/01/04
COTIZACIONES
1.
2.
3.
Cotización 5,000 units 12/01/04
!
BPM
BPM
BPM !
Email URL
# Hasbro: 200
# Proveedores: >1,000 Pedidos/día: 700 (+250%)
Tiempo medio: 1-2 days alert
alert
Vendor 2
Caso de Estudio
Desenho de Procesos
Modelado
Simulación
Workflow
Reglas
Gestión de datos
Formularios y documentos
Integración de sistemas
Monitorización de eventos
Métricas e indicadores
Cuadros de mando
Optimización
Diseño de
Procesos Ejecución Gestión
IBM soluciona los requerimientos
más complejos del BPM…
Usuarios
Analista
de Negocios
Gestor
Administrador
Modelo
compartido Lombardi
Portal
Modelador de negocios
Modelador de procesos
Portal administrativo
Portal
Desarrollador
Servicios
Inspetor
Optimizador
Cuadros de mando
Mejorar Proyectar
Usar
Formularios
…con herramientas sencillas
y un único modelo compartido
Modelo
compartido Lombardi
Modelador de negocios
Modelador de procesos
Desarrollador
Servicios
Inspetor
Mejorar Proyectar
Usar
Designer – Diseño del proceso
Designer – Servicio de usuario
Designer – Servicio de reglas
Regla de negocio para decidir
automáticamente si es necesario o no
realizar pedido
Designer – Formulario (“Coach”)
Usuarios Gestor
Administrador
Modelo
compartido Lombardi
Portal
Portal administrativo
Portal
Cuadros de mando
Mejorar Proyectar
Usar
Formularios
Portal de tareas
47
Ejemplo de formulario (“Process Coach”)
48
49
Ejemplo de formulario (“Process Coach”)
Diagrama de Proceso
51
Cuadro de mando – Mi rendimiento
52
Cuadro de mando – Rendimiento del equipo
Cuadro de mando – Rendimiento del proceso (1)
Cuadro de mando – Rendimiento del proceso (2)
Informes personalizados
Se pueden crear informes
personalizables por los
usuarios utilizando datos de
negocio del proceso.
Analista
de Negocios
Modelo
compartido Lombardi
Optimizador
Mejorar Proyectar
Usar
57
Optimizador de procesos
Análisis de tiempos y cuellos de botella
58
Optimizador de procesos
Análisis de camino y retrabajos
Optimizador de procesos
Indicadores por actividad
Próximos pasos. Metodología de implantación BPM
19 de Junio 2013
DESARROLLO INCRENTAL: Añadir software en incrementos. Cada segmento añade más software.
DESARROLLO ITERATIVO: se construye algo esperando que va a cambiar.
Al final de cada iteración el equipo vuelven a evaluar las prioridades.
Retrato de una dama sentada
Metodología de desarrollo ágil
Discovery Workshop / Playbacks
Sesiones de modelado y validación de procesos en tiempo real
que ofrece gobierno y visibilidad del proceso de principio a fin
“La Imagen es el Proceso”
Participación activa del Negocio
Actividades clave para arrancar una iniciativa BPM
Acuerdo sobre el alcance
del Piloto y BVA, enfoque y entregables
Entender la orientación del
negocio, retos y entorno IT
Priorizar iniciativas
Proporcionar las mejores prácticas BPM de la
industria alineadas con las iniciativas del cliente
Entregables
Actividades
Implantar un piloto para evaluar
la solución
Desarrollo de playbacks para conocer la metodología.
Mejora en diseño de procesos
Entender las opciones actuales
y futuras de arquitectura IT
Aplicación piloto BPM / reglas
Solución de Arquitectura a alto
nivel
TCO o ROI business case
Enlazar con la arquitectura de la
solución, opciones IT y drivers de negocio
Plan de control de riesgos
Validar y presentar resultados
Business Case
Plan de control de riesgos
Dimensionamiento
Alcance
acordado
Presentación
final
Participantes
del Cliente
Discovery
Workshop
½ - 2 Días
Sponsor de negocio/IT
Responsables de las LoB
Arquitectos IT
Piloto
BPM
2-5 Días
Analistas de Negocio
Arquitectos IT
3-5 Días
Definir el
Valor para el Cliente
Responsable BPM
Analista financiero
Ciclo de vida BPM
Process Discovery
Piloto /
«Quick Wins»
Proyecto BPM
Programa BPM
Años Meses Semanas Días
Definir Procesos Clave
Dimensionamiento Alto Nivel
TCO, ROI, Riesgo…
Road Map BPM
TQM «Lecciones Aprendidas»
Plan estratégico BPM
GRACIAS
César Beselga
Ricardo Argüello
